Gestisci il tempo - Tutti vorremmo avere più tempo in un giorno. Una volta che è finita e guardiamo indietro a ciò che abbiamo ottenuto, spesso ci chiediamo come siano passate tutte quelle 24 ore. E la mancanza di tempo è un grave problema che la maggior parte di noi deve affrontare. Se sei uno di loro, la gestione del tempo potrebbe essere un problema. La maggior parte di noi deve affrontare scricchiolii temporali nella nostra vita. Spesso diciamo cose come "Non so dove trovare il tempo" o "Non c'è abbastanza tempo nella giornata" o "Non ho tempo per me stesso".

La gestione del tempo è un'abilità

Spesso tendiamo a credere che non abbiamo mai tempo di finire il nostro lavoro perché siamo apertamente impegnati a rispondere alle curve della vita. Quando finalmente riusciamo a dedicare del tempo per noi stessi, siamo colpiti da uno sviluppo improvviso che richiede attenzione immediata. In effetti, anche quando non ci troviamo di fronte ad alcun problema, sembriamo non trovare il tempo per gestire le nostre attività quotidiane.

Quindi, come possiamo trovare il tempo di gestione per tutto ciò che facciamo?

Tutto inizia con l'organizzazione

La gestione del tempo non è una sfuggente magia nera che solo una manciata di persone capisce. In effetti, tutti voi potete gestire il vostro tempo in modo efficace fintanto che ci organizziamo. Come organizzazione, sarà difficile immaginare cosa dobbiamo realizzare durante il giorno e quanto siano importanti tutte queste cose per raggiungere i nostri obiettivi a lungo termine.

Una volta organizzato il tempo, non solo acquisisci la capacità di gestire le tue attività quotidiane in modo più efficace, ma aumenta anche la possibilità di assegnare il tempo in cui è effettivamente necessario, cioè verso gli obiettivi a lungo termine che hai in mente. Se non hai mai fissato obiettivi del genere in passato, ora è il momento di iniziare. È un prerequisito molto importante per un'efficace gestione del tempo.

Perché la definizione degli obiettivi è importante per la gestione del tempo?

L'impostazione degli obiettivi è in cima alla classifica tra tutte le strategie di gestione del tempo. Aiuta a impostare i campi da gioco. Se non sei consapevole di ciò a cui stai mirando, potresti finire per girare le ruote tutto il giorno ed essere ripetutamente frustrato. Se vuoi gestire il tempo in modo efficace e allo stesso tempo realizzare tutti i tuoi sogni e le tue speranze, devi assicurarti chiarezza su ciò che desideri dalla tua vita.

  1. Gestisci tempo: imposta obiettivi chiari

Pochi di noi hanno il tempo di realizzare tutto. Quindi, è importante indirizzare le nostre priorità. Definisci i tuoi obiettivi e dedica la maggior parte del tuo tempo ad attività che ti aiuteranno a raggiungere questi obiettivi.

Attribuire la massima priorità alle attività urgenti e importanti. Valuta se devi dedicare tempo a cose che potrebbero non essere importanti ma urgenti. Queste cose possono essere delegate a un'altra persona? Dovresti dedicare del tempo a cose che non sono né urgenti né importanti?

Piani di sviluppo:

Segna i tuoi piani sulle priorità. Fattore nel modo in cui lavori. Potrebbe esserti utile mentre pianifichi la tua prima settimana. Quindi procedi come segue per il giorno.

  • Individua le attività che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi. Tempo di assegnazione di conseguenza.
  • Termina prima i compiti piccoli e urgenti.
  • Distribuire il lavoro se ci sono altre persone che possono farlo, forse in modo più economico, efficace e tempestivo.
  • Assicurati che gli altri sappiano cosa devono raggiungere ogni giorno.
  • Dividi tutti i compiti principali della giornata in blocchi di lavoro realizzabili.
  • Affrontali uno per uno.

Scadenze di impostazione:

Stabilire scadenze raggiungibili per tutte le attività. Stabilire una scadenza finale comprendente le scadenze intermedie per i progetti a lungo termine. Includi tempo per imprevisti. I progetti più lunghi richiedono più tempo di emergenza.

Determinare se le scadenze sono flessibili o fisse. Non permettere mai che il lavoro meno importante impieghi più tempo di quanto dovrebbe. Se vale solo 10 minuti, assicurati di farlo entro quel tempo.

Pianifica il tuo lavoro in modo che si adatti al tuo temperamento in vari momenti della settimana o del giorno. Ad esempio, se sei il più vivace e il più estroverso a tarda mattinata, pianificare le chiamate dei clienti in quel momento.

