Non solo ti mostreremo il processo passo-passo per mappare un piano di strategia di comunicazione chiaro, specifico e scritto per la tua organizzazione, ma ti aiuteremo anche a ordinare le nostre ragioni sul perché dovresti fare lo stesso.
Il maestro spirituale Osho fece un'osservazione quando gli fu chiesto perché fosse molto prolifico mentre parlava dei suoi talenti e delle sue capacità. Egli ha detto
- Se non urlo dei miei talenti, chi altri lo farà? Se non lo facessi, come farebbero le persone a sapere che posso aiutarli con le mie risorse e capacità?
Se ti stai chiedendo perché hai bisogno di un piano di strategia di comunicazione, è per questo - nessuno ti conoscerebbe fino a quando non glielo dirai in un modo che possano capire. Essere informali sulla comunicazione con le parti interessate interne ed esterne è facile. Ma ciò non massimizza il valore della tua attività.
Se stai ancora pensando al motivo per cui crei un piano di strategia di comunicazione efficace per comunicare i tuoi valori, servizi, prodotti, missione, visione più profondi ai tuoi dipendenti e ai tuoi clienti, guarda i motivi di seguito. Scoprirai perché è assolutamente significativo.
Ragioni per costruire un piano strategico di comunicazione
- Ordine del giorno: un piano di strategia di comunicazione aiuta a costruire un'agenda per un'organizzazione: perché esiste, chi serve, come servire, la sua missione e visione e come intende espandersi. È un'agenda perché mostra alle persone dell'organizzazione come devono eseguire i piani e dove devono raggiungere. I clienti avranno anche una visione chiara di ciò che possono aspettarsi dall'organizzazione nel prossimo futuro.
- Strategia: la strategia è l'arte di decidere di passare dalla A alla B dove vi sono rischi significativi. Pertanto, pianificare in anticipo il piano di strategia di comunicazione è sempre prudente per un'organizzazione che punta a crescere. Senza una pianificazione e un piano di strategia di comunicazione adeguati, l'organizzazione non può andare molto lontano nel convogliare le informazioni che desidera trasportare.
- Promemoria simultaneo: la costruzione di un piano di strategia di comunicazione facilita l'attributo significativo di ricordare agli stakeholder interni ed esterni ciò che stanno per fare o che stanno attualmente facendo. I suoi programmi e riprogrammano la mente degli individui coinvolti nel processo e li unificano per uno scopo comune.
- Divulgazione: nessuna impresa può stare nel vuoto. Sono responsabili delle loro azioni e poiché ogni cosa influisce su tutto, ciascuna delle loro mosse influenza la società direttamente o indirettamente. Quindi, lo scopo di costruire una grande strategia di comunicazione per i dipendenti è quello di fornire una completa informativa su cosa sta facendo l'azienda e su come l'azienda pianifica di far crescere la comunità e astenersi da pratiche non etiche.
Questi sono i quattro motivi principali per i quali è necessario sviluppare una strategia di comunicazione efficace per i dipendenti. Puoi anche includere cose come raggiungere un pubblico più vasto, cercare di ottenere mercati migliori per i tuoi prodotti ed espandere il tuo orizzonte di affari, ma sono ragioni secondarie (queste ragioni potrebbero non essere secondarie a te).
Indipendentemente dal motivo che hai o anche se non hai un motivo per costruire una strategia di comunicazione efficace per i dipendenti, ti invitiamo a prestare attenzione al resto dell'articolo. Se eseguito correttamente, questo articolo può modificare l'intera struttura di comunicazione della propria organizzazione.
Cominciamo.
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Articola la situazione attuale
Senza sapere dove ti trovi come ti aspetteresti di andare avanti e raggiungere una certa situazione in cui le cose si allineerebbero alla tua visione. Non lo farà fino a quando non saprai dove sei.
Il modo migliore per sapere che è fare un'analisi SWOT. È molto semplice. Prendi un foglio e dividilo in quattro parti e poi nella prima parte scrivi Punti di forza; in Punti di forza, scrivi Debolezza. Sulla destra in alto, scrivi Opportunità e in Opportunità, scrivi Minacce.
Prenditi del tempo per inserire gli ingressi. Se hai bisogno dell'aiuto dei tuoi colleghi o dei feedback dei clienti, fai lo stesso. Quanto più accuratamente fai questa analisi, tanto più vantaggioso sarebbe il tuo piano di strategia di comunicazione. Sappi che puoi comunicare con chiarezza solo allora quando hai informazioni concrete e solide. Non saltare questo passaggio. È una delle cose più importanti, per cominciare.
