Breve su strumenti e tecniche di gestione del progetto
Nel presente scenario, nonostante la tecnologia avanzata e molte risorse, i progetti non sono stati realizzati in linea con le aspettative delle parti interessate (ovvero la consegna del progetto in un lasso di tempo stabilito e budget disponibile). Qui dove sorge la necessità di project management, si tratta di un'iniziativa strategica che orienta il progetto verso gli obiettivi specificati strutturando l'intero progetto in avvio, pianificazione, esecuzione, controllo / monitoraggio e completamento del progetto. In questo argomento, impareremo gli strumenti e le tecniche di gestione dei progetti.
Flusso di gestione del progetto
La gestione del progetto scorre nel seguente modo saggio:
- Iniziazione
- Pianificazione
- Esecuzione e monitoraggio
- Fase di completamento / prodotto finale
a) Fase di iniziazione
Questa è la fase principale di gestione del progetto per qualsiasi progetto, in questa fase i requisiti iniziali sono identificati e stabiliti come segue:
- Per quanto riguarda i requisiti del progetto, il team adatto viene identificato e portato a bordo
- Scopo e obiettivi del progetto sono definiti chiaramente e tutte le aspettative degli stakeholder sono chiaramente discusse con il team.
- Il team è assegnato ai rispettivi ruoli e responsabilità di lavoro.
- Il team fornisce procedure e formati per la pubblicazione delle informazioni sul progetto e gli aggiornamenti per le parti interessate.
- I protocolli di comunicazione interna e incrociata e la relativa gerarchia sono divulgati a tutti gli stakeholder.
- Gli strumenti adeguati richiesti per la gestione del progetto sono identificati e forniti al team.
b) Pianificazione del progetto
Dopo l'Iniziazione ecco che arriva la fase principale e cruciale del progetto, che rappresenta una strada da percorrere per la gestione del progetto:
- Ambito del progetto dettagliato, la fattibilità è definita.
- Tutte le attività del progetto sono elencate e preparate le rispettive WBS (struttura di suddivisione del lavoro). WBS non è altro che scomporre l'evento principale in una serie di attività (ad esempio Evento : piantare un albero Attività : procurarsi un albero, 2. Scavare una fossa, 3. Piantare un albero)
- Dopo aver preparato la WBS, viene effettuato un esercizio di bilancio in cui vengono stimati il quanto di tutte le attività e vengono ricavati i tassi competitivi e viene preparata una stima preliminare del progetto per un'ulteriore approvazione (dove vengono apportate le modifiche necessarie sulla base di eventuali costi aggiuntivi sostenuti durante progetto)
- L'identificazione del rischio viene effettuata mediante autointerpretazione o confronto del progetto con altri progetti competitivi e vengono preparati i necessari piani di mitigazione per prevenire potenziali rischi.
- Per quanto riguarda i requisiti delle parti interessate, il programma generale viene preparato sequenziando tutte le attività elencate al fine di ricavare la durata di base (ideale / preliminare) del progetto. Esistono principalmente 4 tipi di sequenziamento SS: Start to Start, SF: Start to Finish, FS: Finish to Start, FF: Finish to Finish.
c) Fase di esecuzione e monitoraggio del progetto
- Il project manager avvia l'esecuzione del progetto rispetto al piano di base preparato in fase di pianificazione.
- Approvvigionamento / dispiegamento delle risorse necessarie e garantire che il progetto sia nei tempi previsti secondo gli standard di qualità prescritti.
- L'avanzamento del progetto viene monitorato / monitorato rispetto al piano di base utilizzando diversi strumenti (diagramma di Gantt, PERT, ecc.)
- A causa di alcune circostanze inevitabili, il progetto può avere tempi di sovraccarico o costi, in cui il programma di base o la stima devono essere modificati di conseguenza, se necessario.
- Lo stato del progetto viene mantenuto nei formati prescritti forniti nella fase di avvio e gli stessi vengono aggiornati e diffusi tempestivamente agli stakeholder del progetto.
d) Chiusura / completamento del progetto
- Questa è la fase finale della gestione del progetto in cui l'obiettivo destinato è raggiunto da un team di progetto entro tempi validi, budget e qualità stabiliti.
- Tutte le registrazioni e le riconciliazioni necessarie per la chiusura sono completate e divulgate alle parti interessate.