  1. Gestisci tempo: organizzati

Organizzarsi è il secondo passo verso un'efficace gestione del tempo. Devi organizzarti se vuoi gestire correttamente il tempo.

Ma come puoi farlo?

Per prima cosa, devi stabilire i tuoi obiettivi. Se non l'hai ancora fatto, smetti di leggere ulteriormente e torna indietro per fissare i tuoi obiettivi.

Una volta stabiliti gli obiettivi, è necessario organizzarli. Quali sono i tuoi obiettivi a breve e lungo termine? Rompere gli obiettivi a lungo termine in pietre miliari. In questo modo, avrai un obiettivo per ogni giorno, settimana e mese. Una volta che sai cosa devi realizzare tra un anno, puoi facilmente abbattere gli obiettivi.

Conosci i tuoi obiettivi una volta che hai l'elenco degli obiettivi suddivisi in pietre miliari. Avrai un migliore senso dello scopo una volta che ti svegli la mattina. Aiuterà a garantire che stai lavorando un po 'ogni giorno per raggiungere questi obiettivi, indipendentemente da quanto piccolo sia l'importo.

Quando gli obiettivi sono organizzati in pietre miliari e hai l'elenco prima di te, non puoi trascurare le cose che devono essere fatte. Se non vuoi organizzarti, la tua mente ha un modo più semplice per evitare ogni giorno le attività quotidiane più importanti.

  1. Gestisci tempo: priorità del tempo

Il famoso scrittore di fantascienza Stephen D Covey ha pubblicato un libro intitolato "7 Habits of Highly Effective People" nel 1994. Nel libro, ha discusso di un sistema di gestione del tempo che è stato introdotto per la prima volta dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D Eisenhower. Il sistema suddivide le attività in quattro quadranti basati su un paio di fattori: importanza e urgenza.

In un giorno, un'attività può essere classificata in questi quattro quadranti nel modo seguente.

  • Quadrante 1: crisi ed emergenze, importanti e urgenti
  • Quadrante 2: obiettivi a lungo termine, importanti ma non urgenti
  • Quadrante 3: interruzioni, non importanti ma urgenti
  • Quadrante 4: distrazioni, né importanti né urgenti

Quando si esegue la scansione dell'elenco delle attività quotidiane e delle pietre miliari, è possibile classificare le aree in cui rientrano ciascuna di esse. Trascorri una settimana per tenere traccia di tutte le cose che vuoi fare. Questo è il modo migliore per istituire questo metodo. Identifica le aree in cui trascorri del tempo. Annotali. Se impieghi 20 minuti per chiamare i tuoi esattori, annotalo. Se passi un'ora a fare la spesa, annotalo.

Alla fine di ogni giorno durante la prima settimana, annota il quadrante, accanto al quale cadevano tutti i compiti. Quanto tempo hai trascorso guardando la TV (quadrante 4), o affrontando crisi ed emergenze (quadrante1) o lavorando sugli obiettivi a lungo termine (quadrante 2)? Assicurati di annotare tutte le tue attività.

Alla fine della prima settimana, osserva il tempo trascorso in ciascuno dei quadranti. Il tuo obiettivo nella vita dovrebbe essere quello di trascorrere la maggior parte del tempo nel secondo quadrante e il minor tempo nel quarto. Quindi, quanto tempo hai effettivamente trascorso nel secondo quadrante? Una volta terminato l'esercizio, prendi l'elenco delle attività quotidiane e prendi nota del quadrante, ciascuna delle attività rientra.

Ora, se hai guardato la TV per tre ore, per quel giorno eri nel triste quadrante. Devi trascorrere il minor tempo possibile in questo quadrante, se vuoi gestire il tuo tempo in modo efficace. A volte non riusciamo a capire quanto tempo stiamo perdendo, a meno che non esaminiamo attentamente la questione.

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  1. Manage Time - Distruggi la procrastinazione

È una delle parti più difficili della gestione del tempo. La procrastinazione spesso solleva la sua brutta testa. Ma come possiamo evitarlo? Possiamo benissimo fissare i nostri obiettivi, organizzarci e dividere il tempo in base alle nostre priorità. Ma se non riusciamo a seguire l'elenco delle cose che dovremmo fare ogni giorno, allora stiamo perdendo tutto il nostro tempo.

Come evitarlo?

