Rapporti sulla gestione del progetto
La comunicazione svolge un ruolo vitale nell'evoluzione di tutto ciò su cui gli esseri umani ci mettono alla prova. Che si tratti del mondo degli affari attraverso un certo mezzo, finiamo sempre per trasmettere il nostro messaggio o le nostre opinioni in modo che gli altri siano ricettivi e consumino i pensieri nella nostra mente. Nell'impostazione di un report sulla gestione del progetto, questa comunicazione efficace ci viene fornita sotto forma di report. All'interno del reporting sulla gestione del progetto, ci sono molti report diversi che sono attentamente costruiti e inviati a selezionare individui o gruppi di persone in modo che la nostra comunicazione sugli atti del progetto sia chiara, precisa ed efficace.
In questo articolo, esamineremo il mondo dei rapporti sulla gestione dei progetti e tutto ciò che racchiude.
Perché abbiamo bisogno di un rapporto sulla gestione del progetto?
L'introduzione afferma chiaramente la necessità di una comunicazione efficace tra i membri dell'organizzazione e quelli esterni all'organizzazione e, a tal fine, disponiamo di rapporti sulla gestione dei progetti. Mentre nella maggior parte dei casi, abbiamo spesso diversi media che comunicano a un vasto pubblico di destinazione e la comunicazione resa può essere assolutamente inutile per alcuni che la ricevono, è proprio qui che dobbiamo cercare una comunicazione efficace, in cui la comunicazione è chiara e precisa e proprio quello che serve. Non dovremmo mai preoccuparci di aggiornare le diverse parti interessate nell'elenco dei progetti se disponiamo di un sistema efficiente di reportistica sulla gestione dei progetti per farlo.
Con un sistema di reportistica di gestione del progetto in atto, hai un processo regolare e formale di distribuzione dei report che aggiornerà le principali parti interessate sugli aspetti del progetto che devono conoscere. In questo modo, puoi proteggere i membri del tuo team di progetto e le parti interessate del progetto da eventuali sorprese inaspettate e cose che sono estremamente importanti per essere conosciute. È attraverso i rapporti che comprendiamo l'avanzamento del progetto e il ritmo con cui viene eseguito il piano di progetto. Capiremo anche cosa impedisce al progetto di muoversi più velocemente e avremo la possibilità di analizzare i vari aspetti del progetto rispetto al piano di gestione del progetto, che è stato istituito in modo efficiente in precedenza.
Oltre ad essere uno degli aspetti centrali della comunicazione, il reporting sulla gestione del progetto può essere efficacemente utilizzato dalla direzione per mantenere una storia documentata del progetto e dei suoi procedimenti. Con questa storia a posto, l'analisi può essere condotta su di loro per trarre lezioni, valutare i processi e apprendere i punti di forza e di debolezza del modo in cui il progetto procede. Queste lezioni possono essere incorporate nell'apprendimento tradizionale dell'ufficio di gestione dei progetti nell'organizzazione e trasferite a tutti i diversi progetti all'interno dell'organizzazione.
Riassumendo, i rapporti sulla gestione del progetto sperano di essere:
- L'efficace collegamento di comunicazione tra tutte le diverse parti interessate sul progetto e l'organizzazione
- La mano nella raccolta di dati e informazioni importanti al fine di tenere traccia e registri degli atti del progetto
- Il sistema che garantisce la ricezione delle informazioni al personale necessario ogni volta che è necessario
- Il punto di annunci quando il progetto raggiunge un traguardo
- La spina dorsale della comprensione dell'organizzazione del progetto, della sua gestione, del suo piano e del suo obiettivo
Primi 5 tipi di strumenti di reporting per la gestione dei progetti
In questa sezione, esamineremo 5 diversi tipi di strumenti di reporting per la gestione dei progetti che esistono quando si tratta di reporting dei progetti nella gestione dei progetti e nel suo sistema. Ognuno di questi tipi svolge un ruolo fondamentale nello sviluppo del progetto e nella transizione graduale del progetto dalle sue fasi nascenti a quella di successo.
N. 1 Rapporto scheda attività
Insieme ad ogni aspetto del progetto sotto il tuo comando, in qualità di project manager, uno dei rapporti di gestione del progetto più importanti che possono essere presenti nel tuo elenco di rapporti dovrebbe essere il Rapporto scheda attività. In questo rapporto troverai tutti i dettagli relativi al tempo impiegato dalle risorse mentre lavori al progetto.