- Sulla base dell'esperienza del progetto, vari report come report di apprendimento del progetto, report sulla soddisfazione dei clienti, ecc. Sono preparati come riferimento per progetti futuri.
- Infine, il progetto viene consegnato al cliente assicurando che non ci siano ostacoli alla chiusura chiudendo tutti i punti della lista di controllo o partecipando a strappi sollevati dal cliente.
Le tecniche di gestione del progetto discusse sopra devono strutturare il progetto e consentire al team di progetto di garantire quanto segue:
- Consegna di obiettivi specifici rispetto ai requisiti degli stakeholder.
- Sviluppa pianificazioni di base.
- Stima e costi di budget per il progetto in linea con la pianificazione di base.
- Rottura di eventi nella struttura di suddivisione del lavoro.
- Valutazione e mitigazione del rischio.
- Controllo / monitoraggio del progetto.
Strumenti di gestione del progetto
La gestione del progetto è una tecnica che ha un'ampia varietà di strumenti per aiutare a svolgere compiti e ad eseguire responsabilità. Esistono strumenti sia manuali che automatizzati nella gestione dei progetti. Alcune delle tecniche più utilizzate sono:
- PERT - Tecnica di valutazione e revisione del progetto
- CPM - Metodo del percorso critico
a) PERT - Tecnica di valutazione e revisione del progetto
PERT è uno strumento statistico utilizzato nella gestione del progetto, che è stato progettato per rappresentare e analizzare i compiti coinvolti nel completamento di un progetto. Questo è un modello probabilistico guidato dal tempo.
La pianificazione PERT prevede i seguenti passaggi:
- Tutti gli eventi / pietre miliari sono ulteriormente classificati in attività e viene eseguito il necessario sequenziamento.
- Preparare un diagramma di rete basato sulla sequenza di attività in cui gli eventi / pietre miliari sono rappresentati nei circoli e nel flusso di attività dall'una all'altra è indicato con frecce.
- Ulteriore stima del tempo richiesto per ciascuna attività viene effettuata in termini di ore, giorni, settimane o mesi in base ai requisiti del progetto.
- Una caratteristica differenziale di PERT sta affrontando l'incertezza delle tempistiche di completamento. Il modello PERT di solito include tre tipi di stime temporali:
- Tempo ottimistico: miglior tempo possibile per il completamento dell'attività.
- Tempo più probabile - Tempo probabilistico più alto per il completamento dell'attività.
- Tempo pessimistico - Tempo più lungo per il completamento dell'attività.
Infine, la media ponderata viene calcolata con la seguente formula:
Tempo previsto = (ottimista + 4 volte più probabile + pessimistico) / 6
b) CPM (metodo del percorso critico)
- La durata più lunga per il completamento del progetto è il percorso critico del progetto. Il percorso critico determina la durata totale richiesta per il completamento del progetto, in cui il periodo di tempo in cui l'attività può essere ritardata senza ritardare il progetto viene chiamato come tempo lento e l'attività viene chiamata come attività non critica. Il CPM è un modello deterministico che è al tempo stesso orientato ai costi.
Il percorso critico del progetto determina i seguenti quattro parametri per ciascuna attività, che vengono calcolati utilizzando il tempo previsto per le attività pertinenti:
ES - Primo inizio, EF - Primo arrivo, LS - Ultimo inizio e LF - Ultimo finale
- Con il funzionamento in avanti della rete, i primi tempi di inizio e fine di ogni attività sono determinati con riferimento alle attività precedenti nella rete.
- Lavorando in un approccio arretrato attraverso la rete, possiamo determinare l'ultimo inizio e l'ultimo orario di fine, il che significa il tempo in cui un'attività può iniziare e terminare senza alcun ritardo nel progetto.
Slack = Ultimo inizio - Primo inizio (o) Ultimo finale - Primo arrivo
Nota: le attività nel percorso critico non contengono alcun giocoEsempio:
Schema di rete per PERT e CPM
PERT & CPM aiuteranno ad arrivare al modo semplificato di completamento del progetto:
- Identificazione delle attività critiche.
- Requisiti e distribuzione delle risorse nel progetto.
- Stabilire le tempistiche di completamento del progetto.
- Definizione di attività con tempi di inattività (ovvero attività non critiche).
- Derivazione di interdipendenze e limitazioni delle risorse.
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