La procrastinazione, che è stata etichettata come un killer silenzioso, è forse il più grande deterrente per i nostri obiettivi. Tutti noi diciamo che vogliamo ottenere qualcosa. Ma quando si tratta di gestire il nostro tempo, con un certo grado di efficienza, sembriamo fallire in questo senso. La procrastinazione emerge da ogni singolo angolo.

Ma l'unico modo per evitare la procrastinazione è essere consapevoli di ciò che deve essere fatto esattamente. Dopo aver fissato obiettivi chiari, organizzato te stesso e aver dato la priorità al tuo tempo, sarai sulla buona strada per evitare tutte le possibilità di procrastinazione. Se nessuna delle tue strategie funziona, prova la regola dei 15 minuti.

Imposta un timer sul tuo smartphone o orologio. Ora, inizia a fare qualcosa che hai rimandato per soli 15 minuti. Bene, questo è proprio il tempo che ti serve. Presto realizzerai la seconda legge del moto di Newton: un oggetto in movimento rimane in movimento. È probabile che continui ad andare avanti una volta iniziato, a meno che qualcosa o qualcuno non ti costringa a smettere. La parte più difficile è iniziare qualcosa in primo luogo.

  1. Manage Time - Multitasking

Tutti noi possediamo abilità multitasking. Che tu sia in grado di farlo o no, non è importante. Se riesci a multitasking, è fantastico. Ma se non lo sei, non perdere il sonno. Molte persone diventano meno efficaci durante il tentativo di multitasking. Il risultato sta iniziando contemporaneamente diversi progetti, nessuno dei quali termina a causa del lavoro sciatto. Ciò provoca molta delusione per le persone.

Sapere quando eseguire il multitasking:

Ciò non significa anche che chiunque sia in grado di multitasking dovrebbe continuare a farlo tutto il giorno. Coinvolgere costantemente in diversi progetti allo stesso tempo, non è sempre una grande cosa da fare. Devi essere consapevole quando non eseguire il multitasking. Ad esempio, ogni giorno al lavoro, potrebbero esserci alcune attività tipiche di tipo checklist che devono essere completate. Nella maggior parte dei casi, sono banali e noiosi? Che cosa si può fare? Cerca di finirne il maggior numero nel minor tempo possibile. Ma quando ti viene assegnato un progetto speciale che deve essere completato entro un tempo specificato e con la massima qualità, quindi dedica il tempo massimo a esso e concentrati su nessun altro progetto. Puoi quindi concentrarti completamente sul lavoro a portata di mano. È importante sapere quando eseguire il multitasking.

  1. Gestisci tempo: riduce le interruzioni

Riduci il numero di interruzioni nella tua vita. Francamente, non puoi ridurre il numero di cose che potrebbero interrompere il tuo lavoro. Ma puoi cambiare il modo in cui di solito li gestisci. Cosa fai quando lavori su qualcosa di importante e qualcuno viene da te con un lavoro che può essere fatto in seguito? Di 'qualcosa del tipo: "Certo che possiamo farlo. Ma lasciami finire quello che sto facendo adesso e poi ce ne occuperemo noi. ”È importante rimandare rispettosamente il lavoro meno importante per il bene del lavoro che richiede la tua attenzione immediata.

Allo stesso tempo, se il tuo superiore ti chiama quando sei nel mezzo di qualcosa, allora è un'interruzione che merita una priorità.

Come affrontare le insidie ​​tipiche?

L'errore più comune nella gestione del tempo è cercare di fare tutto da solo. Delega i lavori di routine ai tuoi subordinati. Se qualcuno è desideroso di fare uno dei tuoi lavori meno importanti, delegalo anche quello. Può essere una buona opportunità per il modulo di formazione sulla gestione del tempo per loro.

Ecco alcuni altri punti da tenere a mente per affrontare le insidie ​​tipiche.

  • Ordina regolarmente tutti i tuoi progetti per assicurarti che siano tutti in ordine.
  • Affronta tutti i grandi progetti in sezioni. Non è necessario fare tutte le cose contemporaneamente. Questo è un grosso errore che molte persone fanno. Delega alcune delle sezioni, se possibile.
  • Concentrati per rimanere concentrato. Puoi tenere questo messaggio incollato sulla lavagna: "Qual è il miglior uso del mio tempo in questo momento?"

Parole finali

Che tu sia un dirigente, un dirigente o un dipendente junior, più tempo nella tua mano ti aiuterà a concentrarti sui compiti più importanti. Essere organizzati, preparati e disciplinati ti darà più tempo produttivo per intraprendere più progetti.

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