Agile Project Management for Dummies - Arrivare al nocciolo del Project Management, come altri argomenti, non è uno con scorciatoie. Se hai bisogno di informazioni, dovrai ottenerle corrette dall'inizio, da zero! Una volta che le tue basi sono state perfezionate e modificate, puoi andare verso il vicolo della brillante agilità nella gestione dei progetti e girare i tavoli della tua organizzazione. Quindi, ecco il tuo chip ad un inizio meraviglioso.
Benvenuti in Agile Project Management for Dummies !
Cosa significa un progetto?
Consideralo un'impresa unica per una determinata azione di adempimento dei requisiti. Questa impresa ha principalmente più di una attività correlate che si pongono come compiti e questi compiti devono essere svolti in un lasso di tempo stabilito e ad un livello di qualità atteso. E, soprattutto, questi compiti dovrebbero aiutare il progetto a raggiungere il suo obiettivo finale. Con un inizio e una fine pianificati, i progetti vengono avviati e attraversano parti interessate che guidano l'azienda verso la sua visione e missione.
Cosa significa Agile Project Management?
L'implementazione di metodi e tecniche di pianificazione, organizzazione e programmazione di risorse qualificate, dedicata a un progetto sarebbe definita come Project Management. Il processo segue una ripartizione sistematica e il follow-up dei compiti che compongono i passi verso il raggiungimento dell'obiettivo del progetto.
Il Project Management Agile nel corso degli anni ha acquisito un buon, solido slancio e i risultati sono stati osservati in tutti gli ambiti di attività. Ciò guadagna la nostra fiducia in una metodologia infallibile applicata per il successo di una strategia aziendale.
Valore della gestione agile del progetto
Il project management agile si rivolge a scopo, persone e processo. L'aggiunta di valore viene avviata in ogni fase del ciclo di vita di un progetto. Questi fattori portano il progetto al suo obiettivo finale e dimostrano giuste le strategie intraprese.
Lo scopo dell'intero progetto è il punto focale nella gestione del progetto. Tutte le parti interessate e le risorse convergono verso questo scopo e l'agile gestione del progetto offre all'organizzazione la garanzia che sarà conforme ai requisiti e alle esigenze dell'azienda.
Le persone coinvolte nel progetto rendono disponibili capacità e competenze al progetto e lo portano a compimento. Aiuta le parti interessate o i membri del team a realizzare le proprie responsabilità e responsabilità nei confronti dei risultati previsti.
Il processo seguito unisce il progetto per portarlo alle date e alle scadenze di consegna previste, mantenendo il budget per le singole attività.
5 fasi della gestione del progetto
Esistono 5 gruppi o fasi del processo di gestione del progetto ampiamente riconosciuti che compongono l'intero flusso di lavoro coinvolto. Questi passaggi sono ampiamente applicabili a tutti i progetti, operazioni e programmi in materia. Questi sono:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura
Diamo un'occhiata a ciascuna di queste fasi a colpo d'occhio e andiamo verso un progetto di successo nella tua organizzazione:
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Avvio
L'avvio di un progetto deriva dal fatto che qualcosa deve cambiare o deve essere fatta una nuova inclusione o deve essere risolto un problema. Si tratta di situazioni urgenti che richiedono l'inizializzazione di un progetto per superare o indurre un particolare problema o cambiamento.
Mentre alcune aziende insistono su un elenco di criteri per un progetto che deve essere definito e avviato come un "progetto", mentre altri considerano i cambiamenti all'interno del dipartimento, tra i dipartimenti e in tutta l'organizzazione come progetti. Questi spesso rappresentano una linea sottile tra i concetti di project management e change management.
I progetti possono essere avviati principalmente dal top management ma lo fanno solo tenendo conto della forza lavoro. Prendendo in considerazione i punti di vista della forza lavoro e dei dirigenti si pone come una trama essenziale per l'avvio del progetto. L'avvio del progetto deriva dalla stesura o dalla stesura di una proposta di progetto che necessita di sanzioni da parte del team principale, che garantisce le risorse e il budget necessari per il progetto.
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Pianificazione
La pianificazione del progetto è il punto cruciale di qualsiasi progetto che è stato intrapreso nel corso dei secoli nei regni della gestione del progetto. Condurre qualcosa di nuovo o modificare processi o flussi di lavoro già esistenti può comportare una serie completamente nuova di rischi e problemi. Questi problemi o rischi possono essere evitati o mitigati attraverso un attento utilizzo della seconda fase della gestione del progetto.
