La gestione del progetto ha affascinato la nostra vita professionale in modo tale che ora è diventata una norma in ogni singola azienda e ufficio / organizzazione. Questa fase di condurre sistematicamente il tuo lavoro e l'organizzazione delle parti di un progetto per raggiungere un obiettivo o un obiettivo aziendale comune era ciò che governava progetti di successo e cambiamenti innovativi e all'avanguardia e sistemi di gestione del cambiamento. Con le tecniche di gestione del progetto si sono evoluti gli approcci di gestione del progetto e questi approcci hanno continuato ad evolversi e crescere fino agli aspetti in continua evoluzione delle aziende globali.
Man mano che l'industrializzazione cresceva in modo esponenziale, si è verificato un divario nel modo in cui abbiamo esaminato gli approcci di gestione del progetto e in che modo avrebbe influenzato il business. Il lavoro doveva essere più veloce, migliore e più accurato che mai. Questo è ciò che ci è venuto in mente come il nuovo lato della gestione del progetto. Gli approcci più vecchi, o più sistemi legacy, sono diventati tradizionali Project Management e il nuovo approccio vibrante e più intuitivo è diventato noto con il nome di Dynamic Project Management.
In questo articolo, vedremo come possiamo differenziare queste due fasi della gestione del progetto e come possiamo aiutarti a decidere quale di questi approcci è necessario alla tua azienda per funzionare come una macchina ben oliata. Definiremo la gestione tradizionale del progetto rispetto alla gestione dinamica del progetto sulla base di 6 punti individuali e vedremo come si comportano in questi termini.
Gestione del progetto tradizionale
Quando parliamo di gestione tradizionale, osserviamo una forma molto limitata e rigida di un approccio di gestione del progetto. Questo approccio è stato l'inizio della gestione del progetto sul pianeta terra e ha ipotizzato che la portata e gli obiettivi del progetto siano rimasti costanti per tutto il ciclo di vita del progetto. L'inizio e la pianificazione sono stati quindi progettati secondo questo processo di pensiero. Sono state effettuate allocazioni e il prodotto è stato concepito in una configurazione bidimensionale senza alcuna variazione o anche la possibilità di una variazione considerata.
Senza alcun margine rimanente per adattarsi alla varianza e alle modifiche ai piani e ai programmi del progetto, i margini di successo sono stati deserti e poco incoraggianti. La gestione tradizionale del progetto identificherebbe le tempistiche e le risorse partendo dal presupposto che nulla cambierà durante il progetto e che il piano sarà rispettato in ogni momento. Il ciclo di vita del progetto era simile al seguente:
- Avvio del progetto
- Pianificazione del progetto
- Esecuzione del progetto
- Monitoraggio e controllo del progetto
- Chiusura del progetto
Il ciclo di vita del progetto verrebbe seguito in un ordine sequenziale e una fase seguirà un'altra, cioè solo una volta completata la pianificazione del progetto l'intero progetto passerà all'esecuzione del progetto.
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Cambiamenti nel piano
Come accennato in precedenza, la gestione tradizionale del progetto ha una prospettiva molto rigida sull'intero spazio di gestione del progetto che creiamo per condurre un cambiamento o un movimento verso un obiettivo prefissato. Partendo dal presupposto che tutto rimarrà così com'è, non c'è flessibilità nel piano che viene redatto dopo l'avvio del progetto.
Con meno spazio per eventuali modifiche, anche un leggero cambiamento affrontato dal progetto nella fase di esecuzione o nella fase di progettazione del piano stesso, sarà necessario che il responsabile del progetto riformuli l'intero piano da zero tenendo presente il cambiamento che si è verificato.
Come ora sappiamo che all'interno del funzionamento di un progetto esiste la possibilità di molti cambiamenti. Riprogettare e ridisegnare l'intero piano non sarebbe scalabile e costerebbe tempo, risorse, inflazione del budget e sforzi dell'organizzazione.
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Ruoli e responsabilità
Nella gestione tradizionale del progetto, stiamo osservando una figura centrale che si occupa dell'intero funzionamento del progetto. Quel individuo è il project manager (PM). Il PM guarda attraverso tutte le fasi che attraversa il progetto ed è responsabile del suo corretto funzionamento.
Con il dinamismo offerto dal progetto, la responsabilità di aggiornare il piano ricade anche sulle mani del Primo Ministro, sovraccaricando così un singolo individuo con il compito di guidare e spingere il progetto sulla buona strada. Questo può essere piuttosto un compito da gestire.
