Che tu sia d'accordo o no, se sei una di quelle persone che si distraggono facilmente, l'email è uno dei motivi principali. Hai apportato modifiche e utilizzato molti trucchi, ma la tua casella di posta non sembra funzionare come lo desideri. In questo articolo, imparerai a essere un ninja e-mail che gestirà magistralmente tutti i problemi di posta elettronica. Tutto quello che devi fare è scegliere uno dei seguenti metodi e avrai finito.

Ma i metodi di articolazione non ti aiuteranno ad affrontare una distrazione così schiacciante. Hai bisogno di sanità mentale prima. Quindi, portiamo un po 'di buonsenso ai tuoi problemi di posta elettronica e poi parleremo di 5 semplici cose che puoi usare per porre fine a tutti i problemi del tuo account di posta elettronica.

Portare sanità mentale

Quante volte hai controllato le tue e-mail al giorno? Se sei un professionista o qualcuno che ha bisogno di leggere molte e-mail, i numeri sarebbero 100, 200, persino 500. Ma quante persone conosci che controllano le loro caselle di posta (più) 500 volte al giorno e si sentono in salute ? Hai ragione. Non ci può essere nessuno al mondo che vorrebbe controllare le e-mail 500 volte al giorno. Ma non sembrano fermare la loro dipendenza.

Ma in mezzo a questa dipendenza, riesci a vedere che a causa di questa dipendenza dalla posta in arrivo, perdi regolarmente le tue preziose ore, giorno dopo giorno? E il tuo miglior lavoro è ancora annullato, il progetto dei tuoi sogni deve ancora essere realizzato e la tua vita è ancora in sospeso.

Quindi, ecco cosa dovresti fare se vuoi portare chiarezza e sanità mentale ai tuoi giorni.

  • Metti via la tua connessione internet

Internet è un vantaggio che siamo tutti d'accordo. Ma troppo di tutto agisce contro i vantaggi. L'uso eccessivo della posta elettronica è una di queste cose. Le persone non se ne rendono conto finché non sono abituate alla loro casella di posta. Quindi quale può essere la misura possibile per curare la dipendenza? La soluzione è fondamentale come può essere. Lascia semplicemente andare la fonte. Se sei dipendente dall'e-mail, rimuovi la connessione a Internet in determinati momenti in cui desideri svolgere il tuo lavoro. Non dire che non si può fare. Tutto quello che devi fare è avere un po 'di chiarezza nella tua giornata. Pianifica la tua giornata in anticipo e rimanda consapevolmente Internet ogni volta che vuoi lavorare (controllare le e-mail non è qualcosa che possiamo chiamare "lavoro"; per alcuni, può, ma poi non ti lamenterai di usare eccessivamente la posta elettronica).

  • Imposta un'ora in cui usi la posta elettronica

Se sei molto dipendente dalla tua posta in arrivo, sarebbe difficile lasciar andare la dipendenza. Il modo migliore per ridurre la dipendenza è impostare un momento adeguato in cui controllare i problemi dell'account e-mail. Forse due volte al giorno. Per alcuni, non è sufficiente controllare le e-mail due volte al giorno. In tal caso, imposta il tuo tempo e poi controlla durante quei periodi di tempo. Ma non andare più di cinque volte al giorno.

  • Sbarazzarsi del dispositivo

Nell'era della tecnologia moderna, tutti hanno uno smartphone e quindi controllare e rispondere alle e-mail è diventato notevolmente più semplice e allo stesso tempo, siamo sempre informati su quante e-mail riceviamo. Ma abbiamo paura all'idea di sbarazzarci dello smartphone. Ma se possiamo fare, saremo in grado di portare così tanta sanità mentale nella nostra vita che non possiamo capire ora. Puoi dire che questo è contro la realtà. Sì forse. La verità è che non sei pagato per il controllo delle e-mail. Piuttosto sei pagato per fare un lavoro significativo e contribuire al tuo cliente in un modo che lo rende felice. Quindi, anche se non riesci a liberarti del telefono; mettilo in modalità aereo o spegni Internet quando lavori. Ti farà risparmiare un sacco di tempo e inoltre ti aiuterà a diventare più sano.

  • Alla ricerca di una vita tranquilla

Ogni notifica su un'e-mail che riceviamo ci fa sentire importanti. Ci fa sentire inconsci che stiamo svolgendo un lavoro importante e le persone lo riconoscono tramite l'invio di e-mail. E se questo flusso di posta elettronica costante non fosse necessario. E se vuoi una vita che non ha bisogno di alcun riconoscimento al di fuori di te! E se riesci a sentirti bene semplicemente facendo un ottimo lavoro e non preoccuparti delle e-mail e delle notifiche costanti nella tua casella di posta! Non porterebbe più tranquillità e sanità mentale nella tua vita (professionale e personale)?

