Introduzione agli incontri one-to-one con i dipendenti

Gli incontri one-to-one con i dipendenti possono davvero essere un momento importante per conoscere meglio i membri del tuo team e comprendere i loro stili di lavoro e il modo in cui affrontano i loro problemi di lavoro quotidiani. Come project manager, ci sforziamo sempre di mantenere efficaci questi incontri one-to-one con i dipendenti e far sì che ottengano i risultati che prevediamo per i nostri membri del team e per i nostri team, come lo sviluppo della carriera e i piani d'azione per le aree di sviluppo. Ma, da qualche parte lungo la linea, finiamo sempre per mancare in questi incontri o peggio, non li conduciamo nel modo in cui dovrebbero essere condotti.

Che tu sia un project manager con esperienza o un project manager appena promosso, questi incontri one-to-one con i dipendenti non ti stanno facendo bene e ritieni che siano solo una perdita di tempo per te e i tuoi membri del team. Ritieni che l'ora possa essere utilizzata in un modo migliore rispetto a passarla ad ascoltare o consigliare i membri del tuo team.

Per chiarire l'aria intorno a questo strumento efficace, che è incontri one-to-one con i dipendenti, ho escogitato questo articolo che ti spiegherà l'importanza che questi incontri one-to-one portano con sé e come puoi renderli efficaci per produrre benefici in abbondanza.

Importanza degli incontri one-to-one con i dipendenti

Durante il mio mandato come project manager, ho incontrato molti colleghi con forti differenze nelle loro opinioni sull'importanza e l'usabilità delle riunioni one-to-one. Ad alcuni non piaceva l'intero concetto di incontrare regolarmente i membri del proprio team per discutere delle prestazioni e dei loro eventuali problemi. Credevano che questi incontri sul lavoro fossero completamente inutili e richiedessero molto tempo. Mentre gli altri volevano saperne di più sulla portata delle riunioni individuali e erano convinti di aver bisogno di sapere come rendere efficace questo tipo di organizzazione della riunione, poiché li aiutava a far fronte ai membri del loro team e conoscere le loro prestazioni su base regolare.

A mio avviso, vedo gli incontri one-to-one come una piattaforma per un grande scambio di informazioni e idee innovative. È il tipo di incontro che aiuta due persone distinte a capire e imparare di più l'una dell'altra, cosa percepiscono l'organizzazione e come vedrebbero problemi seri o, a volte, le loro frustrazioni sul posto di lavoro. Non incaricherei incontri one-to-one solo allo scopo di esibire i membri del team, ma anche per crescere e conoscere meglio il business, i membri del team e il modo in cui i due possono riunirsi in un grande contributo.

Gli incontri one-to-one sono riservati ai membri del team per esprimere la propria mente e il proprio cuore, ed è una grande opportunità per i project manager di avviare una grande conversazione per aiutare i membri del loro team a diventare stelle nascenti all'interno dei progetti che intraprendono.

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Vantaggi degli incontri one-to-one con i dipendenti

In questa sezione, elencherò i vantaggi che vedo personalmente provenire da incontri one-to-one con i dipendenti. Potrebbero esserci molti più benefici e effetti collaterali contrastanti in questi incontri. Questi effetti collaterali non sono principalmente dovuti al modo in cui sono progettati gli incontri, ma dipendono piuttosto dal modo in cui li conduci. Prima di conoscere questi 10 modi straordinari per condurre incontri one-to-one, esamineremo l'elenco dei vantaggi che ho compilato per te.

