Comunicazione interna

Il responsabile della comunicazione interna si concentra sin d'ora sulla "cura del cliente". Di recente hanno iniziato a prestare la stessa attenzione ai propri dipendenti poiché hanno capito che il massimo successo aziendale dipende in gran parte dalla consapevolezza dei dipendenti. Towers Watson, società di consulenza per le risorse umane, ha fatto ricerche su un'azienda altamente dipendente che si comporta meglio dell'organizzazione a basso coinvolgimento. Inoltre, AON Hewitt ha riscontrato in uno studio un elevato coinvolgimento dei dipendenti in aziende sovraperformate del 65 percento nel 2010, portando in cambio il 22 percento degli azionisti rispetto alla media. Mentre in caso di basso coinvolgimento, la stessa cifra si è ridotta di meno del 45 percento e ha registrato i rendimenti degli azionisti di meno del 28 percento.

Pertanto, è chiaro che la comunicazione interna nel ventunesimo secolo è più grande della nota aziendale, dei diversi materiali di marketing, della posta elettronica e di simili atteggiamenti di marketing dell'azienda; si tratta di creare un'aura in base alla quale le persone avrebbero la possibilità di partecipare liberamente a decisioni e conversazioni diverse sul posto di lavoro, e ciò tenderebbe in definitiva a cambiare la cultura aziendale. Consentire questa partecipazione è importante per mettere i dipendenti impegnati in diversi settori dell'organizzazione, indipendentemente dal lavoro o dalle aree chiave responsabili che promuovono un autentico senso di comunità in aziende di qualsiasi dimensione.

In considerazione di ciò, la comunicazione dovrebbe essere un'azione a doppio senso. I dipendenti si aspettano che la loro opinione debba essere ascoltata dal senior management. In così tante organizzazioni, il senior management non coinvolge dipendenti di livello medio o basso nel loro processo decisionale e, a volte, non è possibile per alcuni protocolli aziendali e ragioni acute; in tali casi, il sistema deve essere chiaro in modo da dimostrare che tutti i dipendenti sono uguali, importanti e responsabili del successo complessivo e non devono sentirsi confusi o non apprezzati. Per qualsiasi gestione del cambiamento, devono supportare la decisione del senior management.

Dal momento che il dipendente di oggi è diverso, per quanto riguarda i valori, la missione e le esigenze, rispetto alle loro controparti dei tempi precedenti. Inoltre, l'ambiente di lavoro non è simile: è diventato molto diversificato in termini di caratteristiche del personale, lunghe ore, più prestazioni e carichi di lavoro enormi. Rick Hodson, un esperto di comunicazione dei dipendenti, ha dichiarato:

Pertanto, le risorse preziose non sono i prodotti, i sistemi, i servizi o il know-how tecnico, ma i dipendenti. I dipendenti coinvolti in attività root-to-root nell'organizzazione possono apportare i principali cambiamenti nel vantaggio competitivo.

Esistono alcuni modi per implementare le comunicazioni interne nella tua azienda. Innanzitutto, è necessario stabilire gli obiettivi di comunicazione interna e prendere le decisioni su chi segnalare. Per le persone in organizzazioni più piccole, la comunicazione interna è il lavoro quotidiano di tutti, ma per le grandi aziende, devono essere esplorate alcune aree in più, come la comprensione dei dipendenti, la creazione di una strategia di comunicazione interna persuasiva, armando i senior leader per controllare i dipendenti comportamento e attitudini, correzione di canali e messaggi e infine valutazione dell'efficacia della comunicazione in termini di ROI, opzione di investimento sicura e pianificazione ben preparata. Di seguito sono riportati i modi per stabilire una comunicazione interna e organizzativa adeguata.

