Introduzione al budget basato sulle attività
Il Budgeting basato sulle attività è un processo di creazione anticipata di un progetto o di un piano finanziario che fungerà da parametro di riferimento affrontando le singole attività che devono essere svolte, dato il numero limitato di risorse in un'organizzazione che utilizza strumenti di ricerca e alloca le risorse di conseguenza come in base alla loro priorità sotto forma di un budget che specifica i costi previsti che devono essere spesi.
Componenti e processo di budget basato sulle attività
Di seguito sono riportati i componenti e il processo di budget basato sulle attività:
- Si inizia con l'identificazione delle attività che ruotano attorno al consumo di risorse e queste attività sono classificate principalmente come attività principali e attività secondarie che indicano il grado di coinvolgimento e l'importanza di un'attività per l'organizzazione secondo la loro priorità, quindi le attività principali sono attività che sono direttamente collegati con gli obiettivi e sono essenziali.
- Le attività secondarie sono quelle attività che creano valore aggiunto per il cliente e cambiano le sue preferenze a favore dell'organizzazione che possono comportare una quantità significativa di risorse.
- Dopo aver definito le attività, il compito successivo è identificare come distribuire i costi o le risorse di conseguenza tra le attività svolte con l'aiuto di induttori che sono fattori che definiscono il livello di consumo nelle diverse attività.
- Principalmente tre di questi induttori influenzano tali decisioni che sono il tempo che descrive la durata dei processi, la quantità di risorse richieste da ciascuna attività e, infine, il numero di volte in cui un'attività viene ripetuta dopo aver ottenuto tutti questi fatti, è possibile calcolare i costi appropriati.
Esempio di budget basato sulle attività
Di seguito è riportato il budget di esempio per il primo trimestre dell'anno 2020 della società A ltd in base all'attività:
Vantaggi e svantaggi del budget basato sulle attività
Vantaggi e svantaggi sono indicati di seguito:
vantaggi
I diversi vantaggi correlati al budget basato sulle attività sono i seguenti:
- Il Budgeting basato sulle attività prende una visione lungimirante piuttosto che guardare le attività precedenti che una caratteristica comune nell'ambito del budget basato tradizionalmente, cioè pone domande come ciò che deve essere eseguito e dove possiamo fare miglioramenti piuttosto che ciò che è stato fatto in precedenza e una sorta di giusta ripartizione dei costi in base a ciò.
- Il Budgeting basato sulle attività fornisce i suoi budget sulla base di attività e risorse che consentono una migliore comprensione delle inefficienze nei processi e fonti di squilibri che aiuteranno i manager a trovare aree di miglioramento che le rendano più efficienti nel loro lavoro.
- Il bilancio basato sulle attività ha un approccio più pratico in un ambiente dinamico e rende più facile per i dipendenti e i manager comunicare ed eseguire le attività in modo limitato, nonché valutare le prestazioni delle stesse fissando la responsabilità di attività specifiche.
- Il bilancio basato sulle attività lascia spazio per apportare modifiche ai cambiamenti del clima e della situazione attuale rispetto a quanto inizialmente previsto in quanto consente agli strumenti di tracciare il consumo di risorse che consente di identificare i problemi di capacità in modo che possano adeguarsi in modo tempestivo.
svantaggi
I vari svantaggi legati al budget basato sulle attività sono i seguenti:
- Il bilancio basato sulle attività è un processo lungo e completo che richiede una notevole quantità di tempo e risorse per un'entità e che spendere troppo per l'analisi potrebbe rivelarsi controproducente.
- Richiede un team di persone di talento ben curato, esperto nella ricerca di lacune e altrettanto competente nella segnalazione e nell'uso del software necessario in quanto si tratta di un processo complesso da cui dipende la direzione dell'azienda.
- Durante la preparazione di un bilancio basato sulle attività è possibile che l'asse di messa a fuoco possa spostarsi su risultati immediati ea breve termine e che il quadro più ampio possa essere ignorato causando danni a lungo termine.
- Si basa sulla previsione con l'uso di dati storici e aspettative future che a volte possono rivelarsi inaffidabili se le situazioni o gli scenari pianificati non risultano essere ciò che ci si aspettava possa portare a problemi che possono ostacolare l'entità e le sue risorse.
- Il budget basato sulle attività fornisce solo informazioni supplementari.
Punti importanti del bilancio basato sulle attività
- In poche parole si ottiene un'analisi dettagliata di tutti i costi associati alle attività. Uno strumento che consente ai manager di ottenere il controllo garantendo consegne puntuali e di qualità, ammortizzandole per un futuro imprevisto in quanto è un approccio flessibile e promuove l'innovazione che è un grande vantaggio rispetto al tradizionale sistema di budgeting. Tuttavia, è molto più complesso e difficile da gestire rispetto ai sistemi tradizionali poiché la sua enfasi è sui valori aggiunti che le attività apportano al prodotto.
- Il bilancio basato sulle attività ha aiutato non solo le istituzioni private a funzionare senza intoppi, ma ha anche il suo impatto sull'elaborazione delle principali politiche pubbliche e della spesa pubblica. Diverse istituzioni come scuole, università e organizzazioni non governative hanno anche utilizzato questa tecnica per prendere decisioni, consentire la trasparenza e fissare la responsabilità del lavoro creando un ambiente migliore in termini di efficienza e brillantezza. Il formato e la sintassi del budget possono variare a seconda delle organizzazioni, non esiste un formato uniforme.
Conclusione
È un processo dettagliato, lungo, complesso e continuo che richiede una quantità significativa di risorse e tempo che un'entità potrebbe non avere necessariamente. Ulteriori budget basati sulle attività possono causare più confusione piuttosto che diventare una soluzione se non gestiti correttamente. È un approccio davvero unico per guardare le cose da una prospettiva diversa, consentendo un migliore processo decisionale, migliorando così i processi interni all'interno dell'organizzazione. Pertanto, il Budget basato sulle attività è più adatto a coloro che sono disposti a innovare e vogliono essere rapidi nel fare cambiamenti, identificare e correggere gli errori in modo limitato nel tempo che sono quelle organizzazioni che hanno una quantità significativa di risorse e una risoluzione in cui eccellere qualsiasi costo.
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