  • Controllo delle prestazioni : questo sarà un grande momento per te per valutare e chiedere ai membri del tuo team cosa ne pensano delle loro prestazioni e dove vanno da qui.
  • Revisione autonoma dei dipendenti - Man mano che le conversazioni aumentano, sarai in grado di aiutarli a entrare nel proprio stile di lavoro e aiutarli a gestire il loro lavoro quotidiano secondo la loro convenienza.
  • Affioramento di problemi e problemi - Sarai in grado di dare loro l'opportunità nei confini di una sala riunioni di parlare dei problemi e dei problemi che stanno affrontando e di quelli che il team sta affrontando. Sii un confidente con loro.
  • Monitoraggio del livello di motivazione - Con lo slancio in corso, il membro del tuo team ti svelerà sicuramente i propri sentimenti riguardo a questo ruolo professionale. Puoi quindi controllare i loro livelli di motivazione quando ti parlano del lavoro che svolgono.
  • Impegno per il monitoraggio del lavoro - Questi incontri con i dipendenti sono una grande opportunità per chiedere le loro aspirazioni future, se rimanere o crescere all'interno dell'organizzazione o passare al lavoro successivo che trovano. Con questo, è possibile valutare il loro livello di impegno e prevedere piani di personale basati su questo.
  • Piattaforma per l'apprezzamento - Se hanno fatto qualcosa che vale la pena menzionare la scorsa settimana o dall'ultima volta che li hai incontrati per un incontro individuale, assicurati di congratularti con loro e incoraggiarli a continuare ad alzare il livello più alto.
  • Pianificazione per le loro aree di sviluppo - Ognuno di noi ha aree di sviluppo su cui bisogna lavorare per avvicinarsi alla qualità del lavoro ottimale. Pianifica i piani SMART con il tuo membro del team e concorda su tali meccanismi.
  • Piano d'azione : in base ai piani di sviluppo, assicurati di chiedere loro di annotare i verbali della riunione, tutti completi di punti d'azione da verificare e valutare nella riunione successiva.
  • Nuove idee e innovazioni : questi incontri con i dipendenti possono essere il posto migliore per raccogliere nuove idee e pensieri innovativi che attraversano le menti dei membri del team. Il più delle volte, è attraverso questi membri del team che riceviamo soluzioni sbalorditive e creative per i nostri problemi e problemi finali.
  • Connessione con loro - Questa ora può essere il momento migliore per legarti personalmente con i membri del tuo team. Puoi anche stabilire il tempo per parlare di simpatie e antipatie casuali per costruire il rapporto e trovare una connessione quando si tratta di lavorare insieme.
  • Feedback sulla tua gestione - Questi incontri con i dipendenti sono grandi opportunità per chiedere ai membri del tuo team di fornirti un feedback. Ognuno deve migliorare molti aspetti del proprio lavoro e conoscerli dai rapporti può essere un'ottima cosa. Chiedi loro di essere aperti e trasparenti come vorrebbero che tu fossi con loro.

Suggerimenti per un grande incontro individuale

Ora dal momento che abbiamo incapsulato i numerosi vantaggi che derivano dallo svolgimento di incontri one-to-one con i dipendenti, il nostro prossimo passo è capire come possiamo effettivamente condurre uno e poi due e molti altri ancora. Di seguito sono elencati 10 fantastici suggerimenti su come condurre un ottimo incontro individuale con i membri del team.

  1. Programma! Programma!

L'errore più comune che i manager fanno è mantenere un programma con i membri del loro team e non aderirvi. La pianificazione è davvero un aspetto molto importante nel mondo degli incontri one-to-one con i dipendenti. Sia i manager che i membri del loro team dovrebbero collaborare e rendere la riunione di successo rispettando i tempi e aderendo a questi programmi.

Riunioni individuali al lavoro possono essere pianificate a diverse frequenze: settimanali, mensili o trimestrali. Mentre il trimestrale è il meno preferibile e può coincidere con la progettazione da parte dell'organizzazione di riunioni trimestrali di revisione sul lavoro per la comunicazione, settimanali è il momento più promettente e il più preferibile per queste riunioni individuali sul luogo di lavoro.

  1. Ordine del giorno chiaro e preciso

È essenziale tracciare un ordine del giorno della riunione individuale nei primi minuti della riunione. È importante che l'agenda sia chiara, precisa e, preferibilmente, quella creata dal dipendente stesso. Ciò consentirà loro di avere il controllo su ciò che hanno da dire, risultando quindi in una grande conversazione e un corretto utilizzo del tempo. Una volta che l'agenda è stata preparata dall'agenda, è necessario provarla ed entrambe le parti devono concordare a fondo prima di procedere. Ciò consente di guidare la riunione in modo ancora più efficace.

Spesso, i manager creano modelli fissi che i membri del loro team devono seguire mentre definiscono un'agenda. Questo modello conterrebbe un'ampia categorizzazione del tempo e ogni sezione può avere pensieri e idee del membro del team.

  1. Scegli un'impostazione neutra

Per lo più oggi le organizzazioni hanno una disposizione dei posti molto aperta, dove evitano cabine e cabine tra i loro dipendenti per promuovere i valori di apertura e trasparenza. Ciò consente un ampio scambio di informazioni tra i membri del team. Applicare questa apertura e trasparenza anche quando si ha a che fare con incontri one-to-one sul lavoro e scegliere l'ufficio del proprio dipendente per la riunione o una sala conferenze / riunioni comune per la discussione.

Evita di incontrarti nella tua cabina, se non hai il sistema aperto nel tuo ufficio, mentre mantieni la gerarchia e il decoro all'interno dell'organizzazione.

  1. Applica la regola 60-40

Secondo me, ho chiamato questa regola come regola 60-40 per indicare chi può dire quanto quando la riunione è in corso. Qui, a titolo indicativo, il membro del team dovrebbe utilizzare il 60 percento del tempo indicato durante una riunione uno contro uno. Ciò darà loro abbastanza controllo su ciò che hanno da dire e possono farlo liberamente senza la fretta che si svolge fuori dalla sala riunioni.

