Processo di pianificazione strategica - La gestione strategica è un processo di pianificazione regolare e continua, guida e analisi di tutte le azioni necessarie che aiutano un'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi.
Secondo Sharplin, "la gestione strategica è definita come la formulazione e l'attuazione di piani e lo svolgimento di attività relative a questioni di importanza vitale, pervasiva o contagiosa per l'organizzazione totale".
La strategia è un quadro di piani o metodi che aiutano e organizzano il raggiungimento dell'obiettivo principale. È un corso di azioni progettato per raggiungere obiettivi più piccoli, portando così al principale obiettivo dell'azienda. Inizialmente, la parola strategia è stata derivata dalla parola greca "strategos" che significa nave generale.
La pianificazione strategica è un processo di revisione e pianificazione intrapreso per prendere decisioni ponderate sul futuro di un'organizzazione al fine di garantirne il successo. La strategia è un quadro di piani o metodi che aiutano e organizzano il raggiungimento dell'obiettivo principale. È un corso di azioni progettato per raggiungere obiettivi più piccoli, portando così al principale obiettivo dell'azienda. Inizialmente, la parola strategia è stata derivata dalla parola greca "strategos" che significa nave generale.
Il processo di pianificazione strategica prevede la corretta definizione della missione dell'azienda e una valutazione della sua posizione attuale e dello stato competitivo. Il processo di pianificazione strategica richiede un piano ben strutturato su come allocare in modo ottimale tempo, capitale umano e risorse finanziarie. Seguendo un processo di pianificazione strategica, le organizzazioni possono migliorare i risultati per la propria attività ed evitare di assumere rischi imprevisti a causa della mancanza di lungimiranza e approccio futuristico.
Esistono vari approcci e fasi di azione per la pianificazione strategica. Uno dei quali è stato riassunto di seguito. È un tentativo congiunto tra Consiglio e personale, che può essere realizzato formando uno speciale comitato di pianificazione strategica dei membri del Consiglio e del personale e delegando il giusto equilibrio di autorità e responsabilità per lo sforzo. Una parte può essere fatta dal comitato, mentre è probabile che siano richiesti ritiri di pianificazione del consiglio di amministrazione e del personale, durante ogni fase del processo di pianificazione. I passaggi principali sono stati descritti di seguito:
Decidi un processo di pianificazione strategica comune
- Comprendere cos'è il processo di pianificazione strategica e come viene fatto, la sua importanza per l'organizzazione, per fornire una visione comune, con obiettivi e strategie concordati e quali misure possono essere prese per stabilire e attuare un piano strategico;
- Esaminare tutti i costi associati alla pianificazione strategica, in termini di risorse umane, tempo e altre risorse - necessari per sviluppare un piano efficace; in caso di instabilità organizzativa o crisi finanziaria o qualsiasi situazione del genere, non sarebbe facile o una decisione saggia entrare in un processo di pianificazione strategica fino a quando i problemi e le esigenze attuali non saranno stati adeguatamente affrontati;
- Concordare una procedura comune e stabilire le responsabilità a tutti i livelli nel processo di pianificazione strategica, dedicando il tempo necessario per pianificare le riunioni con il Consiglio e tutto il personale. Il tempo può variare da alcune ore a un paio di giorni, a seconda dei membri e della pianificazione.
È auspicabile istituire un comitato o una task force per la pianificazione strategica. Il gruppo coordinatore o il comitato assegnato per il processo di pianificazione strategica deve essere composto da membri del consiglio, senior e middle manager, un rappresentante del personale di supporto / tecnico, un membro che rappresenta le parti interessate e forse ex leader dell'organizzazione.
- È importante dedicare molto tempo al processo di pianificazione strategica.
- È essenziale delegare minori responsabilità quotidiane periodiche del personale e dei membri del consiglio che sono i partecipanti chiave allo sviluppo del piano strategico.
Valutare e valutare l'ambiente
Questa valutazione riguarda sia un ambiente esterno - individuazione e correzione di opportunità e minacce - sia un ambiente interno - che analizza i punti di forza e di debolezza dell'organizzazione. Questo processo è noto come "Analisi SWOT" che sta per: punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce.
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Ambiente esterno
Prendi in considerazione i fattori politici, economici, sociali e tecnologici e il loro impatto sulla tua organizzazione. Ciò include il cambiamento demografico, le tendenze economiche e politiche e gli effetti di leggi nuove o mutevoli che influenzano il funzionamento dell'organizzazione, i valori sociali, le comunicazioni e altri fattori tecnologici.
