Diversi metodi di comunicazione efficaci (utili)

"Se comunichi, puoi cavartela, ma se comunichi abilmente, puoi fare miracoli"

Jim Rohn

Diversi metodi di comunicazione efficaci - La maggior parte delle volte, quando la parola comunicazione viene alla mente delle persone, pensano di scambiare idee e informazioni tramite parole, ma tale tipo di comunicazione verbale è solo una piccola componente della comunicazione. Nel 21 ° secolo, le imprese hanno accesso a una serie di metodi di comunicazione che possono essere utilizzati con un pubblico interno e anche con un pubblico esterno. I principali metodi di comunicazione che le aziende possono utilizzare comprendono i tradizionali incontri di lavoro, nonché la stampa sulla videoconferenza e sui social media della nuova era. Numerosi strumenti possono essere utilizzati dalle aziende per rivolgersi al pubblico che si trova in luoghi vicini e lontani. Mentre molta attenzione è ricevuta dai metodi di comunicazione efficaci che sono nuovi, il valore insieme alla pertinenza dei metodi di comunicazione tradizionali esiste ancora. Pertanto, esistono diversi metodi di comunicazione e la determinazione del metodo giusto per l'organizzazione è una decisione vitale che deve essere presa.

I diversi metodi di comunicazione che vengono comunemente utilizzati sul posto di lavoro sono:

Comunicazione verbale

La comunicazione verbale implica l'uso di parole durante la consegna del messaggio previsto. Può essere one-to-one, per telefono o nelle impostazioni di gruppo, ecc. È un metodo di comunicazione efficace che è personale e deve essere usato più che solo telefonate ed e-mail ogni volta che è possibile. Il mezzo del messaggio in caso di comunicazione verbale è orale. Parlare semplice è comunicazione verbale. Vedere la persona con cui si sta svolgendo la comunicazione faccia a faccia aiuta a misurare la risposta di quella persona attraverso la comprensione del linguaggio del corpo e aiuta anche a partecipare attivamente al dialogo. Pertanto, sia la comunicazione scritta che quella orale sono i due principali tipi di comunicazione verbale.

1. Narrativa

Lo storytelling è una forma di comunicazione verbale che è efficace. Una funzione organizzativa vitale è servita da essa in quanto aiuta nella costruzione di significati comuni per gli individui nell'organizzazione. Le storie aiutano a chiarire i valori chiave e aiutano anche a dimostrare il modo in cui le cose vengono fatte all'interno di un'organizzazione. Il tono, la forza e la frequenza della storia hanno una relazione con un maggiore impegno organizzativo. La qualità delle storie raccontate dagli imprenditori è legata alla capacità di assicurare capitale per le loro organizzazioni. Le storie possono aiutare a servire per rafforzare e perpetuare la cultura di un'organizzazione.

2. Conversazioni cruciali

Anche se il processo è simile, sono necessarie più abilità, riflessione e pianificazione per le comunicazioni ad alto rischio rispetto alle interazioni quotidiane sul lavoro. Esempi di comunicazione che comportano quote elevate consistono nel presentare un piano aziendale al capitalista di rischio e chiedere un aumento. Oltre a questi, in diverse occasioni della nostra vita professionale, abbiamo conversazioni cruciali: discussioni in cui la posta in gioco è alta, le emozioni sono forti e le opinioni possono essere diverse.

Comunicazione scritta

La comunicazione scritta non può essere evitata sul posto di lavoro. È presente ovunque ed è costituito da documenti e lettere tradizionali di carta e penna, chat di testo, e-mail, documenti elettronici digitati, rapporti, SMS e qualsiasi altra cosa che potrebbe essere trasmessa dall'uso di simboli scritti come il linguaggio che include tutti i documenti che fanno parte della vita aziendale quotidiana. Tali metodi di comunicazione sono indispensabili per qualsiasi comunicazione commerciale formale e anche per l'emissione di istruzioni legali.

I metodi di comunicazione che utilizzano principalmente la comunicazione scritta consistono in proposte commerciali formali, comunicati stampa, promemoria, contratti, brochure, manuali e simili. Quanto sia efficace la comunicazione scritta dipenderà dallo stile di scrittura, dal vocabolario, dalla grammatica e dalla chiarezza. La comunicazione scritta è più adatta nei casi che richiedono istruzioni dettagliate, quando qualcosa deve essere documentato o in situazioni in cui la persona è troppo lontana per parlare di persona o per telefono. Alcuni dei metodi di comunicazione scritti includono:

Social media

Gli strumenti dei social media come Facebook possono essere utilizzati in modo efficace nelle organizzazioni allo scopo di comunicare tra sedi, divisioni, dipartimenti e dipendenti. Alcuni strumenti come Yammer sono progettati specificamente per la creazione di reti di social media nei confini di un determinato settore aziendale.

