Crea database utilizzando Microsoft Access: Microsoft Access è un'applicazione software elegante fornita in dotazione con Microsoft Office Professional Suite. Con questo semplice strumento di database, possiamo sicuramente imparare a organizzare meglio il nostro lavoro e la nostra vita!

Perché usare Microsoft Access?

Molte persone ci chiedono: "Perché ho bisogno di un software di database sofisticato? Excel funziona abbastanza bene per le mie diverse esigenze. "

Ecco dove siamo felici di dirti che Access non è un database "elaborato". È facile, potente ed efficace e può farti risparmiare un sacco di tempo e sforzi ripetitivi anche se ottieni il meglio dai tuoi dati. In effetti, scoprirai che puoi ottenere molto di più dai tuoi dati quando combini fogli Excel con un database di Access ben organizzato.

accesso Microsoft

  • È uno strumento di database relazionale . Ciò significa che tutti i dati sono organizzati in tabelle (correlate). È possibile utilizzare lo strumento per pianificare le spese mensili, organizzare il catalogo della biblioteca o mantenere una rubrica elaborata; la chiave sta nella strutturazione dei dati in tabelle semplici e non ridondanti che possono essere collegate tra loro.
  • "Ricorda" i tuoi dati. A differenza di Excel, funziona anche come un banco di memoria senza soluzione di continuità che archivia e ricorda i tuoi dati in modo da poterli recuperare facilmente per un uso futuro. Ad esempio, potresti aver archiviato diversi fogli Excel per le spese mensili. Ma se ora vuoi combinare questi fogli e studiarli insieme, dovrai usare funzioni Excel speciali (e talvolta ingombranti) come grafici, dashboard, ecc. In Access, questo è senza soluzione di continuità.
  • Rende semplici le operazioni di dati complessi. Access offre tutte le operazioni di base di Excel, come ordinamento, calcoli, filtri, ecc. Inoltre, consente anche di unire o escludere dati dalle tabelle (come unire fogli Excel) in base a criteri speciali. E la buona notizia è che tutto questo è facile in Access!

In questo articolo, ti guidiamo nella creazione del tuo primo database funzionante con 6 semplici passaggi.

  1. Organizza i tuoi dati in tabelle strutturate.

Se si intende utilizzare il database di Access, è probabile che si abbia già un'idea chiara delle strutture della tabella che si desidera creare. Pensa a questo come un importante passo preparatorio in quanto è la struttura delle tue tabelle che decide il successo della tua applicazione Access.

Alcune domande che ti aiuteranno a ottenere questo diritto includono:

  • Che tipo di dati hai? Documenti aziendali, file personali, dati a supporto della tua società culturale? Idealmente, ogni tipo conterrà il proprio database.
  • Cosa c'è di comune tra i dati che hai? Puoi raggrupparli in tabelle separate in base a questo fattore comune? Ad esempio: entrate, spese, elenco indirizzi, ecc.
  • Cosa c'è di unico in ogni tavolo? Cosa puoi usare per identificare una riga di dati da ciascuna tabella? Ad esempio: Nome, ID, ecc. Questa sarà la chiave primaria e può essere una o più colonne . (Non preoccuparti se non trovi qualcosa di unico, poiché Access può generare automaticamente una chiave primaria.)
  • Quali sono i collegamenti di collegamento tra le tabelle? Queste sono potenziali chiavi esterne (imparerai di più su questo sotto).

Ti suggeriamo di avere una bozza approssimativa della struttura del tuo tavolo su carta. Non preoccuparti della perfezione; i tuoi tavoli si evolveranno mentre lavori con Access e acquisisci padronanza su di esso. Quando sei pronto, avvia Microsoft Access, scegli File -> Nuovo -> "Database vuoto" e fai clic sul tasto "Crea" per avviare il tuo primo database di Microsoft Access!

Suggerimento: scegliere un nome appropriato che rifletta il tipo di database; sembra molto meglio che chiamarlo semplicemente "Il mio primo database"!

