Inizieremo questo con una fantasia …

Il grande capo ti ha convocato a postare la pausa pranzo e aspetti di attaccare la prossima sfida che ti lancia. Preparati a un castoro impaziente, perché il tuo capo ti sorride e ti dice: “Ciao ABC, hai fatto un ottimo lavoro alla riunione interna del team oggi. Voglio che tu gestisca la presentazione del team alla prossima riunione trimestrale. E sentiti libero di usare PowerPoint mentre ci sei. Voglio vedere la prima bozza la prossima settimana. So che sei pronto per questo. In bocca al lupo!"

Ti accarezzi e urli in silenzio, "YESSSS!" È la tua grande possibilità di essere notato dai superiori al di fuori della tua squadra. Lo scuoti!

Err, torniamo alla realtà!

Sai che un numero sorprendentemente elevato di persone si sbaglia sulla loro presentazione, specialmente quando usano PowerPoint? È quasi come se diventassero pigri o compiacenti e si aspettassero che lo strumento facesse tutto il loro lavoro. Hah!

Non fare errori; Microsoft PowerPoint è uno strumento estremamente versatile. Ma forse la sua più grande forza è fare ciò che gli permetti e saltare ciò che non fai. Sta a te usare il potere nelle sue mani per rendere le tue presentazioni nitide ed efficaci. Ma non preoccuparti. Con i semplici suggerimenti delineati qui, saprai cosa modificare nella tua presentazione e con PowerPoint, in modo da diventare un vincitore fino in fondo!

4 suggerimenti per rendere efficaci le presentazioni di Microsoft PowerPoint:

  1. Mantieni il focus sul tuo messaggio

È incredibile quante persone iniziano a preparare la loro presentazione con una folle corsa all'interno di PowerPoint. Non farlo! Ricorda sempre che tu e il messaggio che vuoi trasmettere sono della massima importanza, non la tua esperienza con lo strumento. Quindi, prima crea un solido schema della tua bella presentazione Powerpoint su carta, inserendo tutte le tue capacità creative, analitiche e di marketing. Quando sei abbastanza chiaro sul messaggio che vuoi trasmettere al tuo pubblico, PowerPoint può aiutarti a modificare il resto.

In che modo PowerPoint può aiutarti:

Crea la tua prima bozza su carta. Quante diapositive vedi approssimativamente? Almeno, dovresti avere:

  • Un'introduzione (a te stesso e all'argomento).
  • Diapositive che comunicano il messaggio principale.
  • Intestazioni / interruzioni di sezione, introdotte non oltre ogni 6-7 diapositive di messaggi per mantenere l'attenzione del pubblico.
  • Un paio di diapositive con elementi multimediali come immagini, grafici o audio / video per interrompere la monotonia.
  • Una diapositiva per domande (opzionale).
  • Chiusura della diapositiva, ripetizione dell'ultimo invito all'azione.

Una volta posizionata la foto grande, disponi la seconda bozza in PowerPoint creando una presentazione vuota (File-> Nuovo-> Presentazione vuota + pulsante Crea) e immergiti direttamente nella vista Sequenza diapositive (Visualizza-> Sequenza diapositive ). Questa è una vista abbastanza semplice che elenca le anteprime di tutte le diapositive. Usa questo per creare il numero di diapositive che desideri come segue.

  • Fai clic con il tasto destro in qualsiasi punto di questa vista e seleziona Nuova diapositiva. Ciò creerà una nuova diapositiva con il layout predefinito. O,
  • Copia e incolla la diapositiva (pre-progettata) più volte per replicarne il layout.

Per ogni diapositiva, imposta il suo "layout" (Home-> Layout) secondo il tuo disegno di carta. Questo decide la composizione complessiva della diapositiva - il numero di elementi / sezioni all'interno della diapositiva, il posizionamento di ciascun elemento, un titolo se necessario, ecc. PowerPoint viene fornito con almeno 9 layout incorporati per soddisfare la maggior parte delle esigenze. I layout popolari includono Titolo (per una diapositiva di apertura drammatica), Titolo e contenuto (per le diapositive successive) e Intestazione di sezione (per interruzioni di sezione all'interno della presentazione di PowerPoint).

La tua presentazione è ora pronta per contenuti reali. Puoi rilassarti sapendo che puoi facilmente modificare uno qualsiasi degli attributi sopra ogni volta che lo desideri. Ma delineando rapidamente questa bozza approssimativa (i passaggi precedenti dovrebbero richiedere meno di 5 minuti), passi il tempo minimo a massimizzare efficacemente l'uso dello strumento PowerPoint!

  1. Mantenerlo visivamente pulito

Ciò significa che la tua presentazione in PowerPoint è facile da vedere, quindi il tuo pubblico non sviluppa mal di vista o si sente in dovere di allontanarsi a metà della tua straordinaria presentazione. Tieni presente quanto segue quando riempi le diapositive di contenuto.