Un rapporto sulla scheda attività può essere molto interessante e utile per lo strumento di reporting della gestione del progetto, in quanto può controllare i seguenti dettagli per te:
- Tempo che ogni dipendente ha investito
- Lavoro completato in un particolare giorno, settimana o mese
- Responsabilità di ciascun membro del team rispetto al compito assegnatogli
- Sovraccarico o sottoutilizzo delle risorse nei progetti
- Gestione delle persone da rendere a una particolare risorsa
Questo rapporto deve essere distribuito dai project manager ai membri del loro team. Un project manager può ricorrere all'uso dello strumento di reporting per la gestione dei progetti per tenere traccia del tempo. Questi strumenti di reporting per la gestione dei progetti possono essere utilizzati dai membri del loro team per consentire loro di monitorare con precisione il loro tempo. In questo modo un project manager ha un'idea completa del tempo e degli sforzi spesi per il completamento di una determinata attività o dell'intero progetto.
# 2 Rapporto spese
Immagina una situazione in cui stai seguendo il progetto e, secondo te, procede senza intoppi, come previsto. I membri del tuo team stanno benissimo e le attività procedono come previsto, entro i tempi previsti. Alla chiusura dell'esecuzione del progetto, tu e i tuoi membri del team mettete insieme le loro spese totali per il progetto e calcolate il budget consumato dalle risorse e ogni singolo materiale utilizzato. Con tua sorpresa, i tuoi calcoli ti sorprendono poiché il costo sostenuto è molto al di là del budget assegnato al progetto e quello che pensavi fosse un progetto di successo è, in effetti, un progetto affogato nelle perdite. Non è andato come previsto, forse, se avessi avuto un Rapporto spese che faceva i turni settimanalmente, avresti potuto prevederlo e prendere misure correttive per impedire al progetto di andare oltre il suo budget.
Un Rapporto spese descriverà in dettaglio tutte le spese sostenute e sarete in grado di tenere questi fogli anche davanti al budget pianificato. Questo rapporto può essere visualizzato dal project manager e dalle parti interessate, che approvano i budget su base settimanale, ma la registrazione delle spese, sia grandi che piccole, dovrebbe essere effettuata in tempo reale.
# 3 Rapporto sullo stato del progetto
Uno dei rapporti di gestione del progetto più importanti è il Rapporto sullo stato del progetto. Il fatto che questo lo renda il rapporto onnicomprensivo è ciò che lo rende importante. Lo stato dell'intero progetto dovrebbe riflettere in questo unico rapporto. Puoi averlo sia in un formato grafico che grafico oppure puoi avere i dati e le informazioni messi a tua disposizione sotto forma di fogli di calcolo.
Il rapporto sullo stato del progetto principale sarà indicativo dei seguenti stati relativi al progetto:
- Lavoro completato
- Scadenza ritardata
- Varianza nel programma (pianificato rispetto ai valori effettivi)
- Scostamento nel costo (pianificato vs. effettivo)
- Tracciamento dei problemi
- Monitoraggio del rischio
- Attività in sospeso
Oltre a questi, puoi aggiungere o sottrarre le cose che devi sapere su questo progetto e il suo stato. Per ulteriori informazioni sui rapporti sullo stato del progetto, è possibile visitare il post sul blog che ho letto di recente, proprio qui. Felice gestione del progetto che ti segnala!
# 4 Rapporto sul carico di lavoro delle risorse
Analogamente al Rapporto scheda attività, il Rapporto carico di lavoro risorse rintraccia la quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team di progetto. Questo rapporto sulla gestione del progetto è molto utile per il project manager in incarichi o assegnazione di lavoro. Inoltre, ogni membro del team viene aggiornato con questo rapporto in modo da poter controllare i propri incarichi per la settimana e, in caso di carenza di lavoro, può rivolgersi al proprio project manager e iniziare il lavoro che può svolgere.
Il Rapporto sul carico di lavoro delle risorse può anche essere utilizzato per prevedere il carico di lavoro del progetto in un determinato giorno, in modo che il responsabile del progetto possa essere all'avanguardia rispetto al proprio gioco e spostare di conseguenza il piano del progetto mentre il carico di lavoro procede. Possono persino elaborare un piano adeguato e destreggiarsi tra il lavoro in sospeso o in cantiere.
# 5 Rapporto sul portafoglio
Questo è un rapporto di gestione del progetto, specialmente per i project manager che gestiscono più di un progetto in un dato momento. Questo rapporto mostra il loro portfolio al lavoro per i numerosi progetti che hanno sotto di loro. Come visto, questo rapporto di portfolio mostrerà il numero di progetti che il project manager sta gestendo e garantirà che le date importanti siano accanto alle menzioni del progetto. Queste date includeranno tutte le date del traguardo, la data di completamento del progetto e indicheranno anche lo stato corrente del progetto mentre procede da una fase del progetto all'altra.
Questo è un rapporto piuttosto piccolo e può essere facoltativo per molti. Ho trovato questo per me molto essenziale e mi ha aiutato a tenere traccia di tutti i miei progetti e di ciò che richiedeva la mia attenzione più degli altri in quel particolare momento.