  1. Crea le tabelle

Dopo aver avviato e creato correttamente il tuo primo database, Access apre la vista "Strumenti tabella" per creare tabelle, perché in realtà Access è tutto basato sulle tabelle!

Qui creeremo una semplice applicazione di budget con 3 tabelle: spese regolari, entrate mensili e spese mensili. Le colonne evidenziate in blu sono uniche e possono quindi essere utilizzate come chiave primaria. (Nota che laddove più di una colonna è evidenziata in blu, la combinazione insieme è unica.)

Per aggiungere la tabella delle spese regolari, utilizzare la scheda sul lato destro.

  • La prima colonna (ID) viene generata automaticamente da Access e funge da chiave primaria predefinita. (Possiamo cambiarlo più tardi.)
  • Fai clic su "Fai clic per aggiungere" per inserire il nome della colonna successiva. Ti verrà data una scelta (a discesa) per il tipo di colonna. Scegli Testo e inserisci "Nome spese".
  • Ancora una volta Fai clic per aggiungere la colonna successiva, scegli Testo e inserisci "Tipo".
  • Ancora una volta Fai clic per aggiungere la colonna successiva, scegli Numero e inserisci "Importo".
  • Infine, salva la tabella appena creata (usando il tasto Control + i tasti "S"). Quando viene richiesto un nome, digitare "Spese regolari".

E lì, appena creato, c'è la tua prima tabella di Microsoft Access. Evviva!

Dalla scheda CREA, usa Crea -> Tabella e segui i passaggi precedenti per creare allo stesso modo le tabelle "Entrate mensili" e "Spese mensili".

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  1. Inserisci i dati nelle tabelle

In questo passaggio, inseriremo manualmente i dati nelle tabelle. Tuttavia, tieni presente che Access offre molti altri modi semplici per importare i dati nelle tabelle (da un foglio Excel, da un file di testo, ecc.).

Qui, dobbiamo menzionare che Access vince su Excel nella convalida dei dati se le tabelle sono progettate correttamente. Per comprendere la rilevanza della progettazione della tabella, aggiungeremo semplicemente i dati alla tabella "Spese regolari" ed esploreremo le sfide.

Ecco i dati che intendiamo aggiungere nelle nostre tabelle:

La "Vista Foglio dati" è utilizzata per aggiungere / eliminare / modificare i dati della tabella e si apre ogni volta che si fa doppio clic sul nome di una tabella nella scheda a sinistra. Puoi anche accedervi usando la scheda DESIGN -> Visualizza -> Vista disegno. Una volta che sei in questa vista, scegli la tabella con cui lavorerai ("Spese regolari") nella scheda a sinistra. Nella scheda di destra,

  • Fare clic sulla seconda colonna (Nome spese) e digitare "Noleggia".
  • Fare clic sulla terza colonna (Tipo) e digitare "Risolto".
  • Fare clic sulla quarta colonna (importo) e digitare "2000".
  • Hai completato la prima riga. Ripetere l'operazione per le righe rimanenti.
  • Ripetere lo stesso per la tabella "Entrate" e "Spese mensili".

Hai notato come Access ordina i dati automaticamente in ordine crescente di importo? Se si desidera modificarlo, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo Importo e modificare l'ordinamento.

Come sicuramente avrai osservato, Access genera automaticamente un numero univoco per la prima colonna (ID), poiché questa considera questa come chiave primaria predefinita. Questa è la colonna che viene generalmente utilizzata per recuperare righe di dati univoche dalla tabella.

Ma questo valore può essere difficile da ricordare per noi in quanto non ha rilevanza per i nostri dati . Inoltre, abbiamo già identificato le nostre chiavi primarie univoche e dovremmo acquisirle nella progettazione della tabella. Il prossimo passo ti mostrerà come riprogettare il tavolo per occupartene.

  1. (Ri) Progetta i tuoi tavoli

Dopo aver creato i tuoi tavoli, scommettiamo che sei curioso di vedere se sono andati bene. In effetti, è importante farlo in modo da poter includere eventuali regole aggiuntive per la convalida e l'accuratezza dei dati. È possibile verificarlo nella "Visualizzazione struttura".

