Email Etiquette Rules

Anche nell'era dell'informatica e della rapida comunicazione elettronica, ogni individuo dovrebbe seguire determinati codici ed etiche quando interagisce con il computer o qualsiasi altro gadget. La stessa regola di etichetta e-mail si applica a tutti indipendentemente dal fatto che tu sia un professionista che lavora, regole di etichetta e-mail per imprenditori o studenti. È un dato di fatto, ci sono varie fonti di comunicazione elettronica come e-mail, Facebook, Twitter, Skype e molto altro. Senza dubbio, le regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro sono considerate uno dei mezzi di comunicazione più comuni ed efficaci. Oggi le regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro non si limitano solo all'invio di un pezzo importante del messaggio, ma la sua circonferenza si è estesa a un confine molto più ampio. In effetti, secondo il sondaggio, il numero di utenti di ID e-mail sta crescendo costantemente con il numero crescente di utenti di Internet.

Ma ultimamente, sfortunatamente, le regole di etichetta e-mail per le aziende stanno entrando nella zona di minaccia con l'uso del linguaggio sporco. Inoltre, ci sono stati parecchi casi in cui sono stati completamente interpretati male a causa di un enorme divario nella comunicazione. Inoltre, è giustamente suggerito che non si dovrebbe inviare una e-mail quando si è infastiditi o si hanno sviluppato sentimenti di malessere nei confronti di qualcuno. Ciò può complicare ulteriormente i problemi se non risolti in tempo o se l'e-mail non viene inviata correttamente. Alla fine crea un impatto negativo e mostra che non sei professionale.

Importanti regole di base per l'etichetta e-mail

Ecco alcune delle regole dell'etichetta e-mail che gli individui spesso trascurano o di solito non seguono-

Regole di etichetta email n. 1. Tutto maiuscolo

Ogni volta che scrivi un'e-mail formale o informale, devi essere consapevole che il Blocco maiuscole non è attivato. In generale, non suona bene comporre un corpo di e-mail comprendente tutte le lettere maiuscole. In termini professionali, questo errore è generalmente noto come "gridare". Inoltre, la scrittura diventa quasi illeggibile. Tuttavia, se vuoi davvero provare qualcosa di nuovo e scegliere un nuovo stile di carattere, puoi usare tutte le parole in minuscolo. In effetti, questo stile sta diventando popolare in questi giorni. Ma l'approccio giusto per scrivere una mail è digitare normalmente le informazioni senza usare troppi stili di carattere. Puoi evidenziare / evidenziare o sottolineare la parte importante del tuo messaggio.

Email Etiquette Rules # 2. Invio di un'e-mail senza correzione di bozze

Un altro errore che le persone fanno generalmente è l'invio dell'email senza leggere ciò che hanno effettivamente composto. Potresti aver digitato una posta elettronica molto importante ma devi prendere l'abitudine di correggere il contenuto prima di fare clic sul pulsante "Invia". La tua posta potrebbe avere errori di ortografia o errori grammaticali che porteranno a una brutta impressione. Non essere sciatto mentre scrivi anche se non è un messaggio ufficiale. La correzione o la modifica diventa ancora più importante se la tua posta ha un'opzione di correzione automatica. La rilettura ti garantirà di aver menzionato tutti i punti vitali della tua posta e di non aver dimenticato di allegare l'eventuale documento necessario.

Regole di etichetta e-mail n. 3. Errore relativo ai forward

Sarai un po 'sorpreso di sapere, ma resta il fatto che le persone non seguono le abitudini anche quando inoltrano un'email a qualcuno. In realtà, i "forward" sono generalmente classificati in tre categorie:

  • Email false contenenti false promesse

Come tale potresti aver trovato molte e-mail false che contengono false promesse. Ad esempio, potrebbe chiederti di inoltrare informazioni a molte persone che affermano che ti offrirà un premio in denaro di un certo importo al completamento di questa attività. Si prega di fare attenzione a tali e-mail!

  • Email contenenti immagini e fatti divertenti

Esistono molte e-mail che contengono graziose immagini di animali, bambini o qualsiasi altro oggetto interessante e il mittente ti chiede di inoltrare a più persone. Inoltre, può contenere anche fatti e informazioni interessanti su qualsiasi problema. Tuttavia, fai molta attenzione prima delle regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro per le quali inoltrarlo a qualcuno.

  • Email indesiderate o spam

Questi sono generalmente inviati dagli hacker per colpire le vittime. Inviano le e-mail in blocco a un gran numero di persone in nome di Dei e Dee. Ad esempio, potresti ricevere una mail da una fonte sconosciuta che ti chiede di inoltrarla nel nome di qualsiasi dio indù o Gesù Cristo.

