Introduzione alla comunicazione nella gestione dei progetti
Prima di indossare una tuta e iniziare a descrivere l'importanza della comunicazione nel progetto, dobbiamo avere una chiara comprensione della "gestione del progetto". La gestione del progetto è la disciplina dell'uso di procedure, politiche e principi per guidare con successo un progetto dal concepimento al completamento. Inoltre, è l'algoritmo di pianificazione, organizzazione e controllo delle risorse aziendali per spostare determinati compiti / attività verso la realizzazione.
Definizione di Project Management
Wikipedia definisce la gestione del progetto come "la disciplina di avviare, pianificare, eseguire, controllare e chiudere il lavoro di una squadra per raggiungere un obiettivo specifico e soddisfare specifici criteri di successo".
In generale, associamo questo termine "gestione del progetto" a settori come l'edilizia, l'informatica, l'ingegneria, l'assistenza sanitaria che hanno una serie complessa di componenti da organizzare in un certo modo per raggiungere l'obiettivo in un arco di tempo. Sebbene ogni settore inquadra le metodologie di progetto in base alle sue esigenze, la responsabilità del project manager è pressoché identica, tra cui la determinazione del compito, il completamento e anche il controllo di qualità del prodotto completato.
Fasi della comunicazione nella gestione dei progetti
Dalla concettualizzazione al completamento, ci sono cinque fasi che sono state utilizzate per ottenere un risultato articolato di successo.
1. Iniziazione : questa fase determina l'inizio del progetto. Una volta che il project manager ottiene l'approvazione, inizia la documentazione della descrizione del concetto che include l'obiettivo in base allo scopo del progetto e al risultato desiderato con il calcolo dei rischi.
2. Pianificazione: in questa fase, il project manager verbalizza la strategia per raggiungere l'obiettivo con la stretta aderenza alla cronologia. Lui o lei può scegliere i membri del team e accertare i compiti / attività, assegnazione degli stessi tra i membri del team con date pietre miliari e parametri chiave di successo. In questa fase viene anche considerata l'impostazione di un programma di lavoro e una linea di comunicazione.
3. Esecuzione: il project manager implementa le risorse per produrre il risultato desiderato come indicato nel piano di progetto.
4. Controllo: in questa fase, il project manager controlla il lavoro di squadra per allineare le prestazioni previste come determinato nella fase di pianificazione.
5. Chiusura: nella fase finale il project manager consegna il risultato finale ai propri superiori e facilita l'eventuale incarico amministrativo.
Comunicazione efficace nella gestione dei progetti
Per raggiungere l'obiettivo con successo, una comunicazione efficace è il fattore chiave che il project manager dovrebbe tenere presente fin dall'inizio della formulazione di una strategia. Questo è il motivo per cui possiamo dire che una comunicazione efficiente ed efficace è la linfa vitale di qualsiasi tipo di project management. Molti progetti falliscono a causa dell'inefficacia o della mancanza di comunicazione. Secondo il rapporto di PMI (Project Management Institute), un project manager dovrebbe trascorrere il 90% del proprio tempo a comunicare con le parti interessate e i membri del team. Una leadership di successo dipende da una comunicazione chiara su obiettivi, prestazioni, responsabilità, risultati, sfide e feedback dei clienti con i membri del team che appartengono generalmente a un gruppo eterogeneo di persone. La comunicazione periodica dello stato di avanzamento e dello stato del progetto alle parti interessate è la parte decisiva di un'efficace leadership del progetto. Pertanto, una corretta gestione della comunicazione che consiste in tre processi riduce in una certa misura il rischio di fallimento. Queste sono alcune delle comunicazioni efficaci nella gestione dei progetti.
- Piano di comunicazione
- Gestire la comunicazione
- Monitorare la comunicazione
Piano di comunicazione
Il primo passo nel piano di comunicazione è capire l'analisi dei requisiti di comunicazione. Ci sono così tante informazioni sul progetto, ma quali informazioni devono essere inviate a chi "è importante decidere. Il piano di comunicazione deve essere sufficientemente dettagliato che copre tutti i fattori tra cui pubblico (membri del team, parti interessate, cliente), obiettivo, canale (il mezzo di comunicazione come verbale, scrittura), ecc.
