I termini "valutazione delle prestazioni" e "gestione delle prestazioni" sono spesso usati come sinonimi. Ma sono diversi. La gestione delle prestazioni è un approccio continuo, completo e flessibile per la gestione di team, organizzazioni e individui, che prevede il massimo dialogo possibile tra le parti coinvolte. La valutazione delle prestazioni, d'altra parte, è un approccio più limitato che prevede lo svolgimento di valutazioni top-down per valutare le prestazioni dei propri junior in occasione delle riunioni annuali di valutazione. Stabilisce standard e valuta le prestazioni passate sulla base di questi standard, mentre la gestione delle prestazioni mira a gestire le prestazioni in tempo reale per garantire che l'output raggiunga i livelli desiderati.

Gestione delle prestazioni vs valutazione delle prestazioni Infografica

La gestione e la valutazione delle prestazioni sono due metodi di valutazione dei dipendenti. Mentre la valutazione è il metodo tradizionale in questo senso, l'aumento della concorrenza nell'economia ha costretto diverse organizzazioni a passare da reattive a proattive per aumentare la produttività e aumentare le prestazioni organizzative.

Oggi le aziende stanno subendo grandi cambiamenti per far fronte alle mutevoli esigenze dell'ambiente aziendale. Stanno eccellendo nella loro attività costruendo capacità adattive per gestire in modo proattivo il cambiamento. I sistemi di valutazione tradizionali non sono stati in grado di soddisfare le esigenze del mutevole scenario perché erano ampiamente utilizzati come meccanismo di valutazione dei dipendenti, in cui i manager erano spesso costretti a prendere giudizi soggettivi sul comportamento e sulle prestazioni dei dipendenti rispetto a standard prestabiliti.

L'obiettivo chiave di un sistema di valutazione delle prestazioni è esercitare il controllo sulle attività dei dipendenti attraverso azioni disciplinari e la gestione di promozioni e premi. I supervisori dovrebbero valutare i dipendenti in base a determinati parametri, che vanno da una scala tra prestazioni insoddisfacenti e prestazioni eccezionali. Ma queste valutazioni sono spesso soggette a errori come l'effetto alone, il bias, la tendenza centrale e altri.

Le valutazioni delle prestazioni erano una volta un'attività annuale per misurare il livello di realizzazione di un dipendente o di un individuo. Il sistema, come già detto, è stato per lo più implementato su base top-down in cui i supervisori avevano un ruolo chiave da svolgere per giudicare le prestazioni dei dipendenti senza sollecitare il loro coinvolgimento attivo. Le valutazioni sono state ampiamente screditate perché si sono concentrate principalmente sui difetti e le incapacità di un dipendente nell'anno trascorso o in attesa di identificare le esigenze di sviluppo del personale e migliorarle. Le valutazioni delle prestazioni, tradizionalmente, venivano eseguite in modo burocratico e soffrivano di corruzione e ritardi inutili. Le valutazioni erano di solito strettamente focalizzate e funzionavano da sole, senza alcun effetto sulla visione generale o sull'obiettivo dell'organizzazione.

Gli effetti collaterali dei sistemi di valutazione delle prestazioni hanno generato molto scetticismo tra manager e dipendenti ogni volta che il manager delle risorse umane (HR) ha iniziato.

Le organizzazioni, nelle circostanze attuali, hanno spostato la loro attenzione alla gestione delle prestazioni dalla valutazione delle prestazioni, a seguito della globalizzazione degli affari e dell'internazionalizzazione delle attività delle risorse umane. Le funzioni del responsabile delle risorse umane sono diventate molto più complicate oggi a causa del ricentramento dell'attenzione sulla gestione dei talenti implementando programmi di sviluppo che migliorano le competenze dei dipendenti.