Modi per la comunicazione interna

1. Comunicare fino in fondo

I dipendenti devono comunicare ed essere interattivi con qualsiasi tipo di comunicazione trasmessa dal senior management per motivi di "società efficacemente impegnata" e "ben performante". Nella maggior parte delle organizzazioni, troviamo una struttura di comunicazione dall'alto verso il basso, che psicologicamente e rompe fisicamente la sincronizzazione delle relazioni dei dipendenti con la direzione perché il senior responsabile della comunicazione interna lavora in qualsiasi coinvolgimento con i dipendenti di livello inferiore e diffonde informazioni tramite e-mail e altri strumenti di comunicazione interna simili. Questo in realtà crea l'assenza di volto delle schede. Quando i dipendenti hanno la possibilità di dialogare con il management in merito a qualsiasi argomento importante relativo all'obiettivo aziendale, si sentono motivati ​​e soddisfatti della reale percezione che il management si affida a loro e si considerano i catalizzatori di qualsiasi decisione di gestione del cambiamento all'interno dell'azienda.

Dovrebbero coinvolgere i singoli supervisori mentre annunciano qualsiasi informazione significativa. Il coinvolgimento dei dipendenti è aumentato di circa il 44 percento quando coinvolgono singoli supervisori. La comunicazione interna, a sua volta, fornirebbe tutte le notizie, gli strumenti e altri supporti di comunicazione pertinenti a questi supervisori che diffondono la notizia tra i rispettivi subordinati. Inoltre, i dipendenti devono avere la possibilità di condividere la loro opinione schietta senza timore di rappresaglie da parte dell'alta direzione. Quindi solo l'obiettivo finale della notizia è completo. E questo si chiama strategia di comunicazione interna dal basso verso l'alto, che si traduce in una comunicazione a due vie.

Attraverso una strategia di comunicazione interna dal basso verso l'alto, i dipendenti possono condividere facilmente feedback e idee. Possono discutere candidamente con la direzione. Il management può raccogliere i vantaggi di un'efficace strategia di comunicazione interna:

  • Rivitalizza la struttura della comunicazione sincronizzandola con il cloud
  • Metti tutti in contatto con i recenti sviluppi e la diffusione delle notizie
  • Mantieni la sicurezza mentre lavori con i documenti dell'azienda
  • Imposta la collaborazione creando vari gruppi
  • Istituire una piattaforma in cui i dipendenti dipartimentali inter e intra possono lavorare insieme su un progetto specifico
  • Incoraggiare i dipendenti a socializzare con gli altri attraverso i social network interni

Greg Tepas, CEO di Emkay, leader di Feet Leasing Company, ha giustamente messo,

2. Creare una intranet sociale per la comunicazione interna

Sappiamo tutti che Intranets, come ideato nel 1980, è ugualmente nuovi canali efficaci per contattare i dipendenti in modo rapido e ampio con notizie e annunci significativi.

Le intranet aziendali stanno creando fiducia tra i dipendenti e sono considerate la piattaforma più potente in cui i dipendenti possono riunirsi in relazione a qualsiasi informazione interessante e pertinente sugli interessi reciproci. La rete intranet sociale tende a sviluppare il lavoro di squadra, l'impegno e l'ingresso delle informazioni dei dipendenti, aumentando successivamente la produttività e la comunicazione interna. Ma soprattutto è la definizione di obiettivi aziendali che continuano a cambiare in diverse aziende. Di seguito sono riportati alcuni obiettivi generali che un'organizzazione deve aver sviluppato:

  • I dettagli non devono essere complessi e i sistemi devono essere trasparenti e chiari.
  • Il coinvolgimento dei dipendenti insieme alla proprietà individuale dovrebbe essere aumentato. Ciò avrà buone ripercussioni in termini di (a) migliore proprietà dei progetti e delle attività, (b) obiettivi e aspettative chiari e (c) azioni dei dipendenti per rappresentare l'immagine dell'azienda in qualunque cosa facciano.
  • La presenza di una comunicazione a più vie dovrebbe facilitare i dipendenti a parlare liberamente e raccomandare qualsiasi decisione interna.
  • I sistemi semplici aumenterebbero la produttività del dipendente e ciò potrebbe essere possibile quando l'intero sistema è automatizzato. La strategia di comunicazione interna è molto incidentale per il successo di una comunicazione concisa e rapida senza lacune
    nel mezzo.
  • Un'intranet ben progettata consentirebbe sempre di risparmiare molto tempo al senior management per annunciare eventuali novità. Ciò potrebbe accelerare direttamente o indirettamente altri lavori.

