Che cos'è il BPO?
Prima di conoscere in dettaglio BPO e in che modo ha controllato l'intero business, è necessario comprendere il termine "outsourcing". Essere in una società IT tutti abbiamo sentito parlare della parola Outsourcing ma non ne conosciamo il vero significato. Ora è il momento di sapere cosa significa outsourcing? L'outsourcing è un accordo in cui una società assume la terza parte per eseguire il proprio compito o le attività specificate che spesso comporta il trasferimento di dipendenti e beni dalla società a una terza parte o viceversa. Facciamo un esempio di alcune società multinazionali come Adobe, Amdocs, Amazon, ecc. Che sono società basate sul prodotto (il che significa che sono più nello sviluppo di progetti / software), se hanno requisiti per testare o supportare il loro progetto dal loro cliente avranno un accordo con altre società come Tech Mahindra, Infosys, TCS, ecc. che lavoreranno per loro conto per il cliente. In questo modo, le organizzazioni esternalizzano le società di terze parti per le attività o le attività specificate. Questo esternalizzazione comprende sia contratti nazionali che esteri. I dipendenti di un'organizzazione che lavora come terza parte possono lavorare nella propria azienda o, a volte, vengono trasferiti nella società di assunzione per svolgere il proprio lavoro secondo i requisiti.
Pertanto, BPO che sta per Business Process Outsourcing è un sottoinsieme di Outsourcing che comporta la contrattazione delle operazioni, responsabilità commerciali verso i fornitori di servizi di terze parti. Queste responsabilità aziendali possono essere buste paga, risorse umane (risorse umane), contabilità, assistenza clienti (che comporta la gestione dei clienti e la risoluzione delle loro domande tramite e-mail o chiamate). BPO ha le sue radici in quasi tutti i settori come produzione, IT, servizi finanziari, servizi di ingegneria, ecc. Ora le aziende possono esternalizzare qualsiasi compito / lavoro / lavoro ai fornitori di servizi BPO. Con il cambiamento delle realtà aziendali, ora le aziende sono alla ricerca di nuovi modi per ottimizzare i loro costi in cui BPO svolge un ruolo importante in questo. Le aziende stanno esternalizzando una vasta gamma di servizi da un livello basso che include l'assistenza clienti ad un livello elevato che coinvolge ricerche di mercato e analisi che richiedono manodopera altamente qualificata.
Tipi di BPO
Siamo in grado di classificare i BPO su una base diversa. I BPO sono generalmente classificati in due categorie sulla base dei servizi:
- Funzioni di back office: organizzazioni che esternalizzano i fornitori per una serie di funzioni di back-office o di funzioni interne di ufficio come buste paga, contabilità, risorse umane, assicurazione qualità.
- Funzioni di front office: organizzazioni che esternalizzano i fornitori per servizi ai clienti come supporto tecnico, marketing.
Sulla base della posizione del fornitore, BPO è classificato in 3 categorie:
- Offshore: quando un'organizzazione esternalizza l'attività alle società che si trovano al di fuori del proprio paese. Ad esempio, se alcune società statunitensi esternalizzano il loro progetto in India.
- Nearshore: quando un'organizzazione esternalizza l'attività alle società vicine al proprio paese. Ad esempio, se alcune società statunitensi esternalizzano il proprio progetto in Messico.
- A terra: quando un'organizzazione esternalizza l'attività alle società del proprio paese ma può trovarsi in una città, stato, ecc. Diversi Esempio se una società indiana di Delhi esternalizza il proprio progetto a Bangalore.
Vantaggi del BPO
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi di BPO:
- Maggiore efficienza: le società di outsourcing sono più efficienti del dipartimento interno in quanto specializzate nel compito / campo specificato. Le società esternalizzate vantano anni di esperienza e competenza nei rispettivi settori, quindi l'efficienza è molto più elevata rispetto ai dipendenti interni.
- Riduzione dei costi: il principale vantaggio dell'outsourcing che le aziende stanno cercando è il costo ridotto. Esiste una grande differenza di valuta nei paesi occidentali e orientali, quindi le società esternalizzano il loro lavoro alle società del paese che costano loro il minimo con alta efficienza in quanto ciò andrebbe a vantaggio loro e delle società venditrici di outsourcing.
- Concentrarsi solo sull'obiettivo primario: con l'outsourcing, non è necessario pagare un sovraccarico aggiuntivo per tutte le attività e quindi congelare le proprie energie per concentrarsi solo sul miglioramento del business, sulla creazione di nuovi clienti e nella ricerca e sviluppo del business.
- Manodopera altamente qualificata: in outsourcing, il progetto / compito affidato alle società venditrici dispone di risorse altamente qualificate che sono esperti nel loro dominio e quindi forniscono i migliori risultati per l'attività assegnata. Hanno esperienza di catering per i clienti in quel campo da anni.
- Migliore copertura delle risorse: le società di outsourcing hanno già mantenuto il pool di risorse in modo che il lavoro non ostacolerebbe se avessero un lavoro eccessivo o una situazione di emergenza con le risorse.
