Come avere riunioni efficaci? Le riunioni sono parte integrante della vita di tutti i giorni in un'azienda e il numero di ore che passi nelle riunioni continua ad aumentare man mano che aumenti in un'organizzazione. Ad eccezione di alcuni ruoli di natura di " singolo collaboratore " in cui la partecipazione alle riunioni è relativamente inferiore, in tutti gli altri ruoli una parte sostanziale della giornata lavorativa di una persona sarà spesa nelle riunioni.
Mentre a livello di ingresso la percentuale di tempo trascorso nelle riunioni può essere inferiore al 5-10% del tempo totale, a livello senior questo tempo può aumentare fino al 90-95% dell'orario di lavoro. Non c'è da meravigliarsi che le persone di livello senior debbano essere maniache del lavoro in quanto devono trovare il tempo che va al di là delle ore di lavoro trascorse in riunioni per svolgere il proprio lavoro.
Dal momento che gran parte del tempo trascorso da un'organizzazione nelle riunioni è importante capire perché abbiamo riunioni? Poiché, in una grande organizzazione, tutte le attività sono completate da team di persone che lavorano insieme, la maggior parte delle riunioni in un'organizzazione sono riunioni interne per raggiungere uno degli scopi specifici come.
Imparerai che incontro efficace interno specifico lavoro-
1. Perché abbiamo incontri?
2. Costo delle riunioni (COM)
3. Suggerimenti su come organizzare riunioni efficaci
# 1: consigli pre-lavoro
# 2: Suggerimenti durante l'incontro
# 3: Post lavoro (dopo l'incontro)
I) Perché abbiamo incontri?
- Riunioni di condivisione delle informazioni: - Queste riunioni sono condotte per condividere informazioni e aggiornamenti di volta in volta, ad esempio: corsi di formazione efficaci, nuove politiche ecc.
- Riunioni di aggiornamento dello stato: - Queste riunioni vengono utilizzate quando gruppi di persone o gruppi di team lavorano insieme su parti diverse di un progetto e devono condividere gli aggiornamenti sullo stato del lavoro che stanno svolgendo. Questi incontri sono tipicamente ripetitivi in natura e si ripetono dopo un intervallo di tempo fisso come giornaliero, settimanale, mensile ecc.
- Riunioni decisionali: - Queste riunioni sono in genere quando è necessario prendere una decisione e il decisore desidera input di diverse parti interessate prima di prendere la decisione.
- Riunioni per la risoluzione dei problemi: - A volte, un gruppo di persone si riunisce per attaccare il cervello e discutere e decidere il modo migliore per risolvere un problema delle organizzazioni.
- Tipo di riunioni varie : - Possono esserci altre riunioni come riunioni sull'innovazione, riunioni efficaci di team building, riunioni di revisione delle prestazioni, riunioni di revisione dei controlli, riunioni effettive del consiglio di amministrazione ecc.
Oltre alle riunioni interne, ci possono essere riunioni con stakeholder esterni a cui una persona potrebbe aver bisogno di partecipare. Ai fini di questo articolo limiteremo la nostra discussione alle riunioni interne a cui devono partecipare le persone di livello di entrata e metà delle riunioni efficaci.
II) Costo delle riunioni (COM):
C'è qualcosa come il costo delle riunioni (COM)? La risposta è un sì definitivo, ed è la somma di tutti i costi delle persone che partecipano alle riunioni più il costo dell'infrastruttura per tenere quella riunione. Per la nostra discussione possiamo ipotizzare che il costo della riunione sia il costo che la compagnia sostiene in termini di tempo trascorso in quella riunione dai partecipanti.
Consentitemi di chiarire ulteriormente dandovi un esempio. Nella maggior parte delle aziende, il capo di varie riunioni efficaci del dipartimento si riunisce in genere una volta alla settimana o due settimane per una o due ore per discutere di questioni operative.
Diciamo che in un'organizzazione XYZ Dieci leader senior si incontrano una volta alla settimana per due ore. Inoltre, supponiamo che
- CTC medio di questi leader senior è Rs 36 Lakh.
- Pertanto stipendio medio al mese = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Pertanto stipendio medio al giorno = 3.000.000 / 30 = 10.000
- Supponendo 10 ore di lavoro al giorno - Av. Costo orario = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tempo per 10 leader che si incontrano per 2 ore = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Quindi, il costo di questo incontro è di 20.000 / - Rs. Tuttavia, abbiamo utilizzato un modello molto semplificato in precedenza, se aggiungiamo più complessità considerando i vantaggi di riunioni efficaci e il fatto che i dipendenti lavorino solo per 22 giorni in un mese ecc., Il costo effettivo della riunione sarà facilmente doppio di questo quantità.
Ora che hai capito che le riunioni hanno un costo. Non è un problema capire perché avere riunioni efficaci è molto importante per qualsiasi organizzazione, poiché una parte significativa del tempo dei suoi dipendenti viene impiegata nelle riunioni.
