Panoramica del piano di gestione della comunicazione
Il piano di gestione della comunicazione è parte integrante del piano di gestione del progetto in cui il processo di raccolta, generazione, registrazione e diffusione delle informazioni richieste dalle parti interessate è pianificato e comunicato in modo strutturato.
La maggior parte dei problemi / vincoli che sorgono e non vengono risolti in un progetto è dovuta al divario comunicativo. È necessario un modo strutturato o un metodo di comunicazione per il project manager. Il piano di gestione della comunicazione è l'aspetto chiave durante la preparazione di un piano di gestione del progetto / carta del progetto.
Durante l'inizio del progetto, il metodo di comunicazione o il piano di gestione della comunicazione devono essere definiti chiaramente per evitare qualsiasi forma di ostacolo. Il piano di gestione della comunicazione aiuta a stabilire il flusso di informazioni in un progetto. Varie parti interessate sono presenti nel progetto, vale a dire. Management, project manager, membri del team interfunzionali, fornitori, agenzie esterne, ecc.
Per rendere un progetto di successo, una comunicazione efficace è molto essenziale e quindi la necessità di un piano di gestione della comunicazione. Nel caso di un progetto residenziale, un project manager può generare un piano di comunicazione con le parti interessate per informare i diversi stakeholder sul progetto e indirizzarli dove è richiesto il loro intervento.
Elenco del piano di gestione della comunicazione
Di seguito sono riportati alcuni piani di gestione della comunicazione con i loro diversi tipi.
1) Riunioni di progetto -
Esistono diversi tipi di piano di gestione della comunicazione per le varie parti interessate nel progetto, come ad esempio:
- Riunione di revisione del progetto (per il top management)
- Riunione di coordinamento del progetto (per team interfunzionali)
- Riunione di revisione del fornitore (per i fornitori)
- Riunione di revisione del progetto:
Per comunicare e fornire informazioni al management, gli "incontri di revisione del progetto" possono servire da piano di comunicazione per informarli su vari aspetti dei progetti come lo stato di avanzamento del progetto, la fase di progettazione del progetto, la nomina degli appaltatori, le questioni di collegamento, locali problemi, eventuali fattori esterni, ecc. Ciò servirà da sistema di informazione che li terrà informati del progetto e consentirà loro di intervenire, se necessario.
- Riunione di coordinamento del progetto:
Per comunicare e fornire informazioni al team interfunzionale, è possibile organizzare “riunioni di coordinamento del progetto” e presentare problemi / vincoli del progetto ai membri del team in base alla loro esperienza funzionale. Ad esempio, per raggiungere un obiettivo fissato dalla direzione e in base alle condizioni del sito è necessario un cambiamento di progettazione, quindi questi incontri potrebbero servire da piattaforma per comunicare loro informazioni e allo stesso tempo fornire loro una soluzione. Al termine di tali incontri, i verbali devono essere preparati e dovrebbero essere distribuiti in modo che tutte le parti interessate siano informate del cambiamento.
- Riunione di revisione del venditore:
Per comunicare e fornire informazioni ai fornitori, le "riunioni di revisione del fornitore" devono essere condotte su base settimanale o quindicinale a seconda delle esigenze del progetto. In questa riunione, il fornitore può fornire grafici di avanzamento, analisi delle tendenze, previsioni / proiezioni per le attività di bilancio per comunicare al project manager il proprio ambito di lavoro.
Al fine di evitare confusione e garantire una comunicazione adeguata, tutte le riunioni di cui sopra devono avere un ordine del giorno ben definito. Anche la frequenza dovrebbe essere prestabilita. Il numero di partecipanti dovrebbe essere preciso e dovrebbe avere i membri giusti. Gli ordini del giorno devono essere pubblicati con largo anticipo in modo che i partecipanti siano preparati per la riunione. Qualsiasi deviazione dai punti all'ordine del giorno non deve essere intrattenuta. Il project manager deve essere il driver dell'incontro per evitare deviazioni.
Oltre ai metodi formali di cui sopra, a volte anche i metodi informali di comunicazione faccia a faccia o di comunicazione telefonica aiutano a risolvere i problemi di un progetto.
