Introduzione alle attività di gestione del tempo
"O corri il giorno o il giorno ti corre" dice un proverbio. Questo è vero per la maggior parte di noi che ha una relazione alquanto instabile con il tempo.
Spesso riteniamo che ventiquattro ore non siano sufficienti in un giorno. "Così tanto da fare e così poco tempo", recita il nostro reclamo per animali domestici. Molti di noi lottano per adattarsi al nostro lavoro entro i limiti di tempo a noi specificati e finiscono per lamentarsi del fatto che anche dopo aver fatto del nostro meglio, stiamo ancora esaurendo il tempo. Gestire il tempo in modo efficace è un'abilità che deve essere acquisita con pratica attenta e continua. Il segreto del successo professionale della maggior parte delle persone sta nel fatto che hanno imparato attività di gestione del tempo efficaci.
10 fantastiche attività di produttività e gestione del tempo
Nel momento in cui senti parlare delle attività di gestione del tempo che cosa ti viene in mente? Lasciami indovinare. Pensi che uno dei seguenti:
- So tutto sulle attività di gestione del tempo. Nessuno ha bisogno di dirmi come usare meglio il mio tempo.
- Oh, sono senza speranza nel gestire il mio tempo. Niente può davvero aiutarmi a fare meglio.
Se hai barrato a), lascia che ti dica che i migliori manager spesso cadono in trappole temporali che riducono la produttività e mangiano nel loro programma pieno. Ad esempio, arriva una mail urgente e ti affretti a rispondere. Il tuo work-in-progress rimane proprio quel … in corso. O una convocazione urgente arriva dal capo e lasci tutto per occuparsene. Oppure alcuni colleghi iniziano a discutere di un argomento succoso e tu sei risucchiato nella conversazione, e prima che tu lo sappia, è tempo di presentare il tuo lavoro e sei molto indietro. Quindi non pensi di trarre vantaggio dai suggerimenti sulle attività di gestione del tempo?
E se sei il tipo che ha segnato b), allora c'è ancora speranza per te. Non è tutto perduto. Il tempo è una risorsa che sembra sempre scarsa per il tuo tipo, anche se non è sempre colpa tua. O sei sovraccarico di lavoro o semplicemente non sei organizzato abbastanza bene. Qualunque cosa sia, puoi sicuramente beneficiare di alcuni suggerimenti tempestivi sulla gestione efficace del tempo.
Il tempo è una risorsa che di solito è molto richiesta e, di conseguenza, molto scarsa. La maggior parte di noi corre costantemente contro il tempo o cerca di riempire quante più cose possibili in meno tempo. Paradossalmente, alcuni di noi stanno cercando di riempire il tempo, poiché non abbiamo molto da fare. Per queste persone, senza un impiego significativo, la giornata sembra allungarsi all'infinito.
Qualunque sia il nostro rapporto con questa preziosa risorsa, non è mai l'ideale. Hai mai incontrato una persona che ha detto "Sto gestendo bene il mio tempo? Ogni momento è ben utilizzato. "? La mia ipotesi è no. Anche i CEO e i leader di maggior successo si sono agitati nel tentativo di gestire il loro tempo in modo efficiente.
Uno dei motivi per cui una risorsa tanto preziosa e molto richiesta è che non può essere reintegrato. Una volta andato, è andato per sempre. Nessuna quantità di sforzo o denaro riporterà indietro il tempo perso.
Le corrette attività di gestione del tempo aiutano a migliorare la qualità generale della nostra vita, oltre a darci una migliore soddisfazione e prestazioni lavorative. La nostra vita lavorativa diventa più efficiente e possiamo goderci di più il nostro tempo libero se siamo in grado di gestire il tempo. Vediamo come possiamo utilizzare questa risorsa in modo ottimale sul luogo di lavoro per aumentare la nostra produttività e soddisfazione.
1. Non tutto il lavoro che arriva al tuo tavolo è altrettanto importante.
Devi sapere cosa ha la priorità. Chiedilo a te stesso:
- Cosa devo fare?
- Quando lo faccio?
- Quanto bene lo faccio?
Non è necessario leggere tutti i documenti o la posta contrassegnati come urgenti, interrompendo il flusso di lavoro. Devi dare la priorità al tuo lavoro in ordine di importanza e urgenza. Oppure potresti essere in pericolo di rendere la priorità di qualcun altro tua.
Se hai in sospeso più di un compito importante, pianifica come li finirai. Decidi la sequenza di compiti. Non permettere che disturbi o interruzioni ti buttino fuori pista. Tieni il tuo programma davanti a te, con un elenco di attività da svolgere. Spuntare gli elementi come e quando sono finiti. La definizione delle priorità ti aiuta a concentrarti prima sull'affrontare le cose importanti e poi a gestire le questioni di routine.
