Elenco a discesa Excel (sommario)
- Elenco a discesa in Excel
- Come creare un elenco a discesa in Excel?
Elenco a discesa in Excel
Nell'elenco a discesa Excel è una funzione utile che ci consente di scegliere il valore dalla casella di riepilogo. L'elenco a discesa in Excel viene utilizzato principalmente in un'organizzazione come l'immissione di dati e la trascrizione medica e dashboard di dati per scegliere e aggiornare i dati di convalida in modo più semplice dall'elenco a discesa. Pertanto, l'elenco a discesa di Excel consente di risparmiare tempo per evitare errori nella parte di convalida.
Possiamo facilmente creare un elenco a discesa in Excel scegliendo la scheda dati in cui possiamo trovare l'opzione di convalida dei dati.
Come creare un elenco a discesa in Excel?
Fai clic sul menu dei dati e scegli il menu di convalida dei dati come mostrato di seguito.
Fare clic sulla scheda Convalida dati in modo da visualizzare una finestra di dialogo come segue.
Ora possiamo vedere la parte dei criteri di convalida in cui deve consentire l'opzione fare clic sulla casella di riepilogo in cui verranno elencate le varie parti di convalida come il numero intero, i decimali ecc.
Dai criteri di convalida scegliere l'opzione Elenco per creare l'elenco a discesa Excel che creerà e chiede la selezione di una cella per visualizzare l'elenco a discesa in Excel.
Possiamo facilmente creare un modello professionale utilizzando l'elenco a discesa in Excel, dove viene utilizzato principalmente per la parte di convalida dei dati.
Innanzitutto, creare un set di database da visualizzare nell'elenco a discesa che questo database deve essere gestito in un foglio in cui la data proviene da questo database principale principale, quindi è importante che il database principale abbia bisogno di essere aggiornato e gestito correttamente.
Vediamo ora come crearlo con l'aiuto di alcuni esempi.
Elenco a discesa di Excel - Esempio n. 1
Vediamo un esempio in cui creeremo un set di database di studenti con Nome, N. rotolo e Grado. In modo che sia utile scegliere il nome, il roll no e il voto per gli studenti specifici da un elenco a discesa Excel nel modo più semplice.
Puoi scaricare questo modello Excel Elenco a discesa qui - Modello Excel Elenco a discesa
Nella tabella sopra, possiamo vedere il database che ha il nome dello studente, Roll No & Grade. Per creare l'elenco a discesa in Excel, seguire i passaggi seguenti come mostrato di seguito:
- Fai clic sulla scheda Dati. Scegli Convalida dati.
- La finestra di dialogo di convalida dei dati viene visualizzata come segue.
- Da Convalida, i criteri scelgono l'opzione Elenco.
- Selezionare la scheda di origine in cui Excel chiederà che la cella del database venga visualizzata nell'elenco a discesa.
- Dopo aver fatto clic sulla scheda sorgente, viene visualizzata la casella di selezione della convalida dei dati come segue.
- Selezionare la colonna in cui deve essere visualizzato l'elenco a discesa e selezionare le colonne A2: A8 per l'elenco a discesa con il nome dello studente, quindi fare clic su OK.
- Una volta fornita la colonna di selezione, verrà visualizzato un elenco a discesa come mostrato di seguito.
Ora possiamo vedere nello screenshot sopra che è stato creato un elenco a discesa Excel per il nome dello studente che mostra l'elenco dei nomi dello studente. La funzione Elenco a discesa ci consente di selezionare i nomi degli studenti dall'elenco del database in modo da evitare errori e anche evitare l'immissione di duplicati nel foglio Excel.
Ora vediamo come ottenere il Roll No all'elenco a discesa come segue:
- Vai alla scheda dati.
- Seleziona l'opzione di convalida dei dati.
- Verrà visualizzata la finestra di dialogo che mostrerà i criteri di convalida.
- Scegli l'opzione Elenco dall'elenco a discesa.
- Posiziona la cella nella colonna F come mostrato di seguito nello screenshot per ottenere il menu a discesa.
- Selezionare la colonna del database da B2: B8.
- Clicca ok
Quindi il risultato sarebbe:
Ora vediamo come ottenere il voto nell'elenco a discesa come segue:
- Vai alla scheda dati.
