Crea un diagramma di Gantt efficace per un progetto -
La gestione del progetto è un processo complicato e spesso comporta la manipolazione di più attività contemporaneamente. Questo vale per tutti i tipi di progetti, che si tratti di gestire una casa, un progetto di sviluppo software particolarmente difficile o un appaltatore civile.
Quando ci sono una o due attività, è facile per un project manager ricordare cosa deve essere fatto quando e come. E se ci fossero più filoni di attività, alcuni interconnessi? In che modo è possibile tenere traccia di tutte le attività per garantire che il progetto sia completato, completato bene e completato in tempo utile?
Ecco dove il diagramma di Gantt entra in scena. Sono una rappresentazione visiva delle attività in un progetto. La carta Gantt ha le sue origini nel 1896, quando un ingegnere polacco, Karol Adamiecki, usò una carta simile per rappresentare i programmi di produzione. L'ha chiamato l'armogramma e, poiché è stato pubblicato in polacco e russo, è rimasto in gran parte sconosciuto. Allo stesso tempo, un americano chiamato Henry Gantt ha disegnato una carta simile, ed è il suo nome che la carta ora porta.
Il grafico è stato ampiamente utilizzato nell'ingegneria della produzione. Presto, con l'avvento dei computer, divenne un metodo di pianificazione del progetto comune e pratico. Con le applicazioni basate sul Web, il diagramma di Gantt ha guadagnato popolarità ed è ora una caratteristica comune nella maggior parte dei progetti. Ora, tuttavia, con le metodologie Agile, la popolarità del diagramma di Gantt è bassa. Tuttavia, ha cercato di evolversi con i tempi.
Che cos'è un diagramma di Gantt nella gestione dei progetti?
Per prima cosa: che cos'è un diagramma di Gantt nella gestione dei progetti? In poche parole, un diagramma di Gantt è una rappresentazione grafica di un grafico a barre del programma di un progetto.
In genere, le righe comprendono diverse attività di un progetto, spesso eseguendo il drill down per singole attività, con la sequenza temporale che forma le colonne del grafico.
Con i programmi che creano un diagramma di Gantt per un progetto, puoi vedere dove si trova il progetto in un dato giorno. Il diagramma di Gantt per un progetto mostra chi è responsabile di ogni attività, nonché eventuali dipendenze tra le attività.
Ecco un tipico diagramma di Gantt per un progetto:
Il grafico mostra chiaramente, in modo facile da capire, dove si trova il progetto oggi. Il grafico è estremamente utile nelle presentazioni alla direzione, così come ai clienti, che potrebbero desiderare una rapida valutazione delle attività in corso.
Dipendenze nel diagramma di Gantt per un progetto
Uno dei motivi principali per cui i programmi di progetto vanno male è il riconoscimento improprio delle dipendenze. Diciamo che hai un progetto che richiede tre percorsi di lavoro distinti. Tutto ciò deve convergere affinché il progetto possa andare avanti. Anche se uno dei percorsi di lavoro è in ritardo, l'intero programma pianifica. Con un diagramma di Gantt, questa dipendenza viene identificata direttamente in fase di pianificazione, visivamente, in modo tale che ogni ritardo venga segnalato immediatamente, per indicare possibili ritardi. Come project manager, puoi quindi distribuire immediatamente le risorse per garantire che il ritardo causi un danno minimo.
Esistono diversi tipi di dipendenze in un progetto. Tutti questi possono essere indicati su un diagramma di Gantt.
- Fine per iniziare (FS): in questo tipo di dipendenza, l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa iniziare. Un esempio: supponiamo che tu stia lavorando a un progetto di web design. Solo dopo che i clienti hanno approvato le immagini da utilizzare sul sito Web, si può verificare qualsiasi lavoro di Photoshop sulle foto.
- Start to Start (SS): in questo tipo di dipendenza, l'attività A deve essere avviata per iniziare l'attività B. Un semplice esempio potrebbe essere nel campo della scrittura. Uno scrittore deve aver iniziato a scrivere un romanzo prima di iniziare a modificarne alcune parti.
- Finish to Finish (FF): in questo tipo di dipendenza, l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa essere completata. Supponiamo che tu stia lavorando a un opuscolo. L'attività di "creazione del testo" deve essere completata prima del completamento dell'attività di "progettazione dell'opuscolo". Tuttavia, il design può iniziare prima che il testo sia completato, come spesso accade, usando il testo fittizio. \
- Inizio alla fine (SF): in questa rara dipendenza, l'attività A deve iniziare prima che l'attività B possa terminare. Questo potrebbe essere applicato a una nuova posizione da riempire. Potrebbe essere essenziale che il dipendente uscente formi il nuovo dipendente in modo che il dipendente che lascia l'organizzazione possa farlo solo dopo che il nuovo è entrato in servizio. Va notato che questo, in senso stretto, non è un approccio professionale.
