introduzione
In questo articolo, vedremo uno schema del piano di progetto rispetto al piano di gestione del progetto Abbiamo sempre saputo, e abbastanza spesso riso di noi stessi, che la differenza tra un piano di progetto e un piano di gestione del progetto è solo che la parte "gestione" viene in essere! Ma, arrivando al serio, ciò che non ci rendiamo conto è che un piano di progetto differisce in molti modi da un piano di gestione del progetto e questo articolo ti guiderà a rovesciare i fagioli in un modo molto sistematico e passo-passo maniera.
Benvenuti nel mondo dei progetti e della gestione dei progetti!
La pianificazione è sempre considerata la fase più importante del ciclo di vita di un progetto e in gran parte il predecessore di tutto ciò che avviene in un progetto fino al suo completamento. La fase di pianificazione deve essere presa molto sul serio dal top management, dal project manager e dal team coinvolto nel progetto. È questa fase che produce piani e questi piani sono descrizioni approfondite di ciò che deve essere fatto e dove, e in tutte le forme e formati, rispondendo a esigenze diverse.
Perché il progetto ha bisogno di piani?
Sia che tu abbia un piccolo progetto o un'impresa su larga scala, è importante sapere che ogni progetto non può semplicemente procedere con più persone che lavorano in modo casuale come il lavoro continua. È importante capire che ogni progetto ha bisogno di un piano. Ma perché?
Un piano è quasi come una mappa. Un documento di direzione che può condurre il progetto verso l'obiettivo a cui dovrebbe essere diretto. Il piano garantisce inoltre che lo slancio venga mantenuto quando viene eseguito un piano. Oltre a ciò, il piano mantiene lo stato e ravviva anche le attività che porteranno il progetto a buon fine.
Con pietre miliari e corretta distribuzione di ruoli e responsabilità, con programmi, un piano è un processo sano e ben ponderato attraverso un documento che copre un procedimento passo-passo di una sequenza di azioni per raggiungere un obiettivo dichiarato. Quando la pianificazione viene condotta in modo sistematico e preciso, diventa più facile l'esecuzione. Senza un piano completo e completo, è difficile ottenere l'esecuzione senza intoppi come si richiede. Pertanto, questo ti costerà sforzi extra e ritarderà e utilizzerà più risorse di quanto ti aspetti. Per poter implementare un piano, è essenziale sapere cosa può fare un piano per te. Di seguito sono elencati 4 punti che illustreranno i vantaggi della pianificazione e della disponibilità di un piano completo:
1. Migliorare la comunicazione e la risposta del cliente
Normalmente designato come piano di comunicazione, un piano può tenervi costantemente in contatto con i vostri clienti e migliorare e mantenere relazioni con loro. In questo modo puoi essere certo che i rapporti avvengono in modo metodico e nel miglior modo possibile. Con una migliore comunicazione arriva l'opportunità di comprendere correttamente le esigenze e i desideri dei clienti. Ciò migliorerà i piani proposti e l'esecuzione sarebbe pressoché impeccabile.
2. Aumentare la trasparenza del nostro lavoro
Con un piano in atto, è possibile sapere cosa deve essere fatto e la sequenza di passaggi che portano al completamento di una determinata attività. In questo modo anche il tuo cliente saprà come si sta svolgendo il processo e può farsi un'idea chiara di ciò che i membri del team stanno facendo.
3. Diventare più organizzati ed efficienti
Un piano chiaro è come un elenco di cose da fare da seguire e rimanere organizzati. Questo raddoppierà la tua produttività e ti darà i risultati desiderati. Un progetto organizzato è sicuramente un progetto di successo.
4. Focus Lies sull'obiettivo del progetto
Con i dettagli, arrivano le possibilità di sviare e condurre ribelli dagli obiettivi e dall'obiettivo del progetto. Con la deviazione, i costi aumentano e le risorse dovrebbero fare gli straordinari. Un piano può mantenerti in rotta e tenerti allineato a ciò che desideri ottenere con una deviazione minima o nulla. Ciò consentirà al progetto di non perdere mai tempo e costi.
Piano di progetto vs Piano di gestione del progetto Infografica
Di seguito sono riportati i principali confronti tra il Piano di progetto e il Piano di gestione del progetto.
