Definizione delle migliori pratiche nella gestione dei progetti
La gestione di un progetto potrebbe essere un processo raccapricciante se non vengono seguite le migliori pratiche. Che si tratti di qualsiasi tipo di progetto, è necessario applicare metodi e tecniche di gestione del progetto per realizzarlo con successo. In questo argomento, approfondiremo le migliori pratiche in Project Management.
Elenco delle migliori pratiche nella gestione dei progetti
Ecco alcune delle migliori pratiche elencate per aiutarti a gestire il tuo progetto in modo efficace:
1) Stabilire gli obiettivi del progetto -
- Il primo e principale passo nella gestione di qualsiasi progetto è quello di essere chiaramente consapevoli degli obiettivi del progetto.
- Prima di iniziare a lavorare al progetto, è necessario assicurarsi che abbiano una comprensione chiara e concreta della portata e degli obiettivi del progetto in quanto consentirebbe loro di determinare di conseguenza la quantità di lavoro che deve essere fatto e stimare quanto tempo sarà essere richiesto per completarlo.
- Inoltre, le parti interessate e il project manager dovrebbero essere sulla stessa pagina per la comprensione del progetto.
2) Definizione dei risultati finali -
- Dopo aver dichiarato gli obiettivi del progetto, passare alla definizione dei risultati finali per il progetto e anche farla revisionare dalle principali parti interessate per assicurarsi che siano d'accordo con ciò che è stato arruolato.
- Si potrebbe fare molto lavoro, ma cosa succede se non è quello che ci si aspetta dalle parti interessate, quindi è molto importante sapere quale risultato ci si aspetta dal progetto in modo da poter risparmiare tempo e fare solo il necessario.
- I risultati finali dovrebbero essere annotati e condivisi con tutti coloro che lavorano nel progetto, in modo che possano fare del proprio meglio per produrli correttamente come specificato.
3) Pianificazione del progetto -
- La pianificazione del progetto viene solitamente effettuata dal project manager. Il project manager deve sedersi con le parti interessate per decidere il budget del progetto, le risorse necessarie e le persone a lavorarci.
- Dopo aver finalizzato il team, il project manager dovrebbe discutere il piano con i membri del team per ottenere informazioni dettagliate e stimare insieme lo sforzo richiesto da ciascuno di essi in modo da creare un calendario di lavoro per l'intero team e quindi condividerlo con il anche le parti interessate.
- La creazione di un calendario di lavoro sarebbe di grande aiuto nel tenere sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto in base alla sequenza temporale decisa e anche calcolare le ore di lavoro per ogni individuo nel progetto, quindi hanno una comprensione di quanto lavoro deve essere svolto da loro e in quanto tempo.
4) Comunicare regolarmente con il team -
- Il solo fatto di elaborare un piano per il progetto non è sufficiente per garantire che venga eseguito, il project manager dovrebbe interagire regolarmente con il team in modo da capire quanto lavoro è stato fatto e anche se è conforme a ciò di cui ha bisogno essere consegnato da loro.
- Dovrebbe esserci una comunicazione efficace tra il project manager, i membri del team e anche le parti interessate, in modo che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità e facciano le attività giuste a loro assegnate affinché il progetto funzioni senza intoppi.
5) Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto -
- Dopo l'inizio del progetto, è necessario tenere traccia dell'avanzamento del progetto in modo da verificare se tutto viene eseguito in base al calendario di lavoro o meno.
- Se si nota qualsiasi tipo di deviazione, è necessario occuparsene e informarne anche le parti interessate, in modo da poter adottare le misure appropriate per riportare il progetto sulla buona strada nel tempo.
- Nel corso del progetto potrebbero esserci anche richieste di modifica se le parti interessate cambiano idea e quindi il team dovrebbe essere pronto a gestirle. Non tutte le richieste di modifica potrebbero essere accettate senza avere effetti negativi sui tempi di consegna del progetto o sulla stima del budget.
- Quindi, il manager dovrebbe prendere saggiamente la decisione di incorporarli o meno. La gestione efficace di queste richieste di modifica aiuterà il progetto a funzionare senza intoppi e ad essere consegnato in tempo.
6) Gestione dei rischi -
- La gestione del rischio è essenziale per qualsiasi progetto e il project manager deve essere esperto in questo. Nessuno può garantire i rischi che possono insorgere nel corso del progetto e se non è stata effettuata alcuna pianificazione preventiva per affrontarli, ciò potrebbe comportare ritardi nella consegna del progetto e anche aumentare i costi del progetto. Non gestire il rischio in modo efficace può anche portare al fallimento del progetto.
- Il team dovrebbe essere pronto con le alternative in anticipo per i rischi che potrebbero sorgere specifici per il loro progetto, quindi quando si presenta in tempo non devono perdere tempo a elaborare un piano per gestirli e possono iniziare direttamente a lavorare sul alternativa. In questo modo, possono garantire che il progetto sia ancora consegnato in tempo e che sia conveniente.
Conclusione - Best practice in Project Management
I progetti possono essere di tipo diverso e quindi richiederebbero tecniche di gestione specifiche per loro per completare con successo il progetto in tempo. Ma seguire le migliori pratiche sopra menzionate sarebbe sicuramente di aiuto nel portare a termine con successo il progetto. Queste sono alcune pratiche di base e generiche che possono essere applicate a tutti i tipi di progetti per realizzarli con successo.
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