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Organizzare un incontro con le principali parti interessate
Una volta terminata l'analisi SWOT, è tempo di apportare alcune correzioni al corso. Conosci i tuoi punti di forza, debolezza, opportunità e minacce. Ora, coinvolgere tutte le parti interessate a discutere quali conclusioni raggiunte siano assolutamente corrette o vorrebbero aggiungere eventuali input. Se aggiungono input, ascolta e annota.
Quindi presentare le conclusioni finali dopo il lampo di genio. Se tutte le parti interessate concordano sulla stessa cosa, pianifica di sederti di nuovo per sviluppare una visione strategica. L'incontro è importante perché un membro non può creare un'organizzazione.
Abbiamo bisogno che tutti siano allineati con lo sviluppo e l'espansione organizzativa. E se lavori in un'organizzazione, sapresti che esiste un termine chiamato Johari Window che dice che c'è un lato oscuro di noi che può essere meglio rappresentato da altre persone.
Quindi, usando lo stesso principio, nell'organizzazione, è obbligatorio non fare affidamento solo sui propri pensieri e opinioni e chiedere ad altre persone chiave di condividere anche i propri.
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Traccia un futuro ideale per l'organizzazione
Una volta che le persone chiave danno le loro opinioni e input, è il momento di tracciare un futuro ideale per l'organizzazione. Per iniziare il processo, annota tutto ciò che vuoi che l'organizzazione rappresenti. Immagina di avere tutte le risorse, le persone, i soldi e i talenti per creare un futuro immacolato. Quindi scrivi il futuro come vedi.
Non pensare all'impossibilità fin d'ora. È un passaggio in cui è necessario pensare oltre lo scenario attuale se si desidera espandere la propria attività e lasciare il segno. Non lasciare che la visione ideale vaghi nella tua mente. Dagli forma e struttura. Scrivilo nello stesso modo in cui lo vedi. Il filosofo aziendale Jim Rohn ha chiesto:
“È possibile vedere il futuro prima che esista?” Si rispose - “È possibile vedere il futuro prima che esista. Perché puoi vederlo nella tua mente prima che esista.
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Incidere la visione in base alla priorità
A questo punto, è tempo di dargli forma. Devi essere realistico ora. Devi uscire e fare la dovuta diligenza. Se lavori in un'industria manifatturiera e desideri fare l'integrazione a ritroso, pensa alle risorse, al denaro e alle persone necessarie per svolgere il lavoro.
Chiediti: è necessario? Quanto può diventare prezioso a lungo termine? Siediti con il tuo SWOT. Il tuo SWOT mostra che hai i punti di forza per fare questo passo? Se sì, vai avanti e se no, fermati.
Il modo più ideale per dare priorità alla visione è dividerla in quattro parti: rimozione critica, non critica, decisionale. Metti tutta la tua visione in queste quattro parti. Pensa a lungo e intensamente.
Guarda i feedback dei clienti, le analisi di mercato, giudica le tendenze del mercato e poi prendi l'opinione degli stakeholder chiave e poi decidi quali cose andrebbero necessariamente nella fase critica, che dovrebbe andare in modo decisionale e non critico e da cui puoi effettivamente rimuovere la visione.
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Trasforma la visione in obiettivi
È tempo di sedersi con le persone chiave della tua organizzazione. In questo incontro, presenteresti la divisione che hai fatto della tua visione. Prendi i loro input e vedi se qualunque cosa tu pensi sia all'unisono.
Se no, perché? Scopri cosa pensano. Aggiungi alcune cose se ne hanno il merito e scartane alcune se ritieni che possano essere evitate completamente. Una volta che sei convinto della tua visione e priorità di quella visione, è tempo di fissare gli obiettivi.
Stabilire gli obiettivi significa che devi incidere la tua grande visione in pezzi che possono essere raggiunti in 3-5 anni o meno. È importante ridimensionare. Se non ti riduci, l'esecuzione non avverrà e non sarai in grado di trasformare la tua visione in realtà in un prossimo futuro.
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Annota i passaggi necessari per raggiungere B da A
Una volta che hai fissato gli obiettivi, è tempo di fare un po 'di lavoro a livello del suolo. Sappiamo tutti che l'immaginazione senza esecuzione è un'illusione. Quindi, è importante prendere ogni obiettivo e decidere il punto A e il punto B. A è il punto in cui ci troviamo ora. E B è dove vogliamo raggiungere. Non possiamo raggiungere B fino a quando non intraprendiamo alcune azioni.
