Comunicazione efficace - La comunicazione nei progetti IT costituisce il ponte fondamentale tra le idee e le sue implementazioni. Ma la comunicazione può presto trasformarsi in cattiva comunicazione in pochi secondi. Una comunicazione efficace sembra essere la necessità dell'ora per il project manager IT che preferisce farlo correttamente quando si tratta di come, quando, perché e dove comunicare. L'avanzamento del progetto dipende sicuramente dal modo in cui avviene la comunicazione del progetto perché è solo attraverso la comunicazione che è possibile trasmettere informazioni da un punto all'altro.
Fonte immagine: pixabay.com
Si può dire molto sulla capacità di un project manager IT di guidare, gestire e coordinare con successo l'intero percorso del progetto attraverso il piano di comunicazione o la strategia fornita. È questa comunicazione che può evidentemente realizzare o distruggere questo progetto o misurare la sua efficacia nella scala del business. Per un progetto che si rivolge a persone diverse di diversa estrazione, che possiede diverse competenze, più agevole è un piano di comunicazione, migliore è il progetto e il suo successo. Pensala come una colla o un adesivo che tiene insieme i diversi aspetti delle fasi del progetto; più come una fondazione che una barriera di comunicazione.
La comunicazione deve essere gestita in modo appropriato per produrre il massimo potenziale del piano di progetto definito. Hai mai sentito parlare delle differenze tra le parti interessate che hanno portato a gravi alterazioni e dissoluzione dei progetti? La maggior parte di questi casi e scenari si presentano con il principale colpevole di cattiva comunicazione. Ora questo è qualcosa che non vorresti per il tuo team e progetto come project manager.
Con la globalizzazione, ci sono progetti che si espandono oltreoceano e hanno bisogno di un meccanismo solido e di un piano per tutte le loro comunicazioni, che devono essere sempre così rapidi e potenti da non lasciare spazi vuoti. Quindi, ecco un bocconcino per tutti quelli che vogliono lasciare il segno e il successo come comunicatore efficace sul fronte della gestione del progetto.
Sì, abbiamo bisogno di una comunicazione efficace all'interno dei progetti IT!
C'è sempre quell'attività che interrompe l'intero processo del tuo progetto e ha bisogno che tu ti occupi di tempo e spazio per riportare il progetto in pista. Ma se questo particolare scenario non viene pensato in precedenza o se viene pensato ma non menzionato ad altre parti interessate su come gestirlo, sicuramente crea un altro putiferio.
Pensa a un progetto come a una casa costruita usando le carte da gioco. Una mossa o un posizionamento sbagliato e i mattoni si schiantano. Avere solide fondamenta e non è una ripida collina dalla tua battuta d'arresto. E questa fondazione, evidentemente, è la comunicazione.
Fonte immagine: pixabay.com
È attraverso la comunicazione che la pianificazione è migliore, la raccolta dei requisiti è migliore, l'implementazione è migliore e il progetto procede senza intoppi.
La comunicazione sembra essere uno dei fattori più sottovalutati della gestione e della pianificazione del progetto e spesso lasciata fuori per essere affrontata nell'ultima fase. Questo accatasta il lavoro e con uno swoosh! non può assolutamente ottenere risultati dal duro lavoro e dalla resilienza. Questo è qualcosa che ho affrontato e parlo per esperienza personale.
Ho capito l'importanza di un efficace piano di abilità comunicative fin dall'inizio di un progetto fino alla sua fine.
Vantaggi di una comunicazione efficace
Competenze comunicative efficaci possono far risparmiare tempo e denaro a te e alla tua azienda nel progetto che intraprendi.
Triangolo di gestione del progetto
Questi tre aspetti del triangolo di gestione del progetto sono i vincoli che determinano il successo di un progetto. Tutti questi sono essenziali e devono essere correttamente bilanciati. Ogni vincolo quando spostato è destinato a influenzare e influenzare gli altri due fattori.
Fonte immagine: pixabay.com
Quando viene ampliato l'ambito, aumentano anche i tempi e i costi previsti per il progetto. Se il tempo è breve e limitato, limita la portata del progetto ma aumenta il costo reso. E, infine, se il budget è limitato, il costo si riduce e la portata si riduce.
Con questi cambiamenti che avvengono costantemente in ogni fase del progetto, una comunicazione efficace può essere i punti che uniscono i vincoli per ottenere l'equilibrio desiderato.
Tracciamento delle fasi
Sei tu a guidare il progetto da capo, ma non riesci a ottenere l'immagine completa di ciò che sta accadendo con il tuo progetto poiché le descrizioni menzionate nel sistema di tracciamento dei problemi sono semplicemente fuorvianti e non è chiaro per te prendere decisioni. Suona familiare?