Devi essere molto attento e consapevole mentre affronti questo tipo di email false. È necessario seguire le semplici istruzioni fornite di seguito-

  • Si prega di non inoltrare posta indesiderata o spam anche per errore
  • Se sei incantato dall'immagine, dal video o dal contenuto dell'e-mail e desideri davvero inoltrarlo, ricorda di inviarlo solo su una nota personale.
  • Puoi controllare dove si trova un'e-mail su siti Web di monitoraggio come Snopes.com.
  • Non continuare a inoltrare e-mail a tutte le persone disponibili nella tua rubrica.

Regole di etichetta e-mail n. 4. Esagerare il contenuto o accorciarne la lunghezza

Alcune persone hanno l'abitudine di esagerare o elaborare inutilmente un punto mentre stanno componendo le regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro. Si prega di allontanarsi da tali pratiche in quanto non è tutto piacevole per gli occhi. Evita di usare frasi lunghe; invece, scrivi al punto e in brevi paragrafi. L'uso di punti elenco e numeri è sempre incoraggiante in quanto può essere facilmente compreso. Puoi mettere in grassetto o usare il corsivo per evidenziare gli aspetti importanti.

D'altra parte, ciò non significa che puoi scegliere il percorso più breve per trasmettere il tuo messaggio. Questo è più applicabile e importante soprattutto quando si risponde a qualsiasi etichetta di posta elettronica. Non rispondere solo con una sola parola. In effetti, queste regole di etichetta e-mail per gli affari spesso si infrangono se la persona deve rispondere in modo affermativo o negativo. L'email diventa piuttosto improvvisa e sembra imbarazzante. Ora, perché è importante seguire questo schema? La risposta è che ogni email ha un certo tono e deve essere seguita rigorosamente durante la scrittura. Quindi rispondi scrivendo una frase completa.

Regole di etichetta e-mail n. 5. Adotta un approccio complicato durante la composizione

Bene, questo è vero in molti contesti. Spesso le persone non prestano attenzione al tono o alla lingua mentre compongono un'e-mail. Il risultato; finiscono per scrivere in un linguaggio molto complicato che è abbastanza difficile da capire. L'uso di parole incisive deve certamente essere evitato. Piuttosto il tuo approccio dovrebbe essere semplice. La lingua dovrebbe essere placida e comprensibile a chiunque. Tuttavia, nel fare ciò devi tenere a mente a chi ti stai rivolgendo per posta. Componi i tuoi fatti in modo organizzato. Prestare attenzione all'utilizzo di segni di punteggiatura adeguati.

Email Etiquette Rules # 6. Adozione di un approccio informale totale

Ora, questo è qualcosa che è stato trovato in diverse regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro. A volte, gli individui diventano troppo informali nel loro approccio che poi inizia a riflettere nel tono del messaggio. Bene, dipende in gran parte dal tipo di relazione tra il mittente e il destinatario. Tuttavia, qualunque sia il caso, è necessario tenere d'occhio il livello di informalità a meno che non ci si rivolga a qualcuno di molto speciale. Devi essere cauto sull'uso di caratteri fantasiosi, testi colorati e linguaggio abbreviato SMS come 'u' per te o 'ur' o il tuo ecc.

Regole Etiquette n. 7. Invio o risposta alle e-mail di gruppo

Molte volte ti viene richiesto di inviare e-mail di gruppo. Anche qui devi essere giudizioso nel tuo approccio in modo da non atterrare in una zona di difficoltà. Assicurati sempre di utilizzare l'opzione del campo CCN quando invii il messaggio in blocco a molte persone. Il vantaggio di farlo è che puoi nascondere gli indirizzi e-mail di altre persone a cui stai inviando. Qualsiasi persona non sarà in grado di capire quante persone hanno ricevuto la stessa posta. Questa pratica è generalmente adottata dalle aziende quando chiamano diversi candidati per un colloquio.

Allo stesso modo, se stai rispondendo alla posta elettronica di gruppo, puoi risparmiare dalla divulgazione degli indirizzi email di altre persone. In questo caso, è possibile utilizzare il campo CC. Tuttavia, sii molto sicuro e attento prima di utilizzare questo strumento.

Regole di etichetta e-mail n. 8. Amalgamation of Professional and Personal

La maggior parte delle regole di etichetta e-mail di lavoro per i professionisti aziendali hanno due e-mail separate è una è quella personale mentre una è l'e-mail aziendale che contiene solo messaggi ufficiali. Tuttavia, alcune persone utilizzano il proprio ID di posta dell'ufficio per inviare il messaggio personale ai propri amici o parenti. Ciò non è accettabile in alcun modo ed è una violazione completa delle regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro e del codice di condotta. Anche se vuoi condividere un video interessante, scherzo o qualsiasi altra informazione sulla nota personale con i tuoi colleghi di ufficio usa sempre il tuo indirizzo di posta personale. Molte regole di etichetta e-mail per le imprese sono molto rigide in questa nota e qualsiasi violazione su questo fronte può portare a penalizzare l'individuo. Inoltre, assicurati di non inviare e-mail NSW (Not Safe for Work) dall'ID dell'azienda. L'invio di video o contenuti discutibili può portare all'espulsione del dipendente.