Approcci quadro:
I piani possono seguire uno dei due approcci seguenti per ottenere i risultati desiderati:
- Approccio logico
- Approccio allo sviluppo del piano di progetto
Approccio logico:
L'approccio logico si basa sul fatto che il project manager crei una matrice di 4 colonne e uguale numero di righe. Queste righe avrebbero l'obiettivo di sviluppo, l'obiettivo a breve termine, gli output, nonché gli input che devono essere forniti per ottenere l'output necessario. Mentre l'intestazione della colonna avrebbe riassunti, indicatori verificabili, fattori esterni che contribuiscono al piano del progetto e vari mezzi di verifica.
Approccio allo sviluppo del piano di progetto:
Questo approccio includerebbe la preparazione di un piano di progetto e un piano di gestione del progetto per arruolare le varie fasi del progetto e quali diverse attività saranno condotte al fine di ottenere i risultati necessari. I piani del progetto includeranno le necessità di base, come obiettivo del progetto, descrizione, analisi, risorse necessarie e altro.
Ora approfondiremo questo approccio allo sviluppo del piano di progetto in questo articolo. Esamineremo ciò che questo approccio sviluppa, il piano di progetto e il piano di gestione del progetto e cosa distingue questi due documenti. Siamo stati sintonizzati per di più!
Che cos'è un piano di progetto?
Il Project Management Body of Knowledge definisce un piano di progetto per essere …
“… Un documento formale e approvato utilizzato per guidare l'esecuzione e il controllo del progetto. Gli usi principali del piano di progetto sono documentare i presupposti e le decisioni di pianificazione, facilitare la comunicazione tra le parti interessate e documentare l'ambito, i costi e le linee di base approvati. Un piano di progetto può essere sintetizzato o dettagliato. "
Considerando che PRINCE2 definisce un piano di progetto come:
"… una dichiarazione su come e quando gli obiettivi di un progetto devono essere raggiunti, mostrando i principali prodotti, pietre miliari, attività e risorse necessarie al progetto."
Lo scopo di un piano di progetto è quello di essere in grado di definire correttamente e accuratamente le pietre miliari che il team deve raggiungere sul progetto al fine di facilitare e fornire lo scopo previsto del progetto. Un piano di progetto di qualsiasi livello dovrebbe essere in grado di rispondere alle quattro domande di base che vengono poste al suo progetto. Sono i seguenti:
- Che cosa? - Quali sono i risultati / risultati desiderati per il progetto? Quale lavoro deve essere svolto per raggiungere questi risultati?
- Perché? - Perché il progetto è stato ripreso? Cosa sta cercando di risolvere?
- Chi? - Chi sono i membri del team che lavorano al progetto? Cosa fa ogni membro durante il progetto?
- Come? - Come sarà manovrato il progetto? Quali sono le attività che faranno parte del progetto? Condurranno il progetto a un completamento con successo?
Noterai che il piano del progetto suona e sembra identico a una carta del progetto, ma ciò che lo differenzia da quel documento è il suo scopo . Mentre la carta del progetto afferma fermamente i contenuti sulla carta, un piano è messo insieme per rendere viva l'esecuzione.
Un piano di progetto comprenderebbe ogni singolo dettaglio che esiste in un progetto. Non si limita esclusivamente all'aspetto della gestione del progetto o agli obiettivi di raggiungimento della clientela di terzi. Un piano di progetto pone l'accento sull'esatta sequenza di tutto ciò che accadrà in un progetto. Incoraggia una visione dettagliata della mappatura di una progressione passo per passo verso il completamento del progetto o, in parole povere, raggiungendo il suo obiettivo e la sua visione, che è stata dichiarata nella carta del progetto. Una visione dettagliata includerebbe una visione completa dell'esecuzione di ogni singolo compito per raggiungere traguardi, gestione delle singole attività secondarie e attività / eventi e controllo della situazione e, soprattutto, della qualità del processo e dei loro risultati.
Molto spesso pubblicizzato come piano di costruzione, un piano di progetto in genere comprende i seguenti argomenti a tempo debito della sua esecuzione:
- Gestione dell'ambito
- Gestione della qualità
- Gestione finanziaria
- Gestione degli orari
- Gestione delle risorse
- Piano di comunicazione
- Cambio gestione
Che cos'è un piano di gestione del progetto?
Un piano di gestione del progetto, a differenza del piano di progetto, può essere definito dall'unico documento utilizzato per descrivere l'approccio di gestione del progetto o il sistema di gestione del progetto utilizzato nell'attuazione del piano di progetto, dal team del progetto. Ciò significherebbe che per un particolare progetto tutti gli input di gestione del progetto nelle varie fasi del progetto sarebbero dettagliati in questo documento, basato sul piano del progetto, che è stato redatto sulla premessa della carta del progetto.
