Tecniche di gestione del progetto - Introduzione
Aspirando ad essere un project manager? Oppure, aspirando ad essere un Project Manager migliore? Perché non saltare per il meglio? Ad ogni miglio della tua carriera, è importante controllare le tecniche di gestione del progetto e il livello di conoscenza e fare sforzi per diventare migliore di quello che sei in questo momento. Andare avanti con un'opportunità in un progetto richiede di essere in grado di gestirne uno. Le tue tecniche di gestione del progetto devono essere perfezionate in ogni momento. Attraverso queste capacità di gestione del progetto sarà in grado di guidare il progetto in modo efficiente ed efficace e avere un progetto di successo a portata di mano. I progetti sono disponibili in tutte le forme, dimensioni e pongono diversi problemi, problemi e condizioni su cui lavorare. Man mano che l'ambito del progetto viene ampliato, la complessità del progetto aumenta, dando così ai project manager la possibilità di gestire tutte le sfumature in modo professionale, attraverso la loro competenza e tecniche di gestione del progetto impeccabili.
Un manager di progetto dovrebbe mettere a punto le sue migliori capacità di gestione del progetto e condurre il progetto attraverso. Un numero minore di singhiozzi lungo il percorso, viene quindi determinata l'esperienza o il calibro del project manager. L'articolo sulle tecniche di Project Management esaminerà 8 diverse aree di competenza richieste per un project manager efficiente. Fai il seguente quiz per autovalutare le tue tecniche di gestione del progetto e colmare il divario che ti ha impedito di stupire!
Testiamo le acque (tecniche di gestione del progetto)
Ecco una serie di 20 domande su cui valutare te stesso. Queste domande si basano sulle tecniche di gestione del progetto richieste nel settore e, in qualità di project manager, vorrai sicuramente essere esperto in esse. Assicurati di leggere attentamente le domande prima di provare a rispondere, oralmente o su un foglio di carta. Fai un respiro profondo e provaci!
Nota : questo non è un test competitivo ed è un test di autocoscienza per misurare il tuo livello con le tecniche di gestione del progetto.
Integrazione del progetto (tecniche di gestione del progetto)
- Q1. All'inizio di un progetto, definisci ufficialmente cosa, perché, chi, come e quando e documenti questi dettagli nella Carta del progetto e nel Piano di progetto?
- Q2. Il progetto da solo è pieno di complessità e molte variabili, che sono soggette a cambiamenti molto spesso. Come project manager segui il flusso o mantieni la flessibilità anche quando pianifichi l'inevitabile?
Cosa devi fare : Affinché tutti i componenti del progetto comprendano le funzioni dei diversi elementi del progetto messi insieme, è importante far conoscere ai membri del team di progetto i diversi elementi che collaborano per realizzare il quadro generale.
Il quadro generale sarà l'obiettivo o l'obiettivo del progetto; il problema da risolvere o la modifica da implementare. Tutti gli elementi di cui abbiamo parlato alla fine dovrebbero riunirsi per realizzare l'obiettivo del progetto. Tutto ciò che è stato adottato o implementato deve essere accuratamente allineato agli obiettivi dell'azienda, che viene poi portato in cascata agli obiettivi del progetto.
Una Carta del progetto completa e un piano di gestione del progetto dovrebbero comprendere l'idea del project manager di come il progetto raggiungerebbe con successo l'obiettivo che si prefiggeva di raggiungere. Tali documenti conterrebbero le esigenze di base del progetto, nonché i ruoli e le responsabilità svolti e condotti dalle varie parti interessate e membri del progetto, rendendo molto più facile affrontare situazioni diverse. Questa può essere una piattaforma perfetta per mostrare le tue capacità di gestione del progetto.
Per preparare tali documenti, consulta gli articoli sulla Carta del progetto e sul Piano di gestione del progetto.
Gestione della qualità - (tecniche di gestione del progetto)
- Q3. Ti concentri solo sulla fornitura di specifiche in tempo e con un budget limitato? Questi aspetti del progetto sono i più importanti per te come project manager?