2. Pianifica la tua giornata
Raggiungi l'ufficio o il posto di lavoro prima dell'orario specificato, un po 'più avanti degli altri. Siediti con calma e organizza la tua giornata. Gli organizzatori digitali possono aiutarti nelle attività di pianificazione e ricordartele. Tieni da parte il tempo per incontrare i clienti interni ed esterni e il tempo per l'interazione con i colleghi e i membri del tuo team. Ovviamente, il tuo programma non andrà esattamente come pianificato, quindi prendi in considerazione variazioni minori.
3. Prova a completare il lavoro entro un determinato periodo di tempo
Le attività di gestione del tempo aiutano le tue mansioni lavorative e si attengono ai piani temporali. Non allungare troppo la giornata di lavoro o portare a casa il lavoro. Prova a completare le cose entro l'orario di lavoro specificato. Attività di gruppo con intervalli di tempo sovrapposti. Ad esempio, se vai a incontrare un cliente, usa il tempo di attesa per riempire i formati di routine. Prenota online i biglietti mentre paghi le bollette. Se è prevista una riunione, tenerlo concentrato sull'agenda e annotare i punti discussi. Quando le persone ti vedono fedele agli orari, tendono anche a rispettare il tuo tempo.
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4. Limitare il multitasking
Sì, il multitasking sembra molto buono sulla carta, in realtà ti dà più ansia e bruciore di stomaco che concentrarti su un singolo compito alla volta. Pensi di occuparti di dieci cose contemporaneamente, ma in realtà stai lasciando tutti i compiti in diverse fasi di completamento. Il rapporto di mercato è incompleto, il tuo cliente è in attesa, il tuo collega richiede la tua risposta e il tuo capo vuole che il file su cui hai promesso di finire di lavorare. Hai iniziato a lavorare su tutti questi aspetti, ma presto sei stato sopraffatto e completamente confuso. Completare i compiti uno per uno dà un senso di soddisfazione e controllo.
5. Delegare un po 'di lavoro
Non devi fare tutto da solo. I compiti minori possono essere delegati al personale junior. Chiedi all'operatore telefonico di effettuare chiamate a freddo per te. Ottieni un peon per supervisionare il lavoro di stampa e fotocopiatura. Il lavoro d'ufficio di routine come mailing, follow up, ecc. Può essere delegato agli assistenti. Concentrati sui compiti più grandi e significativi. Assicurati comunque che i delegati ti riferiscano i loro progressi. Altrimenti avrai un problema maggiore nella riparazione di lavori eseguiti in modo errato.
6. Fai prima i compiti spiacevoli
Nessuno di noi vuole davvero fare ciò che non ci piace, ma il lavoro deve essere fatto. Passa un po 'di tempo al mattino a pianificare come e quando affronterai i compiti spiacevoli. Se hai evitato di incontrare un cliente irritabile, pianificalo per un po 'di tempo nel giorno e falla finita. Quel noioso rapporto che ti è stato assegnato? Inizia a lavorarci su e togliilo dalla mente. Il lavoro incompiuto tende ad occupare spazio nella tua mente. Più procrastini, più questi compiti diventano ingombranti e più ti senti riluttante ad avviarli. Non rimandare queste attività. Affrontali uno per uno.
7. Non controllare i messaggi e le e-mail durante il giorno
Metti da parte un momento per controllarli e mantieni le tue notifiche disattivate per il resto della giornata. Non controllare la tua e-mail di tanto in tanto. Il controllo delle e-mail e la risposta a queste consumano gran parte del nostro orario di lavoro, quindi fallo solo all'orario previsto e non durante le restanti ore di lavoro. Ti distrae e prima che tu lo sappia passerai tutto il giorno a rispondere e rispondere a messaggi e messaggi non urgenti.
8. Metti da parte un periodo di tempo per scartoffie e lettere
Invece di leggere cose come e quando si fanno strada nel tuo vassoio, tieni da parte un momento, preferibilmente nel pomeriggio per fare le tue letture. Il periodo dopo l'ora di pranzo è lento, leggi la tua posta e le lettere in quel momento. Utilizzare questa volta per scrivere memo o lettere. Fatta eccezione per la posta altamente urgente a cui è necessario rispondere immediatamente, tutto può attendere fino al pomeriggio. Scrivi la tua corrispondenza in un momento in cui non sei premuto da altri lavori urgenti o telefonate.
