Funzionalità Intranet per la comunicazione dei dipendenti
“Le intranet aziendali dovrebbero essere costruite da solidi programmi di comunicazione interna. Il raggiungimento di una intranet è circa il 60 percento delle comunicazioni, il 40 percento della tecnologia. "Bob Cohen,
Una intranet è proprio come un ombrello sotto il quale si possono ottenere tutte le informazioni richieste relative all'azienda e al lavoro quotidiano. È conosciuta come la piattaforma di comunicazione in cui avremo la dashboard che mostra una vista a 360 gradi sull'attività dell'azienda. Precisamente, si tratta di una rete online privata e sicura in cui i dipendenti possono generare contenuti, coinvolgere in determinati processi di comunicazione, agire come una squadra, svolgere attività ed eventi e costruire la cultura dell'organizzazione.
È conosciuta come la piattaforma domestica dell'azienda, dove i team si riuniscono, costruiscono un repertorio essenziale, un dispositivo di comunicazione multi-efficiente e altro ancora. Come una rete di comunicazione interna, una rete intranet è superiore alla quantità delle sue parti.
L'Intranet è uno sportello unico per tutto. Il design della intranet deve essere commisurato alle esigenze e alla partecipazione dei dipendenti. È una piattaforma comune che aiuta nella comunicazione (bidirezionale), lavoro di squadra, gestione delle conoscenze, sviluppo e condivisione dei contenuti, social network, coinvolgimento dei dipendenti e programmazione.
Ogni azienda in via di sviluppo può trarre vantaggio dall'intranet. Le dieci domande seguenti fungerebbero effettivamente da punti di controllo che risolvono qualsiasi problema e aiutano a implementare correttamente la rete Intranet.
Fig. 1: Punti della lista di controllo della progettazione Intranet
Dobbiamo approfondire le diverse funzionalità di una Intranet.
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Intranet è al centro della comunicazione
Tre modi in cui aiuta un'organizzazione:
- Comunicazioni top-down che non sono altro che la comunicazione da leader a dipendenti
- Feedback dei dipendenti o comunicazione della direzione dei dipendenti
- Discussione di gruppo sotto forma di comunicazione da dipendente a dipendente
Ora, un breve highlight su questo chiarirà il tutto.
- Intranet risolve i problemi di posta elettronica di base
Tutti i tipi di problemi di posta elettronica possono essere facilmente risolti da una rete intranet ben progettata quando si dimentica di tenere qualcuno nel circuito di una posta importante o quando si trascura un aggiornamento cruciale poiché l'e-mail è andata persa in una serie di messaggi o quando si è bloccati in una lista di risposte a tutti. Intranet mantiene i contatti con le persone in diversi modi e semplifica entrambe le comunicazioni istantanee. Nello stesso piedistallo, si può facilmente fare una miriade di cose: chattare con i colleghi, creare comunità su argomenti diversi, fare annunci su varie questioni relative all'azienda, scrivere blog, caricare articoli e costruire dashboard di conoscenza relative ai procedimenti dell'azienda.
Di seguito sono riportate alcune statistiche sulle comunicazioni interne:
- Viene aperto solo il 48% delle e-mail in relazione alla comunicazione interna inviata
- E circa solo il 23% di tali comunicazioni è effettivamente aperto
Quindi, è chiaro che un grosso pezzo di comunicazioni aziendali non è in realtà aperto. Per tutti i destinatari interessati ad aprire le comunicazioni, ovviamente solo l'invio di e-mail non è una buona idea.
- Intranet aiuta a raccogliere il feedback dei dipendenti
L'impegno dei dipendenti viene valutato in base al feedback dei dipendenti. È possibile quantificare facilmente la soddisfazione dei dipendenti, tenere traccia delle carenze di miglioramento dei dipendenti e di alcuni problemi che avrebbero un impatto diretto sul fatturato dei dipendenti.
I sondaggi di feedback sul coinvolgimento dei dipendenti sono ottimi da condurre se questi non vengono messi a tacere in diversi dipartimenti; nella maggior parte dei casi, i sondaggi sono condotti dallo strumento di terze parti. Al contrario, se questi sondaggi vengono eseguiti tramite uno strumento integrato ospitato nell'Intranet, è possibile recuperare facilmente i dati corretti ospitati nel server aziendale e condividerli tra i diversi dipartimenti e team per migliorare la produttività. Inoltre, tutti i dipendenti sarebbero consapevoli di questo strumento mentre interagiscono con esso quotidianamente. Ciò alla fine aumenterebbe la comunicazione sul posto di lavoro e quindi anche la soddisfazione dei dipendenti.