E-mail

La comunicazione via e-mail nelle organizzazioni è diventata molto comune ed è uno strumento estremamente essenziale per la condivisione di informazioni con uno, centinaia e migliaia di dipendenti. Di solito è una componente significativa del piano di comunicazione e anche se potrebbe non essere un sostituto per i metodi di comunicazione faccia a faccia o di altro tipo, è facilmente accessibile e poco costoso.

Comunicazione orale

L'altro tipo di comunicazione verbale include la parola parlata, al telefono o faccia a faccia, videoconferenza, chat vocale o qualsiasi altro mezzo. Diversi tipi di comunicazioni informali come il mulino o la vite informale e le comunicazioni formali come conferenze e lezioni sono le forme di comunicazione orale efficace. L'uso delle comunicazioni orali viene fatto nelle discussioni e nelle conversazioni informali e causali. L'efficacia della comunicazione orale dipenderà dalla velocità, dal volume, dal tono, dalla modulazione della voce, dalla chiarezza del linguaggio e anche dalle comunicazioni non verbali come segnali visivi e linguaggio del corpo.

Alcuni degli importanti metodi di comunicazione orale includono:

Comunicazione faccia a faccia

Questo è di solito un metodo di comunicazione preferito, sebbene non sia sempre realistico, specialmente nelle organizzazioni che hanno sede in diverse località del mondo. Tuttavia, strumenti come la videoconferenza rendono possibile una comunicazione faccia a faccia approssimativa e aiutano anche le grandi organizzazioni a creare connessioni personali tra la direzione e il personale.

incontri

Le riunioni sono comuni in quasi tutti i contesti aziendali e ora è diventato possibile aumentarle tramite l'uso degli strumenti tecnologici che consentono ai partecipanti nelle sedi remote di partecipare alle discussioni, sebbene non siano presenti fisicamente sul sito della riunione.

Durante l'uso della comunicazione verbale, la persona deve essere consapevole del suo tono di voce, della sua inflessione e della sua velocità. L'uso del sarcasmo e dei toni arrabbiati dovrebbe essere evitato altrimenti la persona con cui stai comunicando andrà sulla difensiva. Mentre parli con la tua squadra o con un gruppo di persone, dovresti assicurarti di parlare ad alta voce e chiaramente in modo che tutti siano in grado di capire cosa stai dicendo. L'uso del microfono dovrebbe essere fatto se un gruppo viene indirizzato in una grande stanza. La comunicazione verbale viene utilizzata al meglio quando qualcosa deve essere discusso in dettaglio o quando qualcuno deve essere complimentato o rimproverato. La comunicazione verbale rende più facile e veloce la trasmissione dei pensieri ed è il metodo di comunicazione più efficace. Tuttavia, costituisce solo il 7% di tutta la comunicazione umana.

Metodi di comunicazione non verbali

"La cosa più importante nella comunicazione è ascoltare ciò che non si dice"

Peter Drucker

La comunicazione mediante l'invio e la ricezione di messaggi senza parole fa parte della comunicazione non verbale. Tali messaggi sono una parte vitale di qualsiasi comunicazione e generalmente forniscono rinforzo alla comunicazione verbale. Tuttavia, possono anche trasmettere i propri sentimenti e pensieri.

Comunicazione non verbale fisica

Un ruolo importante è giocato dalla comunicazione non verbale nel modo in cui comunichi con altre persone. Non può essere invocato come unico mezzo di comunicazione se non nei casi in cui la persona utilizza la lingua dei segni. La comunicazione fisica non verbale o il linguaggio del corpo sono costituiti da postura del corpo, espressioni facciali, contatto visivo, gesti come un dito puntato, onde e simili, tocco, tono della voce, movimenti generali del corpo e altri.

Devi essere consapevole della comunicazione non verbale. I tuoi movimenti, il contatto visivo e i gesti, il modo in cui ti siedi e stai in piedi aiutano a trasmettere un messaggio alla persona con cui stai comunicando. I gesti devono essere usati in modo appropriato o le mani devono essere lasciate ai lati. Dovresti evitare di agitarti perché è fonte di distrazione e le braccia non dovrebbero essere incrociate poiché invia un segnale di essere chiuso o arrabbiato. Dovresti sempre guardare negli occhi della persona con cui stai parlando e mai fissare o alzare gli occhi quando parlano.

