Cliente non tecnico: ho letto la documentazione del progetto, ma non ho ottenuto i diversi aspetti delle specifiche del software da utilizzare. Vorrei qualche ulteriore spiegazione su di loro.

Responsabile del progetto: certo. Possiamo discutere di questi punti e poi possiamo andare avanti.

Cliente non tecnico: qui è menzionato, in uno degli articoli che stavo leggendo su Internet, che lo strumento software sarà in grado di caricare il carico di 10 membri del progetto, ma ne hai assegnati solo 5 e se avessimo 10 a bordo, credo che il lavoro sarebbe più veloce.

Project Manager: Sì, esatto. I 10 GB possono supportare 10 membri del progetto, ma abbiamo effettuato un investimento di 5 GB di memoria per 5 utenti e sta riducendo il costo esatto; non ci perdiamo in nessun momento. Richiederemo che il progetto rimanga in attesa per quella sequenza temporale in modo da poter eseguire il router in un sistema di feedback completo a 360 gradi nel backend affinché l'azienda mantenga il proprio. Inoltre, stiamo elaborando la funzionalità di ricerca e corrispondenza che avrebbe comunque trattenuto il progetto per lungo tempo. In quel caso raddoppieremo l'investimento e continueremo a correre per il progetto. Nessuna qualità.

Cliente non tecnico: non ho capito bene quell'ultimo pezzo e non c'è menzione di ciò nella documentazione che mi hai inviato. Puoi chiarire?

project manager: Signore, è sicuramente menzionato chiaramente nell'addendum che è stato trasmesso insieme al piano. Sei riuscito a superarlo?

Cliente non tecnico: Oh! No, non ci sono passato. La prima pagina stessa mi ha fatto pensare alla lingua come greco. Ha troppi termini che non riesco a capire. Possiamo pianificare un incontro per esaminare l'intera documentazione?

Project Manager: Sicuro! Fammi sapere quando puoi renderlo il nostro sito.

Il ponte mancante tra project manager tecnici e clienti non tecnici

Come risulta chiaramente dalla conversazione avviata tra un cliente non tecnico e un project manager, ci sarà sempre una grande percentuale di disconnessione tra project manager tecnicamente validi, che si dedicano al dialetto tecnico tutto il giorno e ai loro clienti non tecnici, che hanno bisogno dei loro servizi ma non sono così esperti dell'intero schema del mondo tecnologico.

Con i clienti che partecipano attivamente ai progetti di cui sono parti interessate, può diventare un po 'più estenuante per un project manager mantenere il ponte tra un popolo che conosce molto il lavoro che viene condotto al fine di facilitare le esigenze del persona che sa poco del lavoro in background.

I project manager e gli esperti tecnici sono normalmente persone che avrebbero i dettagli del prodotto e del processo in un gergo che potrebbe non essere comprensibile per un individuo che non ha assaggiato questo campo. Come project manager, la responsabilità di mantenere un efficace collegamento di comunicazione tra noi e i clienti non tecnici mantiene una posizione molto importante nel grande schema delle cose. Richiederemo il contributo dei nostri clienti fino alla chiusura del progetto.

Ma non possiamo tenere tutto di fronte a loro e chiedere loro di decifrare i termini tecnici menzionati nella documentazione del progetto e le linee guida del progetto o persino le presentazioni che abbiamo creato. Dovremo girare e girare e offrire loro una visione del mondo del prodotto o servizio che stiamo creando o migliorando attraverso il progetto. Colmare questo divario tecnico e non tecnico è estremamente importante e vedremo 8 diversi modi in cui puoi presentare il tuo lavoro per consentire loro di creare un quadro mentale del prodotto.

8 modi per comunicare in modo efficace con i clienti non tecnici

Di seguito sono elencati i modi sicuri per superare quella linea di comunicazione con i tuoi clienti non tecnici. Questi trucchi e suggerimenti ti permetteranno di ottenere la massima libertà per ottenere ciò che ritieni sia la cosa più difficile da fare. Alzati e chiacchiera con i tuoi clienti non tecnici e fai la differenza su come visualizzano il progetto e su come contribuiscono.

