Ciclo di vita della gestione del progetto
I progetti sono parte integrante della nostra vita professionale. Nel mondo della tecnologia in continua evoluzione e delle tendenze commerciali, la gestione dei progetti è molto richiesta. In questo argomento, impareremo il ciclo di vita della gestione dei progetti
Secondo PMI, un progetto è definito come temporaneo con inizio e fine nel tempo definiti. Inoltre, il progetto è unico senza operazioni di routine e intende raggiungere l'obiettivo singolare con un insieme specifico di operazioni. PMI definisce ulteriormente la gestione del progetto come l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività del progetto per soddisfare i requisiti del progetto.
Che si tratti di un progetto di sviluppo software o di lancio di un nuovo prodotto o persino di un film, la sua gestione procederà attraverso cinque fasi del ciclo di vita.
Fasi del ciclo di vita di Project Management
Ecco le cinque fasi del ciclo di vita del project management:
- Iniziazione
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura
Fase di iniziazione:
Questo è il punto di partenza del progetto. Il progetto viene concettualizzato in questa fase. In questa fase, vengono implementati i seguenti passaggi:
- L'idea del progetto viene creata o si avvicina al cliente con l'idea. L'idea può essere la soluzione a un problema esistente o una nuova opportunità nel mondo degli affari (ad esempio: lancio di un nuovo modello di smartphone)
- Il documento di business case viene creato fornendo la soluzione per implementare l'idea dopo le sessioni di brainstorming costituite da team, client e project manager.
- I project manager e i team interessati verificano la fattibilità dell'attuazione del progetto in termini di profitti, costi, tempistica, risorse, ecc.
- Una volta che il progetto ha superato questo test di fattibilità, viene proposto per l'approvazione da parte del gruppo dirigente dell'azienda / unità aziendale.
- Durante l'approvazione, SOW per il progetto viene firmato e il budget viene assegnato.
Dopo aver completato con successo i passaggi precedenti, il progetto passa alla fase di pianificazione.
Fase di pianificazione:
Questa è la seconda fase della gestione del progetto. Durante questa fase, viene creato un piano di progetto dettagliato. Questo piano include attività, risorse richieste, tempistiche, costi, ecc. Viene effettuata un'ulteriore pianificazione per stabilire l'ordine di priorità dei requisiti. Il diagramma di Gantt che indica le tempistiche per le varie attività è uno dei documenti importanti creati per la pianificazione. Diversi piani creati in base al tipo di progetto sono:
- Piano di comunicazione: un buon piano di comunicazione garantisce il successo del progetto. Determina come le informazioni devono essere condivise tra i vari gruppi coinvolti (impostazione della posta, Skype, creazione di un elenco di distribuzione, ecc.) La matrice di escalation fa parte di questo piano che viene utilizzato per inoltrare i team ai problemi.
- Piano delle risorse: identifica le risorse necessarie per il progetto e il consumo e il programma per procurarsi le risorse. La mappatura delle risorse umane è delineata in questo piano.
- Piano di qualità: il piano consiste in una descrizione dettagliata degli standard di qualità adottati, dei test di qualità e della garanzia utilizzati per mantenere gli standard.
- Piano di implementazione: include lo schema sulla distribuzione dei risultati del progetto. L'approccio verso lo schieramento, la responsabilità dei membri del team durante e dopo lo schieramento, rilasciano il monitoraggio e il supporto sul completamento del progetto post-progetto.
Dopo il completamento di vari piani, la gestione del rischio viene effettuata in base alla criticità del progetto. Identificazione delle potenziali minacce e analisi dell'impatto se tali minacce si verificano per far parte di questa sottofase. Viene preparato un rapporto sulla gestione dei rischi con un piano per mitigare le minacce future.
Fase di esecuzione:
Fatto con il completamento e la pianificazione dell'idea del progetto. Ora è il momento di metterci al lavoro. In questa fase, viene messa in atto la pianificazione precedente. Questa fase dipende fortemente dalla pianificazione. Meglio il piano migliore sarà l'esecuzione. I project manager seguono i passaggi seguenti in questo processo:
- Allocazione delle risorse e garanzia della consegna puntuale.
- Assegnare le attività ai membri del team su base giornaliera
- Prendere riunioni quotidiane
- Creazione di un rapporto sullo stato basato sugli incontri quotidiani e sullo stato di avanzamento del progetto.
Qui l'intero team arriva al quadro iniziando con il lavoro effettivo (ad es. Sviluppo di software, produzione). Sono stabiliti obiettivi giornalieri; il team deve assicurarsi di incontrarli; in caso di ritardo, devono riferire ai project manager.
Fase di monitoraggio e controllo:
Questa fase viene unita alla fase di esecuzione perché entrambe si verificano contemporaneamente. L'obiettivo principale qui è garantire che l'esecuzione sia eseguita secondo il piano. Calendario e costi aderiscono. I seguenti punti sono implementati durante il monitoraggio:
- Imposta gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
- Confronta il piano di avanzamento o il rapporto sullo stato con il piano di progetto per misurare i KPI.
- Per qualsiasi deviazione dal progetto, ridurre la deviazione e ridefinire i KPI.
- Aggiorna il piano per eventuali modifiche per rispettare la scadenza.
- Monitorare l'utilizzo del budget.
- Monitorare la qualità del progetto.
Fase di chiusura:
Ora quel progetto è completato ed è tempo di distribuirlo sul client o lanciarlo sul mercato. Questo è dove gli sforzi collaborati giungono alla fine fruttuosa !! Il piano di implementazione creato nella fase di pianificazione entra in azione. La fase di chiusura ha:
- Rilascio dei risultati (prodotto / servizio) agli stakeholder.
- Comunicare la chiusura alle parti interessate e ai partner commerciali.
- Approvazione di documenti commerciali.
- Rilascio dei membri del team e chiusura dei contratti.
- Pagamento e documentazione.
- Documentare le lezioni apprese e le migliori pratiche adottate durante il progetto in modo che possa essere utilizzato come riferimento futuro per altri progetti.
- Impostazione della struttura di supporto e manutenzione secondo il requisito.
Quindi sopra sono le fasi del ciclo di vita del progetto. Sebbene l'avvio di un nuovo progetto possa sembrare un compito gigantesco, ma spezzando le fasi garantisce l'obiettivo raggiungibile. Ma queste fasi non si escludono a vicenda, in pratica possono sovrapporsi. Le fasi di esecuzione e controllo che abbiamo visto sopra si verificano contemporaneamente. Allo stesso modo, la stessa cosa può accadere anche in altre fasi.
Fusione di pianificazione-esecuzione:
Le possibilità di problemi e cambiamenti nei requisiti da parte del cliente nella fase di esecuzione possono portare a cambiamenti nel piano di progetto. La pianificazione viene nuovamente eseguita in fase di esecuzione. La metodologia agile ampiamente utilizzata per i progetti software offre la flessibilità necessaria per incorporare tali modifiche dell'ultimo minuto.
I grandi progetti sono divisi in piccoli moduli come la produzione e la qualità può essere moduli diversi per un prodotto. Il completamento di un modulo può corrispondere all'iniziazione per altri progetti.
Si può concludere che queste fasi sono di natura dinamica ma con l'aiuto di diversi strumenti per la gestione del progetto, possiamo garantire il completamento con successo del progetto.
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