Puoi consigliarli nel restante 40 percento di tempo e aiutarti a guidarli quando risolvono i problemi che affrontano o hanno consigli sulle idee che condividono. Con un tale equilibrio che si svolge all'interno di incontri one-to-one sul lavoro, può consentire l'empowerment dei dipendenti all'interno della tua squadra e sarai sicuramente salutato come un grande manager.

  1. Mantieni le figure pronte

I fogli delle prestazioni e le cifre settimanali o mensili devono essere tenuti pronti e devono essere studiati a fondo prima di fare un giro alla riunione individuale con il membro del team. In questo modo avrai una solida base su ciò di cui devi parlare e su cosa il tuo membro del team è responsabile. Non complicare le cose con grafici o diagrammi, ma abilita te stesso con numeri di base sui diversi fattori su cui si basa la prestazione del membro del team.

Assicurati di avere un modello o di condividere il rapporto con i membri del tuo team prima delle loro riunioni individuali sul lavoro e chiedi anche loro di esaminarli. Assicurati di comprendere i loro numeri di performance e lascia che ti chiedano se qualcosa non è chiaro o errato.

  1. Dividi e regola

Dividi la tua riunione in sezioni e prendi il tempo per ognuna di queste sezioni. Assicurati di informare i membri del tuo team di queste sezioni e di chiedere loro di attenersi ai loro programmi all'interno della struttura della riunione one-to-one. Le riunioni individuali ideali sono le seguenti sezioni:

  • 15 minuti - Chalk out e concordare un ordine del giorno
  • 15 minuti : consenti ai membri del tuo team di parlare delle loro prestazioni, problemi e preoccupazioni e delle cose relative al loro lavoro immediato
  • 15 minuti - Consenti a te stesso di consigliarti ed elaborare le prestazioni e i problemi che ruotano attorno al membro del team e aiutarli con guida e supporto utilizzando piani di sviluppo SMART e piani d'azione
  • 10 minuti : consenti al membro del tuo team di parlare di idee e innovazioni e di qualsiasi feedback che avrebbero avuto per te

  1. Modello di riunione

Mantenere un modello di riunione fisso e lasciare uno spazio al suo interno per domande e risposte ad hoc o preoccupazioni oltre alle normali attività svolte dal membro del team. Consenti al tuo modello di riunione individuale di essere sufficientemente flessibile da soddisfare le esigenze di molti membri del team. Sono tutti individui diversi e non dovrebbero essere confinati con un modello rigido.

  1. Premere verso il basso Responsabilità

Alla fine dell'incontro one-to-one, è fondamentale appuntare le responsabilità sul tavolo insieme al piano di sviluppo. Con le responsabilità, dovrai rinunciare a qualcosa di attuabile dall'incontro. In base al feedback e alla scala di successo discussa o alle idee e alle innovazioni che sono state illustrate, assicurati che i membri del tuo team agiscano su di loro e trasformino tali discussioni e idee in azioni benefiche.

Inserisci questa parte del verbale della riunione e consenti al membro del tuo team di inviare un'e-mail ufficiale indicante i verbali della riunione insieme alle responsabilità concordate.

  1. Ciò che accade nella sala riunioni, rimane nella sala riunioni

Assicurati di non rendere pubbliche le discussioni che si svolgono tra te e il tuo membro del team. Se sono punti e idee attuabili, consenti al membro del tuo team di fornire un'azione sufficiente su di essi e non fare affidamento sulla diffusione della parola, a meno che non sia pertinente e necessario.

Tutte le discussioni personali, gli obiettivi e le aree di sviluppo dovrebbero essere strettamente tra te e il tuo membro del team e dovrebbero essere utilizzati solo come ritenuto appropriato da te. Evita di utilizzare le informazioni che ricevi durante le riunioni one-to-one al lavoro su un forum pubblico e per il tuo vantaggio. Il tuo membro del team ti ha confidato; rispettalo.

  1. Piano d'azione per te stesso

È necessario non solo che il membro del tuo team elabori un piano d'azione, ma poiché sei il leader tra i due, ci sono alcuni passaggi che anche tu dovrai portare avanti per garantire che lo sviluppo prevalga all'interno del tuo team.

Annota un piano d'azione su cui agirai a beneficio del tuo membro del team e dell'azienda, che tornerà a tuo vantaggio. Rimani concentrato sull'aiutare i membri del tuo team a raggiungere il successo. Questo sarà anche il tuo successo.

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Questa è stata una guida agli incontri one-to-one con i dipendenti può davvero essere un momento importante per farti conoscere meglio i membri del tuo team e comprenderne gli stili di lavoro. Questi sono i seguenti link esterni relativi agli incontri con i dipendenti.

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