- Pensa attentamente al tuo pubblico o area target immediati per conoscerne lo stato e i modelli di domanda.
- Determinare possibili opportunità e sfide relative a risorse e finanziamenti.
- Identificare gli alleati e i concorrenti attuali e potenziali, comprese le organizzazioni con il pubblico destinatario o le fonti di finanziamento.
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Ambiente interno
Ciò include i seguenti componenti.
Valutare le attuali prestazioni organizzative in termini di:
- Input - risorse umane e finanziarie,
- Processi - metodi e strategie che sono operativi e
- Output - risultato finale.
- Identificare fattori di successo sia favorevoli che sfavorevoli che influenzano l'organizzazione. Comprendere i fattori necessari per il successo continuo dell'organizzazione. Il Consiglio e il personale possono fornire utili informazioni e conoscenze a questo processo.
- Rivedere i valori organizzativi e i principi operativi in quanto definiscono l'organizzazione. Ci sono organizzazioni che seguono i valori e i principi scritti che guidano il loro processo decisionale e le attività correlate.
Il comitato responsabile dell'assistenza alla scansione ambientale può contattare i membri esterni dell'azienda come fornitori, parti interessate, ecc. Per ottenere una visione esterna e il personale può fornire una valutazione interna. Il risultato della scansione ambientale dovrebbe essere un'analisi dei punti di forza e di debolezza dell'organizzazione e delle opportunità e minacce esterne. Registrata o documentata, la valutazione richiede un attento esame e discussione da parte del comitato. L'incontro per il processo di pianificazione strategica inizia con una presentazione di questi risultati della valutazione ambientale. Nella maggior parte dei casi, questi risultati vengono presentati al Consiglio prima dell'inizio delle riunioni di pianificazione.
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Determinare le questioni importanti e le domande che devono essere affrontate nell'ambito dello sforzo di pianificazione strategica
Se c'è qualche discrepanza sui problemi dell'organizzazione, è possibile passare immediatamente all'obiettivo principale e quindi agli obiettivi. Se non vi è alcun accordo su indicazioni generali e obiettivi organizzativi, diventa necessario individuare le priorità dei problemi e apprendere le scelte critiche. Questo potrebbe essere fatto in diversi modi. Per esempio:
- Il comitato di pianificazione dovrebbe determinare le questioni strategiche dalla valutazione ambientale, con gli individui che identificano i problemi e indicano perché ciascuno di essi è strategico, compresi i pro e i contro di affrontare e non affrontare.
Qualunque sia il metodo utilizzato, la discussione dovrebbe raggiungere un certo livello di accordo su questioni o scelte che devono essere prese in considerazione e sulle decisioni prese nell'ambito del processo di pianificazione strategica.
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Definire o rivedere i valori, la visione sociale e la missione
Assicurati che ci sia un accordo sul perché l'esistenza dell'organizzazione, quali obiettivi cerca di raggiungere e chi serve. Inizia il tuo processo di pianificazione strategica concordando:
- Valori profondi o principi fondamentali che guidano l'organizzazione e sono condivisi da Board e dallo staff, non facilmente modificabili.
- Visione per la comunità che è vista come il tuo riflesso di come sarebbe la comunità, se i tuoi valori fossero condivisi e praticati da tutti.
- Missione o scopo dell'esistenza della tua organizzazione.
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Crea una visione condivisa per l'organizzazione
È importante concentrarsi e concordare sulla visione dell'organizzazione tra tre o cinque anni o alla fine del periodo coperto dal piano strategico.
La visione descrive l'organizzazione e:
- -il suo mix di programmi,
- Risorse (umane e finanziarie)
- Reputazione dentro e fuori,
- Risultati e sviluppo chiave e
- Rapporti con le parti interessate e governo;
- La sua area target, popolazione target,
- Bilancio e finanziamenti da fonti pubbliche e private,
- Consiglio di amministrazione e personale, dimensioni e composizione,
- Aree di programma, uffici e sedi.
Lo sviluppo di una visione condivisa è fatto meglio con il coinvolgimento e la coercitività sia del Consiglio che del personale.
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Sviluppa una serie di obiettivi che definiscono l'organizzazione che si rivolge alla sua missione
Brevi passi dalla visione agli obiettivi: l'affermazione che descrive la visione sono essenzialmente missioni. È estremamente importante dividere la visione in una serie di obiettivi principali dell'organizzazione, come dichiarazioni di stato che descrivono l'organizzazione.
