Un'e-mail è un modo di comunicazione tra altre due persone per lo scambio di informazioni o pensieri. È una piattaforma di comunicazione soft in cui le persone interagiscono su un argomento, notificano un evento o qualsiasi altro scopo. Le e-mail sono scritte in linguaggi comunicativi in ​​modo tale che le persone possano capire l'intento. Il problema fondamentale delle e-mail è che il contenuto potrebbe essere fuorviante a causa dell'assenza di tono ed emozioni nel formato scritto e il lettore potrebbe interpretare erroneamente il significato reale che lo scrittore vuole esprimere.

Caratteristiche di e-mail maleducate

Di seguito sono elencate le funzionalità che descrivono che un'e-mail è maleducata.

  • Il linguaggio offensivo o il contenuto spregiativo utilizzato per mancare di rispetto al lettore, che è chiaramente deducibile, è un segno di una e-mail maleducata. Il linguaggio volgare usato in modo rude per mostrare mancanza di rispetto, molestie o minacce è soggetto ad azioni legali.
  • L'uso di lettere maiuscole o maiuscole significa che lo scrittore ti sta urlando è anche un modo irrispettoso di comunicare.
  • Lasciare le cortesie nella spazzatura e non usarle durante la scrittura è anche un segno di una scortese e-mail comunicativa. L'email senza la parte ciao o ciao sembra una richiesta o un comando e significa ignoranza o dominio. Se la posta fa parte di un argomento in corso, allora i saluti e le cortesie possono essere ignorati, il che non conferisce alcun tipo di non professionale.
  • Il contenuto delle e-mail che ti dice parole poco gentili e ti dice qualsiasi cosa con un modo di rinvio maleducato che impartisce scavi personali non è un buon pezzo di posta da lodare.
  • L'uso non necessario di punti esclamativi e punti interrogativi è spesso considerato un comportamento scortese nel mondo etico della scrittura di e-mail a meno che non si stia comunicando con i propri amici e non si desideri esprimere i propri sentimenti intensi. Il grado di enfasi mostrato attraverso l'uso di domande e punti esclamativi dovrebbe essere valutato di conseguenza secondo la situazione.
  • Copiare il materiale da un pesce più grande e inviarlo a te per dedurre che il lavoro o qualcosa dovrebbe essere fatto a comando con un tono prepotente è anche scortese.

Invio di e-mail maleducate

Dall'elenco sopra riportato di indicazioni di un'e-mail maleducata, puoi capire le caratteristiche di base di un'e-mail che potrebbe danneggiare il sentimento del lettore. È un errore comune commesso da quasi tutti gli autori di e-mail. Non importa quanto sia bravo e sofisticato uno scrittore, a volte a causa di circostanze che potrebbe indulgere involontariamente nel formato maleducato. Mentre conversiamo con qualcuno, abbiamo il dono delle nostre espressioni e del tono della voce che esprime metà dell'intento. I nostri gesti e l'espressione facciale decidono lo stato d'animo della conversazione, ma nel caso delle e-mail il vuoto di espressione può essere colmato solo dalla scelta di buone parole che corrispondono all'intento.

In una conversazione via e-mail, prova a trovare il tono giusto secondo l'argomento di comunicazione inserendoti nella scarpa del lettore. Questo passaggio aiuta molto a comprendere il pubblico e quindi anche scrivere un'e-mail è utile. La posta elettronica è progettata per interazioni semplici e consente di risparmiare molto tempo prezioso. Ma la fretta e l'interpretazione errata possono trasformare la benedizione in una conversazione disordinata e un attrito indesiderato. Gli errori dovrebbero essere identificati e curati al fine di comporre un'e-mail corretta che sia correttamente compresa dalla persona all'altro capo.

5 tipi di e-mail maleducate

L'elenco di 5 errori nascosti che trasformano la situazione in disordinato ti aiuterà a identificare i problemi che rendono le e-mail scortesi e poco professionali.

  1. Carbon Copy factor (CC)

Quando si invia un messaggio di posta elettronica e qualcuno invia a CC il messaggio di posta elettronica come parte della catena dei destinatari. Ma la copia carbone è sempre una cosa fastidiosa tra i lettori. Aggiungere sempre i destinatari senza motivo per renderli consapevoli della posta non riflette anche le buone maniere. A volte diventa molto irritante per i lettori trovare il loro nome allegato con una mail a meno che non sia molto importante.