Le più comuni tra tutte le comunicazioni non verbali sono le espressioni facciali. Ad esempio, un cipiglio o un sorriso trasmette emozioni che sono distinte e che sono difficili da esprimere mediante la comunicazione verbale. La ricerca ha dimostrato che i segnali non verbali o il linguaggio del corpo insieme alle espressioni facciali, al tono della voce e alla posizione del corpo rappresentano quasi il 55% di tutte le comunicazioni che avvengono. Secondo la ricerca, solo il 7% della comprensione del messaggio da parte del destinatario si basa sulle parole effettive del mittente, il 38% è sulla base del linguaggio para (volume, tono e ritmo del discorso) mentre il 55% è sul base di segnali non verbali (linguaggio del corpo).

La ricerca ha anche rivelato che i segnali non verbali possono anche avere un effetto sul fatto che tu abbia successo nell'ottenere un'offerta di lavoro. I giudici che esaminano le videocassette dei richiedenti sono stati in grado di valutare le loro abilità sociali anche quando il suono era spento. Hanno dato un'occhiata al tasso di gestualità, al tempo speso a parlare e alla formalità del vestito per determinare i candidati che avrebbero avuto più successo sociale per il lavoro. Pertanto, è essenziale considerare il modo in cui uno appare nel business e anche ciò che si dice. Le nostre emozioni sono trasmesse dai nostri muscoli facciali. Un messaggio silenzioso può essere inviato senza pronunciare una parola. Un cambiamento nel nostro stato emotivo è visibile nel cambiamento della nostra espressione facciale.

Ad esempio, se ci concentriamo sulla fiducia prima di un'intervista, la fiducia verrà trasmessa all'intervistatore dal nostro volto. Tirare un sorriso anche quando ti senti stressato può ridurre i livelli di stress del corpo.

paralanguage

Una componente significativa della comunicazione non verbale è il modo in cui viene detto qualcosa, anziché ciò che viene effettivamente detto. Consiste nello stile di parlare, tono, emozione, stress, tono, intonazione e qualità della voce. Aiuta nella comunicazione di interesse, approvazione o assenza di esso. Secondo la ricerca, il 38% di tutte le comunicazioni è rappresentato dal tono della voce.

Le altre forme di comunicazione non verbale generalmente comunicano la personalità di una persona. Questi consistono in -

• Comunicazione estetica o espressioni creative come pittura, danza, ecc.
• Aspetto o stile di toelettatura e vestizione che comunica la personalità di una persona.
• Linguaggi spaziali come paesaggi e dipinti comunicano il gusto e lo stato sociale.
• Simboli come costruzione dell'ego, status e simboli religiosi.

Per essere efficaci comunicatori, è importante allineare il nostro tono, aspetto e linguaggio del corpo con la parola che ci viene trasmessa. La ricerca ha indicato che quando gli individui mentono, battono le palpebre più spesso, scrollano le spalle e spostano il loro peso. Il tono è un altro elemento di comunicazione non verbale. Un tono diverso può alterare il significato percepito del messaggio. L'enfasi su una parola particolare illustra il modo in cui un tono può trasmettere molte informazioni.

Comunicazione visiva

La comunicazione visiva è il terzo metodo di comunicazione che avviene attraverso l'aiuto di ausili visivi come colore, illustrazione, progettazione grafica, disegno, tipografia, segni e altre risorse elettroniche.

La comunicazione visiva che comprende diagrammi e grafici generalmente rinforza i metodi scritti di comunicazione e nella maggior parte delle situazioni sostituisce completamente la comunicazione scritta. "Un'immagine vale più di mille parole" è un adagio che mostra che la comunicazione verbale può essere più potente della comunicazione verbale e non verbale. Gli sviluppi della tecnologia hanno reso l'espressione della comunicazione visiva più semplice di quanto non fosse prima.

Non esiste un modo corretto di comunicare ma è necessario avere consapevolezza di ciò che è appropriato e in quale situazione. I metodi di comunicazione scelti dipendono dalla situazione. Mettiti nei panni dei dipendenti. Se è necessario comunicarti un determinato messaggio, dovresti prima pensare al modo in cui lo riceverai. Usando il tuo buon senso riguardo alla situazione e prestando attenzione ai tuoi dipendenti ti renderai un comunicatore efficace. Una migliore comprensione dei vari metodi di comunicazione insieme ai diversi stili di comunicazione aiuterà a conoscere e trattare meglio le persone, a chiarire eventuali equivoci o incomprensioni che possono esistere e quindi a contribuire al successo dell'organizzazione.

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