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Produttività e prestazioni
Ci si concentra molto sull'aderenza alla pianificazione e alle scadenze poiché ora vi è una dura punizione per il PM se c'è anche un leggero cambiamento nel piano del progetto. Questo affetto unilaterale per le pianificazioni del progetto interrompe il flusso di lavoro del progetto e il lavoro è comunque in ritardo.
A prescindere dal lavoro effettivo che si svolge, ci sono stati anche molti casi in cui la qualità è stata compromessa al fine di rimanere in tempo. C'è sempre stata una spinta silenziosa quando si trattava di scadenze e non un momento per respirare e pensare al lavoro che i membri del team del progetto di lavoro stanno facendo.
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Gestione del rischio
Sebbene la maggior parte della concentrazione del team e del project manager sia nei tempi, con un'attenzione inadeguata alla gestione del rischio e all'anticipazione dei rischi, il team reagirebbe al rischio piuttosto che rispondere ad essi.
Quando c'è una reazione ai rischi in atto, sai che non stai prestando attenzione ai rischi, dato che presumi che il cambiamento non avverrà e il progetto scorrerà secondo le tempistiche. Ma, con l'incendio che ha luogo durante il progetto, sei costretto ad andare fuori pista e quindi, il ciclo di redazione del piano ha luogo di nuovo.
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Priorità al lavoro
La definizione delle priorità del lavoro può avere un grave impatto durante le procedure del progetto e, nel quadro della gestione tradizionale del progetto, in cui l'autorità è centralizzata, esiste la possibilità che i membri del team non siano consapevoli della corretta priorità del lavoro. Ciò può indurli a lavorare su cose sbagliate al momento sbagliato.
Il responsabile del progetto è normalmente troppo impantanato dai piani e dai cambiamenti che si verificano che il team viene lasciato senza un organismo di classificazione delle priorità per aiutarli a svolgere il lavoro secondo necessità.
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Linea del tempo
Con scadenze deboli, la gestione tradizionale del progetto era alla sua estremità più vulnerabile ed è ora che sappiamo perché questa rudimentale impostazione dei processi era solo un predecessore della forma dinamica di gestione del progetto.
C'è molta influenza esterna sulle scadenze e sulle scadenze quando si tratta della gestione tradizionale del progetto. Con clienti e clienti che dettano le scadenze, non esiste una panoramica pratica della stima del lavoro e del tempo necessario per quel lavoro.
Gestione dinamica del progetto
In netto contrasto con la tradizionale gestione dei progetti, l'ambiente creato dalla gestione dinamica dei progetti risponde a tutte le preoccupazioni sollevate dal precedente ambiente. La natura dinamica dei progetti è gestita perfettamente da questo tipo di gestione del progetto in quanto fornisce un quadro flessibile che comprende le stagioni in continua evoluzione dei piani e degli obiettivi del progetto. L'approccio usato qui, in un ambiente dinamico di gestione del progetto, è quello di dividere il progetto in unità autosostenibili che non hanno molti fattori dipendenti legati ad esso.
Considerando un progetto di sviluppo software, hai diversi requisiti estremamente volatili e soggetti a cambiamenti massicci o minori ad ogni passo. Principalmente, questi piani si basano su ipotesi che possono o meno essere conformi agli eventi reali all'interno del progetto. È molto impraticabile seguire il tradizionale approccio di gestione del progetto in tali scenari e, quindi, gli esperti di gestione del progetto hanno avuto la necessità di un nuovo approccio flessibile.
Il project management dinamico o il project management Agile si sono rivelati proprio l'approccio necessario per spezzare la scia dei progetti falliti, causati dalla rigidità del tradizionale approccio di project management. Essendo altamente iterativo per un approccio di gestione del progetto, la gestione dinamica del progetto è andata in modo incrementale. Con tutte le cose buone ci sono aspetti del progetto che devono essere attentamente esaminati per far rotolare la palla. Loro sono:
- Il valore reso dal progetto dovrebbe essere chiaro
- Dovrebbe esserci una partecipazione attiva da parte dei clienti per verificare gli atti del progetto
- La documentazione visiva e grafica dovrebbe essere consentita e incoraggiata
- La collaborazione di gruppo dovrebbe essere la figura autorevole nell'esecuzione del progetto
I cicli di sviluppo sono elementi costitutivi che consentono una valutazione costante del progetto e il framework consente di ottenere feedback e miglioramenti costanti sul posto. Con il miglioramento continuo come struttura portante, la gestione dinamica dei progetti è sicuramente la strada da percorrere. La pianificazione diventa più agile e si svolge con molta considerazione e anticipazione a bordo.