Nello sviluppo del software, Microsoft consiglia di utilizzare lo schema Finish Start il più delle volte. Scoraggia anche l'uso dell'algoritmo Start to Finish, poiché ciò potrebbe significare un ritardo infinito e possibili riferimenti circolari in un flusso di lavoro. Tuttavia, per le distribuzioni just-in-time, è possibile utilizzare la dipendenza Start to Finish.
I passaggi per creare un diagramma di Gantt efficace per un progetto:
Il processo di creazione di un diagramma di Gantt per un progetto è abbastanza intuitivo. Tuttavia, per un uso ottimale, è necessario pianificare anche il grafico.
Mentre puoi preparare il grafico su carta o su un computer, questo renderà più semplice l'attività se hai un modello di diagramma di Gantt in cui puoi inserire le informazioni. La maggior parte degli strumenti di collaborazione basati sul Web include modelli di grafici Gantt. Ci sono anche molti modelli disponibili per lo stesso per Microsoft Excel.
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Crea un elenco completo di attività
Questo passaggio prevede la suddivisione del progetto nei suoi componenti delle carte Gantt. Se uno può scomporlo in una struttura gerarchica con gruppi di attività, in base al quale le attività sono strutturate in modo più dettagliato, funzionerà meglio.
Ad esempio, consideriamo il compito di creare un nuovo sito Web
Alcune delle fasi generali sono:
- Revisione
- Scopo
- Design
- Soddisfare
- Coding
- analisi
- Implementazione e manutenzione
Sotto ciascuno di questi passaggi, ci saranno attività aggiuntive. È meglio eseguire il drill in profondità il più possibile in modo che le attività siano chiaramente definite.
Ad esempio, prendendo in considerazione la fase del contenuto, le attività secondarie coinvolte possono essere:
- Raccolta e revisione di un testo
- Raccolta e revisione di elementi grafici
- Creazione / riscrittura del testo
- Creazione di elementi grafici (può includere un servizio fotografico, ecc.)
- Modifica delle immagini
- Modifica del testo
- Finalizzazione dei contenuti
O qualsiasi altro passaggio che possa essere rilevante per il tuo progetto.
Allo stesso modo, tutti i compiti, per quanto apparentemente banali, devono essere elencati.
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Elencare le dipendenze delle attività
Le dipendenze delle attività devono essere elencate. Un semplice foglio Excel, o anche una tabella di Word, sarebbe sufficiente.
Quali sono i passaggi che dipendono dagli altri?
Nel nostro esempio, la modifica del contenuto può iniziare solo dopo la valutazione del contenuto esistente e la creazione di nuovo contenuto, se necessario. Il photoshopping può essere eseguito solo dopo lo scatto delle fotografie.
È importante annotare le dipendenze in modo che la pianificazione dei diagrammi di Gantt diventi più semplice e più stretta.
Questo dipende anche dalla tua organizzazione. Se i team sono più piccoli e le risorse scarseggiano, potrebbe avere senso tracciare prima le risorse e poi impostarle in sequenza temporale. Se la tua è una grande azienda con un ampio pool di risorse, potrebbe essere logico creare prima la sequenza temporale.
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Crea la sequenza temporale per il progetto
Per i manager a cui piace sporcarsi e sporcarsi prima, questa è la parte più magica del diagramma di Gantt.
Quando le attività sono pronte, viene creata la sequenza temporale. Fattore nei fine settimana e nei giorni festivi.
Su software come SmartDraw, il diagramma di Gantt per un progetto viene creato subito dopo aver inserito i dati in una schermata intuitiva. Ma con altri software o modelli Excel, potrebbe essere necessario digitare i valori nel foglio di calcolo dei grafici Gantt stesso.
Poiché il diagramma di Gantt è uno strumento per visualizzare il piano, la disponibilità di software specializzato non dovrebbe importare tanto.
Le tempistiche dipendono dal client e se il client ha vincoli temporali definiti, assicurarsi di dividere il tempo tra le attività in modo intelligente.
Questa sequenza temporale è destinata a cambiare e probabilmente non è definitiva, ma cerca di avvicinarla il più possibile alla finale.
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Assegna ogni attività a un gruppo o una persona
Come project manager, dovrai capire il modo migliore per farlo funzionare. Valuta la tua squadra. Scopri chi lavorerà meglio per quale compito. Disporre il progetto su una linea temporale approssimativa in un notebook o in un software ti aiuterà anche a garantire che le risorse non siano raddoppiate, richieste in due punti contemporaneamente.