Gestire la comunicazione di progetto
È la massima responsabilità del project manager per attuare il piano di comunicazione. Ciò comprende -
- Raccolta e analisi dei dati.
- Distribuzione e trasmissione di messaggi.
- Archiviazione di eventuali rapporti, file o documenti di comunicazione.
- Recupero di qualsiasi comunicazione memorizzata.
- Smaltimento di eventuali vecchi rapporti di comunicazione o chiusura di progetti o data.
Monitorare il piano di comunicazione
Il project manager dovrebbe monitorare e controllare il piano di gestione della comunicazione durante tutto il suo ciclo di vita.
Nel contesto della comunicazione di progetto, si tratta di "scambio di conoscenze, competenze ed esperienze". Ci sono tre aree cruciali di comunicazione che pagano molto peso per il successo di qualsiasi progetto. Loro sono -
- Scambio interno di informazioni.
- Scambio di informazioni e relazione con le parti interessate del progetto.
- Marketing di progetto
È importante che il project manager concepisca la strategia di comunicazione su richiesta del progetto. Quali metodi di comunicazione seguiranno è la decisione più seria del capo progetto. Sebbene le metodologie, attive o passive, possano essere differenziate sulla base della struttura organizzativa e degli standard del settore. Questi sono alcuni metodi di comunicazione efficace che un project manager può adattare per comunicare in modo efficiente e deliberato con i membri del team e le parti interessate.
Metodi di comunicazione efficace
Comunicare efficacemente aiuta a sviluppare un ambiente positivo, troviamo alcuni metodi di comunicazione efficace.
1. Comunicazione attiva o sincrona
Se tutti i membri o le parti partecipano allo scambio di informazioni contemporaneamente, la comunicazione viene chiamata comunicazione sincrona.
un. Live Meeting - Unisciti a tutti i membri del team nella stessa posizione.
b. Videoconferenza - Videoconferenza live.
c. Conference Call - Una telefonata alla quale partecipano due o più persone.
d. Chiamata audio - Come la chiamata in conferenza, ma viene condotta online utilizzando il software come Skype.
e. Conferenza assistita da computer: audioconferenza con una connessione di computer in cui viene visualizzato un foglio di calcolo o un documento che può essere modificato da entrambe le parti.
f. IM (Instant Messaging) - Scambio di messaggi vocali o di testo tramite finestre popup come Google Hangout.
g. SMS - Scambio di messaggi tramite telefoni cellulari o assistente digitale personale.
2. Comunicazione passiva o asincrona
Molti tipi di comunicazione in Project Management non richiedono la presenza di tutti i membri del team o delle parti nello stesso posto. Questo tipo di comunicazione è chiamata comunicazione asincrona. Include:
un. E-mail: la posta elettronica è ampiamente utilizzata per coordinare il progetto e comunicare tra i membri del team.
b. Fax - Il fax è ampiamente utilizzato in tutto il mondo come un processo affidabile di trasmissione di documenti.
c. Blog - Alcuni project manager scrivono blog sulle loro esperienze di varie sfide che hanno dovuto affrontare durante l'esecuzione del progetto. Questi blog possono essere utili per il futuro processo decisionale.
Con l'avanzamento delle moderne tecnologie, diventa possibile riunire tutti i membri del team da qualsiasi parte del mondo.
Il project manager può scegliere qualsiasi canale di comunicazione con i membri del team o le parti interessate, ma la comunicazione diventa effettiva dalla realizzazione di ciò che viene comunicato con un feedback efficace ottenuto da varie parti interessate. Ascolto attivo, forte capacità di presentazione, capacità di risoluzione dei conflitti, ecc. Sono i tratti distintivi delle competenze chiave di un project manager di successo.
Articoli consigliati
Questa è stata una guida alla comunicazione nella gestione dei progetti. Qui abbiamo discusso il concetto, le fasi e vari metodi efficaci di comunicazione in Project Management. Puoi anche consultare i nostri altri articoli suggeriti per saperne di più -
- Competenze tecniche per Project Manager
- Documentazione del progetto
- Introduzione alla gestione dei progetti
- Primi 10 miti sulla gestione dei progetti eliminati