La nostra è l'era del virtuale e non hai bisogno che io ti dica che stiamo vivendo vite parallele online.
Gli studi dimostrano che oltre il 90% delle persone di età compresa tra 12 e 20 anni, che hanno accesso alla connettività Internet, sono connessi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e trovano più facile comunicare online piuttosto che scrivere lettere o messaggi reali.
I social media hanno aumentato il flusso di comunicazione su Internet come mai prima d'ora. Messaggistica istantanea, chat, e-mail, pubblicazione, tweet, molte attività si svolgono online, a cui stiamo iniziando o rispondendo.
Le e-mail hanno da tempo preso il posto della posta cartacea nel nostro schema quotidiano di cose. Un desktop / laptop, connettività Wi-Fi o un dongle e sei a posto. E la velocità è un vantaggio aggiunto.
Negli ultimi dieci anni, l'e-mail è diventata la modalità preferita di connessione con le persone distanti. Perché le distanze, alcuni di noi hanno persino inviato email a persone che vivono nella casa accanto a noi! E prima che le applicazioni di messaggistica mobile prendessero il sopravvento, le e-mail erano l'unico modo in cui potevamo pianificare picnic, riunioni, feste o condividere foto o informazioni con i nostri amici o familiari.
La maggior parte di noi sa come eliminare e-mail amichevoli con la caduta di un cappello e preferisce che sia l'opzione più veloce e conveniente per scrivere lettere. E il fatto che queste e-mail informali non seguano regole grammaticali o di composizione stabilite ha aggiunto alla loro popolarità in misura non trascurabile. Non devi perdere tempo a riflettere su come incorniciare una mail per la tua banda del college o i tuoi amici di quartiere; tu scrivi e basta.
Ma le e-mail professionali sono un gioco con la palla completamente diverso. Sebbene meno formali della nota o della lettera stampate, sono comunque meno organizzate nel loro tono e nella loro consistenza, e seguono le regole della correttezza grammaticale.
Prima di entrare nei dettagli della scrittura di un efficace formato di posta elettronica professionale, lascia che ti accompagni attraverso alcuni possibili scopi di tale comunicazione formale.
Puoi scrivere e-mail professionali per -
- Fare domanda per un posto, una borsa di studio o una borsa di studio
- Richiesta di un permesso o favore
- Dare o richiedere informazioni
- Richiesta di azione su qualcosa
- Rispondere o riconoscere la comunicazione ufficiale
- Scrivendo su qualche problema che ti senti fortemente
- Lamentarsi per un servizio o un prodotto
Questi sono solo indicativi; i motivi per scrivere e-mail formali possono essere esaustivi.
Poiché tutte queste situazioni coinvolgono l'autorità e l'ufficio, è ovvio che il tono e la lingua devono essere attentamente monitorati. In breve, è tempo di pensare ai tuoi Ps e Qs.
Quindi passiamo ai chiodi di ottone. Come si fa a strutturare e comporre un'e-mail in un modo che sia coinvolgente ed efficace? Cioè, come farai a capire?
Riprendiamo le sette C della comunicazione:
- Completezza: la comunicazione deve essere completa nel fornire i dettagli richiesti e nel dichiararne lo scopo
- Concisione: deve essere al punto, non deviare inutilmente
- Chiarezza: il tuo scopo deve essere chiaro
- Concretezza: il messaggio deve essere particolare, con fatti e prove a sostegno
- Coerenza: deve avere un senso
- Cortesia: gentilezza e reciprocità devono essere tenute a mente
- Correttezza: la comunicazione deve essere priva di errori grammaticali
Quindi, tenendo presente i criteri di cui sopra, la tua e-mail dovrebbe essere un documento chiaro, completo e coerente che non dovrebbe idealmente richiedere una mail di follow-up con spiegazioni e istruzioni.
Più facile a dirsi che a farsi, vero? Quante volte ti sei seduto per comporre quella posta accurata, e in seguito l'hai trovata scortese e brusca o semplice piagnucolio o inutile? Sono sicuro che tutti abbiamo affrontato questo tipo di dilemma: essere frizzanti e diretti o educati e rotondi.
7 consigli per perfezionare la tua email professionale
Quindi partiamo dalle basi.
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Ribadisci mentalmente lo scopo della tua posta
Per cosa stai scrivendo l'e-mail? Cosa vuoi che faccia il ricevitore? Se hai le idee chiare sulla risposta prevista a cui punta la tua e-mail, puoi comporre il tuo messaggio tenendo presente quello.