In che modo PowerPoint può aiutarti:

  • Usa un design di sfondo coerente su tutte le diapositive per un flusso visivo uniforme. PowerPoint facilita ciò attraverso Design-> Temi . Senza un tema, dovrai modificare manualmente gli elementi di design di ogni diapositiva. Ma un tema si presenta come un "modello di progettazione" con impostazioni predefinite per colore / forme / grafica di sfondo, layout, set di caratteri (per titolo, corpo-testo, intestazione, ecc.), Effetti e stili di sfondo. Una volta selezionato un tema su qualsiasi diapositiva, influisce su tutte le diapositive. Ciò include qualsiasi personalizzazione apportata al tema originale.
  • Scegli una buona dimensione del carattere per tutto il testo. Quando sei in piedi sul podio, una diapositiva potrebbe sembrare bella e chiara per te. Ma quando sei seduto dietro, non tanto. Quindi prova le dimensioni del tuo carattere da una distanza (come usare una dimensione del carattere di 2 cm per una distanza di 10 piedi, una dimensione del carattere di 4 cm per una distanza di 20 piedi e così via). Un'altra raccomandazione è quella di utilizzare caratteri Sans Serif (non loopy) come Arial, Ginevra o Helvetica, su caratteri Serif come Times New Roman o Courier. Ciò riduce la sfocatura in modo che il testo rimanga leggibile anche a distanza.
  • Usa saggiamente i punti elenco. Ci sono alcuni che giurano per loro e altri che preferiscono lanciarli. Se scegli di usarli, evita studiando a capo il testo con frasi che generano più righe. Questo è meno attraente e più confuso. Invece, mantieni le tue frasi brevi e semplici in modo che il messaggio arrivi senza inutili fronzoli.

Per esempio,

  • "Crea una presentazione PowerPoint che sia visivamente accattivante per il pubblico, utilizzando un mix equilibrato di elementi di design e media".

Questo può essere abbreviato in -

  • "Crea PPT con richiamo visivo".

Nota: quando il contenuto delle diapositive viene tenuto deliberatamente breve, non sarà possibile dipendere in modo compiacente dalle diapositive puntate per presentarsi. Ma questa è una buona notizia. Una presentazione di PowerPoint che può essere eseguita da sola senza la tua partecipazione richiede il suicidio della presentazione! Invece, prepara consapevolmente il contenuto della tua diapositiva in modo che ti venga richiesto di partecipare in modo proattivo durante la consegna della presentazione e chiarisci i dettagli più fini al tuo pubblico. Guidi lo spettacolo, non PowerPoint.

Lascia che la tua grafica pronunci più di mille parole, il che significa che sono molto efficaci nel confezionare il pugno! La verità sulla grafica è che tutti li adoriamo: immagini, clipart, grafici, grafici e il loro lotto. Rendono immediatamente la tua presentazione PowerPoint più attraente e meno noiosa. Ma se li aggiungi in eccesso, corri il rischio di sopraffare il tuo pubblico o di sottovalutare il tuo contenuto (messaggio). Quindi scegli il giusto equilibrio usando meno grafica ma più significativa.

Mantieni i tuoi grafici e i grafici puliti. Sì, c'è di nuovo quel lavoro, pulito. Puoi esercitarlo come segue:

  • Usa etichette adatte ai non addetti ai lavori per spiegare gli elementi del tuo grafico / grafico. Evita di usare numeri, caratteri speciali e gergo tecnico; ci vuole già più potere cerebrale per capire un grafico o un grafico che un'immagine.
  • Aggiungi testo aggiuntivo per catturare esplicitamente i punti salienti del grafico / grafico, quindi questo è ovvio per il pubblico. Ad esempio, se stai presentando un grafico delle vendite tra regioni, potresti voler aggiungere del testo per evidenziare l'area superiore / inferiore e il confronto con l'anno scorso. Queste cifre possono essere implicitamente catturate nel grafico; ma aggiungendo etichette di testo che evidenziano esplicitamente queste informazioni, ti assicuri che il pubblico noti e ricordi queste informazioni importanti.

Nota: i grafici analitici complessi possono farti sembrare più intelligente, ma lascia il tuo pubblico stolto e riduce l'efficacia della presentazione di PowerPoint. Invece, mantieni i tuoi grafici e i grafici abbastanza semplici in modo che non abbiano bisogno di un dottorato di statistica per decodificarli. Le versioni recenti di PowerPoint sono precaricate con almeno undici tipi di grafici (come grafico a barre, grafico a colonne, grafico a torta, ecc.) Che possono essere facilmente inclusi nella presentazione con pochi clic del mouse e inserimenti di dati. Se stai impiegando più di 5 minuti a inserire un grafico nella presentazione di PowerPoint, considera questo complicato e non merita l'attenzione del tuo pubblico.