D'altra parte, quando una posta viene inviata a un gruppo di destinatari per scopi di comunicazione, quindi rispondere involontariamente a tutti i destinatari con "ringraziamenti" o qualsiasi altro riconoscimento per la posta può sembrare molto poco professionale. Ricevere un'altra e-mail nella stessa catena solo per un gesto di conferma è molto irritante per i dipendenti che ne ricevono decine nel processo di lavoro.

Il trucco per evitare questa abitudine irritante è quello di trattare il processo di invio tramite e-mail come una conversazione di persona. Pensa al requisito delle e-mail e cucina lo script di conversazione in cui scoprirai facilmente che le semplici e-mail di riconoscimento non sono obbligatorie o richieste che innescano il fastidio nei lettori occupati. L'invio di un'e-mail scortese fa perdere tempo al lettore e diminuisce la produttività del team. Rompere l'abitudine di rispondere a tutti in una catena di posta e lasciare che tutti mantengano la propria tranquillità.

  1. Troppo breve per capire

Come ti senti quando stai elaborando un fatto a qualcuno e dopo il completamento lui o lei risponde con un piccolo cenno del capo o solo una postura? Questo comportamento è molto irritante. Lo stesso caso vale anche per la scrittura di e-mail. Se il mittente ha fatto uno sforzo per farti capire i fatti con una descrizione corretta e dettagliata, una breve risposta come "grazie", "notato" o "capito" è molto irritante. Il mittente pensa che tutti gli sforzi siano vani a causa della risposta senza valore. Non hai il potere di esprimere i tuoi sentimenti riguardo all'argomento, quindi le piccole risposte sembrano molto maleducate e irrispettose, anche se l'hai espresso con i sentimenti appropriati dalla tua parte. La tua intenzione deve riflettere correttamente nella tua risposta per fare in modo che il mittente riceva il messaggio che hai riconosciuto la posta e sei obbligato per l'atto. Le risposte apatiche non sono intenzionali, ma il lettore potrebbe avere un'immagine sbagliata che non è salutare per gli scopi futuri.

Il modo migliore per evitare tale tensione sul posto di lavoro è comunicare in un modo più umano. Scrivere "Ho ricevuto il messaggio e sarò in grado di rispondere correttamente il giorno successivo" è molto meglio che scrivere "Capito". Offre un aspetto migliore di prendersi cura del mittente e di dare valore all'e-mail che ha scritto trascorrendo del tempo. Il semplice messaggio diventa più accettabile quando viene impiegato un po 'più di tempo per rispondere.

  1. Il tag ASAP o URGENT

L'oggetto di un'e-mail ha lo scopo di far luce sull'intento del pezzo completo. È breve e al punto. Ma a volte quando metti il ​​tag di urgenza o fretta, l'intera e-mail diventa un punto di rude enfasi per il lettore. Il fatto dell'urgenza o dell'emergenza non può essere trattato con le e-mail poiché sono destinate alla ricerca del tempo libero. Se la questione è così urgente, è meglio comunicare via telefono. Puoi semplicemente chiamare la persona e risolvere immediatamente la questione piuttosto aspettando la sua risposta dall'altra parte. L'etichetta di urgenza nella riga dell'oggetto conferisce un tono negativo e maleducato al lettore.

Esistono due modi per evitare la tensione del tag "urgente" nell'argomento. Se il problema può essere comunicato in modo rilassato e lo scopo dell'e-mail è di sensibilizzare il lettore, rimuovere la riga tag urgente o il formato ASAP dall'oggetto. Lascia che riceva il messaggio e reagisca allo stesso modo. Ma se la questione è così urgente, contattalo tramite un mezzo migliore per una reazione immediata e risolverlo. Se la questione può essere comunicata solo per posta, è necessario disporre di tale capacità di preparare un oggetto forte che conferisca una buona enfasi all'urgenza della questione senza utilizzare i contenuti maleducati. Sul posto di lavoro tutti i dipendenti controllano le e-mail frequentemente, quindi la possibilità di una risposta immediata è sempre lì. Lascia che il lettore comprenda l'urgenza e reagisca di conseguenza. La riga dell'oggetto farà il lavoro se impostata con il tono giusto. Catturare la loro attenzione attraverso una buona linea tematica è il modo giusto per affrontare il problema. Aggiungi righe che indicano il tempo di risposta richiesto dalle persone interessate e il lettore reagirà allo stesso modo.