Lasciami fare un esempio.
Di 'che Dorothy vuole che il suo decano del college le dia una raccomandazione per una borsa di studio. Il suo scopo nello scrivere l'e-mail è quello di ricordare al Decano la sua credibilità come studente, la sua esibizione al college e la sua sincerità generale. Ora deve dichiarare tutto ciò per posta senza imbattersi in se stessa o senza sembrare troppo invadente. Deve anche richiedere al suo Decano di scrivere la lettera di raccomandazione entro un determinato momento. Quindi lo scopo della sua email sarebbe:
- a) Dichiarare le sue credenziali come studente
- b) Informare il Decano sulla borsa di studio per cui ha fatto domanda
- c) Ottenere la raccomandazione entro tale e tale data
Una volta che ha le idee chiare su ciò che vuole, può comporre la corrispondenza di conseguenza.
Inoltre, analizza il tuo lettore. Chi è? Qual è la reazione del lettore probabilmente sulla lettura della tua posta. Inquadra la tua posta in base a questa analisi.
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Decidere la riga dell'oggetto
Supponiamo che tu stia inviando una domanda di lavoro.
"Apertura lavoro" o "Tirocinante marketing" nella riga dell'oggetto è troppo vago quando si invia un'applicazione di posta elettronica. Devi specificare il posto per cui stai candidando, insieme alla Divisione o al Dipartimento o al luogo di pubblicazione, se questi sono stati specificati nell'annuncio di assunzione, nella riga dell'oggetto.
Pensalo come una sinossi a una riga della tua e-mail. L'oggetto dice al destinatario qual è il tuo scopo di inviare la posta. Richiede inoltre un'azione specifica, come:
" Partecipazione al seminario su ___________ (argomento) presso _________________ (sede) su __________ (data e ora) "
O
" Riparazioni e manutenzione di computer desktop - Richiesta di offerte "
Tali voci nella riga dell'oggetto informano il destinatario dei dettagli richiesti e seguono le regole di chiarezza e concisione discusse in precedenza.
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Saluto e saluto
Ricordi le lezioni di educazione e cortesia che ci hanno insegnato alle scuole medie? Sì, questi sono rilevanti anche adesso. Un indirizzo email professionale dovrebbe sempre iniziare con un saluto.
" Gentile signore o signora (a seconda dei casi) " o " Buongiorno Sig.ra Mercante (se vi capita di conoscere il nome del destinatario), "
Quando scriviamo una e-mail (posta informale), arriviamo direttamente al punto, eliminando la necessità di usare Ps e Q con gli amici. Ma le e-mail professionali non sono complete senza un saluto adeguato seguito da un saluto o un'apertura educata, come ad esempio:
" Grazie per il tuo invito "
O
“Un caro saluto ”
O
" Riconosciamo il tuo reclamo e deploriamo profondamente il tuo disagio "
Oltre a rompere il ghiaccio, per così dire, tale apertura riconosce anche il lettore di posta come una persona importante.
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Comporre la posta
Questa è tecnicamente la parte più difficile del lavoro, poiché questo è il nocciolo della questione. La tua e-mail dovrebbe seguire le regole della grammatica e avere un'apertura, un corpo e una sezione conclusiva. La sezione iniziale si riferisce alla corrispondenza precedente, o azione, se presente. Indica anche lo scopo di scrivere la posta.
Ricorda, in questi giorni i dirigenti ricevono posta dal camion, e leggere tutto ciò è impossibile. La maggior parte dei professionisti scansiona l'oggetto e apre la sezione delle e-mail, meritando un ulteriore sguardo solo se li trova informativi e pertinenti.
Quindi non aspettare fino all'ultimo paragrafo per dichiarare il tuo scopo. È probabile che il lettore si arrenda prima di raggiungere quella sezione. Questo è anche il motivo per cui brevità e concisione sono così importanti. Le informazioni di base sono importanti ma, per favore, sii breve. Vieni al punto appena puoi.
Usa i punti elenco se la tua e-mail contiene molti dati o informazioni fattuali. Questi sono più facili da attraversare.
Evidenzia le aree pertinenti . Leggere queste sezioni deve dire al lettore cosa vuoi.
Non essere vago. Indica chiaramente cosa deve essere fatto. Sebbene non sia strettamente possibile precisare i termini nelle domande di lavoro o richieste di sussidi, ricordare al lettore che cosa stai scrivendo.
La tua email deve essere breve e completa allo stesso tempo. Sembra un ordine alto? Affatto.