5 semplici trucchi per risolvere i tuoi problemi di posta elettronica per sempre

Queste sono le 5 cose che puoi fare per risolvere tutti i tuoi problemi di posta elettronica per sempre. No, non sono tecnici. Sì, possono essere fatti da chiunque indipendentemente dalla carriera o dalla vita professionale che qualcuno ha.

  1. Usa il principio 80-20 per la tua e-mail e posta in arrivo

Accetteresti che la maggior parte delle tue e-mail non aggiungono valore alla tua vita. Semplicemente no. Certo, pochi lo fanno e affrontiamo solo quelli che aggiungono valore alla tua vita. Quello che ti consigliamo sono questi:

  • Riconosci da quali mittenti di email ottieni il massimo valore. Aggiungi alla tua rubrica in modo da non perdere nessuna e-mail da loro.
  • Annulla l'iscrizione a tutto il resto dei mittenti di email.
  • Come lo faresti? È necessario utilizzare una misura per limitare l'abbonamento e-mail. Tieni traccia di quante email ricevi al giorno. Supponiamo che tu riceva 100 email al giorno. Ora tracciare 100 e-mail è difficile. Ma non hai bisogno di occuparti di 100. Basta vedere quanti ne vuoi nella tua casella di posta (supponiamo 18-20) e lascia andare il resto. Basta iscriversi e segnalare spam se sembrano caricare la posta in arrivo anche dopo aver annullato l'iscrizione (molti di loro lo fanno).
  • Secondo il principio di Pareto, sappiamo che solo il 20% delle cose fa l'80% della differenza. Ciò significa che puoi utilizzare lo stesso principio per filtrare quali sono quelli che creano il massimo impatto e puoi lasciar andare tutto il resto.

  1. Hai sentito la parola "cancellare"

Sì, questo è uno dei modi più semplici per gestire i tuoi problemi di posta elettronica. Abbiamo visto molte caselle di posta piene di e-mail, 100, 500, persino 1000 che non sono state lette o non hanno avuto alcuna importanza, ma sono ancora nella posta in arrivo, attirando la loro attenzione. Ma è necessario? Se hai mai affrontato un problema del genere, l'unica soluzione è selezionare tutto e premere "Elimina". Se non sei in grado di farlo, ci sono alcune cose che ti guideranno nel tuo cammino verso la creazione di una casella di posta vuota:

  • La casella di posta piena di e-mail crea ambiguità visive e gradualmente mentali. Ti ricorda ogni giorno quanto non ne hai bisogno, ma non riesci a trovare il coraggio di cancellarli in una volta.
  • Il motivo per cui non si è in grado di eliminarli immediatamente è che, come ognuno di noi, si soffre della sindrome "nel caso". Conserviamo cose o e-mail o messaggi, nel caso in cui avessimo bisogno in futuro. Ma se non li hai aperti negli ultimi 3-6 mesi, confida che non ti serviranno più, sì, nemmeno nel prossimo futuro. Puoi comunque controllare ed eliminare le e-mail che desideri eliminare, ma è un processo lungo.
  • È inoltre possibile utilizzare il metodo di eliminazione passo per passo. Decidi semplicemente di eliminare 10 e-mail ogni giorno dopo aver controllato. E non lasciare che nessuna nuova e-mail rimanga nella tua casella di posta. Se non sono necessari per eliminarli. Per le vecchie e-mail, leggerle ed eliminare 10 e-mail al giorno. Ti renderà le cose più facili.

  1. Scrivere e rispondere a problemi di posta elettronica

Nelle sezioni precedenti, abbiamo menzionato come si sarebbe in grado di eliminare i problemi dell'account e-mail e rendere vuota la posta in arrivo. In questa sezione, parliamo di come scrivere o rispondere alle e-mail. Se sei un professionista e hai bisogno di avere a che fare con molti clienti, utilizza il seguente metodo per padroneggiare la scrittura di e-mail:

  • Questo può essere definito come propaganda minimalista, ma questo metodo ha molti vantaggi. Se lo usi, ti farà risparmiare tempo, fatica e ti aiuterà a ridurre il tempo di posta elettronica.
  • Ogni volta che scrivi o rispondi a problemi di posta elettronica, assicurati che la tua e-mail non debba contenere più di 5 frasi. Sì, potrebbero esserci e-mail di cui è necessario scrivere l'intero ordine del giorno della riunione o la trascrizione di un intero rapporto. Ma in tal caso, assicurati di utilizzare un allegato (.doc o .pdf o .xls). Non usare il tuo spazio e-mail per scrivere tutto. Perché il rapporto o l'agenda possono essere fatti in momenti diversi con o senza la necessità di elaborare e-mail.
  • I vantaggi di scrivere solo 5 frasi in un'e-mail sono di risparmiare tempo da parte tua e allo stesso tempo, farà risparmiare tempo alle persone che leggono le tue e-mail. Quindi, scrivi solo 5 frasi e-mail e non di più.

  1. Crea etichette

Se usi Gmail, puoi andare alle impostazioni e creare etichette. La creazione di etichette risolverà la maggior parte dei problemi relativi alla gestione della posta in arrivo. Utilizzare i passaggi seguenti per gestire in modo efficiente la posta in arrivo:

  • Prima di tutto, crea tre etichette da elaborare. La prima etichetta sarebbe "immediata", la seconda sarebbe "importante" e la terza sarebbe "eliminare".
  • Man mano che vai avanti nel tempo pianificato per controllare le tue e-mail, inseriscile nelle etichette che hai creato.
  • Con le e-mail memorizzate nell'etichetta "immediate", distribuirle immediatamente. E se il lavoro è fatto, elaboralo sulla terza etichetta "elimina".
  • L'etichetta "importante" ha più significato di qualsiasi altra etichetta nella tua casella di posta. Quindi, dai maggiore enfasi a questo. Nell'etichetta "importante", avrai email che sono progetti a lungo termine o qualcosa che richiede più attenzione di pochi secondi o minuti. Come avrai finito con loro, elaborali per "eliminare" l'etichetta.
  • Infine, qualunque cosa otterrai nell'etichetta "elimina", visualizzali uno per uno ed eliminali dalla posta in arrivo.
  • Non puoi usare questo metodo. Struttura il tuo metodo. La cosa più importante è avere un metodo per la tua casella di posta. Qualsiasi metodo farebbe se ti aiuta a creare inbox-sanità mentale.

  1. Prestare attenzione durante l'elaborazione delle e-mail

In questa era di folle produttività, i professionisti hanno dimenticato il valore della consapevolezza. E la padronanza della posta in arrivo non è un problema. Anche quando pensi alle e-mail o alla posta in arrivo, tutto ciò che pensi è aumentare la tua produttività. Ma la verità è che la presenza è più importante della produttività. Se sei presente, non devi preoccuparti di trovare l'ora. Hai tempo. E con la presenza, ora hai anche la sanità mentale. Utilizzare i passaggi seguenti per essere consapevoli durante l'elaborazione della posta in arrivo:

  • Ogni volta che pianifichi di elaborare la tua casella di posta, rallenta. Non avere fretta. Fallo come se fossi in meditazione per 15-20 minuti. Sii consapevole di ogni tua mossa.
  • Non andare ad altri problemi dell'account e-mail fino a quando non hai finito con uno. Gestisci i problemi di posta elettronica nella posta in arrivo, un giorno alla volta e vedresti che il processo diventerebbe più fluido e semplice.
  • Ogni volta che rispondi o rispondi a qualcuno, digita le frasi come se fossi completamente consapevole di come stai scrivendo, di come stai elaborando le informazioni nella tua mente e di come ti stai rivolgendo.
  • Dai maggiore preferenza alla presenza rispetto alla produttività, sì anche durante l'elaborazione della posta in arrivo.

I suggerimenti di cui sopra non possono essere trovati in un libro di auto-aiuto o in un articolo relativo alla padronanza della posta in arrivo. La padronanza di Inbox non riguarda il modo in cui puoi classificare o elaborare le tue e-mail (anche se ne abbiamo già parlato); è più su come non perdere la sanità mentale. Se segui questi suggerimenti, vedresti che la posta elettronica e la posta in arrivo non si presentano di grandi dimensioni di fronte a te e quindi sarai in grado di fare il tuo meglio.

Scegli una delle opzioni precedenti e prova a implementarla. Scopri tu stesso come puoi aiutarti a gestire efficacemente il mucchio di problemi di posta elettronica nella tua casella di posta.

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Questa è stata una guida per risolvere tutti i tuoi problemi di posta elettronica per sempre. No, non sono tecnici ma possono essere implementati da chiunque. Questi sono i seguenti link esterni relativi a problemi di posta elettronica.

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