- Seleziona l'opzione di convalida dei dati.
- Verrà visualizzata la finestra di dialogo che mostrerà i criteri di convalida.
- Scegli l'opzione Elenco dall'elenco a discesa.
- Posiziona la cella nella colonna G come mostrato di seguito nello screenshot per ottenere il menu a discesa.
- Selezionare la colonna del database da C2: C8.
- Clicca ok
Il risultato sarà:
Quindi abbiamo creato un elenco a discesa per tutti i nomi degli studenti, Roll No, Grado. Ora possiamo creare l'elenco a discesa per scegliere il nome degli studenti, il loro no roll e il voto corrispondenti, come mostrato nello screenshot qui sotto.
Ora possiamo vedere che l'elenco a discesa è stato creato per una sola colonna da applicare a tutte le colonne ovunque sia necessario, dobbiamo copiare e incollare la casella a discesa nella cella specifica.
Ora nello screenshot sopra, possiamo vedere che l'elenco a discesa è stato applicato a tutta la colonna in cui mostra l'intero nome degli studenti dal database, nonché Roll No e Grade.
Elenco a discesa in Excel - Esempio n. 2
In questo esempio, vedremo come aggiungere il menu a discesa "SÌ" o "NO" con un chiaro esempio.
Qui nello stato, ora aggiungeremo l'elenco a discesa "SÌ" o "NO" per conoscere lo stato attuale degli studenti.
- Vai alla scheda dati.
- Seleziona l'opzione di convalida dei dati.
- Verrà visualizzata la finestra di dialogo che mostrerà i criteri di convalida.
- Scegli l'opzione Elenco dall'elenco a discesa.
- Posiziona la cella nella colonna F come mostrato di seguito nello screenshot per ottenere il menu a discesa.
- Selezionare la colonna del database da B2: B3.
- Clicca ok
Ora possiamo vedere che sopra la casella di riepilogo a discesa di SÌ o NO per controllare lo stato attuale dello studente.
Elenco a discesa in Excel - Esempio n. 3
Messaggio di errore
Ecco cosa succede se digitiamo dati non validi, ad esempio un elenco di nomi sconosciuti dal database. La funzione Elenco a discesa controlla innanzitutto l'elenco del database, se il nome corrisponde a Excel non mostrerà una finestra di dialogo di errore.
Supponiamo di aver digitato dati non validi nell'elenco dei nomi degli studenti come "geethas" dove possiamo vedere che questo nome di studente non è tutto nell'elenco del database. La funzione di elenco a discesa controlla nel database se i nomi corrispondono o no, altrimenti visualizzerà una finestra di dialogo di errore come segue.
Possiamo modificare questo messaggio di errore in modo che l'utente finale possa capire quali dati ha bisogno per inserirlo.
Nella convalida dei dati, possiamo vedere che ci sono tre schede come Impostazioni, Messaggio di input e Avviso di errore.
Qui stiamo per modificare il messaggio di errore secondo il nostro database degli studenti e seguire la procedura seguente.
- Vai alla scheda di convalida dei dati.
- Seleziona la scheda Avviso errore.
- Otterremo la finestra di dialogo sopra con titolo e messaggio di errore.
- Assegna il nome del titolo e il messaggio di errore da visualizzare per la cella.
Quindi abbiamo aggiornato il nome del titolo e il messaggio di errore da visualizzare ora vediamo come apparirà l'errore nella finestra di dialogo.
Supponiamo di aver digitato un nome sconosciuto nella colonna del nome dello studente e che la funzione di elenco a discesa genererà il seguente errore con titolo personalizzato e messaggio di errore come segue.
Possiamo vedere che abbiamo digitato un nome sconosciuto come "Samantha" che non è presente nel database e l'eccellenza è mostrata come messaggio di errore in cui è stato inserito manualmente nella finestra di dialogo Messaggio di errore, come evidenziato sopra.
Cose da ricordare
- Mantenere un database separato per la creazione di un elenco a discesa in Excel.
- Utilizzare un messaggio di errore appropriato ovunque ci serva.
- Applica la convalida dei dati alla cella specifica.
Conclusione
L'elenco a discesa di Excel viene utilizzato principalmente per creare modelli professionali e moduli di immissione dati per semplificare i lavori.
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