Introduzione alla gestione della pianificazione dei progetti
La gestione della pianificazione del progetto, comunemente usata nella gestione del progetto, è definita come la pianificazione di un intero progetto, compresi i componenti minuti, dalla data di inizio alla data di fine. Questa metodologia incorpora la pianificazione dell'elenco delle attività, delle pietre miliari e dei risultati di un progetto. È una proiezione sistematica della linea temporale composta dal giorno in cui il progetto viene concettualizzato al giorno in cui il progetto è completato e tutto il resto.
Un programma di progetto può essere creato solo se esiste una visione chiara per il progetto. Un programma può essere scritto quando un progetto può essere integrato in una complessa struttura funzionale dei vari piccoli risultati.
Qual è lo scopo di un programma di progetto?
L'obiettivo di qualsiasi programma è quello di guidare i dipendenti a completare il progetto in modo sistematico e organizzato attraverso una pianificazione efficiente che ottimizza il tempo disponibile. Il programma garantisce che i dipendenti rispettino una sequenza temporale proposta, riducendo al minimo i ritardi.
La pianificazione del progetto fa parte di qualsiasi pianificazione del progetto. Una pianificazione esplicita del progetto aiuta a guidare i dipendenti attraverso il ciclo di vita di un progetto, garantendo così che i dipendenti non vengano deviati o frettolosi.
Una breve descrizione della pianificazione del progetto
Un progetto contiene cinque componenti principali, in cui la pianificazione del progetto è una parte essenziale del secondo componente.
- L'idea: questo primo componente concettualizza il progetto e discerne con che facilità può essere completato con le risorse fornite.
- Inquadratura del progetto del progetto: questo componente definisce e pianifica correttamente l'intero progetto. La pianificazione del progetto include l'elenco e il calcolo del budget, lo sviluppo di programmi e l'elenco delle risorse necessarie.
- Il lancio del progetto: il progetto viene eseguito in questa fase, ovvero i dipendenti iniziano a lavorare sulle attività assegnate.
- Le prestazioni del progetto: questa è la fase in cui la progressione del progetto viene confrontata con le aspettative che sono state stabilite.
- The Closure: Questo semplice componente sigilla la consegna del progetto, post che, molte organizzazioni tendono a valutare i successi e gli insuccessi del progetto per migliorare i progetti futuri.
Quali sono i passaggi coinvolti nello sviluppo del programma del progetto?
1. Comprendere e redigere le prospettive del progetto
Come accennato in precedenza, il progetto deve avere un ambito per creare una pianificazione del progetto. Ciò comporta le aspettative del progetto, i risultati proposti e i requisiti necessari per completare il progetto. Inoltre, l'ambito delinea le risorse necessarie nonché i vincoli di costi e tempi. Pertanto, questo passaggio viene eseguito con le parti interessate. Allo stesso tempo, è importante elaborare il progetto in una struttura funzionale evidenziando tutti i compiti e i risultati importanti. (Nota: la struttura di suddivisione elenca le attività, escluse le date).
2. Il progetto è organizzato
Una volta che le prospettive e la struttura di lavoro, con i componenti integrati, sono abbozzati, è possibile arruolare tutti i compiti del progetto. Dopo aver precisato ogni attività, è essenziale organizzarle in base a priorità, insieme al tempo stimato impiegato per eseguire ciascuna attività. È altrettanto inerente mappare le risorse richieste.
3. Dipendenze della mappa
Questo va di pari passo con l'organizzazione delle attività del progetto. Questo passaggio fornisce chiarezza nella relazione tra ogni attività. Pertanto, è semplice identificare l'attività che precede un'attività e l'attività che sostituisce un'attività. La dipendenza può essere classificata come:
- Finish-to-start: dove è fondamentale finire un compito prima di procedere al successivo
- Start-to-start: dove è essenziale avviare un'attività prima di iniziarne un'altra
- Finitura: dove è importante terminare un'attività prima di completarne un'altra
- Dall'inizio alla fine: dove è essenziale iniziare un'attività prima di terminarne un'altra
4. Progetto del percorso centrale
Il completamento di un'attività in tempo diventa indispensabile quando l'intervallo di tempo tra la data di scadenza e la data di inizio dell'attività successiva è zero. In breve, ritardare tale attività ritarderà l'intero progetto. Pertanto, una serie di attività vitali sono organizzate per evitare un ritardo complessivo. Questo schema può definire l'intervallo di tempo per il completamento del progetto.