- Q4. Utilizzi i requisiti dichiarati dai clienti / parti interessate come misure di qualità messe a punto durante il progetto?
Cosa devi fare : la qualità è l'output principale curato e richiesto da clienti e parti interessate. Un prodotto di qualità parla molto del suo processo e delle fasi che ha subito per ottenere i risultati desiderati. Tempo, costi e ambito di applicazione di tutti questi tripli vincoli indicano e convergono alla qualità dell'output e aumentano il valore del marchio di qualsiasi prodotto o servizio reso. Le tue capacità di gestione dei progetti nella gestione della qualità svolgono un ruolo cruciale qui e possono contribuire immensamente al tuo progetto.
Essendo il principale vantaggio del prodotto, la qualità può portare i clienti a chiedere di più e le parti interessate a infondere fiducia nel project manager e nel team. Le specifiche e le esigenze devono essere obbligatoriamente discusse con gli sponsor del progetto se è presente un vincolo. Negoziare e permetterti di capire quale tipo di qualità è richiesta dai consumatori di questi prodotti è semplicemente essenziale per il tuo successo come project manager.
Per questo, è necessario effettuare una ricerca dettagliata del mercato e dei consumatori prima di iniziare il progetto in modo da mantenere la qualità a livello del cliente all'interno del progetto e non correre dietro un livello di qualità inappropriato.
Scope Management - (Tecniche di gestione del progetto)
- Q5. All'inizio di un progetto, lavori meticolosamente con gli sponsor del progetto per negoziare e concordare specifici risultati da realizzare nel corso del progetto?
- Q6. Definisci e annota specificatamente le esigenze e le aspettative che le parti interessate hanno dal progetto e analizza e usa attentamente queste aspettative per gestire l'ambito del progetto?
Cosa devi fare : mantenere il progetto nei limiti definiti è spesso un compito per i project manager in quanto un progetto può facilmente uscire dal campo di applicazione e vagare. Ciò può influire drasticamente sulle scadenze, sul budget e sulle risorse assegnate al progetto. Affinché queste circostanze siano esaminate e curate, è molto essenziale che i project manager definiscano attentamente il perimetro del proiettore, in altre parole, l'ambito del progetto, mettendo in primo piano il piano di gestione del progetto. Questo deve essere fatto all'inizio del progetto, con il buy-in degli sponsor del progetto, e i risultati concordati devono essere previsti per questa attività che definisce l'ambito.
Immaginare ciò che le parti interessate del progetto hanno in mente e conoscere le aree riservate è una buona conoscenza per qualsiasi project manager. Ogni aspettativa e requisito, sia dalle parti interessate che dai clienti, devono essere attentamente studiati e analizzati prima di preparare una definizione dell'ambito e durante tutto il corso del progetto, un project manager dovrebbe essere in grado di mantenere il progetto entro i suoi limiti.
Gestione del team (tecniche di gestione del progetto)
- Q7. Preferisci passare il tempo in una sala riunioni a sviluppare idee anziché spiegarle ad altre persone in una sala conferenze?
- Q8. Pensi che sia necessario monitorare le persone dopo che hanno promesso di fare un compito per te?
- Q9. Credi che le persone dovrebbero essere auto-motivate per svolgere il proprio lavoro o hai voce in capitolo nel loro livello di motivazione?
Cosa devi fare : le squadre sono costruite con gli sforzi collaborativi di un gruppo di persone, tutte con funzioni diverse all'interno dell'organizzazione, impostate per raggiungere un unico obiettivo di cui l'azienda ha bisogno. La formazione di un team del genere è un'importante tecnica di gestione del progetto ed è essenziale per un project manager per svolgere il lavoro nel miglior modo possibile. "Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno". Questa citazione speciale è sempre fedele al suo dire ed è stata il fattore principale per i progetti di maggior successo sul territorio.