Regole di etichetta e-mail n. 9. Invio dei "Promemoria delicati"

Se hai notato con attenzione, una frase molto popolare è in realtà in voga nel mondo della posta elettronica che è noto come "Gentle Reminder". Questo termine viene comunemente utilizzato soprattutto nella riga dell'oggetto dell'e-mail. Come suggerisce il nome, il mittente in realtà ricorda al destinatario qualcosa come pagare le restanti quote di pagamento, ecc. Ma a volte il messaggio è in realtà interpretato male. Molte regole di etichetta e-mail per le imprese hanno considerato questo un reato perché viene loro ricordato qualcosa. Quindi, anche se devi inviare un promemoria a qualcuno, ti preghiamo di essere cauti riguardo la lingua e il tono.

Regole di etichetta e-mail n. 10. Invio di file mega

È interessante notare che le persone non solo infrangono le regole di etichetta e-mail sul posto di lavoro mentre compongono il contenuto del loro messaggio, ma anche quando allegano un documento a supporto della loro scrittura. Sì, può sembrare assurdo, ma allegare documenti o dimensioni di file di almeno 10 MB è considerata una violazione della condotta. Pertanto i server non possono sopportare la pressione di un documento così grande. Tali allegati in qualsiasi forma sono difficili da inviare e possono creare confusione nella posta in arrivo della ricevuta. Tuttavia, se devi inviare un file di grandi dimensioni, scegli meglio i servizi online come Dropbox, Hightail o DropSend.

Regole di etichetta e-mail n. 11. Scrivere una riga dell'oggetto incompleta

Che tu ci creda o no, ma l'oggetto è considerato una delle parti più cruciali di qualsiasi e-mail. Il destinatario della posta noterà innanzitutto l'oggetto della posta perché è così che è visibile nella sua casella di posta. È su questo argomento che il tuo destinatario capirà di cosa tratta il messaggio. Pertanto, è importante scrivere un argomento completo e significativo e poi venire al resto del corpo. La riga dell'oggetto inappropriata mostra il tuo interesse a trasmettere il messaggio al destinatario.

Regole di etichetta e-mail n. 12. Inizio e firma dell'email

L'inizio dell'e-mail riflette molto il tono e la lingua del resto del corpo. Solo scrivendo ciao o un semplice ciao suona un po 'assurdo. Se conosci il nome della persona, puoi contattarlo per nome e, se non semplicemente, scrivere un caro signore o signora. Se ti stai rivolgendo al tuo senior, non puoi iniziare con Hello Sir. Se sei a qualcuno che gli chiede di presentarsi per un colloquio, puoi fare riferimento a lui con il suo nome o semplicemente scrivere "Caro richiedente".

Allo stesso modo, quando chiudi la posta, non scrivere Grazie inutilmente a meno che tu non stia chiedendo alla persona di fare un favore per te. In effetti, "Saluti" è una parola più adatta e appropriata, per riassumere, l'intera discussione sulla posta.

Regole di etichetta e-mail n. 13. Prendendo il proprio dolce tempo per rispondere

Questa è una cattiva abitudine da sviluppare specificamente se si è associati al mondo professionale. Ci sono persone che si prendono il lusso di rispondere alle e-mail chiedendo loro un'informazione anche quando conoscono la risposta. Rispondono semplicemente nel momento giusto o quando ricevono un'email di promemoria. Naturalmente, dovresti trattare le e-mail in base al loro merito, ma almeno rispondere con una risposta relativa all'oggetto o al problema.

Conclusione delle regole per l'etichetta e-mail:

È importante evitare le pratiche in cui si stanno violando le regole di etichetta e-mail per le imprese. Dovresti seguire correttamente il codice di condotta durante la composizione di un'etichetta e-mail sul posto di lavoro che rifletta la tua autenticità e sincerità.

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Attraverso questo post discuteremo alcune delle regole dell'etichetta e-mail che gli individui spesso trascurano o di solito non seguono. Qui discutiamo le importanti regole di base dell'etichetta e-mail sul posto di lavoro.

  1. Nozioni di base sulla formazione per l'etichetta e-mail
  2. Formazione per l'email marketing
  3. CRT: 05 - Etichetta e-mail

Categoria:

Sviluppo dell'imprenditorialità