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Concedere le principali strategie per raggiungere gli obiettivi e affrontare i problemi principali identificati tramite SWOT
L'enfasi principale dovrebbe essere sulle strategie generali, che dovrebbero essere correlate a obiettivi specifici. Il processo richiede di conoscere il "dove sei?", "Dove vuoi essere?" E "come raggiungerlo?" Per l'organizzazione. Il consiglio fornisce un modello, mentre lo staff o il comitato di pianificazione esegue l'analisi dettagliata. Qualunque approccio specifico venga utilizzato, dovrebbe essere dato il consenso a criteri particolari per la valutazione e la selezione tra le strategie. Successivamente, il comitato di pianificazione deve sempre considerare le ragioni per delegare adeguatamente le responsabilità per la loro attuazione.
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Progettare un piano d'azione che segna gli obiettivi e identifica obiettivi e piani di lavoro su base annuale
Dopo aver sviluppato le parti a più lungo termine di un piano strategico, è giunto il momento di garantire un piano di lavoro specifico, per iniziare l'attuazione. La pianificazione strategica descrive che le strategie devono mostrare le condizioni presenti all'interno dell'ambiente interno dell'organizzazione. Pertanto diventa difficile sviluppare piani annuali specifici ad eccezione del primo o forse del secondo anno coperto dall'obiettivo strategico. Tuttavia, sono richiesti piani d'azione annuali. Gli obiettivi del programma annuale dovrebbero essere basati sul tempo e misurabili, in quanto mostrano i progressi compiuti dall'organizzazione secondo i piani realizzati. Questo dà anche un'idea se il processo di pianificazione strategica è stato eseguito e implementato nel modo giusto o meno. Il piano annuale può essere incluso nel piano strategico.
Lo sviluppo di obiettivi e piani di lavoro annuali richiede il contributo regolare del Consiglio e del personale, in cui il personale assume obiettivi e obiettivi relativi al programma e il Consiglio sviluppa gli obiettivi e gli obiettivi relativi alla governance, una volta che il Consiglio ha definito gli obiettivi organizzativi.
Il consiglio deve approvare il piano d'azione, in modo che il personale possa sviluppare il piano scritto. La competenza del personale risiede nell'attuazione di piani e strategie basati su politiche stabilite dal Consiglio.
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Sigilla la strategia finale pianificata che sintetizza le decisioni e le conseguenze del processo di pianificazione strategica
Non è richiesto alcun formato impostato; tuttavia è importante essere sicuri di includere i risultati di ciascun passaggio principale.
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Costruire processi per il monitoraggio e la modifica delle strategie in conformità con i cambiamenti nell'ambiente esterno
Lo sviluppo verso gli obiettivi e l'uso delle strategie dovrebbe essere monitorato regolarmente, con le strategie rivalutate e gli obiettivi annuali migliorati su base annuale, sulla base dei progressi compiuti, degli ostacoli rimossi e dell'ambiente in continua evoluzione. Prima di cambiamenti inaspettati di prima mano, come funzionari nominati favorevoli, sviluppo dell'economia, cambiamenti nelle priorità dei finanziatori locali o cambiamento dei modelli di domanda della popolazione target.
- Definire gli obiettivi all'inizio di ogni anno.
- Tieni traccia dei progressi compiuti.
- Usa il piano come bussola, ma non come modello inflessibile per l'azione.
Il Consiglio svolge un ruolo fondamentale nella revisione dei progressi e nella modifica delle strategie quando necessario; il personale genera la documentazione e le informazioni necessarie per questa revisione, oltre a eseguire una valutazione tempestiva e presentare relazioni al consiglio di amministrazione.
I passaggi sopra indicati sono solo uno degli approcci allo sviluppo e all'attuazione di un piano strategico. La pianificazione strategica è uno sforzo congiunto del personale direttivo. Le sessioni di pianificazione principali funzionano meglio quando sono assistite da una persona esterna all'organizzazione che è informata sull'organizzazione come un ex membro senior o qualcuno di un'organizzazione basata sulla comunità, qualcuno che è addestrato nelle attività di gruppo ed esperto nella pianificazione strategica, diretto verso assicurare una discussione completa delle questioni, ma anche orientata ai compiti e chi può portare avanti il processo. Insieme, questi fattori fungono da guida per la pianificazione strategica.
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