È possibile accedere facilmente alla vista di progettazione di accesso più flessibile utilizzando la scheda PROGETTAZIONE -> Visualizza -> Vista di progettazione. (In alternativa, è possibile fare clic sul nome della tabella nella scheda a sinistra e selezionare "Design View".)

Se esplori la tabella "Spese regolari" (screenshot sopra), verrai sicuramente colto da alcune incongruenze. Risolviamolo come segue:

  • Per impostazione predefinita, la colonna ID generata automaticamente è impostata come chiave primaria, e quindi l'icona della chiave piccola alla sua sinistra. Modifichiamo questo evidenziando (clic singolo) la colonna Nome spesa e selezionando l'icona Chiave "Principale" nella scheda in alto. (Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della colonna e scegliere "Chiave primaria"). L'icona della chiave cambierà di conseguenza.
  • Non abbiamo più bisogno della colonna ID. Quindi fai clic destro su di esso e scegli "Elimina righe". Ciò eliminerà automaticamente questa colonna (e tutti i valori precedentemente inseriti per essa) da questa tabella.
  • La colonna Quantità è impostata sul tipo di dati Numero. Cambia questo in valuta.

Ora il nostro tavolo sembra buono. Allo stesso modo puoi modificare le altre 2 tabelle in visualizzazione Struttura, per modificare la loro chiave primaria, impostare il tipo di dati di valuta e aggiungere dati aggiuntivi in ​​tutti i tavoli in modo da poter giocare con esso in passaggi successivi.

  1. Definisci relazioni tra tabelle

Ogni volta che si desidera semplicemente "visualizzare" i dati della tabella, è possibile utilizzare la vista Foglio dati. Ma riteniamo che desideri visualizzare i risultati combinati di tutte le tue tabelle. Questo può essere complicato da fare in Excel, ma è facile in Access. La chiave sta nella definizione delle relazioni tra tabelle.

Le relazioni definiscono il modo in cui le nostre tabelle sono "connesse" tra loro. Questi collegamenti di collegamento sono chiamati "chiavi esterne" nel gergo del database.

Per definire le relazioni tra tabelle in Access, vai alla scheda STRUMENTI DATABASE e fai clic su Relazioni. Vedrai una finestra di dialogo che elenca tutte le tabelle. Fare doppio clic su ciascuna tabella fino a quando non vengono visualizzati nella vista relazioni in background. Se una tabella appare più di una volta, è possibile fare clic con il tasto destro del mouse sulla tabella aggiuntiva e selezionare "Nascondi tabella".

Una volta che tutte e 3 le tabelle sono visibili, puoi spostarle sullo schermo come preferisci.

Ma in questo momento, non c'è nulla di speciale in questa visione. Le nostre tabelle sono semplicemente elencate, disconnesse . Per modificarlo, fai clic sul campo SPESE REGOLARI. Nome spesa e trascinalo nel campo SPESE MENSILI. Campo Nome spesa. Una finestra di dialogo dovrebbe aprirsi come segue:

Quello che stiamo facendo qui è la creazione di una relazione uno-a-molti tra la tabella Nome spesa delle spese regolari e la tabella Nome spesa delle spese mensili.

Spese regolari. Nome spesa -> Spese mensili. Nome spesa

Chiave primaria -> Chiave esterna

Uno -> Molti

Per questo,

  • È necessario selezionare “Imponi integrità referenziale”. Ciò assicurerà che tutti i valori aggiunti in Spese mensili saranno controllati rispetto ai valori della tabella Spese regolari prima dell'aggiunta.
  • Deseleziona le schede in "Aggiornamento in cascata / Elimina campi correlati" . In questo modo verranno inseriti tutti gli aggiornamenti / eliminazioni nella tabella delle chiavi primarie (nel nostro caso, Spese regolari). Pertanto, se l'importo viene aggiornato per una spesa specifica, verrà inserito in cascata in tutte le tabelle correlate. Allo stesso modo con elimina. Lo deselezioniamo deliberatamente in modo da poter rilevare eventuali disallineamenti in un secondo momento. Infine, fai clic su Crea.
  • Allo stesso modo, creare una relazione tra il nome del mese delle spese mensili e il nome del mese del reddito mensile. Deseleziona l'opzione "Applica integrità referenziale" qui.