Quindi, entriamo in come evitare incontri noiosi, improduttivi, disorganizzati e troppo lunghi? Sulla base della mia esperienza 20+ in azienda e di partecipare a 3+ riunioni in media ogni giorno, ecco alcuni suggerimenti per rendere le riunioni più efficaci.
Innanzitutto, con una corretta pianificazione e preparazione, qualsiasi incontro può essere efficace e divertente. Se il facilitatore pianifica correttamente ed esegue in modo impeccabile e ha un seguito adeguato, l'incontro sarà efficace.
Corsi consigliati
- Corso di certificazione online in CAPM
- Corso online sulla gestione dei progetti
- Programma ISO 27001
III) Suggerimenti su come organizzare riunioni efficaci
I suggerimenti per riunioni efficaci possono essere suddivisi in tre parti
- Pre-lavoro (prima della riunione)
- Durante la riunione
- Post lavoro (dopo l'incontro)
# 1: consigli pre-lavoro
- Ordine del giorno :
- La persona che gestirà la riunione deve decidere qual è lo scopo della riunione.
- Quali sono i risultati previsti?
- Sulla base di questi, è necessario sviluppare un'agenda per l'incontro.
L'agenda dell'incontro deve essere molto chiara riguardo ai risultati previsti. Se l'ordine del giorno della riunione non è chiaro, il risultato desiderato non verrà raggiunto. Lasciate che vi faccia un esempio per chiarire questo: supponiamo che vi venga chiesto di organizzare un incontro per rivedere le vendite n. dell'ultimo trimestre e decidere le azioni per il prossimo trimestre. In tal caso, puoi inviare l'ordine del giorno della riunione in uno dei modi seguenti
- Incontro per rivedere le vendite.
- Rivedere i dati sulle vendite per il secondo trimestre
- Discussione sulle vendite.
In ciascuno dei casi di cui sopra, l'ordine del giorno non è molto chiaro e le probabilità sono che l'incontro andrà ovunque e che i partecipanti non siano preparati per l'incontro, riducendo drasticamente l'efficacia dell'incontro
Diamo un'occhiata a come sarebbe una buona agenda per questo incontro:
Titolo: Riunione di riesame delle vendite Durata : 2 ore
| Sr. No | Soggetto | Presentatore | Durata |
| 1 | Introduzione e contesto | Giacobbe | 10 minuti |
| 2 | Presentazione sulla regione settentrionale e occidentale (risultati dell'ultimo trimestre, cosa è andato bene, cosa è andato storto) | Sheena | 30 minuti |
| 3 | Presentazione sulla regione meridionale e orientale (risultati dell'ultimo trimestre, cosa è andato bene, cosa è andato storto) | Edie | 30 minuti |
| 4 | Discussione aperta su performance, aree di miglioramento e decisione sulla strategia per il prossimo trimestre | opaco | 40 minuti |
| 5 | Revisione delle azioni della riunione | Rachel | 10 minuti |
Come si può vedere dall'agenda delle riunioni efficaci di cui sopra, diventa molto chiaro che la struttura della riunione è chiaramente definita. I partecipanti che dovrebbero presentare sanno cosa devono presentare e la durata entro la quale devono completare la presentazione efficace degli incontri.
Un'agenda così dettagliata contribuirà pertanto a garantire che le riunioni diventino più efficaci.
- Elenco dei partecipanti : il più delle volte gli organizzatori non riflettono su chi siano i partecipanti che devono essere invitati. È molto importante che, in base ai risultati richiesti dall'incontro, venga invitato l'insieme corretto di partecipanti.
Nel caso in cui alcuni dei partecipanti richiesti vengano persi, la decisione non potrà essere presa. In alternativa, se finiamo per invitare i partecipanti che non sono necessari alla riunione di quelli che stanno sprecando il loro tempo, si sentono annoiati durante la riunione e possono creare disturbi che influiscono sulle discussioni.
- Altro misc. cose : alcune altre cose che l'organizzatore deve tenere a mente è assicurarlo
- La dimensione corretta della sala riunioni è prenotata.
- I partecipanti confermano anticipatamente la loro partecipazione all'incontro.
- Se si suppone che i partecipanti debbano esaminare qualsiasi dato / materiale di lettura / materiale preparatorio di quanto lo stesso debba essere inviato con largo anticipo.
- A volte tutti i partecipanti devono presentare il loro materiale in modo standard, in tal caso i modelli devono essere diffusi in anticipo.
# 2: Suggerimenti durante l'incontro:
- Inizia la riunione e termina la riunione in tempo. Se la riunione ha fasce orarie per diversi punti dell'ordine del giorno, tenere traccia dei tempi e cercare di garantire il rispetto rigoroso di tali termini.
