Panoramica della gestione dei progetti
Cominciamo discutendo cos'è il project management e quindi affrontiamo ulteriormente la domanda sul perché è importante in qualsiasi progetto. Un progetto è qualsiasi attività assegnata a un team con il motivo di farlo con successo. La gestione del progetto richiede la gestione di tutte le attività di gestione del progetto in un ciclo di vita del progetto dall'inizio alla fine. In generale, i project manager sono assegnati ai progetti per adempiere a questi compiti e quindi aiutare a tenere insieme il cliente e il team assicurando che il progetto sia consegnato in tempo e sia nel budget.
Proveremo a capirlo con un breve esempio, diciamo che un progetto inizia senza un project manager. L'intero team è stato informato sui risultati da parte del cliente e devono solo lavorarci su. Senza un'adeguata gestione, il tempo per dividere l'intero lavoro in attività più piccole e organizzarle e assegnarle l'una all'altra sarà un processo noioso e dispendioso in termini di tempo e supponiamo che, anche se realizzato, cosa succede in caso di incomprensioni o conflitti tra i membri del team, che li risolvono? Cosa succede se qualcuno lascia il progetto nel mezzo o alcune risorse devono essere allocate? Lavorare sul progetto e anche gestire il progetto richiederebbe molto tempo ed energia e sarebbe quasi impossibile per progetti ancora più grandi.
Pertanto, per garantire il buon funzionamento del progetto e tenerlo sulla buona strada, la gestione del progetto è fondamentale per qualsiasi progetto.
Obiettivi della gestione del progetto
La gestione del progetto è importante perché aiuta a raggiungere i seguenti obiettivi:
1) Pianificazione del progetto:
La gestione del progetto è importante affinché il progetto possa essere correttamente pianificato e strutturato con obiettivi, risultati e scadenze chiari di comune accordo con le parti interessate, i dirigenti e i membri del team.
Un buon project manager sa come gestire in modo efficiente un progetto comprendendo la necessità delle risorse e come usarle nel tempo e nel budget previsti per fornire i migliori risultati. Per raggiungere questo obiettivo, deve essere messo in atto un piano praticabile e ragionevole che aiuti tutti coloro che lavorano nel progetto a riconoscere la loro parte di contributo e quindi ad adoperarsi per realizzarli.
2) Fornire visione al progetto e senso di leadership:
Un project manager efficiente porta la visione al progetto che aiuta il team ad allineare i propri obiettivi con quelli degli stakeholder, quindi tutti sono in linea con l'obiettivo principale del progetto e sono sulla strada per raggiungerli.
Con una buona gestione del progetto, nel progetto prevale un senso di leadership che guida i membri del team nella giusta direzione per fare del loro meglio e aiutare il progetto a diventare un successo. I membri del team si sentono inoltre responsabili per i loro compiti in presenza di un responsabile del team nel progetto, che mantiene tutto organizzato e in controllo in modo che tutti siano consapevoli dei loro risultati nel progetto e di ciò di cui sono responsabili senza alcuna confusione.
3) Tenere traccia:
La gestione del progetto aiuta a tenere traccia dell'avanzamento del progetto e aiuta a rimuovere eventuali blocchi stradali se trovati.
Un buon project manager farà in modo che il flusso del progetto sia in accordo con il piano del progetto e se viene rilevata una deviazione, viene segnalato e vengono intraprese le azioni giuste per riportarlo in pista implementando misure correttive. È importante che il progetto segua il piano rivisto se deve essere consegnato in tempo come previsto e, pertanto, le relazioni sullo stato sono utili per rendere trasparenti i lavori in corso, che includono anche eventuali problemi affrontati e ritardi dovuti a essi. Questo può anche essere condiviso con le parti interessate, quindi è facile per loro avere una supervisione dei progressi del progetto.
4) Garanzia di qualità:
La consegna puntuale del progetto non è importante, se non è conforme agli obiettivi indicati e non corrisponde ai risultati previsti. La garanzia della qualità è quindi un processo molto importante di qualsiasi progetto in quanto aiuta a testare e tenere sotto controllo ciò che viene consegnato al cliente soddisfa le loro esigenze o meno.
È essenziale che la gestione del progetto assicuri che la qualità del progetto sia testata in ogni fase, in modo che il risultato corrisponda ai requisiti. Programmi ristretti possono introdurre progetti di cattiva qualità, quindi è importante che le risorse siano effettivamente gestite per fornire risultati positivi senza alcun ostacolo alla sua qualità. Il tempo dovrebbe essere assegnato per testare e tenere sotto controllo la qualità in ogni fase del progetto.
5) Gestione dei rischi:
Una buona gestione del progetto richiede che i responsabili del progetto dispongano di un elenco prioritario di rischi che il progetto potrebbe potenzialmente affrontare con le loro alternative da implementare, nel caso in cui lo faccia.
Prima di iniziare a lavorare sul progetto, il project manager deve sedersi con il team e analizzare i rischi in anticipo. In pratica, è difficile coprire tutti i rischi, ma un buon manager ha sempre un'idea di quali rischi potrebbero apparire a seconda del tipo di progetto. Questa conoscenza arriva anche con precedenti esperienze lavorative e aiuta a identificare le potenziali minacce prima di lavorare al progetto, quindi quando si presenta un problema, esiste un piano pre-concepito per affrontarlo e impedire al progetto di imbattersi in qualsiasi tipo di situazione inquietante.
Qualsiasi project manager richiede competenze di gestione del rischio efficienti poiché il progetto potrebbe non essere sempre eseguito secondo il piano e, anche se lo fa, i rischi in tempo reale non possono essere affrontati in anticipo, quindi lo stile di gestione per adattarsi e gestirlo quando si pone una minaccia è un'abilità che un buon project manager dovrebbe possedere.
Analizzando tutti questi punti, ci rendiamo conto che una buona gestione dei progetti è importante per qualsiasi progetto in quanto promette successo. Il destino di qualsiasi progetto dipende dal loro project manager e dalle loro capacità di organizzare il team, pianificare il progetto, testare la qualità del progetto, gestire i rischi e guidare il progetto con la visione di raggiungere il successo con i giocatori motivati del team e ispirare tutto loro di fare del loro meglio.
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