Fig: 2. Percentuale dei dipendenti che accetta il processo di comunicazione
Il pessimismo sul posto di lavoro nasce a causa di tre cause al di sotto della comunicazione:
- Il management non sta indirizzando correttamente i dipendenti verso uno scopo comune del 38%
- Comunicazione generale scadente del 14%
- Cambiamenti regolari che non sono ben informati del 12%
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Intranet Collabora
Per motivi di comunicazione e output adeguati dei dipendenti, è necessario disporre di una piattaforma comune in cui tutti i dipendenti possano riunirsi in una causa condivisa. Più spesso, lo stesso messaggio diventerebbe diverso quando tutti non fossero correttamente sincronizzati. Ciò sarebbe precario che dovrebbe esserci un luogo centralizzato da cui le persone dovrebbero raccogliere contenuti e connettersi con l'altro.
- Intranet crea una piattaforma in cui tutti possono comunicare insieme e fare le cose
Nella maggior parte dei casi, è possibile trovare una rete Intranet che consente di connettersi con i colleghi attraverso una pagina del team o una pagina del progetto. I dipendenti possono collaborare e condividere contenuti di reciproco interesse. Puoi creare pagine per l'host degli argomenti:
- progetti
- squadre
- Portali esterni sui clienti
- Banche della conoscenza
- Per l'induzione dei dipendenti
- Campagne di marketing
- Servizio o introduzione al prodotto
Pertanto, la tua intranet modellerebbe effettivamente le tue comunicazioni, i tuoi lavori e i tuoi contenuti in qualsiasi modo secondo ciò a cui aspiri per migliorare le comunicazioni dell'azienda.
- La gestione del progetto e la gestione delle attività sono semplificate dall'intranet
Una intranet aiuta a impostare e gestire progetti e attività nello stesso piedistallo. È la piattaforma per occuparsi di altre attività commerciali simili. L'intranet aiuta il team di progetto a completare il progetto. In tempo reale, è possibile controllare facilmente i progressi, risolvere qualsiasi problema senza l'inondazione di e-mail e seguire discussioni collegate per ottenere una comprensione più approfondita di incontri e forniture.
E la gestione delle attività tiene d'occhio l'avanzamento del proprio lavoro, aiuta ad assegnare le attività agli altri e garantisce il perfetto completamento delle attività relative al progetto. È possibile condividere rapidamente file e dati in una stanza senza nemmeno metterli nel Dropbox o in altre riserve condivise.
- Intranet serve gli stakeholder interni
Tramite una intranet, è possibile combinare un normale processo e collegare soluzioni tra diversi dipartimenti, tra cui risorse umane, marketing, IT, ecc. Chat, forum, percorsi di discussione aperti e messaggi isolati sono alcuni modi in cui i pionieri aiutano gli altri a risolvere qualsiasi problema. Di seguito sono riportati alcuni servizi per iniziare:
- Invia diversi documenti politici delle organizzazioni
- Costruisci una banca di conoscenza o wiki interno
- Annunciare varie comunicazioni incentrate sull'azienda o sul dipartimento
- Dare l'opportunità di una chat istantanea per risolvere rapidamente i problemi
- Trasmetti un video passo-passo
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Intranet funge da strumento di gestione della conoscenza
Pensa a una situazione quando stai cercando un file importante in diverse posizioni che ritieni di aver conservato: Dropbox, Google Drive, One Drive, sito Web aziendale o il tuo server interno. E la ricerca in varie posizioni fa semplicemente girare la testa e non hai ancora trovato il file. Pertanto, in una situazione del genere, Intranet può aiutarti a archiviare i tuoi documenti importanti in modo ordinato.