Dopo aver attentamente valutato gli obiettivi di comunicazione, è necessario occuparsi dei fattori che influenzano fortemente la distribuzione delle notizie o molto precisamente per dire l'allineamento delle notizie nell'Intranet e i canali di distribuzione adeguati. Alcune aree devono apparire ulteriormente come tali:

  • Caratteristiche delle notizie: una intranet degna di notizie scuote sempre il pavimento. Potrebbero esserci diversi tipi di notizie, come messaggi di CEO e di leadership, circolari aziendali su diverse politiche, eventi imminenti, cerimonie di premiazione annuali, notizie specifiche sulla persona, ad esempio storie di successo, nuove offerte, blog dei dipendenti, comunità e gruppi, paese e notizie incentrate sull'account, riflettori settimanali, collegamenti a newsletter, gerghi aziendali, sezione classificata interna, dashboard aziendali, migliori pratiche aziendali, ecc. Tutte queste diverse notizie devono essere inserite in varie categorie impostate in modo che i dipendenti possano trovarle facilmente. Le notizie hanno la sezione commenti in cui i dipendenti riempiono liberamente il loro feedback.
  • Progettazione della rete Intranet: una rete Intranet può essere goffa o pulita a seconda di come sono allineati. Tanto per cominciare, un design a pugno di ferro sarebbe sempre difficile da capire. Gli esperti di rete consigliano che una Intranet deve essere elegante, pulita, semplice e facilmente navigabile.
  • Tempo: le notizie devono essere prima proiettate secondo le caratteristiche e poi inserite solo in diverse categorie rilevanti. Le newsfeed, quando troppo disordinate, impongono determinati problemi per la navigazione e uccidono così tanto tempo. È probabile che il pubblico di destinazione salterà. Quindi, lo scopo ultimo non sarebbe servito.
  • Contenuti personalizzati: un contenuto personalizzato e di alta qualità con dettagli concisi avrebbe sempre prestazioni migliori degli altri. Il contenuto scarso viene sempre evitato dai dipendenti.
  • Affidabilità: le notizie devono essere affidabili e coerenti in termini di portata e funzionalità. Su un flusso costante, quando le notizie vengono diffuse, i dipendenti si relazionerebbero facilmente a ciò che verrà consegnato in seguito. L'approccio incoerente non riesce sempre a generare il brusio dei dipendenti.
  • Informazioni aggiornate: la rete Intranet deve essere aggiornata regolarmente. Non dovrebbero esserci errori di battitura o errori grammaticali.
  • Blog: un blog per dipendenti è una superba idea sull'host di aree; l'alta dirigenza e altri colleghi interagirebbero più frequentemente con questo blog.

Devi pensare a diverse personalità della intranet. Di seguito sono riportati alcuni tipi di utenti designati:

  1. Networker energico: queste persone sono abbastanza popolari per le loro frequenti visite e post noti su diverse notizie e annunci. A causa del loro status attivo, condividono con gli altri fatti interessanti e informazioni rilevanti sulle intranet. Forniscono risposte alle domande di altre persone e aiutano a diffondere notizie importanti ad altri dipendenti.
  2. Specialista dormiente: queste persone nonostante possiedano conoscenze elevate non abbracciano la rete Intranet per diffondere le informazioni. Ovviamente scelgono altre piattaforme per questo e amano lavorare in un silo. Tuttavia, ogni volta che arrivano e pongono feedback, è considerato altamente efficace.
  3. Appassionato entusiasta: queste persone non leggono i contenuti e condividono con tutti senza alcuna rilevanza del messaggio. Il più delle volte, a loro piace ogni singola informazione solo per guadagnare visibilità. La loro pubblicazione non ha alcuna rilevanza per l'articolo principale ed è inutile a lungo. Diluiscono l'intranet e vengono ignorati.
  4. Ascolto ardente: queste persone, sebbene sembrino uno specialista inattivo, le tengono sempre sotto copertura. Sono visibili raramente ma molto collegati e raramente postano commenti. Origliano pesantemente.
  5. Ingrid invisibile: queste persone non ascoltano o condividono apertamente alcun post sull'intranet. Semplicemente non sono visibili. Non leggono, postano o apprezzano nulla sull'Intranet. Sono, in un certo senso, ignari di qualsiasi avvenimento nell'Intranet. Sono ancora buoni impiegati. Solo, non hanno alcuna esposizione. Il responsabile della comunicazione interna deve pensare ad alcuni incentivi per renderli almeno ardenti ascoltatori o in agguato.