Molti esperti trovano una linea sottile tra questi due documenti e alcuni non trovano alcuna linea e usano i due termini per i piani in modo intercambiabile. A partire dalla terza edizione di PMBOK, il termine è stato standardizzato in "Piano di gestione del progetto" per motivi di chiarezza, ma molte organizzazioni si sono impegnate a proporre i due documenti come entità separate, seguendo formati diversi e con scopi diversi.
Un piano di gestione del progetto può anche essere dichiarato come un'entità logica composta da molti piani di gestione affinché i compiti e le attività del progetto funzionino come previsto. Questi piani di gestione non si limitano alle 10 aree di conoscenza dichiarate in PMBOK. Questo piano prende le migliori pratiche, che possono essere implementate per un particolare scenario, e le prevede per la corretta esecuzione di tale compito. Ciò garantisce il culmine dell'attività nel miglior modo possibile.
A seconda della scala del progetto, questo piano può essere suddiviso in sezioni e suddiviso in singoli piani o può essere inserito in un unico documento per brevità.
I piani di gestione del progetto cercano sempre di rispondere alla domanda "come" piuttosto che "cosa" e "perché". Con questa caratteristica, i piani di gestione del progetto spiegano ai team "come" condurre e trattare un particolare scenario, usando quale strumento o approccio di gestione. Ciò rafforza la posizione del project manager e del suo team, dando loro un senso di direzione e riferimento.
In termini di argomenti che sono coperti da un piano di gestione del progetto, sembra una buona somiglianza con gli argomenti trattati da un piano di progetto, tra cui, gestione dell'ambito, gestione della qualità, fino alla gestione degli appalti. Un piano di gestione del progetto viene adottato e implementato molto prima dell'inizio dell'esecuzione del progetto, garantendo che tutte le pratiche siano prese in considerazione e le migliori pratiche di gestione del progetto siano rispettate.
Puoi pensare a un piano di gestione del progetto come una sorta di linea guida per aiutarti ad attuare il piano presentato di fronte a te, per raggiungere lo scopo e l'obiettivo del progetto.
Differenze chiave tra il piano di progetto e il piano di gestione del progetto
Ora da quando abbiamo definito e compreso i due termini e i piani diversi, ma simili, per un progetto, immergiamoci nell'apprendimento di loro con le loro nette differenze che li distinguono. Distinguere un piano di progetto e un piano di gestione del progetto.
| Schema del progetto | Piano di gestione del progetto |
| Piano di vista di livello superiore | Piano di vista di livello inferiore |
| Piano dettagliato sull'inizio del progetto fino alla sua fine | Piano dettagliato su come avviare il progetto e monitorare ogni sua mossa fino alla fine |
| Questo piano affronta e affronta la domanda principale: che cosa | Questo piano affronta e affronta la domanda principale: come |
| Un documento visionario che traccia il progetto a passi verso la visione o l'obiettivo | Un documento di esecuzione che traccia le attività del progetto e gli strumenti e le tecniche che verranno utilizzate per raggiungere la visione / obiettivo dichiarato nel piano di progetto |
| Fornisce al responsabile del progetto la visione di come saranno le fasi e le fasi del progetto | Fornisce al responsabile del progetto il piano definitivo e sviluppa un sistema per eseguire la visione del piano del progetto |
Dal punto di vista dell'esame PMP, sarà necessario sfocare le linee tra un piano di gestione del progetto e un piano di progetto e saltare sul carrozzone dei due documenti essendo lo stesso. La terza edizione di PMBOK non li considera come documenti separati, ma li raggruppa insieme sotto il nome di "Piano di gestione del progetto", come affermato in precedenza in questo articolo. Ho scritto questo blog nella prospettiva che sia una buona lettura e una buona fonte di conoscenza per le persone che hanno o troveranno questi termini usati separatamente e in modo indipendente nelle loro organizzazioni.
Conclusione
Un piano di progetto e un piano di gestione del progetto sono entrambi documenti essenziali utilizzati nel ciclo di vita di un progetto e garantiscono il corretto funzionamento del progetto in ogni momento. Essere in grado di avere il pieno controllo del tuo progetto significherebbe che la tua pianificazione è stata fatta con sincera dedizione e organizzazione accurata. La pianificazione, se eseguita in modo soddisfacente, costituisce l'80% del lavoro, che rappresenta una vittoria sicura per te come project manager.