- Intranet consente sempre di integrare i tuoi documenti
La gestione dei file come parte dei servizi di gestione della conoscenza è un modo per caricare i tuoi file nella rete Intranet a tuo vantaggio. In entrambi i casi, quando cariciamo direttamente un file o inseriamo un link che trasporta il documento effettivo caricato in un luogo sicuro, stiamo aiutando noi stessi e gli altri a trovare il file in futuro senza dover perdere tempo. È possibile consolidare i documenti nel modo desiderato. In alcuni casi, non sei sicuro di dove siano stati conservati i documenti, fai una ricerca vivida per ottenere il file desiderato. La pletora dei documenti viene salvata nell'Intranet:
- È possibile creare un repository di conoscenze in cui è possibile inserire documenti diversi, ad esempio documenti di imbarco delle risorse umane, file relativo al progetto, ecc.
- Puoi facilmente inviare file tramite intranet e chat; inoltre, la conversazione in chat viene automaticamente archiviata per aiutarci a ottenere la cronologia delle date
- Intranet aumenta la produttività
Il successo e il fallimento di qualsiasi progetto dipende più dalla corretta memorizzazione di dati e file. Non solo risparmia tempo e quindi avrebbe un impatto diretto sul ROI, ma riduce anche le tensioni e le frustrazioni. Ad esempio, quando si dà un tocco finale al completamento di un progetto, si ha la certezza di scegliere il documento giusto per il proprio cliente. In caso di consegna di file di imbarco ai nuovi iscritti, è possibile inviare facilmente il collegamento alla pagina Risorse umane che contiene i documenti pertinenti destinati a loro. Secondo uno studio del McKinsey Global Institute, puoi effettivamente ridurre il tempo impiegato per la ricerca di qualsiasi documento di circa il 35%, alleviando così il 6% del tempo da dedicare ad altri compiti importanti.
- Intranet crea sempre una knowledge base in tempo reale
Una corretta progettazione Intranet consente di creare una knowledge base per documentare file e documenti posizionati in modo ricorrente, ad esempio:
- Politica e pratiche
- Valore dei materiali
- Notizie e storie di successo
- FAQ importanti
- Album dei dipendenti
- Materiale per la formazione
- Manuale delle risorse umane
- notiziario
- Link importanti contenenti strumenti e file utili
E questi non sono tutti. Ci sono altri elementi che vengono caricati nei sistemi: domande poste nei forum, discussioni di gruppo e biglietti sollevati nell'helpdesk. Tutti questi potrebbero essere caricati nell'Intranet e aggiunti nella knowledge base che è possibile utilizzare di volta in volta per esigenze diverse. Inoltre, potrebbe esserci una scheda con il nome di idee che invitano idee pubbliche. Questo strumento in realtà guiderebbe l'ideazione a vari livelli.
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Intranet offre l'opzione di social network
Una rete intranet offre sempre la possibilità di stabilire una connessione virtuale con i colleghi di diversi dipartimenti, riducendo così le barriere e i silos; i dipendenti possono facilmente connettersi tra loro e condividere feedback sugli argomenti di reciproco interesse e apprendere. E questo migliora la comunicazione e la condivisione delle conoscenze a livello aziendale, diversi team e dipartimenti. I dipendenti conosceranno le persone all'interno e all'esterno dei loro team. I manager possono conoscere i subordinati, e questo alla fine spezzerebbe le convenzioni e insieme potrebbero crescere, con un impatto indiretto sulla produttività.
- Intranet crea canali di comunicazione interna
Senza nemmeno lasciare la scrivania, effettuare chiamate o inviare e-mail, i dipendenti possono connettersi tra loro sotto forma di feedback nei percorsi di discussione su qualsiasi argomento specifico. Pertanto, la connessione con i team geograficamente diffusi ispirerebbe il lavoro di squadra.
- Intranet aiuta a trovare e conoscere i tuoi dipendenti
Solo perché il team è geograficamente diffuso o qualcuno lavora da casa, è impossibile trovare e conoscere i tuoi dipendenti in ogni momento, anche nei casi in cui lavoriamo con loro fisicamente o virtualmente. In tali casi, la directory dei dipendenti nell'Intranet ci sta effettivamente aiutando a metterci in contatto con i nostri colleghi e la comunità può essere costruita. Possiamo conoscere le competenze dei membri del nostro team, la storia del lavoro e i successi. Pertanto, possiamo aiutare a risolvere qualsiasi problema o consigliare ad altri di seguirli su tali esigenze specifiche. Puoi motivare i tuoi colleghi inviando il badge di congratulazioni per qualsiasi successo del progetto o inviando il badge di ringraziamento per qualsiasi lavoro ben fatto.