Per affrontare tutte queste personalità, il responsabile della comunicazione interna deve attuare alcune tecniche:

  • Sondaggio sulla comunicazione interna per valutare la situazione attuale e pensare a come trovare ciò che funzionerebbe bene
  • Migliora il design e l'usabilità
  • Trascura le notizie non importanti e rendi l'intranet molto concisa
  • Richiedi il feedback degli utenti e rispondi al loro feedback
  • Le notizie devono essere molto coinvolgenti e istruttive
  • Le notizie dovrebbero essere importanti e pertinenti
  • Scegli i leader della comunità e i singoli supervisori
  • Informare i dipendenti su un evento esterno

3. Wiki interni o social network

Conosciuto come uno strumento raffinato per archiviare informazioni personali e informazioni relative a progetti, il wiki interno o il networking o l'authoring collaborativo è una piattaforma efficace per diffondere notizie e informazioni, creare conoscenza e rispondere alle domande. Basati su un'estrema creatività, i wiki sono usati per la virtù della proprietà condivisa. Questi piedistalli sono degni di portali informativi in ​​cui avviene la comunicazione a più vie; anche il senior management cerca contenuti utili pubblicati dai subordinati, rompendo così le barriere e i silos tradizionali. I dipendenti possono connettersi liberamente all'alta dirigenza abbastanza spesso. Le aziende preferiscono i social network interni per formare team, repertorio di conoscenze e iniziative tra i dipendenti.

I vantaggi di comunicazione interna dei wiki sono riassunti di seguito

  • Massimo apprezzamento delle esigenze dei dipendenti
  • Soluzioni rapide per eventuali problemi ricorrenti
  • Ampio riconoscimento dei prodotti pubblicizzati
  • Raggiungimento della flessibilità dell'azienda
    • Crea squadre auto-formanti
    • Inculcare la proprietà dei dipendenti delle iniziative
    • Compensi corrisposti ai membri del team sulla base della partecipazione attiva
    • Riconoscimento dei dipendenti per il successo dei progetti

4. Strategia di comunicazione interna

Come le comunicazioni a due vie, la strategia di comunicazione interna è molto importante. È essenziale costruire il morale dei dipendenti e coinvolgerli nel loro lavoro. Il responsabile della comunicazione interna informa i dipendenti su qualsiasi nuova pubblicità che verrà presa di mira all'esterno, ma raramente chiedono opinioni schiette; è probabile che possano dare un feedback arricchito per cui la qualità dell'annuncio può essere migliorata. I comunicatori devono prima vendere le loro campagne internamente per valutare come ciò possa avere successo all'esterno. In tempi di fusione o acquisizioni o cambiamenti di leadership, la strategia di comunicazione interna è molto richiesta. Quando il morale dei dipendenti è basso o quando non sono allineati con la missione dell'azienda, la strategia interna è della massima importanza.

Jeff Kinder, CEO di Pfizer, ha inviato una nota a tutti i dipendenti con il nome di "Il nostro percorso in avanti: il prossimo passo" per assicurarsi che tutti siano coinvolti e coinvolti quando Pfizer acquisisce Wyeth. Come il branding esterno crea legami ragionevoli tra i clienti e l'azienda, la strategia di comunicazione interna mira a fare qualcosa di simile
gli impiegati.