5. Contrassegnare le pietre miliari importanti del progetto
Le pietre miliari aiutano a tracciare il progetto a intervalli definiti. Questo aiuta i dipendenti ad aderire al corso del progetto. Dal punto di vista di un'aquila, mostra se il progetto è ben entro il tempo definito.
Questi punti di controllo sono di due tipi: esterno e interno. Le pietre miliari esterne sono destinate a sponsor, stakeholder, clienti, ecc .; rivela dove è arrivato il progetto. Le pietre miliari interne sono stabilite per i dipendenti che lavorano direttamente al progetto; guida gli impiegati nel tracciare l'avanzamento del progetto.
6. Designazione delle risorse umane
Il programma del progetto rimane incompleto senza l'assegnazione delle funzioni ai dipendenti. La regola del pollice è quella di assegnare il 3/4 del loro tempo per l'attività primaria e il quarto rimanente a eventuali mansioni secondarie come quelle di assistenza o amministrative.
7. Assegnare una data di inizio e una data di fine specificate
Comprendendo la durata richiesta per ciascuna attività, impostando le pietre miliari e stimando il tempo totale necessario per completare il progetto, è possibile indicare le date di inizio e fine. La data di inizio prevista è impostata in base alle risorse umane qualificate. La data di fine prevista potrebbe cambiare a causa di licenziamenti, festività e altri fattori imprevisti.
Quali sono le tecniche comuni per pianificare un progetto?
Ci sono alcuni metodi popolari che la maggior parte dei PMO opta per lo sviluppo di un programma di progetto, vale a dire, Elenco attività, diagramma di Gantt, calendari, schede temporali integrate, ecc. La maggior parte dei siti Web fornisce software online gratuito come "2 piani" che ha un Gantt interattivo Grafico per aiutare a gestire vari componenti di pianificazione come disponibilità dei dipendenti, schede attività o allocazioni di attività.
Ecco una breve idea di:
Elenco delle attività
Questo metodo documenta un elenco di attività per ciascun dipendente nel progetto, in un elaboratore di testi o in un foglio di calcolo. Questo semplice metodo è ideale per qualsiasi piccolo progetto. Alcuni, come Zoho, possono collaborare con siti Web, come Google+, per aiutare i dipendenti ad aggiornare lo stato del progetto direttamente nel documento. Lo svantaggio, tuttavia, è che è costantemente necessario un aggiornamento manuale per tenere traccia dell'avanzamento del progetto.
Diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt è un grafico a barre della sequenza di attività rispetto al tempo. Ogni barra indica un'attività con la data di inizio e di fine, quindi, che rappresenta la durata del completamento. Indica anche una sovrapposizione di attività, dipendenze tra le attività e l'inizio, nonché la data di scadenza dell'intero progetto. Questo strumento è molto apprezzato dalla maggior parte dei PMO grazie alla visualizzazione che aiuta a tracciare meglio il progetto. Il diagramma di Gantt è uno strumento efficace per segnalare gli aggiornamenti dello stato e stimare il tempo necessario per completare il progetto.
calendari
I calendari possono essere duplicati in molti file con un nome univoco per ciascuno. Pertanto, consentendo la possibilità di creare un calendario per ogni progetto che registra ogni attività. In questo modo è disponibile una sequenza temporale per l'intero progetto. I calendari possono essere condivisi tra i dipendenti. Gli svantaggi dei calendari sono l'impossibilità di assegnare un'attività a ciascun dipendente e la mancanza di rappresentazione delle dipendenze delle attività.
Come viene valutata una pianificazione del progetto?
Un programma di progetto è di assoluta qualità se -
- È aggiornato quotidianamente o settimanalmente
- Il valore di stima al completamento corrisponde al valore di base
- Se il lavoro è distribuito uniformemente tra i dipendenti garantendo un completamento regolare
Un programma di progetto è estremamente utile per una società di software, una società di costruzioni, un'organizzazione di gestione di eventi, eventi scolastici, ecc. Molte persone hanno adottato questa tecnica nella loro vita quotidiana. Questo è un metodo di organizzazione sviluppato per rendere la vita comoda perché garantisce l'efficienza del tempo impiegato. In breve, sta ottenendo il massimo con il piccolo in mano.
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Questa è una guida alla gestione della pianificazione dei progetti. Qui discutiamo i passaggi e le tecniche comuni per pianificare un progetto. Puoi anche consultare i seguenti articoli per saperne di più -
- Tecniche di pianificazione del progetto
- Esempio di pianificazione del progetto
- Responsabilità del project manager
- Primavera Project Management