- Risparmio sull'infrastruttura: con l'outsourcing del lavoro, non è necessario creare l'intera infrastruttura e investire su di essa inutilmente poiché la società esternalizzata si assume l'intera responsabilità e addebita in base a ciò.
Perché abbiamo bisogno di BPO?
Molte grandi aziende e aziende hanno scelto BPO per i propri motivi e ogni uomo d'affari ha una prospettiva individuale per sceglierlo. Il motivo principale di tutto è quello di prosperare ed espandere la propria attività con meno spese generali e concentrandosi solo sull'obiettivo principale, BPO li ha aiutati molto in questo. Tenendo presente i vantaggi di BPO sopra menzionati in dettaglio come costi ridotti, efficienza, maggiore flessibilità, per espandere la loro presenza globale, ecc. Sempre più aziende stanno optando per l'outsourcing delle operazioni aziendali. Non solo nell'IT, ma in tutti i campi l'outsourcing sta aiutando gli uomini d'affari a parlare del settore manifatturiero, la produzione di grandi aziende viene svolta in qualche altra azienda, mentre la vendita al dettaglio, il marketing, i test su tessuti o macchine vengono esternalizzati altrove. Inoltre, l'outsourcing sta creando un business a doppio senso in quanto la società che sta esternalizzando il proprio lavoro sta ottenendo i propri benefici e la società esternalizzata sta ottenendo il suo nuovo cliente e quindi facendo soldi attraverso di loro. Questo sta aumentando e migliorando il concatenamento degli affari.
Come funziona il Cloud Computing BPO così facile?
Le aziende di tutto il mondo sono consapevoli dei vantaggi del cloud computing e ne stanno beneficiando. Pochi anni prima, le piccole imprese o le start-up non possono entrare nel quadro del processo aziendale a causa della mancanza di risorse e conoscenza del mercato. Ma ora molte aziende si stanno muovendo verso un ambiente basato sul cloud, in particolare le piccole e medie imprese, poiché offrono loro una grande riduzione dei costi e flessibilità poiché non hanno bisogno di mantenere infrastrutture complesse nei loro sistemi interni che possono " non penso nemmeno di permettermi. BPO sta espandendo il business e beneficiando le organizzazioni contraendo le responsabilità e le operazioni del business, mentre il cloud fornisce un mezzo a tali business migliorando il coinvolgimento della catena del valore attraverso la velocità e l'efficienza. Non c'è da meravigliarsi che BPO e cloud stiano andando bene insieme mostrando i loro vantaggi individuali offrendo scalabilità, agilità, riduzione dei costi, flessibilità e garantendo enorme crescita organizzativa e successo. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi offerti da BPO con il cloud computing:
- Facilità di accesso: ora i fornitori di servizi BPO non hanno bisogno di mantenere una grande infrastruttura di data center nella loro posizione di lavoro per usarla. Con il cloud computing, è diventato facile per le organizzazioni accedere ai dati archiviati nel cloud su una piattaforma condivisa accessibile da entrambe le società. Ciò ha la possibilità aperta anche alle piccole e medie imprese di partecipare all'outsourcing aziendale.
- Agilità: i fornitori di servizi BPO possono sfruttare i vantaggi del cloud computing in quanto non devono attendere processi aziendali più intensi per i dati. Eventuali modifiche apportate dal client si riflettono sulla piattaforma condivisa e quindi riducono i tempi per discutere e apportare modifiche nella propria infrastruttura. Ad esempio, se l'attività di QA viene esternalizzata, vengono apportate le modifiche apportate a una funzionalità esistente o l'implementazione della nuova funzionalità, che verrà trasferita dal client sul cloud e quindi accessibile dal fornitore e dal fornitore BPO.
- Riduzione dei costi: non è necessario mantenere l'intera infrastruttura e spendere soldi per reclutare personale IT alla ricerca di fornitori di servizi BPO. Pay per use è la caratteristica chiave del cloud computing. Il costo è stato ridotto drasticamente per i provider di BPO anche per il momento del ripristino di emergenza poiché un cloud ha il proprio piano di ripristino di emergenza incorporato.
- Affidabilità: l' elevata affidabilità aggiunge un vantaggio alle applicazioni web host sul cloud. Tuttavia, i critici hanno le loro opinioni in merito alla sicurezza dei dati sul cloud, ma può essere mitigato scegliendo attentamente i fornitori di dati. Una corretta valutazione del rischio dovrebbe essere effettuata nelle aree della privacy e del recupero prima dell'hosting. Ma il cloud è in larga misura affidabile rispetto a macchine / server interni e ha anche migliorato il processo di BPO.
Competenze richieste
Le aziende giudicano i fornitori di servizi BPO su vari parametri prima di esternalizzare le proprie responsabilità aziendali. Per questo, hanno esperti che gestiscono l'intero processo di outsourcing, tra cui la revisione del loro lavoro, gestione delle risorse, gestione dei costi, gestione dei processi, ecc. Alcune delle competenze BPO necessarie sono menzionate di seguito:
- Esperti della qualità: le organizzazioni prendono molto sul serio questo parametro poiché la qualità è il loro obiettivo principale. Hanno i loro esperti che eseguono analisi, metriche e rapporti sulla qualità del lavoro dell'azienda esternalizzata. Osservano il loro lavoro quotidiano attraverso strumenti intelligenti disponibili sul mercato e riferiscono ai loro manager se i fornitori in outsourcing non soddisfano i loro standard di qualità.