Usa colori ad alto contrasto per attirare una maggiore attenzione. Con Temi, PowerPoint garantisce già che i colori di sfondo della diapositiva contrastino adeguatamente con i colori di testo / linea per la massima visibilità (come l'uso di testo di colore scuro su sfondi chiari o viceversa). Ma nella presentazione di PowerPoint, potresti avere 1-2 diapositive che meritano maggiore attenzione, quindi vuoi evidenziarle in modo diverso. I colori ad alto contrasto ti consentono di farlo facilmente (come verde / giallo, blu / rosso, nero / bianco, ecc.). Ma usa questo in modo giudizioso poiché troppi contrasti di colore possono far venire il mal di testa al tuo pubblico!

Corsi consigliati

  • Formazione sulla certificazione online in Mac Excel 2011
  • Formazione su Outlook 2010
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  1. Stringere la presentazione di PowerPoint

Okay, hai preparato le tue diapositive e le hai riempite di contenuti pertinenti. Hai anche assicurato che l'attenzione del pubblico rimanga attirata sulle tue diapositive significative migliorando il loro fascino visivo. Sei pronto per offrire la tua favolosa presentazione di PowerPoint. O forse non ancora.

Un suggerimento infallibile che garantisce sempre presentazioni di PowerPoint di qualità migliore, è quello di "rafforzare" la presentazione di PowerPoint, in cui ogni singola diapositiva offre un pugno enorme.

  • Puoi ridurre il contenuto delle tue diapositive? Rendere i punti elenco più brevi e il testo più intelligente?
  • Puoi ridurre il numero totale di diapositive? O sostituire una o due diapositive con una grafica accattivante?
  • Puoi semplificare le animazioni o le transizioni (disponibili tramite le schede Animazioni e Transizioni) utilizzate dopo ogni diapositiva, in modo che la presentazione scorra senza troppe distrazioni? (A volte l'attenzione del pubblico viene deviata su queste transizioni rispetto al contenuto della diapositiva reale!)
  • Se stai usando (oggetti di scena online) esterni come video da altri siti da riprodurre durante la presentazione, puoi includerli nella presentazione per un flusso più fluido? Qui puoi esplorare LiveWeb, uno strumento di integrazione che collega i video Web esterni a una presentazione sul tuo disco rigido.
  • Infine, benedici la tua presentazione con un marchio unico: TU. Quale marchio registrato classificherà questa presentazione come tua? Colori brillanti? Contenuto semplice ma nitido? Spiffy audiovisivi? Segna la tua presentazione con la presenza del tuo marchio!

  1. Stringere la consegna

È il grande giorno e, con i suggerimenti di cui sopra, sei pronto a stupire con la tua favolosa presentazione. Be 'quasi. Ci sono alcuni piccoli suggerimenti che devi mettere in pratica, proprio all'ultimo minuto. Eccoli:

  • Rispetta il tempo. Non importa quanto sia fantastica la tua preparazione alla presentazione, spegnerai il tuo pubblico se sei in ritardo con il tempo. Gestisci il tuo tempo con saggezza. Inizia, spezza e termina sul punto dell'orologio.
  • Fai una prova generale prima di presentarti al tuo pubblico dal vivo. Ciò significa che fai una corsa fittizia della tua presentazione nella stanza reale in cui la consegnerai. Ciò consente di rilevare tempestivamente potenziali problemi (come la modifica della risoluzione del proiettore, la mancata corrispondenza dei colori, guasti del disco, ecc.) E risolverli prima della consegna finale.
  • Se stai presentando dal tuo laptop, disattiva lo screen saver. L'ultima cosa di cui hai bisogno è che lo screensaver di fuoco ardente bruci la tua presentazione a metà strada!

In che modo PowerPoint può aiutarti:

Se ti stai collegando a un proiettore,

  • Armati con un puntatore. È più elegante che avvicinarsi allo schermo per puntare il testo con il dito. E, meno distratto!
  • Utilizza la "Visualizzazione Presentatore" di PowerPoint. Ciò ti consente di generare la tua presentazione su 2 visualizzazioni:
  • Vista del pubblico, che viene riprodotta sullo schermo del proiettore. Questo mostrerà solo le diapositive della presentazione principale.
  • La tua vista, che viene riprodotta sullo schermo del tuo laptop / computer. Questo mostrerà i dettagli, inclusi i tuoi appunti, l'elenco dei selezionatori di diapositive (per passare rapidamente tra più diapositive) e la diapositiva principale.
  • Puoi abilitare la vista del presentatore selezionando il pulsante “SlideShow-> Usa la vista del presentatore” (disponibile nelle versioni 2010 e successive).

Infine, sai che fanno i più grandi presentatori amatoriali sciocchi? Si presentano al muro, allo schermo del proiettore, al tavolo del podio o alle loro scarpe … ottieni la deriva! Guarda il tuo pubblico con audacia negli occhi e presenta i tuoi contenuti con fiducia. Coinvolgili durante la presentazione con domande, battute, storie, aneddoti personali, ecc. Questi potrebbero non far parte del tuo mazzo, ma inciteranno il pubblico a rispondere al tuo carisma e a partecipare maggiormente alla presentazione. Solo allora fornisci con successo una presentazione estremamente efficace, con o senza PowerPoint. Ora hai davvero intenzione di dondolarlo!

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