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Cambiamenti nel piano
Con le ultime tecnologie che assumono l'approccio dinamico alla gestione dei progetti, i PM si affidano agli strumenti software di gestione dei progetti per aiutarli a procedere con i diversi cambiamenti nei piani e le diverse introduzioni nelle fasi di progettazione ed esecuzione del progetto. Questi strumenti sono conformi all'approccio dinamico di gestione dei progetti in modo da spingere un po 'di stress sul PM quando si tratta di cambiamenti nel piano.
Questi strumenti consentono ai PM di incorporare automaticamente le modifiche nel piano in quanto vi sono già le varie situazioni considerate e piani di emergenza concordati per eventuali modifiche che potrebbero verificarsi. Lo strumento prende immediatamente la modifica e rimescola il piano in modo da non spostare l'intero piano ma accogliere l'anomalia che ha colpito.
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Ruoli e responsabilità
Con l'adattamento automatico delle modifiche al piano di progetto, i membri del team non devono fare affidamento su un'unica autorità centralizzata per ottenere i loro ordini e lavorare per la giornata. I membri del team possono aiutare da soli nella pianificazione e nella definizione delle priorità della giornata durante il flusso di lavoro.
La gestione dinamica del progetto sarebbe possibile solo se le mani che hanno contribuito al progetto sono estremamente abili e possono lavorare brillantemente in un team. La collaborazione di gruppo è estremamente importante in uno spazio dinamico di gestione dei progetti e costituisce un componente chiave che guida questo quadro dinamico verso maggiori possibilità di successo.
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Produttività e prestazioni
Il piano e le scadenze per il piano sono ora gestiti automaticamente dallo strumento di gestione del progetto e non è necessario che gli occhi dedicati li seguano. Con ciò, il team e il PM possono concentrarsi esclusivamente sul lavoro da completare e sulle iterazioni da seguire. Più tempo consente maggiore creatività e innovazione e aiuta i membri del team a pensare sempre fuori dagli schemi per qualsiasi ostacolo trovato lungo la strada.
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Gestione del rischio
A differenza del tradizionale project management, in cui vi è stata più di una reazione ai rischi incontrati, nella gestione dinamica dei progetti stai cercando dei modi per rispondere ai rischi che ti sono capitati. Durante la fase di pianificazione del progetto, viene condotta la gestione dei rischi e i rischi sono previsti e previsti. Con queste previsioni condotte, sono stati designati piani d'azione per ciascun rischio, che era previsto. Questi piani d'azione sono integrati nel piano di progetto e, in caso di rischi, un metodo proattivo andrà già come distribuito.
Se i rischi vengono evitati, il progetto e i membri del suo team possono utilizzare il tempo rimanente come un'opportunità per portare avanti il programma del progetto.
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Priorità al lavoro
Qui, tutti i membri del team di progetto sanno cosa deve essere fatto e le priorità sono già ordinate. Con trasparenza nel sistema e chiarezza nel processo di definizione delle priorità, la gestione dinamica del progetto si occupa delle modifiche ai piani o della priorità delle attività. Questi si riflettono immediatamente nei piani del progetto.
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Linea del tempo
Con una pianificazione affidabile e un approccio flessibile, la sequenza temporale e la data di fine del progetto o le date delle milestone non sono fissate all'inizio del progetto ma si stanno evolvendo man mano che il progetto si evolve nel tempo. Se la gestione dinamica dei progetti viene condotta in modo efficace, c'è una grande possibilità di successo e risparmio in termini di budget, tempo e sforzi.
Ciò implicherebbe che con un piano in evoluzione, le scadenze saranno sempre precise e la data di fine del progetto si baserà su previsioni effettive anziché su previsioni anticipate.
Conclusione
La gestione tradizionale del progetto è stata l'inizio della gestione del progetto e il suo contributo al modo in cui gestiamo i progetti al giorno d'oggi sarà sempre applaudito. Non che questo articolo renda la gestione dei progetti tradizionale un approccio obsoleto alla gestione dei progetti, bensì semplicemente al tradizionale con la nuova era dinamica. Il project management tradizionale è ancora utilizzato in alcuni settori che hanno tempi fissi per tutto e per l'elaborazione lineare del lavoro.
Il confronto sicuramente ed evidentemente pone la gestione dinamica dei progetti in testa in questa corsa e con i tempi che cambiano e si riformano continuamente nel settore industriale, sicuramente miglioreremo in ciò che facciamo e progrediremo ulteriormente per l'umanità.
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