- Esperti di formazione: gli esperti di formazione svolgono un ruolo importante nell'esternalizzazione del progetto poiché mentre la società esternalizzata non è a conoscenza del progetto, gli esperti di formazione partecipano a sessioni online, teleconferenze per addestrarli sui requisiti del progetto e sulle loro aspettative. Queste sessioni di formazione si svolgono non solo all'inizio del progetto ma dopo ogni piccolo intervallo o quando vi sono requisiti speciali
- Esperti di amministrazione: esternalizzare un progetto non significa solo assegnare il progetto o i requisiti aziendali. Richiede molte analisi complesse e prendersi cura di tutto come le vacanze (quando il lavoro sarà spento) da entrambi i lati, i giorni di fatturazione, consentendo la struttura di trasporto se le risorse funzionano in turni dispari, accordi di inondazioni se applicabile, ecc. Tutti questi lavori sono gestiti da esperti amministrativi.
- Esperti del rischio: l' analisi del rischio svolge un ruolo importante nell'esternalizzazione delle operazioni aziendali. Il rischio può riguardare la perdita di dati e l'idea del loro progetto o può essere il rischio di continuità operativa anche in caso di disastro. Pertanto, prima di esternalizzare un progetto, viene eseguita un'analisi dei rischi adeguata e molti documenti legali vengono firmati tra due parti che dichiarano i vari fattori di rischio e le loro rispettive conseguenze e soluzioni.
Rischi di BPO
L'assunzione di un fornitore esterno per le operazioni aziendali è una questione di alto rischio di efficienza, qualità e sicurezza. Ciò è particolarmente preoccupante in quanto le società hanno segnalato una mancanza di risorse qualificate, blocchi della rete a causa di problemi politici, ecc. Alcuni dei rischi nell'esternalizzazione dei processi aziendali sono indicati di seguito:
- Sicurezza: nell'outsourcing, le aziende spesso affrontano il rischio della privacy, soprattutto nel caso in cui i fornitori di servizi BPO si trovino in un paese diverso con i loro diversi requisiti di sicurezza. Le violazioni dei dati e della privacy rappresentano una seria minaccia. Molte organizzazioni non forniscono nemmeno pieno accesso ai propri dati privati ai fornitori di BPO.
- Problemi di qualità: ci sono problemi quando le società di outsourcing non forniscono risultati di qualità anche dopo alcuni avvisi. In questo caso, togliere il progetto da loro e assumere un altro fornitore può ostacolare l'intero flusso di lavoro e influire negativamente sul progetto.
- Sottovalutazione del costo: le aziende che assumono il fornitore BPO a volte sottostimano il costo complessivo del progetto poiché le società venditrici includono alcuni dei loro costi nascosti come aggiornamento hardware / software, fluttuazione della valuta, un requisito di risorse extra, ecc.
- Sfide relazionali: le aziende a volte affrontano difficoltà comunicative a causa delle barriere linguistiche che impediscono a molti venditori di essere assunti e quindi ritardano il processo complessivo delle operazioni aziendali.
In che modo BPO come tecnologia aiuterà nella crescita della carriera?
L'outsourcing ha raggiunto un'enorme popolarità in tutto il mondo e aiuta a portare il vantaggio competitivo tra le organizzazioni. L'outsourcing, considerato anni fa un semplice concetto, molte organizzazioni, grandi o piccole, lo stanno adottando a un ritmo molto rapido. Ora le organizzazioni si stanno riprogettando fornendo un'ampia gamma di servizi di outsourcing, ma ciò richiede molta pianificazione, strategie, metodologie e una nuova serie di esperti di competenze manageriali in grado di gestire l'intero processo di esternalizzazione e quindi sta creando ampi posti di lavoro non solo per il medio livello ma per professionisti altamente qualificati. Molte persone di diversi settori come il tradizionale profilo bancario, contabile e di chiamata stanno facendo seriamente una carriera nell'outsourcing. Poiché le aziende si stanno espandendo sia in termini di risorse che di servizi, hanno bisogno di esperti in vari settori. Alcune delle opzioni di carriera altamente specializzate sono:
- Manager di transizione
- Responsabili delle relazioni
- Esperti di reingegnerizzazione dei processi
- Esperti di pianificazione strategica.
Conclusione
Garantire efficienza e qualità a basso costo sono gli obiettivi principali dell'outsourcing, ma a volte può essere una sfida. Sul mercato sono disponibili molti strumenti intelligenti per gestire i fornitori e ridurre i rischi associati e migliorare la comunicazione tra due parti e migliorare la qualità come Smartsheets che vengono utilizzati per automatizzare l'intero lavoro collaborativo. L'outsourcing sta facendo meraviglie nell'era del business e senza dubbio le aziende possono sostenere bene se integrate con la tecnologia.
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