- Tramite Intranet è possibile creare, condividere e pubblicare qualsiasi contenuto valido oltre confini e dipartimenti
Attraverso la rete intranet le persone creano contenuti, condividono i post pubblici che altri consumano e commentano. Gli utenti utilizzano spazi diversi in cui vengono caricati nuovi contenuti, un aggiornamento automatico andrà a tutti in quei post specifici. Quindi iniziano a utilizzare tali contenuti. Pertanto, la rete Intranet offre agli utenti la possibilità di generare contenuti che potrebbero essere utilizzati da altri. Il seguente contenuto viene generalmente caricato in una rete Intranet:
- Blog e nuove tendenze del settore
- Nuove competenze da seguire per gli altri
- Vittoria della grande squadra
- Nuovo lancio
- Nuova strategia o processo
- Foto e video fantastici
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Coinvolgimento dei dipendenti e centro di crescita: abolire la delusione dei dipendenti
Ad ogni mossa organizzativa, il coinvolgimento dei dipendenti è visto come la linea di fondo. Attraverso l'impegno dei dipendenti, la produttività è migliorata e i dipendenti sono motivati. Questo ha finalmente un impatto positivo sulla soddisfazione del cliente e sul morale dei dipendenti.
Statistiche di coinvolgimento dei dipendenti
- Lo studio di formazione Del Carnegie mostra che quasi il 71% dei dipendenti di grandi aziende non è coinvolto
- In un altro studio di Gallup Research, il disimpegno dei dipendenti è di circa il 18%, ostacolando così la produttività complessiva
I dipendenti coinvolti promuovono lealmente le aziende per cui lavorano. Citano con orgoglio il prodotto o il servizio dell'azienda ai clienti. Insieme creano conoscenza a beneficio degli altri e aiutano gli altri a raggiungere i propri obiettivi. Considerando che i dipendenti disimpegnati sono l'onere. Danneggiano la reputazione dell'azienda e accumulano malcontento tra gli altri e incidono in modo virale sulla produttività. In questo frangente, l'intranet contribuirebbe effettivamente a sviluppare piani per coinvolgere i dipendenti, consentendo loro di utilizzare risorse e strumenti e addestrandoli nei loro ambiti ambiti per costruire le loro carriere. Sarebbero più autorizzati a decidere le loro carriere.
- Intranet lega i dipendenti con la missione, la visione e i valori dell'azienda
Spesso pensiamo che ogni dipendente sia allineato alla missione, alla visione e al valore dell'azienda! E sono correttamente allineati ed emotivamente connessi ad esso? Uno studio condotto su 40000 dipendenti dal sondaggio TINYpulse mostra che solo il 40% ne è a conoscenza. Il processo di coinvolgimento dei dipendenti sta dando accesso a tutti i dipendenti per impegnarsi emotivamente nella missione, nella visione e nei valori dell'azienda. Intranet offre a tutti questo accesso in una posizione centrale. In diversi formati e segmenti puoi raggiungere i tuoi dipendenti e rafforzarli in molti modi: attraverso blog, discussioni, articoli, video e pagine personalizzate per promuovere il marchio.
- Intranet crea opportunità di sviluppo per i dipendenti
I dipendenti sarebbero più soddisfatti se avessero ampio spazio per svilupparsi. Un'azienda può creare diversi piani di crescita della carriera per i dipendenti, riducendo così l'attrito. E solo riducendo gli spazi tra le risorse di cui hanno bisogno per la loro crescita e i loro risultati, un'azienda può semplificare la mancata corrispondenza. Intranet qui fa questo lavoro perfetto nel supportare e tracciare i programmi di crescita dei dipendenti nel modo seguente:
- Consolidamento dei materiali di formazione e delle migliori pratiche
- Raccolta di feedback dei dipendenti per il miglioramento dei programmi
- Trasmettere la cultura aziendale a tutti
- Tracciare l'avanzamento di ogni dipendente
- Consentire ad ognuno di loro la possibilità di monitorare i propri sviluppi
- Intranet ha una connessione virale con tutti su piani di sviluppo e idee uniche
Quando si tratta di comunicazioni distribuite ai dipendenti tramite e-mail, è probabile che tali messaggi e-mail possano essere persi nelle caselle di posta in arrivo o che le persone non prendano iniziative per aprire tali e-mail. È molto comune ovunque. Un dipendente potrebbe perdere l'importante comunicazione che gli viene inviata sui suoi sviluppi personali. E a volte, questo può tendere a farli sentire esclusi o insignificanti.