5. Riunioni faccia a faccia

Gli incontri faccia a faccia con il senior management sono molto importanti per stabilire una perfetta comunicazione bidirezionale. Il CEO e altri dirigenti senior si riuniscono con un folto gruppo di impiegati, noti come municipi. Ad ogni trimestre o mese, questa riunione si svolge su una serie di argomenti, quali le prestazioni dell'azienda, eventuali problemi del mercato, budget e progressi su diverse aree relative al lavoro. I dipendenti sono invitati a condividere le loro opinioni su questi argomenti con i dirigenti senior. Questo è un forum aperto. Nei casi in cui i dipendenti di tutto il mondo sono coinvolti, le conferenze video o telefoniche devono essere utilizzate per aiutare questo. il responsabile della comunicazione interna informa preventivamente i propri subordinati sugli argomenti delle riunioni in modo che tutti siano concentrati e rimangano sulla stessa pagina. Inoltre, il responsabile della comunicazione interna deve avere incontri faccia a faccia con i membri del suo gruppo nel piccolo gruppo in un mese o ogni due settimane.

6. Newsletter aziendale o diario interno

Una newsletter aziendale offre la possibilità di sensibilizzare l'organizzazione, i risultati finali, le notizie recenti, i progressi dal punto di vista dei prodotti e dei servizi e le problematiche affrontate dall'azienda. Il contenuto non deve essere distorto e inteso per tutti indipendentemente da eventuali tecnicismi.

Mentre il diario di casa è un'altra piattaforma in cui i contenuti con immagini buone e pertinenti giocano per aumentare l'utilità di diffusione dei messaggi dell'alta dirigenza. Inoltre, in questa garanzia, le star del mese possono avere una sezione dedicata con il contributo pertinente scritto come piccoli mossi, aumentando così il coinvolgimento dei dipendenti e la loro produttività. Il diario di casa potrebbe essere in forma di tabloid o rivista e pubblicato ogni mese o bimestralmente o ogni trimestre.

Gli argomenti comprendono risultati aziendali, eccellenza operativa e operativa, fusioni di nuove aziende, esigenze future, obiettivi previsti, eventi sociali, storie di successo e contributi dei dipendenti. Queste riviste possono essere rivolte a dipendenti, fornitori, distributori, agenti, opinion leader e alcune parti interessate esterne. L'obiettivo principale di queste riviste è quello di migliorare i lettori, quindi il contenuto, l'aspetto grafico, la qualità della carta, la creatività e i layout devono essere all'avanguardia per incantare i lettori target. Inoltre, la pianificazione, l'organizzazione, la pubblicazione e la distribuzione devono essere ben definite in anticipo.

Inoltre, il contenuto può essere ottenuto tra i dipendenti a seconda della loro esperienza. È sempre una bella sensazione trovare il tuo nome su qualsiasi problema. In questo modo l'idea di coinvolgimento dei dipendenti verrebbe notevolmente aumentata.

7. Scatole di idee

Le persone hanno molte idee che potrebbero essere utilizzate per migliorare efficacemente la qualità del lavoro. In diverse aree, le Idea Box potrebbero essere impostate al fine di raccogliere alcune buone idee dai dipendenti. Queste idee verrebbero successivamente considerate best practice. I dipendenti possono abbandonare le loro idee, che dovrebbero essere uniche. Ogni mese, queste idee vengono raccolte e setacciate per trovare alcune best practice che innovano nel corso delle loro routine di lavoro. Successivamente, le copie software vengono inserite nel portale per consentire agli altri di replicarsi nei loro campi di lavoro. I vincitori riceveranno un determinato importo di citazione e un certificato dal senior management. Questa sarebbe una forma pura di coinvolgimento dei dipendenti con il loro posto di lavoro e la loro azienda.

8. Discussioni in officina

Responsabile della comunicazione interna con discussione dell'officina ospitante con i dipendenti sul lavoro, gli obiettivi e il problema che potrebbero affrontare ogni giorno. Questa forma di incontri è cruciale per aumentare il morale dei dipendenti. I dipendenti ne sono molto motivati. Il responsabile della comunicazione interna può farsi un'idea dell'esperienza dei dipendenti.