Rendere le persone all'interno di una squadra responsabili e impegnate verso un obiettivo può far emergere idee e ispirazioni varie su cui taggarsi. Questa attività non solo aiuterà il progetto a raggiungere il suo obiettivo, ma migliorerà anche la qualità del pensiero reso al progetto di un milione di volte.
Mentre una squadra non è mai una squadra da sogno o pura perfezione, è sicuramente una che si basa sulla fiducia. Mentre ogni membro del team è diverso, un project manager dovrebbe trasmettere chiare istruzioni ai membri del team per svolgere i compiti assegnati per soddisfare le aspettative. Buone tecniche di gestione dei progetti imporrebbero che il monitoraggio dovrebbe avvenire tramite un sistema e non ai banchi.
I project manager hanno il dovere nei confronti del team di mantenere alto il livello di motivazione all'interno del team. Le attività di gruppo possono essere promosse a intervalli frequenti. Questo può aumentare il livello di motivazione e percolare fino a ciascun membro come automotivazione.
Gestione delle persone
- Q10. I team di progetto successivamente si dissipano quando il progetto raggiunge il completamento. Quindi, come project manager, ti preoccupi di ogni singola personalità all'interno del team? Come selezioni i membri del tuo team: in base alle competenze tecniche o alle influenze fuori dal lavoro?
- Q11. Gestisci le loro prestazioni individuali e collettive come parte del processo di valutazione del progetto complessivo?
Cosa devi fare : i membri del team con cui collabori come team devono essere il giusto mix di tutte le cose buone. Con competenze interpersonali, tecniche e tecniche di gestione del progetto sorprendenti, un project manager deve essere efficiente nelle tecniche di gestione del progetto, anche per tirar fuori il meglio da ogni membro del team e non solo guardarli come un gruppo che persegue un obiettivo insieme.
Aiutare i membri del team a raggiungere le altezze, a sua volta, consente a te e al tuo progetto di raggiungere il suo apice. Mantenere le aspettative di prestazione e disporre di allocazioni di compiti ben definite. Tieni traccia di come i membri del tuo team si comportano in base alle aspettative stabilite e come puoi contribuire a innalzare il livello per loro. Sessioni di feedback costanti e obiettivi di aspirazione devono essere discussi con loro. Ciò li aiuterà a colmare il divario e ti aiuterà a ottenere risultati eccezionali per il tuo progetto.
Gestione dei costi
- Q12. Consideri diverse alternative di costo nello sviluppo del piano di budget e budget del progetto?
- Q13. Includete buffer extra nel budget durante la previsione dei costi, con la speranza di essere al di sotto del limite impostato?
Cosa devi fare : la pianificazione dei costi si presenta come il punto cruciale delle imprese in quanto definiranno le entrate e il ROI che entrano. Le buone tecniche di gestione del progetto esortano i project manager a essere estremamente cauti e vigili mentre elimina il budget per il progetto e li aiuta a prendere in considerazione tutti i fattori necessari prima della finalizzazione.
I budget dovrebbero essere pianificati in modo sistematico e dovrebbero comportare stime accurate, budgeting e controllo dei fondi. Questi sono molto importanti in quanto le decisioni si basano sul fattore costo. Il modo in cui gestisci il budget del tuo progetto determinerà il rendimento dell'azienda. Durante l'esecuzione dei costi di progetto, dovrai tenere conto di tutte le diverse varianti e alternative che ti vengono incontro e includerle nel budget finale. L'aggiunta di buffer può essere utile in alcuni casi, ma può essere inaccurata in alcuni. Questo è un puro appello di giudizio e comporta esperienza con le loro tecniche di gestione del progetto. Ciò richiede anche che il responsabile del progetto tenga conto delle conseguenze derivanti dalla creazione di un numero di previsione formidabile.
Gestione degli orari
- Q14 . Più spesso comunichi ai membri del tuo team ciò che deve essere fatto entro la scadenza e ti aspetti che il lavoro si blocchi e gestisca il loro tempo per completare le attività come previsto?
- Q15. Quando un progetto è in ritardo rispetto al programma, ti riunisci con il tuo team e metti in atto misure per riportare le cose in pista o inizi la partita?
