Introduzione al piano di documentazione del progetto

Il piano di documentazione del progetto è una delle cose chiave che si dovrebbero avere prima di saltare a qualsiasi progetto. È uno degli aspetti tecnici chiave di un progetto.

Se lavori come libero professionista o per una grande azienda, avvia sempre un progetto con un piano di documentazione perché eviterà la complicazione inutile che dovrai affrontare. Il piano di documentazione del progetto non solo ti fornisce una mappa di lavoro del progetto, ma ti dà anche un'idea del tipo di difficoltà che dovrai affrontare su quel percorso. Con un dettaglio post-facto su cosa accadrà se non sei in grado di completare il processo in tempo, faciliterà solo il lavoro del dipendente.

E solo per includere il fatto che dovrebbe essere dinamico nel senso che dovrebbe essere flessibile per accogliere tutti i cambiamenti che il tempo suggerisce.

Se non sei pronto per un buon piano di documentazione, ciò potrebbe comportare un ritardo costoso nel progetto o una documentazione di scarsa qualità che aumenterà solo il carico di lavoro e la stima del progetto in ogni aspetto.

Ad esempio, quando acquisti un prodotto dal mercato ottieni un manuale del prodotto e con l'aiuto di questo manuale usi il prodotto di conseguenza, quindi ti dà un'idea approssimativa della configurazione, installazione, uso di quel prodotto e cosa sarà succede se non lo hai usato come indicato nel manuale.

Componenti di un piano di documentazione ideale

Ora, poiché abbiamo una chiara idea che il piano di documentazione è molto necessario per stabilire una chiara pianificazione del proprio progetto, è necessario elaborare un buon piano di progetto. E per farne uno, ci sono alcuni punti che devono essere tenuti a mente. Discuteremo quelli in queste sezioni. Fondamentalmente possiamo dividere i componenti in due parti:

Prima panoramica della documentazione
(dovremmo sapere come realizzare un documentario sul documento) -

  • Copertina-

la copertina è la sintesi di tutto il progetto che ogni progetto dovrebbe includere una dichiarazione sul copyright, il nome dei proprietari e la sintesi di una figura importante (può o non può essere necessario).

  • Storia-

Un piano di documentazione del progetto deve includere la cronologia attraverso la quale è passato come le date di aggiornamento, il titolo e i nomi della persona che ha effettuato l'aggiornamento su quel progetto. Fondamentalmente, questo viene fatto in modo da poter tenere traccia di qualsiasi aggiornamento in corso da parte tua o se qualsiasi altro dipendente lo sta intrattenendo.

  • Informazioni sui contatti-

La scheda delle informazioni di contatto dovrebbe avere l'elenco dei contatti dell'intera persona responsabile relativa a quel progetto (persona specifica dal livello di gestione, o autorità senior o che così hanno mai avuto voce in capitolo nel progetto).

  • Contenuti -

Dovrebbe esserci sempre un'adeguata associazione dei contenuti di un piano di documentazione perché aiuterà solo a navigare attraverso il piano

Secondo orientamento al contenuto
(dovremmo sapere come mettere molto importante e dove)

  • Sommario-

È il cuore e l'anima di un piano di documentazione il sommario è l'iniziatore del piano di documentazione del progetto. Dovrebbe concentrarsi principalmente sulla ribalta del progetto come i principali aggiornamenti sugli aspetti principali. Esaminando il riassunto si dovrebbe avere l'idea che quali saranno i tempi o le scadenze dei rispettivi mini progetti. Un sommario dovrebbe essere suddiviso tra un altro mini progetto in quanto ci sarà sempre un mini progetto all'interno di un grande progetto.

  • Pubblico-

L'aspetto principale di qualsiasi piano di documentazione è il pubblico per il quale lo stai realizzando. Quindi assicurati di includere l'aspetto giusto del progetto secondo il rispettivo pubblico. (testa in su- Stai molto attento mentre usi i termini tecnici poiché il tuo pubblico potrebbe non esserlo per termini tecnici).

  • Specifiche della documentazione

Bisogna sempre prestare particolare attenzione a caratteri, logo, orientamento del colore, immagini, contenuti multimediali, ecc. Che si tratti di un documento online o di un documento stampato o di entrambi, sarà di provenienza singola o quale sia la dimensione della pagina.

  • Orario-

È necessario avere una tabella di marcia se è la vita reale della pianificazione del progetto perché la routine ci terrà sempre in punta di piedi. Nel contesto della pianificazione e della documentazione del progetto, è molto necessario disporre di una tabella oraria in modo da poter sempre controllare le rispettive domande.

L'importante punto di riferimento che deve essere tenuto sotto controllo è-
Quali sono le pietre miliari nello sviluppo del progetto?
Quale capitolo deve essere completato quando?
Qual è il periodo del ciclo di revisione?
Quali sono gli indicatori KPI da tenere regolarmente sotto controllo?
Quanti tipi e cicli di revisione dovrebbero essere consentiti?
Qual è il calendario sono le scadenze del progetto?

  • Fattore di rischio-

tutti hanno sentito l'affermazione "maggiore è il rischio maggiore è la ricompensa". Quindi, ad ogni lavoro, c'è sempre qualche fattore di rischio associato. Piace-

Quali sono i colli di bottiglia di questo progetto?
Quali fattori disturbano la stabilità del progetto (o lo fanno arrestare)?
Esiste un piano di backup per tale eventualità o quali sono le misure di collegamento?
Quali sono le misure correttive che uno dovrebbe prendere per farlo funzionare?

Conclusione

Come puoi vedere senza un piano di documentazione non è possibile proiettare una proiezione sincera del suo progetto.

Quindi possiamo dire che un piano di documentazione è un progetto di tutti i progetti con l'insieme di if e ma. È la spina dorsale di tutto il sistema. Sebbene non possiamo dire quanto si dovrebbe dimostrare la dipendenza da esso perché a volte il giudizio umano in tempo reale è molto meglio delle regole scritte ma per i laici iniziare a lavorare su un progetto le linee guida necessarie per iniziare, possono essere fornite iniziando prima piano di documentazione. Ed è anche molto importante analizzare tutto il nostro lavoro per raccogliere quante più idee e ispirazione possibile prima che il progetto vada a terra perché più sudiamo sul campo meno sanguiniamo per terra.

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Questa è stata una guida al piano di documentazione del progetto. Qui abbiamo discusso i componenti di un piano di documentazione ideale. Puoi anche leggere il seguente articolo per saperne di più -

  1. Metodologia di gestione del progetto
  2. Ruolo del Project Manager
  3. Fasi della gestione dei progetti
  4. 6 passaggi per sviluppare un piano di gestione dei rischi di progetto