Questo potrebbe richiedere del tempo, ma è una parte importante che deve essere risolta.
Alcune delle domande che potrebbero aiutarti a individuare le persone appropriate sono:
- Questa risorsa sarà valida in un ruolo rivolto al cliente?
- Questa risorsa sarà in grado di coordinarsi e lavorare con gli altri?
- Questa risorsa sarà in grado di cambiare rapidamente le cose?
- Questa risorsa è migliore nel multitasking o nel fare un compito in profondità?
- Da quando è disponibile questa risorsa? A seconda che il progetto sia critico in termini di risorse o di tempo, le attività verranno assegnate.
A questo punto, ci deve essere anche chiarezza su diverse cose, all'interno della tua organizzazione:
- Chi firma il design? Sul testo? Con budget?
- È essenziale garantire che alla persona incaricata di firmare le cose venga concesso un margine di manovra adeguato. Se il direttore dei contenuti, responsabile di tutto il contenuto, parte per un viaggio programmato all'estero, assicurarsi che venga preso in considerazione nella sequenza temporale.
Ciò richiederà un certo coordinamento con le risorse umane e altri project manager e lo accetterà.
Ora è possibile allocare singole risorse o gruppi alle attività, che sono già state programmate e mappate per le dipendenze.
Quindi dovrebbe essere così, vero? Rimane un altro passaggio finale e cruciale.
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Condividi e perfeziona
Dopo che tutto sembra bloccato, condividi il grafico con le principali parti interessate. È buona norma condividere il grafico con l'intero team per assicurarsi di non aver perso nulla di importante.
È pronto per essere condiviso con il cliente e dopo l'approvazione, il diagramma di Gantt per un progetto è pronto per l'uso!
Limitazioni del diagramma di Gantt per un progetto
La parola d'ordine nella gestione dei progetti software è Agile. Le metodologie agili sono ovunque e la loro adozione aumenta di giorno in giorno.
Un diagramma di Gantt tradizionale per un progetto ha una portata molto limitata per i progetti software moderni, poiché l'attenzione è rivolta all'adattabilità. Il diagramma di Gantt pianifica l'intero anticipo, e se (piuttosto, quando) i programmi cambiano, diventano molto difficili da gestire. E il tempo speso meglio viene utilizzato per aggiornare il diagramma di Gantt.
I progetti agili possono utilizzare brevi sprint (nel caso di Scrum) o lavorare prima sul lavoro più urgente (come in Kanban), semplicemente non sarà possibile preparare un diagramma di Gantt per settimane. In altre metodologie di progetto reattive come Extreme Programming, sarà semplicemente una perdita di tempo, poiché le parti pianificabili del grafico sono molto brevi.
I project manager del software hanno riscontrato un certo successo nell'uso di un diagramma di Gantt per un progetto per tenere traccia dei singoli sprint. Altri fanno l'idea, dicendo che un diagramma di Gantt per un progetto basato sul modello di gestione del progetto Waterfall.
I grafici di Gantt hanno anche la reputazione di provare a visualizzare troppe informazioni. Le barre, con colori diversi per indicare risorse e dipendenze diverse, possono creare confusione per progetti complessi.
Tuttavia, il diagramma di Gantt è ancora uno strumento di pianificazione popolare in diversi settori. In effetti, svolgono un ruolo enorme in progetti più guidati dai processi come lo sviluppo di siti Web.
Alternative al diagramma di Gantt per un progetto
Il diagramma di Gantt è essenzialmente un diagramma a barre delle pianificazioni delle attività. Qualsiasi pezzo di carta, incluso un elenco dettagliato di cose da fare, può raggiungere lo stesso scopo.
Alcune alternative al diagramma di Gantt per un progetto includono:
- Un elenco dettagliato delle persone responsabili
- Una lavagna, che traccia l'avanzamento di ogni storia / sprint, nel caso dei progetti Agile
- Una tavola Kanban: una semplice tavola con tre colonne: da fare, da fare e da fare, nella sua forma più semplice
- Altri strumenti creati appositamente per i progetti Agile, come Sandglaz
Le carte Gantt hanno fatto molta strada, avendo servito l'industria manifatturiera e dei servizi. Hanno reso i processi molto più trasparenti e si sono adattati al meglio per l'industria del software più esigente.
Sebbene la loro popolarità sia scemata notevolmente, rimangono ancora i primi punti di riferimento per i project manager di tutto il mondo all'inizio di un progetto.
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Questa è stata una guida su come creare un diagramma di Gantt per un progetto. Qui abbiamo discusso i passaggi per creare un diagramma di Gantt per un progetto in modo efficace. Puoi anche dare un'occhiata ai seguenti articoli per saperne di più -
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