- Basta fare un elenco dei punti da includere nella posta.
- Fare riferimento all'elenco per verificare che si stiano includendo tutti i punti.
- Controlla la verbosità. Elimina le informazioni in eccesso.
- Assicurati che l'e-mail non sia presente nelle pagine. Se necessario, fornire le informazioni di supporto negli allegati (ne parleremo più avanti in questo post)
- Assicurati che la tua e-mail non richieda di essere seguita con alcune informazioni nella posta successiva. Prova a rendere la posta una corrispondenza completa in sé.
Assicurati sempre di aprire e chiudere la posta cortesemente. Dopo la conclusione, chiudi la posta con " Cordiali saluti ", o " Grazie e saluti ", o il convenzionale " Distinti saluti ", seguito dal tuo nome. Se possibile, aggiungi la tua firma prima del tuo nome.
Una volta terminata la parte compositiva, datevi una pacca sulla spalla! J
Sei finito con la parte difficile. Ciò che rimane ora è la revisione e la modifica e la fornitura di informazioni di supporto.
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Usa un linguaggio educato e sii al punto
Ricordi le "C" di concisione e cortesia? La comunicazione formale deve essere educata e impersonale.
" Vorremmo informarti che l'ultima data di invio è il 20 ottobre 2015. Ti preghiamo di inviare le tue voci entro tale data. "Non sembra educato e chiaro? Specifica inoltre l'azione richiesta da eseguire entro il tempo specificato.
Fai una bozza della tua e-mail e leggila mettendoti nella posizione del destinatario. Sembri educato e cortese? Stai fornendo tutti i dettagli necessari? Il tuo messaggio è al punto? Stai suonando serio? (Red Alert! La casualità va bene con gli amici, non nello scenario professionale, in particolare quando scrivi un'email a qualcuno che non conosci come persona). Quindi meglio prendere alcuni suggerimenti per la scrittura di e-mail prima di iniziare a scrivere qualsiasi posta.
Leggi e rivedi la tua posta per possibili errori grammaticali e di ortografia e vuoti nelle informazioni. Se è possibile, chiedi a una terza persona di leggere e dare un feedback. Un occhio obiettivo può spesso indicare ciò che una parte coinvolta non ha potuto vedere.
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Fornire copie
Nel caso in cui la tua e-mail richieda il coordinamento o l'approvazione da parte di altri dipartimenti o funzionari, ricorda di contrassegnare una copia (cc). Invia anche una copia vuota (ccn) per riferimento futuro.
Fai attenzione, tuttavia, non sparare copie a persone non correlate. È molto probabile che ciò accada quando rispondiamo alle mail di gruppo; spesso premiamo il pulsante "Rispondi a tutti" invece di rispondere esclusivamente al mittente.
In questa epoca di sovraccarico di informazioni, l'ultima cosa che un professionista desidera avere è una casella di posta in arrivo con un sacco di copie di posta non correlate contrassegnate a lui / lei. J
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Aggiunta di allegati
Se stai inviando una domanda di lavoro o una mail di informazioni, devi allegare i documenti pertinenti con la tua posta. Una mail senza l'allegato appropriato è come una busta senza una lettera!
Un sacco di tempo viene sprecato quando le mail arrivano senza allegati. Il ricevitore o viene rimandato al rallentatore o deve riscrivere per richiedere l'invio delle informazioni necessarie. Quindi il mittente invia un'altra mail con lo stesso.
Quindi ora siete tutti pronti e sedetevi per scrivere. Cerchiamo di rivedere il formato per il tuo riferimento pronto :
- A: ID di posta del destinatario
- Da: ID di posta del mittente
- Cc: (Copia in)
- Oggetto della posta
- Saluto
- Corpo del promemoria
- Chiusura
- Firma e / o nome del mittente
Questo è un formato approssimativo; puoi improvvisare mentre ti familiarizzi con il processo.
Prima di concludere, lascia che ti riporti di nuovo attraverso le specifiche:
- Utilizzare una breve riga dell'oggetto descrittivo
- Saluta il destinatario con "Gentile Sig. / Sig.ra …" o "Ciao, ……"
- Sii preciso e preciso
- Non usare un linguaggio informale, sii formale
- Chiudi correttamente con le tue iniziali / nome / firma
- Copia alle persone interessate
- Supporto con gli allegati necessari
Quindi ora che hai abbastanza input, inizia a scrivere (o piuttosto a fare clic), ragazzi! ?
Ti auguro buona fortuna!
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