  1. Scopri il mondo dei tuoi clienti e metti i piedi nei loro panni

Esplora il background del tuo cliente non tecnico e il settore da cui provengono. Assicurati di conoscere a sufficienza il loro stato di lavoro professionale in modo da comprendere il livello di comunicazione che puoi rendere loro. Inoltre, comprendi il livello di tecnicità di cui sono a conoscenza e calpesta le stesse linee quando comunichi con loro.

Queste persone non saranno sempre completamente perse quando fanno parte del progetto, ma come punta di diamante del progetto, è tua responsabilità tenere a mente tutti i livelli di comfort di ogni stakeholder e membro del team mentre gestiscono e lavorano al progetto .

Pensa dal loro punto di vista e cammina un miglio nei loro panni, quindi capirai come vedono i termini tecnici e di conseguenza puoi modificare i tuoi livelli di presentazione e il tuo linguaggio tecnico sulla base di quello studio e ricerca. Dedicati a fare un buon lavoro fatto comunicando con queste persone. E un aspetto importante: rimanere umili.

  1. Ricorda che si tratta di persone e delle loro azioni, non di codici e tecnologia

Se sei un esperto di tecnologia, ciò non significa che tutti ti facciano capire quando sfoggi quel gergo tecnico che porti in giro. Come project manager, mentre parli con un cliente non tecnico, assicurati di concentrarti sulle persone (il tuo team e i clienti) e sulle attività che svolgono per il progetto. Informa i tuoi clienti sui loro progressi e su come hanno contribuito a raggiungere quel traguardo nel progetto.

Parlare di righe di codice e dei problemi di loop di codice che si sono verificati non ti gioverà davvero e manderà i tuoi clienti non tecnici in un clima frenetico.

Prova a utilizzare termini a cui possono fare riferimento come "l'utente dovrà quindi premere questo pulsante per accedere a queste pagine per completare la transazione …" invece di "il sistema avvierà l'azione di invio e visualizzerà la notifica di transazione completata mentre l'azione viene completato … ”In questo modo puoi colpire il cuore di ciò che vogliono realizzare con questo progetto e consentire loro di capire che tu e il tuo team avete capito bene.

  1. Keep It Simple, Silly

BACIO e dire, dicono. Come project manager che si occupa di clienti esterni non tecnici, devi assicurarti che la comunicazione con i tuoi clienti sia completa, concisa e più che mai semplice. Usa un inglese semplice per trasmettere il tuo messaggio. Hai studiato il loro background e sai a cosa rispondono con fervore. Quindi, il tuo prossimo passo è mantenere tutte le comunicazioni con loro il più semplice possibile e livellarle solo sulla base di ciò che hai acquisito attraverso il controllo dei precedenti professionali.

Non travolgerli con il gergo che potresti usare con i membri del tuo team o le parti interessate interne ed essere onesto con loro su ogni procedimento che si svolge.

Una comunicazione efficace è la strada da percorrere. Immagina una situazione in cui visiti un medico e ti spiega il tuo disturbo in un modo che ti lascia confuso e fuori posto. L'impotenza che senti è esattamente ciò che il tuo cliente sta attraversando. Quindi, regola empirica, BACIO (mantienilo semplice, sciocco).

  1. Discutere i risultati che otterranno

Quando comunichi con i tuoi clienti non tecnici, assicurati di spiegare loro il "perché" e "cosa" stai facendo aspetti del progetto piuttosto che "come" stai facendo proprio questo. Quando i clienti non tecnici guardano ai vantaggi e alle funzionalità che raccoglieranno dal progetto, rispondono meglio di quando spieghi i dettagli intricati di come il tuo team sta mettendo tutto insieme.

Mostra loro i vantaggi che i risultati otterranno quindi per loro. Mostra loro che con ogni traguardo raggiunto dal progetto e dal team di progetto, si avvicineranno al raggiungimento dell'obiettivo che si prefiggevano di raggiungere. Garantire che si rendano conto che questi compiti si tradurranno nel set di obiettivi e che questi compiti, una volta completati in efficienza, dimostreranno di aggiungere più benefici del previsto.

Con questo in mente, sono sicuro che anche tu come project manager cercherai ulteriori vantaggi che possono essere ricavati da questo singolo progetto.