In questa fase, l'ambito del progetto determina la quantità di pianificazione richiesta per esso e l'intensità del progetto può determinare fino a che punto andrà la pianificazione del progetto. La pianificazione prevede di esaminare ogni aspetto del progetto secondo l'obiettivo fissato durante la fase di avvio del progetto. Una volta determinati i requisiti e le esigenze, la pianificazione del progetto può essere facilmente programmata e ordinata per una migliore comprensione di quale pezzo di puzzle si adatta dove.
Una volta completato il puzzle, è possibile ottenere l'intero quadro di dove si trova il processo e dove dovrebbe trovarsi alla fine del progetto. In questo modo è possibile colmare le lacune in modo graduale, portando il progetto al suo completamento.
Ogni attività del progetto avrà un proprietario, una sequenza temporale, risorse assegnate e una data di completamento. Queste attività possono essere ulteriormente suddivise in sottoattività e ognuna di esse contribuirà all'obiettivo del progetto.
Con la fase di pianificazione, è possibile intraprendere le seguenti attività:
- Definizione e pianificazione dell'ambito
- Definizione e pianificazione dell'attività
- Sequenza di attività
- Cronologia delle attività
- Cronologia del progetto
- Assegnazione delle risorse
- budgeting
- Schema del progetto
- Piano di qualità
- Piano di comunicazione
- Acquisizione del personale
In cima a tutto ciò, la gestione dei rischi è un fattore chiave nella fase di pianificazione. Il rischio deve essere preso in considerazione e deve essere incorporato in ogni piano in corso. Il rischio significherebbe più spese generali, di cui i progetti non necessitano in nessuna fase del ciclo di vita del progetto. La gestione dei rischi implicherebbe l'identificazione e la quantificazione dei rischi per ogni fase e ogni attività o sottoattività intrapresa.
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Esecuzione
Questa fase determina il piano e lo mette in atto per raggiungere l'obiettivo e l'obiettivo del progetto. Ecco dove vengono impiegati i membri del team di progetto per completare i compiti, le attività e le fasi.
Le azioni sono intraprese secondo il piano e tutti i rischi formidabili sono trattati secondo il piano di mitigazione del rischio avviato durante la fase di pianificazione. I rischi sconosciuti e imprevisti vengono affrontati su base ad hoc e viene data priorità affinché il lavoro non venga interrotto. Le attività principali vengono eseguite per la progettazione e le seguenti cose devono essere prese in considerazione:
- Garanzia di qualità
- Deviazione minima dal piano originale
- Occhi fissi sull'obiettivo
- Adesione alle tempistiche
- Follow-up continuo
- Valutazione della prestazione
- Controlli regolari sullo stato di avanzamento
- Gestione del rischio
- Risoluzione dei problemi
- Sviluppo del team
- Piano di comunicazione
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Monitoraggio e controllo
Questa fase è una fase essenziale che garantisce e misura il successo del progetto in tutti i tempi previsti. Verifica la longevità del progetto e viene normalmente eseguito attraverso un meccanismo di controllo messo in atto dopo la fase di implementazione o esecuzione.
La rendicontazione delle prestazioni e la gestione delle modifiche entrano in gioco in questa fase e i meccanismi di controllo del progetto controllano i risultati attesi da ciascuna attività e attività, confrontandoli con quelli reali. In questo modo è possibile calcolare gli scostamenti e implementare le azioni necessarie nel tentativo di contenere ulteriori livelli di variazione rispetto al piano d'azione previsto.
L'unico scopo di questa fase è determinare se il progetto è sulla buona strada o meno. Rimettere in carreggiata il progetto può mostrare le capacità di un project manager e può mettere in primo piano la propria linea di lavoro. È in momenti di deviazione che le competenze rese non solo dal project manager, ma anche dai dirigenti che emergono e vengono utilizzate per risolvere problemi e problemi.
I seguenti aspetti devono essere attentamente monitorati e controllati:
- Qualità
- Costo
- Scopo
- Linea del tempo
- Rischio
- Risposta al rischio
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Chiusura
Lo scopo di questa fase è generare e raccogliere tutti i dati e le informazioni pertinenti al progetto e diffonderli. Questa chiusura prevede passaggi quali la segnalazione delle metriche di successo e il grafico di come il progetto è andato. Implica tutti i danni e i miglioramenti, tutte le risorse utilizzate e i costi.
In questa fase, la proposta iniziale e il contratto del progetto vengono rivisti per verificare se tutti i risultati finali sono stati citati e consegnati come output del progetto. La finalizzazione e la risoluzione delle discrepanze in sospeso vengono eseguite in questa fase.
Ciclo di vita del progetto
Tutte le fasi insieme formano il ciclo di vita del progetto e questo ciclo di vita è essenzialmente l'inizio e la fine del progetto. Gli approcci seguiti dai cicli di vita del progetto sono normalmente i modelli a cascata o agili. Esistono altri approcci tra cui scegliere a seconda delle esigenze aziendali e della fattibilità.