A parte quanto sopra, il piano di gestione della comunicazione dovrebbe essere aggiornato come e quando richiesto a seconda delle esigenze del progetto.
2) Rapporti sulle prestazioni -
Esistono rapporti sulle prestazioni per ogni progetto in cui le informazioni / i dati devono essere registrati per la comunicazione con le parti interessate.
Diversi tipi di rapporti sul rendimento sono i seguenti:
- Rapporto sullo stato
- Rapporto sullo stato di avanzamento
- Rapporto di tendenza
- Previsioni (o) Rapporto di proiezione
- Rapporto sulla varianza
- Rapporto sul valore realizzato
- Documento di apprendimento del progetto
a) Rapporto sullo stato:
- Questi rapporti presentano le attuali prestazioni del progetto rispetto alla baseline precedente.
- Le scadenze per la diffusione di tali rapporti devono essere giornaliere / settimanali.
b) Rapporto sullo stato di avanzamento:
- Questo rapporto descrive il lavoro totale compiuto in un determinato intervallo di tempo.
- Esistono diversi tipi di rapporti in questa categoria in base all'intervallo di circolazione.
| S.No. | Tipo di rapporto sullo stato di avanzamento | Descrizione | Calendario per la circolazione | Presentato a |
| 1 | DPR | Rapporto sui progressi quotidiani | Quotidiano | Cliente e team interno |
| 2 | WPR | Rapporto sui progressi settimanali | settimanalmente | Cliente, Middle management |
| 3 | MPR | Rapporto mensile sullo stato di avanzamento | Mensile | Cliente, Alta direzione |
c) Rapporto sulle tendenze:
- Il rapporto di tendenza indica la tendenza al rialzo o al ribasso del progetto in base allo stato di avanzamento
- È un tipico rapporto del top management che viene diffuso / discusso su base mensile.
d) Previsioni (o) Rapporto di proiezione:
- Una previsione o progressi / prestazioni previsti futuri del progetto sono riportati in base allo scenario corrente del progetto.
- Una previsione preliminare viene rivista secondo i requisiti e deve essere presentata / distribuita ogniqualvolta richiesto dal Cliente / Direzione.
e) Rapporto sulla varianza:
- Questo rapporto confronta i progressi effettivi rispetto alla previsione e sono rappresentati gli scostamenti nel costo e nel tempo.
- Questo rapporto viene generalmente distribuito insieme al rapporto sull'andamento, cioè su base mensile.
f) Rapporto sul valore realizzato:
- Questo rapporto comprende misure di scopo, costi e pianificazione al fine di valutare le prestazioni del progetto. Che sarà distribuito su base mensile.
g) Documento di apprendimento del progetto:
- Con riferimento a tutti i rapporti sulle prestazioni, viene preparato un documento di apprendimento generale del progetto che deve essere utile per accedere al progetto e aiuta anche a elaborare i suggerimenti per i progetti futuri.
3) Escalation -
Ogni volta che sorgono problemi o complicazioni nelle comunicazioni del progetto, diventa necessario inoltrare il problema alla direzione qualora una risoluzione non possa essere raggiunta / fatta all'interno del team di progetto interno.
Per quanto riguarda la gravità della questione, l'autorità decisionale e il periodo di tempo cambiano come segue:
| Priorità | Gravità | Autorità Decisionale | L'intervallo di tempo per la risoluzione (giorni lavorativi) |
| 1 | Impatto maggiore sul progetto, vale a dire che può avere un impatto significativo su tempi e costi. | Livello di alta gestione | Entro mezza giornata |
| 2 | L'impatto medio che può influire sul costo o sulla pianificazione | Top management e livello di middle management | Entro 1 giorno |
| 3 | L'impatto minore che può ritardare i tempi | Livello di gestione medio | Entro 2 giorni |
| 4 | Nessun impatto sul progetto, ma esiste un'alternativa migliore | Middle Management & Project Lead level | I lavori devono essere in corso, soluzioni alternative devono essere elaborate e inviate per l'approvazione dal consiglio di gestione delle modifiche. |
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