- Q16. Pianifichi le tempistiche per i membri del tuo team per i loro compiti di progetto e li aiuti a coordinarsi efficacemente con gli altri, per soddisfare le loro esigenze?
Cosa devi fare : come accennato in precedenza nella sezione Gestione dell'ambito, è abbastanza facile che l'ambito si allunghi e il programma vada fuori strada. Questo può essere un ritardo per il progetto, spostando il programma tremendamente. Ciò può avere effetti negativi sui costi realizzati sul progetto e può anche bruciare le risorse.
Un project manager, mettendo alla prova tutte le tecniche di gestione dei progetti, deve essere in prima linea in questo scenario e programmare i compiti con margini di errore, pur essendo in grado di sfruttare le opportunità per coprire i ritardi livellando le attività completate in un arco di tempo più breve. I project manager dovranno comunicare le tempistiche con precisione ai membri del loro team e consentire loro di conoscere le conseguenze dei ritardi e i costi per l'azienda. Nel peggiore dei casi, quando il lavoro porta fuori strada il progetto, è obbligatorio per il manager sedersi con i membri del team interessati dal ritardo e trovare una soluzione per rimettere le cose in pista.
La maggior parte dei membri del team sono dirigenti in possesso di abilità tecniche e potrebbero aver bisogno di aiuto di volta in volta per quanto riguarda la gestione del tempo e la pianificazione. I project manager saranno la sola persona migliore per aiutarli a pianificare i loro compiti e ridurre le attività per ottenere tutto in tempo.
Abilità comunicative
- Q17. Come richiesto dalle tecniche di gestione del progetto, tieni tutti gli stakeholder del progetto aggiornati sugli atti del progetto con incontri regolari e un'adeguata distribuzione di tutte le relazioni sulle prestazioni e sullo stato e dei documenti di progetto?
- Q18. Ti sforzi di presentare le informazioni sul progetto in un formato facile da usare e di facile accesso per maggiore chiarezza e trasparenza?
Cosa devi fare : la comunicazione è il processo di gestione del progetto più importante per qualsiasi project manager. È il processo di gestione del progetto che supporta ed è collegato a tutte le altre tecniche di gestione del progetto menzionate nell'articolo. Essere in grado di portare un pizzico di chiarezza sui tuoi metodi e modi può aumentare la tua efficienza come project manager e può portarti a mettere le tue idee e le tue motivazioni in modo abbastanza fluido.
Gli stakeholder del progetto normalmente hanno bisogno di chiarezza quando si tratta di cosa sta succedendo con il progetto e hanno bisogno di dati e informazioni presentabili in ogni momento. Comunicare tali informazioni in modo chiaro e conciso è la necessità dell'ora. Diverse parti interessate nel progetto hanno bisogno di diversi livelli di comunicazione e il project manager deve assicurarsi che rimanga tale.
La creazione di dashboard di progetto e l'utilizzo di vari piani e strumenti di gestione del progetto e tecniche di gestione del progetto può essere molto utile per mantenere un ambiente collaborativo con una comunicazione eccellente. Una comunicazione efficace è una delle parti principali del processo di gestione del progetto e, per non dire altro, non può essere ignorata.
Quindi, come hai segnato? Quali sono le aree delle tecniche di gestione del progetto che necessitano di lucidatura? Oppure, quali sono le aree completamente nuove per te? Mettiti in moto con le tue tecniche di gestione del progetto e fai girare le persone verso di te e dice "Wow! Questo è il tipo di manager che vorrei essere! ”
Corsi consigliati
Questa è stata una guida alle tecniche di gestione del progetto qui abbiamo discusso la serie di 20 domande che si basa sulla gestione del progetto e sono richieste dai project manager. Puoi anche consultare i seguenti corsi sulle tecniche di gestione del progetto per saperne di più -
- Membri del team di progetto
- Gestione delle parti interessate del progetto
- Gestione della qualità del progetto
- Gestione della comunicazione di progetto
- Gestione dei tempi di progetto