9. Impara a dire di no
Questa è una tattica importante che tutti noi dobbiamo adottare. Dovremmo essere in grado di dire no alle richieste irragionevoli del nostro tempo. La maggior parte delle persone segue una pratica ad hoc per fare richieste e richieste per ottenere lavoro. Metti in chiaro che il tuo tempo è prezioso e le persone devono rispettarlo. Di 'no alle persone quando vengono da te con richieste non pianificate. Quando sei occupato con un incarico, chiarisci che non intratterrai improvvisi cambiamenti nel tuo programma. Il motivo principale per cui ci sentiamo sempre a corto di tempo è che dedichiamo gran parte del suo lavoro a lavori che non avevamo pianificato o programmato in precedenza. Impara a rifiutare le persone educatamente.
10. Cercare l'aiuto di collaboratori di supporto nel processo di gestione del tempo
Chiedi a un collega utile di aiutarti a rispettare il tuo programma di lavoro. Lui / lei può ricordarti quando vai fuori strada e aiutarti con alcuni dei tuoi carichi di lavoro quando le cose diventano insopportabili. Il supporto dei colleghi spesso ci ispira ad attenerci ai nostri piani di processo di gestione del tempo.
Potresti anche leggere App di monitoraggio del tempo efficaci.
Ora che hai un'idea dei passaggi da seguire per il processo di gestione del tempo, fai questo quiz per vedere se sei in grado di seguire i puntatori.
- Sto raggiungendo il mio posto di lavoro 10 minuti prima del tempo.
Sì / Non ancora
Se la tua risposta non è ancora, allora vai su. Hai bisogno di quel tempo extra per pianificare la tua giornata e raccogliere le tue idee. Vale la pena, fidati di me.
- Faccio prima i compiti più importanti.
Sempre / A volte
Se non fai il lavoro importante prima che diventi urgente, presto rimarrai senza fiato per il respiro con compiti urgenti che richiedono tutta la tua attenzione. E il tuo capo vuole il rapporto, come ieri!
- Il mio programma giornaliero mi aiuta nella pianificazione e nell'esecuzione delle attività
Si Qualche volta
Tuttavia, non hai preso l'abitudine di scrivere attività da fare quotidianamente in un elenco? Continuerai a lavorare a casaccio e rispondendo alle richieste come e quando arrivano senza un senso di priorità.
- Ho letto la mia posta e i miei messaggi man mano che arrivano.
Sì / A volte / No
Di cosa abbiamo discusso sul controllo ripetuto di messaggi ed e-mail? Per favore, fallo nel pomeriggio o la mattina presto prima che le cose inizino. E ricorda, niente Whatsapp o Facebook durante l'orario d'ufficio, per favore.
- Ci sono alcune cose che ho rimandato a fare fino a quando è assolutamente inevitabile
Si No
Quindi procrastini ancora e rimandi il lavoro spiacevole? Cresci e affronta prima le cose difficili.
- Rifiuto i miei colleghi di tanto in tanto quando mi richiedono del lavoro.
Si No
Se hai imparato a dire di no, eccellente. Se non lo hai fatto, preparati a soddisfare le richieste indesiderate dell'ultimo minuto.
- Ho eliminato compiti non necessari o li ho delegati
Si No
Stai ancora facendo il tuo freddo te stesso? Delegare o essere sovraccarico di cose ripetitive e non creative mentre le cose importanti continuano ad aspettare.
- Finisco un lavoro alla volta prima di passare al successivo
A volte / No
Quindi fai venti cose contemporaneamente? Dato che sei un multitasking, quante attività hai ancora completato? Le probabilità sono nessuna. Concentrati a fare una cosa alla volta.
Creare una relazione proficua con il tempo richiede tempo e pratica costante. Il processo di gestione del tempo richiede la consapevolezza di noi stessi e delle nostre abitudini quotidiane e delle azioni che portano allo spreco di tempo. Se riusciamo a rivedere consapevolmente il nostro stile di vita e le nostre abitudini, possiamo rilevare ed eliminare una serie di attività che fanno perdere tempo.
Quindi prendi il tempo tuo amico e alleato. Stabilire una relazione gratificante con questa risorsa e migliorare la produzione e la qualità del lavoro. Richiede un po 'di autodisciplina e controllo. Presto ti ritroverai a correre avanti con l'aiuto di attività di gestione del tempo in tempo e offrendo un lavoro migliore rispetto alle tue controparti. Ti auguro il meglio!
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Questa è stata una guida alle attività di corretta gestione del tempo che aiutano a migliorare la qualità generale della nostra vita, oltre a darci una migliore soddisfazione e prestazioni lavorative. Questi sono i seguenti link esterni relativi alle attività di gestione del tempo.
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