È tempo di annotare dettagliatamente ogni fase dell'azione in modo da poter capire dove fare cosa e come affrontare l'intera cosa in modo semplice. Mantieni una sequenza e una struttura. Estrarre una pagina per ciascun obiettivo.
In alto, in tal caso, annota l'obiettivo, quindi scrivi i passaggi uno a uno e quindi esegui la sequenza in ordine di importanza. Questa semplice struttura aiuterebbe ad agire e renderebbe l'esecuzione impeccabile.
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Trova scappatoie
Se hai letto l'opera di Edward de Bono “I sei cappelli”, è tempo di indossare il cappello nero. Annotare i passaggi delle azioni è semplicissimo. Ma dobbiamo avere alcuni piani di emergenza per gestire il tutto con prudenza.
Perché contingenza? Perché in qualsiasi momento le cose possono andare storte. Potresti affrontare un sacco di ostacoli lungo la strada che renderanno la tua vita miserabile. E se non hai un piano in anticipo, l'unica cosa che sarai in grado di fare è rimanere bloccato e rimanere inattivo.
Quindi, pianificare le crisi. Pianifica situazioni in cui le cose possono andare male. Pianificare le emergenze. Pianificare gli ostacoli. E poi vai avanti con il passaggio successivo.
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Stabilire le scadenze
Quando vedi chiaramente i punti neri nel trasformare la tua visione in realtà, è tempo di dargli più significato. L'organizzazione non può espandersi senza scadenze. Qualcuno ha detto così magnificamente: non ci sono obiettivi non realistici, piuttosto scadenze non realistiche.
Quindi, è tempo di fissare le scadenze per ogni fase dell'azione che hai indicato in precedenza. Sii specifico, sii realistico e aggiungi buffer a ogni scadenza (almeno il 20% del tempo originale che pensavi sarebbe stato portato a termine per il completamento).
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Attribuire risorse e responsabilità e condividere
Ora hai un intero elenco di cose in mano. Hai già fissato gli obiettivi, li hai suddivisi in specifici passaggi d'azione, hai trovato gli ostacoli che potresti dover affrontare a lungo e hai fissato le scadenze per ogni attività.
Ora è il momento di attribuire le risorse e scoprire le persone che possono svolgere l'attività. Questa è la parte più critica della costruzione di una strategia di comunicazione efficace per i dipendenti. Il modo in cui condividi le responsabilità dirà molto su come desideri attuare i piani.
La maggior parte delle persone pensa che le strategie di comunicazione siano una cosa separata, ma è profondamente allineata con la missione, la visione, gli obiettivi, gli obiettivi e l'implementazione di un'organizzazione. In ogni passaggio, devi sapere come comunicare con i tuoi subordinati. Quindi, mentre attribuisci le responsabilità, assicurati che abbiano tutte le risorse disponibili per l'implementazione.
Una volta fatto tutto, chiedi al tuo personale di mettersi al lavoro secondo la scadenza. Crea piccoli loop di feedback che ti aiutano a ottenere il feedback per ogni attività e come viene implementata.
Se la strategia di comunicazione con i dipendenti risulta difficile da implementare, scopri i motivi. È un problema in termini di risorse / abilità / chiarezza / comunicazione? E quindi prendere le misure necessarie per cambiarlo. L'implementazione è molto significativa perché senza questo l'intero piano di comunicazione andrebbe invano.
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Suggerimento bonus: adotta misure correttive
Questo passaggio riguarda principalmente la ricezione di feedback e la creazione di una politica a porte aperte in cui le persone possono venire e incontrare i loro supervisori in qualsiasi momento e possono discutere dei loro problemi durante l'implementazione. Se i dipendenti non sono motivati e non conoscono lo scopo principale di un piccolo compito, è responsabilità del supervisore insegnare ai dipendenti e motivarli ad agire.
Questi supervisori devono anche riferire ai loro dirigenti e quindi i dirigenti riferirebbero agli alti dirigenti e così via e così via. Ciò creerà un efficace sistema di feedback che è molto importante per l'adozione di misure correttive mentre i dipendenti continuano a svolgere l'attività loro assegnata.
Il piano di strategia di comunicazione non è una cosa separata. Lo scopo delle comunicazioni strategiche è inerente all'essenza di stabilire gli obiettivi dell'organizzazione e raggiungerli con il massimo successo.
Pertanto, se un'organizzazione può implementare quanto sopra, non sarebbe un problema costruire una strategia di comunicazione efficace per i dipendenti in tutta l'organizzazione e quindi la stessa trasparenza infetterebbe anche gli stakeholder esterni.
Prima fonte di immagini: pixabay.com
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