  1. Usa esempi

L'analogia e l'uso degli esempi possono essere i tuoi migliori amici in questi momenti. Questi esercizi ti aiuteranno anche a portare il tuo lato creativo al lavoro. Gira e trasforma la tua strada in esempi di vita quotidiana per fare il punto. In questo modo, sarai in grado di collegare meglio le informazioni al loro livello di competenza. Con più credibilità e uno sforzo consapevole da parte tua, sarai in grado di conquistarli anche con il tuo cameratismo. Con la relatività arriva l'affidabilità e con ciò deriva la fiducia nel lavoro che fai e nella comunicazione che rendi ai tuoi clienti non tecnici.

L'uso di esempi può persino aiutarti a semplificare il progetto per te stesso e i membri del tuo team e ti consentirà di guardare il progetto dal punto di vista di un profano. Ciò aumenterà le tue possibilità in un progetto a tutto tondo che si rivolge davvero ai clienti e al pubblico in generale.

  1. Non sottovalutare o sopravvalutare il loro livello di competenza quando si tratta di progetti

Mentre questi clienti non tecnici spesso non sono molto esperti della tecnicità della materia, specialmente durante la creazione di strumenti e applicazioni software, per lo più hanno una buona e completa base di conoscenze quando si tratta di progetti e processi. Comprendono i processi e in che modo questi processi possono in definitiva consentire di condurre facilmente il processo di sviluppo del software.

Puoi sicuramente averli a bordo per aiutare attivamente il team quando si tratta di eseguire il progetto. Esistono molti tipi diversi di clienti con cui noi, project manager, dobbiamo occuparci. Non pensarli tutti come uno, ma piuttosto comprendere a fondo ogni cliente, i suoi punti di forza e di debolezza e come puoi attingere ai suoi punti di forza e minimizzare i loro punti deboli. Analizza tutti questi e non commettere mai l'errore di sottovalutare o sopravvalutare questi individui.

  1. Dai loro una classe 101

Prendi nota di tutti i termini che utilizzerai nelle tue presentazioni e nei tuoi dialoghi con i clienti non tecnici. Trasforma l'elenco in un forum di definizioni e annota le definizioni in un inglese semplice in modo da poterle consegnare ai tuoi clienti non tecnici e che possano capire cosa intendi quando le usi. È possibile evitare le espressioni vuote che avranno sui loro volti quando si allacciano questi termini nelle riunioni e si eviterà anche la perdita di tempo a causa di spiegazioni su tali termini particolari.

Con questo esercizio, sono sicuro che anche i tuoi clienti non tecnici avranno l'opportunità di imparare qualcosa di nuovo e permetteranno loro di essere entusiasti dell'incontro e delle presentazioni. Questa attività può prepararli a molte altre riunioni e discussioni che prevedi di organizzare e consentirà loro di contribuire anche in modo fruttuoso. Non è questo quello che vuoi?

  1. Chiedi sempre loro se stanno afferrando ciò che stai alludendo loro

Metti in pausa la presentazione per un po 'e fai alcune domande ai tuoi clienti non tecnici:

  • Sei con me?
  • Ti è qualcosa di poco chiaro?
  • Hai bisogno che ripeta qualcosa?
  • Hai dubbi o dubbi nella tua mente relativi a questo concetto?
  • Hai bisogno di assistenza con qualcosa?
  • Ti senti a tuo agio con la velocità della presentazione?

Tali domande possono essere rassicuranti e possono mostrare loro che hai bisogno della loro presenza e partecipazione attiva e che hai bisogno di loro per capire tutto quello che sta succedendo. Inoltre dà loro la possibilità di porre domande banali, che una volta risposto può fare la differenza per la loro comprensione.

Ciò suggerirà anche che sei felice di rispondere a qualsiasi domanda che ti pongono, e questo li aiuterà a costruire la fiducia necessaria per accettare di non aver compreso un termine o un concetto particolare. Con questa spinta, si alzeranno per chiarire i loro dubbi. Il tuo progetto ne trarrà quindi vantaggio in quanto potranno quindi pensarci dalla loro prospettiva e offrirti una prospettiva completamente nuova a cui pensare.

Articolo raccomandato

  • Debito ed equità
  • Guida alle responsabilità del project manager

Categoria:

Sviluppo dell'imprenditorialità