La gestione delle prestazioni si concentra maggiormente su comportamenti monitorati e risultati concreti basati su obiettivi intelligenti precedentemente stabiliti. L'adozione di tecniche come la gestione per obiettivi (MBO) è stabilita in termini di fatti e cifre. Il superiore svolge il ruolo di facilitatore o allenatore nell'intero processo. Gli obiettivi vengono decisi reciprocamente all'inizio della stagione delle prestazioni, che funge da standard per la valutazione. Il personale dell'azienda, con questo metodo, offre feedback sul rispettivo contributo compilando un modulo di valutazione.

La gestione delle prestazioni è un termine molto più ampio rispetto alla valutazione delle prestazioni perché si occupa di una gamma di attività di cui quest'ultima non si preoccupa mai. È un sistema strategico e un approccio integrato che mira a costruire organizzazioni di successo creando team ad alte prestazioni e migliorando le prestazioni degli individui. Il processo viene attivato quando l'azienda definisce un lavoro. La gestione delle prestazioni pone l'accento sulla pianificazione del frontend piuttosto che guardare indietro, a differenza delle valutazioni, e si concentra sul dialogo in corso anziché su valutazioni e documenti di valutazione. La gestione delle prestazioni, quindi, è un processo continuo.

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Scopo

La differenza chiave tra la gestione delle prestazioni e la valutazione delle prestazioni risiede nella portata dell'esecuzione. Entrambi implicano la fissazione di obiettivi prestazionali, la verifica del raggiungimento o meno degli obiettivi e la preparazione di modi per consentire ai dipendenti di raggiungerli. Inoltre, entrambi i sistemi stabiliscono chiare aspettative su ciò che ci si aspetta da un determinato dipendente, stabiliscono linee guida chiare su ciò che comprende una prestazione lavorativa di successo e si sforzano di identificare gli ostacoli a prestazioni efficaci.

La valutazione delle prestazioni, tuttavia, è una funzione reattiva e limitata che valuta le prestazioni passate, di solito due volte o una volta all'anno. È un'attività distinta del personale che non interferisce con il lavoro quotidiano di un dipendente.

La gestione delle prestazioni, come già detto, è un meccanismo proattivo in corso per la gestione delle prestazioni del personale e anche per garantire che il dipendente raggiunga l'obiettivo prefissato in tempo reale, senza alcuna revisione o azione correttiva in futuro. È un'attività di linea che rimane radicata nel lavoro quotidiano di un dipendente.

In diverse organizzazioni, la valutazione delle prestazioni diventa spesso parte del sistema generale di gestione delle prestazioni. Si svolge a intervalli periodici e costituisce la base per intraprendere azioni correttive e assegnare ulteriori obiettivi.

Approccio

Nella gestione delle prestazioni, il supervisore o il manager assume il ruolo di mentore o allenatore, mentre nella valutazione il supervisore funge da giudice.

Alcuni sistemi di valutazione delle prestazioni, come gli MBO, consentono l'impostazione di obiettivi comuni da parte del dipendente e del supervisore. Implica revisioni frequenti e quindi appare spesso simile alla gestione delle prestazioni. Ma tali metodi spesso mancano nel monitoraggio degli obiettivi e nell'amministrazione in tempo reale offerti dalla gestione delle prestazioni.

Metodologia

I sistemi di valutazione delle prestazioni sono più strutturati e formali. Sebbene la maggior parte di essi consenta la personalizzazione delle aree chiave di prestazione o di ciò che comprende le prestazioni in base al dipendente, il sistema rimane comunque rigido con determinati parametri e procedure di valutazione stabiliti che sono ugualmente vincolanti per tutti i dipendenti.

La gestione delle prestazioni, in confronto, è un metodo più flessibile e informale per valutare le prestazioni del personale. Come la valutazione, la gestione delle prestazioni stabilisce linee guida su ciò che dovrebbe costituire prestazioni ottimali. Tuttavia, poiché l'applicazione è in tempo reale, offre un notevole rilassamento o possibilità di modifica di tali linee guida, a seconda delle circostanze e della situazione lavorativa particolare.