Ecco dove arriva una comunicazione aziendale efficace per salvare la giornata e ti aiuta a tenere d'occhio ciò che deve essere fatto.
La tua e-mail dovrebbe congratularsi con il tuo team per aver raggiunto un traguardo importante, ma sembra che la tua posta non sia importante per l'oggetto che viene visualizzato nella posta in arrivo di tutti. Non hai nessun posto dove andare ma rivolgiti a una comunicazione efficace.
Modalità per facilitare una comunicazione efficace
- Strumenti e sistemi
- incontri
Questo elenco non è elaborato, ma costituisce il punto cruciale di efficaci suggerimenti di comunicazione: semplicità.
E-mail : questo è un mezzo primario di comunicazione interna ed esterna. Sin dagli albori di Internet, le e-mail si sono continuamente espanse e si sono evolute per rimanere fedeli al bit di comunicazione efficace di qualsiasi transazione.
Fonte immagine: pixabay.com
Ma, con tutto il fasto e la sfilata, molti non sono ancora consapevoli di come l'uso di base della posta elettronica possa portare allo sviluppo dei progetti IT. L'argomento è il primo punto da discutere; mentre ti occupi di un progetto IT, l'oggetto deve essere:
- Conciso e chiaro
- Breve
- In grado di inoltrare lo scopo della posta
- In grado di identificare il progetto
La riga dell'oggetto è come il tuo slogan e può determinare se la tua squadra salverà quei minuti di lettura dei contenuti della posta o meno.
I successivi sono i destinatari. Il campo To, Cc, Ccn dovrebbe contenere ID appartenenti alle persone giuste e non dovrebbe andare in una mailing list se non riguarda tutti quelli in quella lista.
Fonte immagine: pixabay.com
Infine, assicurati di avere tutto per posta: transazioni e discussioni e verbali delle riunioni. Deve essere ufficiale e forma posta come quella forma di comunicazione ufficiale.
Strumenti e sistemi : li abbiamo utilizzati per il monitoraggio di attività progettuali moderne, promemoria, collaborazione, condivisione e tutte le diverse forme di comunicazione. Oggi le applicazioni aziendali hanno guadagnato molto slancio e la sua integrazione con i client di posta elettronica ha reso le cose più facili per tutti i project manager e i membri del team di progetto. Ma, in qualità di project manager, è necessario utilizzare questi apparati di strumenti di comunicazione efficienti in modo da poter gestire il progetto in modo più efficace.
I project manager che si occupano di progetti IT stanno affogando in problemi che vengono catturati in modo impraticabile, portando quindi a una comunicazione tardiva o inesistente. Sebbene le tue e-mail siano ben in grado di tenerti aggiornato o aiutarti a tenere traccia delle attività in corso del tuo progetto, in caso di progetti più grandi, non sembra fattibile. In tali momenti, è importante che un project manager investa in migliori strumenti di gestione del progetto che si collegano e forniscono un collegamento tra le varie parti interessate esterne e interne coinvolte nel progetto.
Fonte immagine: pixabay.com
Durante l'utilizzo di tali sistemi, è necessario tenere presente i seguenti aspetti:
- Titolo : assicurati che il titolo abbia tutto. Il titolo dovrebbe essere il più descrittivo possibile per chiunque rientri nei limiti del progetto.
- Categoria : taggare e fornire categorie per le attività che devono essere intraprese. Stabilisci le priorità e comunica quali compiti devono essere esaminati più acutamente dell'altro.
- Problemi : assicurati di monitorarli in modo efficiente in modo che il tuo progetto non blocchi l'attività successiva in linea e assicurati di comunicare abbastanza attraverso il sistema che una determinata attività verrà bloccata per lasciare il posto a un'altra attività più urgente.
- Descrizione : sii il più descrittivo possibile nella categoria della descrizione. Utilizza collegamenti, immagini e grafici per trasmettere rapidamente un'idea o un messaggio.
- Commenti : assicurati di commentare tutti gli sviluppi in modo che tutti in quella categoria ne siano consapevoli. I commenti dovrebbero anche dettagliare la comunicazione verbale o la conversazione telefonica nel modo "come abbiamo discusso …".
Riunioni - Questi incontri di intellettuali per "discutere" e "risolvere" i problemi hanno un po 'di cattivo gusto in quanto comporterebbero lunghe ore di confinamento nella sala riunioni e, cosa che alcuni temono completamente, nessun risultato alla fine di tutto. Tali incontri si incontrano e sono stati prevalenti a causa del fatto che non è stata resa effettiva una comunicazione efficace sul posto di lavoro.