- Se possibile, servi spuntini leggeri o tè / caffè poiché sono buoni rompighiaccio e mantieni i membri svegli e impegnati.
- Salutare i membri all'inizio della riunione, fornire le informazioni di base e passare rapidamente all'ordine del giorno della riunione e ai risultati previsti della riunione all'inizio per assicurarsi che tutti i partecipanti siano sulla stessa pagina.
- Incoraggiare le discussioni per ottenere tutti i punti di vista e idee efficaci per le riunioni. Nel caso, se alcuni dei membri non stanno parlando, fai loro domande specifiche per ottenere anche le loro opinioni.
- Mantieni sempre la conversazione focalizzata sull'argomento. Garantire che la discussione sia costruttiva e evitare commenti ripetitivi. Puoi terminare con delicatezza le discussioni quando non arrivano da nessuna parte o diventano distruttive o improduttive.
- Al termine della riunione, sintetizzare la discussione della riunione, gli accordi raggiunti, le azioni che devono essere prese e decidere l'orario della riunione successiva (se necessario)
# 3: Post lavoro (dopo l'incontro):
Quindi durante l'incontro avete avuto una buona discussione produttiva, in cui le persone hanno concordato le azioni da intraprendere. Quindi ti va di rilassarti?
La risposta è un grande "NO" e la ragione è che la più grande sfida in qualsiasi organizzazione è che le persone dopo aver partecipato alla riunione non seguono le azioni che sono loro assegnate e di conseguenza le azioni non vengono mai completate i risultati previsti non arrivano.
Per garantire il raggiungimento dei risultati previsti, immediatamente (entro un massimo di 2-3 giorni lavorativi) è necessario inviare a tutti i partecipanti il verbale della riunione "MOM" insieme alle azioni emerse dalla riunione.
Le voci MOM e Action in generale dovrebbero contenere quanto segue
- Sintesi della discussione che ha avuto luogo
- Accordi raggiunti
- Aree in cui si sono verificati disaccordi e dove sono necessarie riunioni / discussioni di follow-up.
- Oggetti d'azione
Venendo ora alle voci MOM e Action, nella mia esperienza ho visto che la maggior parte dei partecipanti non capisce chiaramente le azioni e di conseguenza non viene implementata. Lasciami spiegare questo con un esempio.
Nella riunione di cui abbiamo discusso in precedenza, la maggior parte delle volte gli elementi di azione verranno inviati in questo modo.
Oggetti d'azione
- Creare una strategia di vendita per i clienti “C”
- Verificare la fattibilità della vendita del prodotto x
- Migliora le vendite a Kanpur del 10%
- Avere una riunione di follow-up per discutere del nuovo completamento nel sud.
Le suddette azioni non sono molto efficaci in quanto non presentano quanto segue
- Nome della persona responsabile dell'azione
- Tempo in cui l'azione deve essere completata.
Quindi sarà un modo migliore di presentare gli oggetti d'azione
| Sr. No | Oggetto d'azione | Responsabilità | Scadenza | Commenti | |
| Primario | Supporto | ||||
| 1 | Creare un'efficace strategia di vendita per i clienti “C”, che non acquistano i nostri prodotti e dovrebbero essere discussi nella prossima riunione di revisione | balestruccio | Jinal | 10 ottobre | |
| 2 | Creare un piano di marketing di prova per il "Prodotto X" nel mercato di Manhattan in base al quale è possibile pianificare il lancio di tutti i livelli dell'India | pagliaio | Jared | 15 ottobre | Dovrebbe anche includere costi dettagliati della pubblicità pianificata. |
| 3 | Il team di vendita dell'Ohio sarà spinto ad aumentare le vendite del 10% a novembre | Hobert | Petricia | 30 nov | |
| 4 | Organizza una riunione di follow-up entro la metà di novembre per discutere le azioni della riunione di oggi e rivedere la strategia di marketing dei nostri concorrenti per la regione meridionale | Eric | 10 nov | ||
Come puoi vedere dagli elementi di azione sopra, queste azioni hanno molte più probabilità di essere completate in quanto non vi è alcuna ambiguità su chi completerà l'azione e sulla linea temporale entro la quale la riunione deve essere completata.
Riassumendo un sacco di tempo organizzativo, gli sforzi e il denaro sono spesi nelle riunioni ed è quindi imperativo per ogni singolo dipendente, per garantire che le riunioni siano efficaci.
Seguendo alcuni dei semplici passaggi sopra menzionati, sarai in grado di migliorare un po 'la qualità delle tue riunioni. Inoltre, fai una revisione critica di tutte le riunioni a cui stai partecipando per verificare cosa è andato bene e cosa è andato storto durante la riunione e questo farà molto per assicurarti di diventare un maestro ad avere riunioni efficaci.
Spero che abbiamo giustificato la risposta alla domanda: come organizzare riunioni efficaci?
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