La gestione delle prestazioni può rimanere personalizzata per il lavoro effettivo di ogni singolo dipendente. Ma la valutazione delle prestazioni è ampiamente standardizzata, a seconda della designazione del dipendente, o nella migliore delle ipotesi, della descrizione del lavoro, piuttosto che delle effettive esigenze lavorative dell'individuo.

Meriti e demeriti

Confrontando la gestione delle prestazioni con la valutazione, entrambi portano a una maggiore produttività organizzativa. Ma il primo offre modifiche in tempo reale per aumentare l'output. Il monitoraggio in tempo reale e l'adozione di azioni correttive nella gestione delle prestazioni aiuta a migliorare l'output dei dipendenti, rispetto al sistema di valutazione convenzionale.

La gestione delle prestazioni consente di collegare le prestazioni a obiettivi organizzativi sia a breve che a lungo termine. Ad esempio, se la società ha un obiettivo a breve termine per aumentare i margini di profitto del 10% in un determinato trimestre, tale collegamento verrà solo nella valutazione dell'anno successivo. In realtà, potrebbe non venire affatto.

Nella maggior parte dei casi, i dipendenti ricevono bonus e recensioni favorevoli, anche se l'organizzazione non riesce a raggiungere i suoi obiettivi a breve termine.

  • La gestione delle prestazioni, che si concentra sul risultato reale e sulle prestazioni sul lavoro, promuove il lavoro di squadra. La maggior parte dei sistemi di valutazione delle prestazioni si rivolge ai risultati individuali e si concentra sui risultati anziché sui metodi, promuovendo il personale a mettere gli obiettivi individuali sugli obiettivi del team.
  • La gestione delle prestazioni aiuta a implementare con successo iniziative come la gestione della qualità totale.
  • La gestione delle prestazioni elimina la distorsione del rater, che rappresenta un grave svantaggio di un sistema di valutazione delle prestazioni. In quest'ultimo caso, il futuro del dipendente dipende non solo dalle prestazioni ma anche dall'avviamento del supervisore.
  • La gestione delle prestazioni riguarda le prestazioni effettive piuttosto che i record delle prestazioni passate. Pertanto, rimuove le distorsioni dalla valutazione che potrebbero aver contribuito a svolgere meglio il lavoro in situazioni speciali, ostacolando le prestazioni.
  • La gestione delle prestazioni elimina anche lo stress derivante dalle valutazioni imminenti.
  • La gestione delle prestazioni si concentra sulle preoccupazioni più rilevanti e immediate, mentre la valutazione costringe a guardare al passato, che in molti casi rimane irrilevante e prende il tempo lontano dalle preoccupazioni più urgenti.

Risultati comuni della valutazione delle prestazioni

Molte ricerche recenti suggeriscono che le valutazioni annuali delle prestazioni sono considerate un processo difficile sia da parte dei dipendenti che dei dirigenti. Gli obiettivi, in genere, non sono fissati nelle valutazioni. L'intento del CEO e dei dipendenti differisce principalmente. I risultati tipici sono i seguenti.