Una intranet offre sempre ai dipendenti l'accesso per raggiungere ciò di cui hanno più bisogno: aggiornamenti importanti, ogni singolo potenziale cliente e ogni cambiamento di pianificazione. Le informazioni possono essere pubbliche o specificamente adattate alle persone giuste; come parte della doppia comunicazione, potrebbe essere inviata loro un'e-mail. Allo stesso tempo, possono condividere le loro idee uniche nello spazio virale e altri in questo spazio possono accedere a queste informazioni e pubblicare commenti. Quindi, si sviluppa un buon filo di comunicazione che porta a sviluppi di successo per tutti. Le persone che potrebbero non prendere parte alla discussione pubblica possono anche impegnarsi in tali discussioni online.
Intranet consente inoltre ai dipendenti di utilizzare i loro ruoli e carriere:
- Progetti propri e compiti importanti simili
- Condividi idee creative
- Avvalersi di opportunità
- Monitora lo sviluppo dei loro obiettivi
- Consiglia l'avanzamento del processo
- Fai attenzione al trapano e alla formazione aggiuntivi
- Tieni d'occhio ciò che fanno gli altri all'interno e all'esterno delle squadre
Steve Roesler, noto stratega della comunicazione, ha messo a punto dieci importanti domande che avrebbero aiutato a coinvolgere i dipendenti sul posto di lavoro. Queste liste di controllo sono efficaci nel formulare le soluzioni facili ai problemi della rete Intranet:
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Intranet funge da strumento di pianificazione
Intranet semplifica la pianificazione e il monitoraggio di meeting, eventi e appuntamenti per tutti. Tutti i dipendenti trarrebbero beneficio da questa straordinaria struttura.
- Pianificazione semplice per soddisfare la partecipazione stimolante dei dipendenti
Le persone potrebbero avere più di uno strumento per pianificare i loro impegni, ma quelli sono inefficaci in quanto richiederebbe un processo che richiede tempo. Questa fattibilità garantisce una buona partecipazione dei dipendenti. Puoi inviare e-mail ai dipendenti in merito alle riunioni o agli eventi, ma questo processo è complicato. Le e-mail potrebbero andare perse nella posta in arrivo o le persone importanti potrebbero essere saltate. Il modo più semplice e intelligente è pianificare un calendario condiviso nella tua intranet aziendale e avere una rapida occhiata alla comodità di tutti. In questo modo si può programmare un orario per l'incontro.
- Creare eventi interessanti
Oltre a impostare orari e calendari, ci sono alcune informazioni aggiuntive relative agli eventi che rendono gli eventi interessanti e popolari.
- Informazioni complete sull'evento
- Foto e video relativi all'evento per renderlo più allettante. Poco dopo la fine dell'evento, ci può essere un aggiornamento uniforme con foto e video
- Road map dettagliata degli eventi
- Informazioni su ristoranti, negozi e qualsiasi altro luogo degno di nota
Conclusione
Una corretta progettazione Intranet è sempre un trampolino di lancio per un'efficace comunicazione interna. Dà sempre un vantaggio alle persone di mettersi in contatto con i colleghi su qualsiasi argomento condiviso e offre infinite utilità. Abbiamo visto le persone accedere ampiamente all'uso corretto della intranet per aumentare l'efficacia di massa della piattaforma. È la piattaforma in cui trovano e cercano qualsiasi cosa, creano, condividono, apprendono e motivano gli altri che, a loro volta, aumentano l'efficacia del lavoro, incidendo direttamente sul ROI. Questo non è giusto per dire qualcosa di negativo, ma si può sempre dire che una corretta progettazione Intranet è sempre la metà del lavoro svolto dal momento che sono interessati i giusti canali di comunicazione bidirezionale.