La vista della relazione dovrebbe riflettere automaticamente questo come segue:

Hai definito la tua prima relazione con la tabella e sei pronto per ottenere di più dai tuoi dati!

  1. Interroga e visualizza i dati dalle tue tabelle

Questa è forse la parte più significativa e utile dell'uso di Access su Excel. Vedete, abbiamo creato le nostre tabelle con il giusto design, dati aggiunti e relazioni definite. Il prossimo passo importante è mettere tutto insieme e vedere come appaiono i nostri dati combinati. E questo avviene tramite una QUERY.

Qui creeremo una semplice query per acquisire eventuali disallineamenti nelle spese "fisse".

È possibile creare una query utilizzando la scheda CREA -> Procedura guidata query, il modo più semplice per creare una query di base. Ti verrà richiesto:

  • Digitare (Procedura guidata query semplice).
  • Nomi e campi della tabella. Scegli Nome spesa, Tipo e importo da Spese regolari e Mese e importo da Spese mensili.
  • Dettaglio o Riepilogo. Scegli dettagliato.
  • Digitare "Rapporto mancata corrispondenza spese fisse" quando la procedura guidata richiede un nome e fare clic su Fine per generare la query del rapporto.

La query generata dovrebbe assomigliare a questa (senza le luci rosse):

Ma come puoi vedere, questa query mostra tutti i record di spesa e non solo quelli non corrispondenti (come evidenziato in rosso). È possibile risolvere questo problema utilizzando il Design query (fare clic con il tasto destro del mouse sul nome della query nella scheda di sinistra e selezionare "Design View").

Useremo questa vista per aggiungere 2 criteri

  1. In Spese regolari.Tipo, aggiungi il valore "Risolto" in Criteri (includi virgolette singole). Ciò limita i record di dati recuperati con type = Fixed.
  2. Sotto uno degli importi, aggiungi i Criteri speciali per verificare la mancata corrispondenza: "(Spese regolari). Importo (spese mensili). Importo" (senza virgolette). Il segno sta per "non uguale a"). Questo raccoglierà solo record non corrispondenti.

Insieme, questi criteri raccoglieranno record di spesa fissa non corrispondenti.

Il risultato finale dovrebbe apparire così:

E questo è davvero il risultato finale che desideriamo. Congratulazioni!!

La nota finale

In questo tutorial di base, sei stato esposto a una vasta gamma di funzionalità di Microsoft Access, dalle tabelle alle relazioni alle query. Ti consigliamo di compilare le tabelle e le query elencate qui tentando operazioni più complesse.

Suggerimenti per ulteriori pratiche includono:

  • Importazione della data in tabelle da fogli Excel o file di testo separati da virgola (chiamati anche file CSV).
  • Aggiunta di criteri di convalida per le tabelle mediante la visualizzazione struttura. Ad esempio, provare a limitare i valori delle spese regolari. Digitare solo su valori "fissi" o "variabili".
  • Informazioni sulle tabelle "normalizzate" e su come influisce sui dati. Riprogettare e creare gli esempi condivisi qui come tabelle normalizzate.
  • Utilizzare Query Designer da zero per creare un report di riepilogo contenente le entrate, le spese e il saldo totali ogni mese dell'anno.

Mentre i tuoi primi tentativi con Microsoft Access possono includere una ripida curva di apprendimento, possiamo garantire i vantaggi che i tuoi sforzi porteranno. Microsoft Access è uno strumento di database leggero che ti consente di sfruttare al massimo i tuoi dati con il minimo sforzo. Quindi continuando e felice accesso !!

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