Panoramica di Six Sigma Project Charter
"Project Charter" è il passo fondamentale nella metodologia Six Sigma. Fornisce una panoramica del progetto in un formato conveniente, che è facile da capire, rivedere e approvare per le parti interessate. La Carta del progetto può essere definita come un documento ufficiale contenente informazioni su tutti gli aspetti del progetto, compresi i dettagli di base per informazioni complete . Una carta di progetto ben strutturata si rivolge alle 5W del progetto:
- "Qual è " l'obiettivo del progetto?
- "Chi" prenderà in carico il progetto?
- 'Quando' il progetto dovrebbe essere completato?
- "Perché" l'azienda dovrebbe incoraggiare il progetto?
- "Da dove" il team del progetto trarrà le sue risorse?
Perché 'Project Charter' è essenziale?
La creazione di una carta del progetto è un passaggio essenziale di qualsiasi progetto Six Sigma e costituisce la base del suo successo. La carta aiuta il team di progetto a rimanere concentrato sugli scopi e gli obiettivi previsti. Poiché la strutturazione della carta contiene molte sezioni diverse, funge da mappa guida per il team durante il corso del progetto. Aiuta ad affrontare problematiche impegnative sulla carta per evitare costosi errori durante l'esecuzione effettiva del progetto.
La carta del progetto Six Sigma indirizza il team del progetto verso scopi e obiettivi predefiniti. Aiuta a identificare i sintomi di sfide / problemi in corso nell'organizzazione. È un progetto che consente alla direzione di rispondere a domande come:
- Se i benefici del progetto superano o meno i costi del progetto?
- In che modo l'esecuzione del progetto può influire su altri dipartimenti dell'organizzazione?
- Come si può quantificare il successo del progetto?
La carta del progetto aiuta non solo a omettere attività ridondanti, ma anche a scopi del progetto vagamente definiti. Consente di ridurre e gestire i rischi. Pertanto, una carta del progetto ben definita facilita un processo decisionale più rapido e accurato per le parti interessate.
Modello di carta del progetto - Struttura formale "Six Sigma Project Charter"
Componenti e strutturazione
Ecco gli elementi essenziali contenuti in una "Carta del progetto":
1) Titolo del progetto: il titolo rappresenta il progetto ed è importante nominare un progetto con un titolo chiaramente definito, in quanto consente ad altri di visualizzare e selezionare facilmente il progetto in base a parole chiave o frasi. Ad esempio, se una catena di pizzerie vuole rafforzare la propria logistica, un possibile titolo potrebbe essere "Miglioramento dei tempi di elaborazione degli ordini".
2) Obiettivo del progetto: questo include ciò che è previsto dal progetto. Pertanto, l'obiettivo dovrebbe corrispondere ai problemi / sfide che devono essere risolti. Gli obiettivi dovrebbero essere ben definiti, quantificabili, realistici e limitati nel tempo. Ad esempio, Riduci il tempo di elaborazione dell'ordine del 20%.
3) Caso aziendale: il caso aziendale delinea, come il progetto six-sigma si allinea con gli obiettivi e gli obiettivi strategici dell'azienda. Descrive "perché" l'organizzazione dovrebbe supportare il progetto. Pertanto, identifica in che modo le parti interessate, sia i clienti interni che quelli esterni, potrebbero beneficiare del progetto.
4) Dichiarazione sui problemi di processo: questa dichiarazione fornisce un'indicazione e informazioni chiare sulle sfide da affrontare e su dove suggerire il miglioramento. Fornisce un riepilogo dei record storici sul funzionamento del processo e sugli effetti degli elementi problematici. Ad esempio, aumento dei reclami dei clienti a causa della lunga attesa nei tempi di consegna degli ordini effettuati.
5) Project Scope (In-Scope e Out-of-Scope): come indica il nome, Project Scope determina i limiti fisici del progetto. In-Scope identifica quali processi e sottoprocessi devono essere inclusi nel progetto. Fuori dal campo di applicazione include i processi e i passaggi che devono essere esclusi per evitare vaghezza e sovrapposizioni durante la successione del progetto.
6) Cronologia del progetto (data di inizio e data di fine): la data di inizio del progetto viene registrata su carta quando il responsabile del progetto riprende ufficialmente con il progetto. La durata del progetto è determinata in base a molti fattori quali condizioni aziendali, carico di lavoro e giorni liberi. Pertanto, la data di fine prevista viene decisa dal Project Mentor / Master Black Belt.
7) Risultati / misure del progetto: include gli strumenti che verranno utilizzati per quantificare l'efficacia del progetto. Ad esempio, l'aumento percentuale dei margini di profitto dopo la riduzione del tempo di elaborazione dell'ordine. Queste misure devono rientrare nei tempi previsti dal progetto.
8) Team di progetto: include i membri del team che avrebbero lavorato al progetto. Questi sono:
- Sponsor del progetto: la persona che rivede, guida e ottiene l'approvazione da tutte le parti interessate.
- Responsabili del progetto: la persona che possiede il processo ed è responsabile dei risultati del progetto.
- Subject Matter Expert (SME): includono membri del progetto con profonda conoscenza e comprensione dei processi aziendali e metodologie six sigma.
9) Risorse: le risorse includono persone, materiali, attrezzature / macchinari e finanziamenti per lo stesso, che sarebbero necessari per eseguire il progetto.
10) Analisi dei costi: fornisce una stima del costo del progetto e dei benefici che si otterrebbero al completamento del progetto. Le differenze nei costi e nei profitti del progetto verrebbero pagate come un interesse per le parti interessate e il top management in modo da ottenere l'approvazione del progetto.
11) Firme degli Stakeholder: gli stakeholder, inclusi Project Mentor, Project Sponsor e Project Champion, sono tenuti a firmare la carta del progetto per approvarla ufficialmente per l'implementazione.
I punti evidenziati sopra danno una buona idea di cosa sia una carta del progetto Six Sigma e di come sia importante per ogni organizzazione sviluppare una carta ben definita prima di procedere con un progetto. La carta non serve solo come tabella di marcia per l'esecuzione del progetto, ma evidenzia anche le sfide e la portata del progetto. Pertanto, è un ottimo strumento per pianificare, eseguire e chiudere il progetto in modo efficace!
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