  1. Il tono umiliante

Le e-mail sono pensate per la comunicazione che è pensata per lo sviluppo in una direzione positiva. Le e-mail che vengono inviate a dipendenti o colleghi in merito alle loro procedure di lavoro che indicano continuamente i difetti potrebbero dare un tono maleducato. È un modo di critica e come tutti sappiamo che la critica può essere positiva e costruttiva. Le e-mail che hanno lo scopo di segnalare i torti sminuiscono l'entusiasmo del dipendente. Una volta che la fiducia è diminuita, anche la qualità del lavoro diminuirà. La negatività deve essere evitata nelle e-mail per mantenere la forza lavoro dedicata e potenziata. D'altro canto, evidenziare gli errori e la rettifica è importante anche per il futuro di un'azienda.

Lo stesso rumore sta nella comunicazione via e-mail. Non puoi mostrare le tue espressioni o il tuo tono nell'intento, quindi è abbastanza ovvio che criticare le e-mail può colpire direttamente nella zona dei sentimenti del lettore. L'uso di parole negative imposta un tono negativo nell'e-mail e può facilmente motivare il lettore. Se hai intenzione di fornire opinioni negative sulla performance di qualcuno, mettila in modo tale da impartire un tono critico costruttivo. Evita di usare parole che aggiungono un impatto negativo e concediti l'uso di parole positive che esprimano il senso negativo ma in modo incoraggiante. Notare i cattivi risultati di una persona non è una passeggiata sulla torta. Dovresti capire il sentimento dietro il grado di diligenza della persona. Imposta il tuo tono nella posta a tale riguardo e componi un buon pezzo. Se la situazione è così grave, è meglio gestire il processo personalmente anziché inviare un'e-mail di deroga. Se l'e-mail è l'unica opzione, allora scrivi il pezzo in modo colloquiale in cui la persona può capire la vera intenzione dietro di essa e può assorbire facilmente le critiche.

  1. L'approccio robotico

L'uso della posta elettronica come mezzo di comunicazione è molto comune nei luoghi di lavoro. Ma a volte a causa del pesante carico di lavoro e degli affari ci dimentichiamo di aggiungere connotazioni. L'assenza di "per favore", "grazie" e "saluti" sono molto comuni nelle e-mail che riflettono un approccio robotico nei confronti del lavoro. Non è una regola avere quelle parole obbligatorie nell'e-mail, ma la loro presenza riflette semplici emozioni umane. Il lettore potrebbe considerarti disumano se salti dentro e schiaffeggi un file in faccia e lasci la stanza. L'approccio sembra essere parte di una catena di montaggio.

Inviare mail disumane è come entrare in un ufficio o in un cubicolo e consegnare un rapporto da completare senza nemmeno scambiare una sola parola di riconoscimento. È abbastanza scortese. Aggiungi alcuni secondi alla composizione per incorporare parole che riflettano la parte umana del mittente. Non è che devi chiedere come sta o informarsi sui membri della famiglia per dimostrarti un buon promotore, ma un semplice saluto e altre parole di riconoscimento portano un tocco morbido nell'approccio. Evita anche parole rigorose che potrebbero farti nient'altro che una parte meccanica nella squadra. Imposta il tono in modo più morbido e umano in modo che il destinatario possa correlarsi alle tue intenzioni e agire allo stesso modo.

In poche parole

La vita consiste nel semplificare il percorso. Ogni passaggio è legato alla comunicazione. Un semplice errore o ignoranza rovina l'intero processo. Scrivere un'e-mail in modo sensibile avvantaggia il processo di legame e sviluppo in tutti gli aspetti. Imposta il tono nel modo in cui intendi dire al destinatario e comunicare di conseguenza evitando equivoci. Consenti al lettore di percepire correttamente il tuo messaggio.

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Sviluppo dell'imprenditorialità