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Modello a cascata
Il modello a cascata presenta uno scenario a cascata in cui l'output di uno stage all'interno delle fasi è l'input per la fase successiva. Questo approccio segue una sequenza prestabilita dei compiti e delle attività intraprese e presenta una serie di pro e contro.
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Modello Agile
Il modello agile invece può essere iterativo e funziona in blocchi e pezzi. Queste fasi possono essere invertite e reiterate prima di passare alla fase successiva, in caso di necessità e richiesta dagli atti del progetto. Riguarda il concetto di modellistica e documentazione per lo sviluppo del progetto e la sua attuazione. Qui le migliori pratiche sono documentate per l'uso.
10 aree di conoscenza della gestione dei progetti
Le 5 fasi sono a loro volta supportate dalle 10 aree di conoscenza che formano insieme i processi tipici di ciascun progetto intrapreso. Questi costituiscono le parti integranti per favorire la coesione all'interno dei progetti intrapresi nell'organizzazione, tutti incentrati sulla strategia e sull'obiettivo aziendali. Sono i seguenti:
- Gestione della comunicazione di progetto
- Gestione dei costi di progetto
- Gestione delle risorse umane del progetto
- Gestione dell'integrazione di progetti
- Project Procurement Management
- Gestione della qualità del progetto
- Gestione del rischio di progetto
- Gestione dell'ambito del progetto
- Gestione delle parti interessate del progetto
- Gestione dei tempi di progetto
Tutti insieme formano componenti vitali quando si tratta di gestire i tuoi progetti come project manager, ma la loro spiegazione è avanzata e non sarà discussa in questo articolo.
Team e comunicazione
Ogni progetto richiede un team per funzionare e dirigersi verso gli obiettivi del progetto. Una squadra in genere comprende:
- Project Manager : questo membro gestisce l'intero funzionamento del team e lo dirige verso l'obiettivo del progetto.
- Capo progetto : questo membro supporta il lavoro svolto dal project manager ed è il secondo in comando. Di solito si rivolge agli aspetti tecnici del progetto e fornisce competenza. Un ruolo di Project Lead è normalmente necessario per grandi progetti.
- Sponsor del progetto : questo membro fornisce firme autorevoli e legalizza le spese per il progetto. Sono fortemente interessati all'esito del progetto e hanno bisogno che sia conforme alla visione e all'obiettivo. Lo guardano da una prospettiva di come contribuisce all'obiettivo aziendale.
- Membri del team di progetto - Questi membri sono risorse vitali per alimentare il progetto e far funzionare le cose.
Mentre hai molti sotto-gruppi e sotto-compiti all'interno di compiti importanti, l'adesivo che lega tutti questi fattori e mani esperte è la comunicazione. Senza comunicazione, è difficile muoversi e mantenere integrato il progetto. Con gli aggiornamenti che si svolgono ogni giorno, è importante conoscere tutti gli eventi del progetto a tutti gli stakeholder e ai team di supporto.
Collaborazione è la parola chiave per questo progetto per essere quello che è previsto. Poiché le informazioni vengono sempre trasmesse al personale corretto, l'uso di strumenti e sistemi efficienti ed efficaci svolge un ruolo vitale. Alcuni dei migliori strumenti e sistemi di gestione del progetto che il tuo team può utilizzare sono i seguenti:
- asana
- Podio
- Flusso
- Strumento KANBAN
- Campo base
- Progetti Zoho
- Trello
Triangolo di gestione del progetto
Uno dei fattori chiave all'interno della gestione del progetto è questo triangolo di gestione del progetto, o addirittura denominato "triplo vincolo". Utilizzato come modello di riferimento standard per tutti i project manager, è indicato come segue:
Il triangolo di gestione del progetto costituisce la base della gestione del progetto e del modo in cui i progetti vengono gestiti e strategizzati. Il triangolo è composto da:
- Scopo
- Costo
- Tempo
Mirato alla qualità del progetto, ogni fattore influenza fortemente l'altro e può determinare il modo in cui andare avanti con il progetto.
Se l'ambito viene aumentato, aumenterà il costo sostenuto e il tempo impiegato per il completamento. Se il budget è limitato, il costo si riduce mentre l'ambito non può essere aumentato. E, se il tempo è stretto, l'ambito è limitato e il costo si gonfia.
Queste sono tutte le cose che devi sapere per iniziare. Allora, cosa pensi di questo articolo? Annotali nella sezione commenti qui sotto e condividiamo alcune idee e ulteriori informazioni su questo argomento.