Documentazione del progetto

La documentazione del progetto non è solo una semplice faccenda, ma può essere pensata come un'abilità essenziale nell'era di oggi. Dall'università ai professionisti che lavorano, lavorando su progetti in una parte essenziale della propria routine lavorativa quotidiana, diventa quindi di fondamentale importanza capire come documentare, salvaguardare e preservare il proprio progetto per prove di verifica e riferimenti futuri. Fin dal livello scolastico, se si ritiene che questa abilità semplice ma efficace di documentazione e gestione del progetto possa aggiungere molta efficienza e produttività nel proprio lavoro professionale.

Prendendo una prospettiva macro, la documentazione del progetto è parte integrante della gestione del progetto. Ci possono essere vari tipi di progetti in vari flussi su cui gli individui lavorano, la documentazione può essere di immenso beneficio e valore per il Project Manager perché:

  1. Può vedere se tutti i requisiti del progetto sono stati soddisfatti, in caso contrario, cosa deve essere fatto.
  2. In caso di problemi, può rintracciarlo alla fonte del problema e lavorare per fornire soluzioni specifiche.
  3. Può ritenere un individuo responsabile per il lavoro svolto, il project manager può rintracciarlo all'analista che ha lavorato al progetto in termini di lavoro svolto dall'analista e quando è stato svolto.
  4. Fornisce e serve come prova del fatto che detto progetto è stato effettivamente elaborato.
  5. In caso di conflitti e controversie, i documenti relativi a un progetto possono essere nuovamente consultati e possono anche essere utilizzati per assegnare la proprietà del progetto al legittimo proprietario.
  6. Passando semplicemente attraverso il gestore dei documenti è possibile conoscere lo stato del progetto e il tempo stimato per il completamento.
  7. Infine, è importante che il progetto sia organizzato correttamente, di facile lettura e adeguato.

Idealmente i project manager seguono modelli standard che sono stati usati in passato per la documentazione; questi modelli sono progetti di successo realizzati dall'azienda in passato. Piani di progetto, casi aziendali, stato del progetto e requisiti sono spesso riutilizzati per progetti passati che hanno avuto successo in quanto aiutano il project manager a concentrarsi sulla propria competenza, efficienza e produttività e a ridurre le scartoffie in eccesso che diventano difficili da tracciare e gestire .

Di seguito è riportata un'istantanea delle fasi chiave del ciclo di vita di un progetto e di come ciascuna fase genera documenti di progetto essenziali che possono essere utilizzati per la verifica, i riferimenti futuri e la verifica.

  1. Rapporto di fattibilità - Prima che il progetto sia implementato, viene sottoposto a numerosi test in termini di fattibilità per eseguire questo progetto e portarlo in fase di implementazione. Viene condotto uno studio delle attuali tendenze e cultura del mercato insieme ai costi-benefici associati al progetto.
  2. Carta del progetto - Fornisce una panoramica del progetto, menziona le componenti chiave e gli obiettivi del progetto e funge da punto di riferimento. Aiuta il manager a seguire gli obiettivi chiave più volte.
  3. Specifica dei requisiti: menziona tutti i requisiti necessari per eseguire il progetto, la forza lavoro, le risorse finanziarie, le risorse tecnologiche, le materie prime, le competenze specifiche, le autorizzazioni, le norme e i regolamenti, le approvazioni nelle varie fasi del progetto.
  4. Documento di progettazione - Stabilisce la struttura di progettazione del progetto, è realizzato in modo tale da essere facilmente comprensibile da un estraneo quando osserva il progetto. Illustra l'architettura del progetto.
  5. Piano di lavoro / Stima - Stabilisce il lasso di tempo per i vari componenti del progetto, detti componenti devono terminare entro i tempi indicati. I progressi effettivi vengono sempre confrontati con queste scadenze.
  6. Matrice di tracciabilità: aiuta a tracciare la responsabilità verso un analista che lavora su componenti specifici del progetto e a chi contattare in caso di problemi.
  7. Tracker dei problemi: mantiene un elenco di tutti i problemi, memorizza anche i problemi e le relative soluzioni che si sono verificate in passato in modo che, nel caso in cui il problema dovesse ripresentarsi, la soluzione sia facilmente disponibile
  8. Documento di gestione delle modifiche: rileva i progressi effettivi e tutte le modifiche apportate al progetto
  9. Documento di prova : salva tutti i test eseguiti e le relative risposte.
  10. Documento tecnico - Stabilisce tutti i requisiti tecnici in termini di tecnologia, design e specifiche.
  11. Documento funzionale - Si concentra su come svolgere varie funzioni e linee guida da seguire durante l'esecuzione.
  12. Manuale dell'utente - Panoramica di tutti i processi, regole e normative. Come una procedura operativa standard.
  13. Piano di transizione / lancio - Indica come il progetto verrà portato dal tavolo da disegno all'esecuzione. Copre tutti i passaggi su come implementare il progetto.
  14. Consegna / consegna del progetto - Il progetto è completato e i documenti vengono salvati per riferimento futuro.

I punti sopra menzionati erano aree chiave e fonti di documentazione del progetto nelle varie fasi del ciclo di vita di un progetto. Oltre all'elenco sopra, ci sono alcuni documenti di progetto comuni che sorgono in progetti quotidiani condotti a livello individuale o aziendale.

  1. Pianificazione del progetto: menziona tempi, risorse e costi del progetto.
  2. Gestione dei rischi: menziona tutti i rischi che potrebbero insorgere nel progetto, è possibile classificarli e allocare le risorse di conseguenza.
  3. Log dei problemi: menziona tutti i problemi operativi che si presentano e le sue soluzioni.
  4. Budget del progetto - Il documento più importante menziona il costo totale e il rendimento attesi dal budget.
  5. Rapporto sullo stato: menziona lo stato di completamento e le pietre miliari e le pietre miliari successive.
  6. Rapporti di qualità: i rapporti di garanzia della qualità sono importanti perché si superano tutti i criteri di base prima dell'implementazione.

Quindi è chiaro che i documenti di progetto sono di immensa importanza per il buon esito di un progetto. I documenti di progetto devono essere chiari, semplici, pertinenti e all'altezza del marchio. Ogni progetto è la differenza in termini di dimensioni, portata, risultati finali e ciclo di vita. I documenti di questo progetto dovrebbero essere appropriati per il progetto in questione.

I documenti di progetto dovrebbero semplificare la vita del project manager e di tutti i soggetti coinvolti. Dovrebbe indicare chiaramente tutti i requisiti, i rischi e le risorse in modo che tutte le parti interessate si trovino sulla stessa pagina.

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