9. Visite di gestione

Ci sono due motivi principali per le visite aziendali: (a) i dipendenti si sentono ispirati a trovare il loro MD o CEO faccia a faccia e (b) Alcuni vantaggi dei media possono anche essere maturati da questo. In tali visite, si può tenere una sessione interattiva per consentire ai dipendenti di partecipare liberamente e presentare le loro opinioni sull'ospite dei soggetti relativi alla produzione e al marketing.

10. Televisione a circuito chiuso o interna

Le TV interne sono un mezzo eccellente per connettere i dipendenti che sono sparsi per area geografica. Questo è un successo sicuro nel collegamento con i dipendenti in periodi di crisi o nei casi in cui si verifica un contributo eccezionale da parte di un dipendente. Questa è una nuova forma di riviste video. Tante grandi e medie aziende, ad esempio Satyam, ITC, NTPC, SAIL, ecc., Utilizzano questa forma di comunicazione con i dipendenti.

11. Comunicazione audiovisiva

Al giorno d'oggi, le aziende trasmettono principalmente per via audiovisiva. Come tutti sappiamo, "Vedere per credere!", Quasi il 93% dei professionisti della comunicazione ritiene che la comunicazione video sia la forma di comunicazione più efficace, rivelata da uno studio di Melcrum. Tuttavia, il resto del 7 percento delle organizzazioni non fa ancora affidamento sulla superpotenza di questo mezzo. Continuano ancora con le loro lunghe e-mail e altri strumenti simili per raggiungere i dipendenti. Questo è il modo più coinvolgente per coinvolgere i dipendenti in quanto il potere è all'interno e all'esterno dell'azienda. Per qualsiasi tipo di importanti sviluppi e cambiamenti nella vostra organizzazione, la comunicazione video è il modo più affidabile per connettersi con i dipendenti.

I seguenti contenuti possono essere facilmente sviluppati in modo video:

  • Newsletter aziendali
  • Presentazioni CEO
  • Ispirante contributo dei dipendenti
  • Riunioni che coprono l'intera azienda
  • Aggiornamenti cruciali sulle procedure aziendali
  • Notizie recenti dell'azienda

Rendi sempre i video brevi e semplici. Usa linee di punzonatura focalizzate e animazioni semplici per renderlo più divertente.

12. Open House Day o Event

Questo potrebbe essere il giorno annuale per qualsiasi evento sociale. Per quanto riguarda la regione, l'azienda può organizzare questo evento sociale in cui tutti gli impiegati con i familiari più vicini sono invitati, è necessario organizzare una funzione, invitare celebrità e cantanti dell'industria cinematografica, organizzare molti deliziosi pasti, varie attività sono organizzati, è organizzata anche una visita sul posto di lavoro e tutti si divertiranno moltissimo. Le famiglie per un giorno avrebbero avuto la possibilità di vedere il posto di lavoro e si sentirebbero orgogliose dei loro coniugi che lavorano in quelle organizzazioni. Quindi, questo è un bel modo di coinvolgere tutti in cui le persone di livello senior interagirebbero con i giovani.

Conclusione

Tutti i dipendenti sono mattoni e ossa dell'organizzazione. Quindi, il loro credo e la loro fede sono i beni principali di un'azienda. La comunicazione interna, mediante l'uso appropriato di strumenti di comunicazione efficaci, può facilmente conquistare il cuore dei dipendenti. L'unico obiettivo è quello di rompere le barriere convenzionali tra dirigenti e membri junior e di medio livello et. Gli anziani non devono sentirsi a disagio in presenza dei loro dipendenti, mentre i dipendenti non devono sentirsi spaventati e lasciati fuori. L'azienda deve guadagnare "amore e rispetto" dai dipendenti. Per questo, la comunicazione interna agisce giudiziosamente per colmare il divario (se presente) e farli credere senza il loro onesto contributo la società scomparirebbe e, attraverso di essi, solo la società raggiungerà un traguardo.

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