Prendiamo ad esempio le riunioni di aggiornamento dello stato. Questi incontri hanno una folla di persone che discutono e condividono i loro compiti completati e in sospeso, svolta dopo svolta, mentre gli altri normalmente stanno solo aspettando il loro turno o sono completamente annoiati. Ciò significherebbe che le persone sprecano molto del loro tempo in riunioni inutili e non utilizzano completamente il tempo loro concesso, con conseguente perdita di risorse.
Per contrastare questo, i guru della gestione dei progetti hanno ideato una serie di incontri diversi, che in un certo senso mettono in atto lo stesso scopo di un incontro senza comportare perdite di tempo (tempo, denaro o sforzo). Diamo un'occhiata a questi:
SCRUM - Nel framework Agile, i progetti sono suddivisi in parti e ciascuna parte riceve uno sprint, che normalmente ha una durata di una settimana o due. Durante questo periodo, non è abbastanza efficiente sedersi per lunghe riunioni per ottenere aggiornamenti. Quindi, lo SCRUM, un incontro stand-up di 10 minuti che si svolge con ScrumMaster che porta ogni membro del team a elaborare:
- Quali compiti sono stati completati ieri?
- Cosa è stato programmato per oggi?
- Problemi riscontrati
Fonte immagine: pixabay.com
ScrumMaster comunicava quindi al responsabile del progetto gli aggiornamenti generali e lo stato del progetto. Questo è un approccio efficace e snello verso tutti i processi impiegati.
Incontri faccia a faccia - Questa forma di incontro utilizzerà il tempo del caposquadra, ma sarebbe comunque efficace. One-on-one sono efficaci per i seguenti motivi:
- Pianificato regolarmente a un orario fisso
- Durata standard di 30 minuti
- 10 minuti per informarti sull'andamento del progetto
- 10 minuti per i tuoi aggiornamenti su di loro e sul loro lavoro
- 10 minuti per un piano di sviluppo e cose da discutere nel prossimo incontro
Fonte immagine: pixabay.com
- Concentrarsi sul lavoro e sulle prestazioni dei membri del team
- Sbarazzarsi di miss comportamentali
- Monitoraggio periodico dei piani di sviluppo
- Condotto in privato
Comunicazione 101
Ecco alcuni punti per ricordare ciò che abbiamo comunicato:
- Mantieni la tua comunicazione breve e concisa come nei progetti IT che trattiamo con persone coinvolte in lavori creativi che richiedono molto tempo. Ad esempio, codifica e progettazione.
- È necessaria chiarezza negli scopi e nelle linee tematiche.
- Ogni minuto è importante e il tempo deve essere utilizzato in modo efficiente.
- BACIO - Keep It Simple, Silly.
- Attenersi a un vocabolario comune ed evitare l'uso di parole lunghe e noiose.
- Tienilo tutto via e-mail. Argomenti verbali o discussi.
- L'uso di grafici e immagini si pone come buoni comunicatori visivi.
- Organizza incontri precisi. Avere un ordine del giorno fisso e i verbali della riunione devono essere inviati dopo le riunioni.
- Utilizzare la lavagna per annotare annunci e attività poiché le e-mail potrebbero passare inosservate.
- Coinvolgi solo le persone che sono necessarie nelle tue mail e riunioni. Non vorrai perdere altro tempo.
- Leggi chiaramente le notifiche o le e-mail che ti arrivano per capirle.
- Utilizzare sistemi di gestione dei progetti incentrati sul team e promuovere la collaborazione.
- Mantieni il controllo del tuo progetto e assicurati di sapere tutto ciò che sta accadendo.
- Le decisioni devono essere trasmesse in modo chiaro e con dati adeguati e precisi.
- Ascolta i membri del tuo team.
Diffondere la parola
La comunicazione è l'elemento chiave che deve essere alla base dell'intero ciclo di vita del progetto. Con ogni cambiamento in atto, un piano di comunicazione fisso e completo all'inizio del progetto può aiutare i responsabili IT a far emergere il meglio dai membri del loro team, a eliminare difetti e sprechi e a progredire senza problemi fino alla fine.
I membri del tuo team devono sapere che stai impiegando così tanto tempo e sforzi per assicurarti che il coordinamento sia brillante e che non possano mai perdersi in un mare di parole. Responsabili di progetto, cogli questa sfida come un'opportunità e vedrai come il semplice aggiustamento della comunicazione può fare una grande differenza per il progetto e i suoi procedimenti.
Mi piace? Lo odi? Facci sapere cosa hai imparato attraverso questo post del blog e cosa hai in mente che sembra che ci siamo persi. Diffondi l'apprendimento!
Articoli consigliati
Piano di progetto o piano di gestione del progetto