Miglior rapporto sui progetti nelle pratiche di gestione dei progetti
Elaborare un rapporto di progetto nel rapporto di gestione del progetto può farti passare notti insonni e prime ore del mattino meditando su ciò che verrà dopo, cosa sto effettivamente costruendo come mio progetto e come dovrebbero apparire i miei rapporti. In questa sezione, esamineremo quanto segue:
1) Dos di creazione di un semplice reporting di progetto in Project Manager
2) Modi per rendere significativi i rapporti sui progetti nella gestione dei progetti
# 1 Il Dos di creare un semplice reporting di progetto in Project Management
Ora, esamineremo i diversi modi e mezzi di reporting del progetto nella gestione del progetto che è possibile inserire nel report di gestione del progetto per ottenere l'efficienza richiesta.
- Riutilizzare i report esistenti : l'utilizzo di modelli di progetto può aiutarti a non perdere nulla e può indirizzarti esattamente a ciò di cui hai bisogno durante la raccolta dei requisiti del progetto e la raccolta di dati e informazioni.
- Utilizza i dati To-the-point : non battere il cespuglio e arriva al punto con i dati giusti e, soprattutto, i dati precisi per i tuoi rapporti.
- Mantieni le etichette semplici : durante l'etichettatura di grafici e diagrammi o righe e colonne di dati, assicurati che siano brevi e precisi.
- I dati dovrebbero essere utilizzabili : qualunque cosa tu rappresenti nel tuo rapporto, non dovrebbero essere dati statici ma informazioni su cui è possibile agire o mostrare alcuni movimenti nel progetto.
- Fornisci spazio affinché le persone possano rispondere al rapporto - molti giorni dopo il rilascio del rapporto per chiedere alle persone il loro parere sulle cose che vengono mostrate nel rapporto.
- Verifica con le persone la loro comprensione del rapporto : siediti con le persone del tuo team, altri team, anziani e alti dirigenti e chiedi loro l'impressione che il tuo rapporto dà loro mentre li rilasci.
- Delegare i rapporti sulla gestione dei progetti - avere un individuo dedicato per preparare i rapporti per te e non continuare a farlo da soli; perderai tempo.
- La grafica funziona meglio : ricorri sempre a grafici e rappresentazioni grafiche piuttosto che a fogli di calcolo di dati, poiché ti racconteranno meglio la storia del progetto.
# 2 Modi per rendere significativi i rapporti sui progetti nella gestione dei progetti
Al fine di rendere più significativo il rapporto sulla gestione del progetto, è essenziale comunicare solo le informazioni necessarie. Quando si trasmettono queste informazioni programmate e schiaffeggiate, è fondamentale attenersi ancora a una determinata linea guida; in caso contrario, ci sono buone probabilità che tu stia giocando con dati e informazioni ovunque. Per dedicare meno tempo alla compilazione di un report e renderlo convincente per il lettore, è necessario attenersi alle linee tracciate e fornire risposte alle seguenti osservazioni:
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Lavoro completato
Indica nel tuo rapporto cosa è successo durante la settimana o imposta una finestra temporale che ti viene richiesta, diciamo, quindici giorni o un mese. Conduci un riassunto di tutto ciò che è stato detto e fatto nel mondo del tuo progetto, nel tuo rapporto. Sarai quindi in grado di ridimensionare i tuoi progressi e di conseguenza avere un'idea di cosa accadrà dopo.
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Qual è il prossimo
Trasforma la tua concentrazione sulla prossima tappa del tuo progetto e assicurati di avere un rapporto sulla gestione del progetto che indichi il piano d'azione che si svolge dopo aver elaborato le vincite e le perdite del periodo contabile passato. Mantieni la luce segnalata e non focalizzare o ingrandire una determinata area del rapporto. Mentre è necessario immergersi nei dettagli per se stessi come project manager, i report che vengono inviati ad altre persone nel progetto potrebbero non aver bisogno di quel livello di informazioni dettagliate. Conosci il tuo pubblico e elabora i rapporti di conseguenza.
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ostacoli
Anticipa i problemi che prevedi ed elencali nei tuoi rapporti. Alcuni report potrebbero non avere il concetto di problemi elencati, ma laddove possibile, assicurano che le parti interessate sappiano che hai preso in considerazione i problemi o gli ostacoli che puoi affrontare quando esegui una fase specifica del tuo progetto. Segnalale con piani d'azione che possono essere implementati una volta affrontati questi ostacoli.
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Disegna una tendenza
Tieni sempre un diagramma dei progressi e assicurati di avere una linea di tendenza per ogni sforzo che hai intrapreso. Continuate così e avrete un momento di cui occuparvi. Gli indicatori chiave di prestazione ti mostrano il modo in cui il tuo progetto viene gestito e ti aiuterà immensamente con i rapporti sulla gestione del progetto.
Articoli di raccomandazione
Questa è una guida al rapporto sulla gestione del progetto. Qui abbiamo anche discusso i primi 5 tipi di strumenti di reporting per la gestione dei progetti. Puoi anche consultare i seguenti articoli.
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