  • Emozionalmente carico : le valutazioni comportano elevati livelli di stress sia per i dipendenti che per i loro dirigenti. Entrambi sono consapevoli che saranno giudicati in base al risultato della valutazione, che di solito è distruttiva che costruttiva. Il motivo è la mancanza di obiettivi o misure predefiniti e la revisione dei dipendenti non è guidata da alcun criterio di valutazione. Il futuro del dipendente è spesso in gioco, il che porta a uno stress elevato.
  • Scarsa comprensione delle aspettative : sia il manager che il dipendente entrano in discussioni con un basso livello di fiducia se la valutazione è poco comunicata. La discussione è dominata dal contenuto dei dipendenti anziché dalle esigenze del manager nel prossimo anno. Inoltre, sia il manager che lo staff hanno difficoltà a ricordare cosa è successo nell'anno passato.
  • Tempi sbagliati : la valutazione annuale viene di solito eseguita pochi giorni nell'anniversario del dipendente che si unisce alla società. In questo modo, solo la metà del personale può essere allineata agli obiettivi dell'azienda in questo modo, supponendo che vi sia una distribuzione uniforme delle date di inizio lavoro tra il personale. Con la maggior parte delle valutazioni non automatizzate, i rapporti sono scarsi e la scarsa visibilità di chi ha fatto e di chi non ha svolto il proprio lavoro.
  • Scarse opportunità di sviluppo : la maggior parte delle valutazioni non ha alcuna valutazione delle competenze o un piano di sviluppo attivo concordati sia dal manager che dal dipendente. I dipendenti possono essere delusi e lasciare l'azienda se non riescono a vedere alcuna prospettiva di sviluppo.

Risultati comuni della gestione delle prestazioni

Se attuato correttamente con gli obiettivi specifici legati ai piani operativi e strategici, le prestazioni organizzative possono aumentare notevolmente. Alcuni degli altri risultati sono i seguenti.

  • Comunicazione migliorata : il manager e il dipendente comunicano più frequentemente e concordano gli obiettivi modificati per adattarsi alle priorità e alle condizioni attuali. Questo è un processo collaborativo e inclusivo che garantisce input dei dipendenti.
  • Tutti conoscono le regole : un sistema di gestione delle prestazioni efficacemente comunicato e ben strutturato consente sia al manager che al dipendente di avere livelli di fiducia migliori grazie alle "regole" che stabiliscono chiaramente ciò che viene valutato. Entrambe le parti possono creare una discussione informata e concentrarsi per raggiungere sia obiettivi aziendali che personali.
  • Riduce lo stress : le revisioni della gestione delle prestazioni si svolgono più frequentemente, in cui i dibattiti ruotano attorno al raggiungimento degli obiettivi, anziché essere dominati dalle esigenze del datore di lavoro. Sia il manager che il dipendente possono ottenere risultati migliori. Una discussione emotivamente carica tende a essere sostituita dalla discussione focalizzata sul business per raggiungere i risultati oggettivi.
  • Valutazioni pertinenti : revisioni frequenti portano a modifiche e adeguamenti adeguati alle mutevoli condizioni aziendali. Aumenta la probabilità che gli obiettivi mantengano la loro rilevanza durante il mandato di prestazione. Inoltre, le aree non performanti ottengono maggiore attenzione e attenzione e i problemi possono essere risolti rapidamente.
  • Apprendimento e sviluppo dei dipendenti : la maggior parte dei sistemi di gestione delle prestazioni richiede a dipendenti e manager di impegnarsi in un piano di sviluppo. I dipendenti subiscono un vero sviluppo personale e si impegnano maggiormente con l'azienda. Hanno un senso di appartenenza all'organizzazione. La maggior parte dei sistemi fornisce un rapporto di conformità grafico. Pertanto, la definizione di piani di sviluppo e obiettivi per i dipendenti non può essere ignorata.

Parole finali

Ogni organizzazione ha la sua struttura e cultura. Inoltre, ogni settore è situato in una diversa posizione geografica e ha il suo ambiente. Quindi è improbabile che ci sia un sistema perfetto adatto a tutti. Gli esperti delle risorse umane ritengono che vi saranno preoccupazioni in merito alle valutazioni delle prestazioni o al sistema di gestione delle prestazioni perché si basa su un accordo reciproco di valore aggiunto tra la direzione e il dipendente. La relazione tra i due non è mai costante. Ad esempio, lo sviluppo rispetto ai premi è motivo di preoccupazione.

Secondo le parole del guru del management Kent D Miller, "Le organizzazioni devono pensare in termini di premi totali e non solo di premi finanziari se vogliono migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, l'impegno, la soddisfazione sul lavoro e le prestazioni".

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