Proposta di progetto vs Carta del progetto - In questo articolo, spero di incapsulare la struttura della documentazione per un progetto e quanto sia importante conoscere la differenza tra i molti documenti che fluiscono dentro e fuori dal progetto, tra i membri del team o le parti interessate.

Come afferma il titolo, questo articolo mira a dissipare l'oscurità dai singoli documenti, una Carta del progetto e una Proposta del progetto. Sebbene molto simili, questi due documenti cruciali occupano posizioni molto diverse all'interno di un progetto e anche i suoi procedimenti e i loro scopi sono diversi.

Avventuriamoci nel mondo della straordinaria gestione dei progetti e creiamo procedure sistematiche per garantire il corretto funzionamento verso il raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi del progetto dell'azienda.

Proposta di progetto vs infografica della Carta del progetto

Documenti per progetti

Un progetto ben documentato è un progetto che è stato sistematicamente guidato e guidato nella direzione in cui avrebbe dovuto essere diretto, al fine di raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda.

Se ci sono documentazioni, che sono state appositamente progettate per il progetto, diventa molto facile per il vertice manovrare il progetto e controllare e confrontare i procedimenti in modo accurato.

Ai fini di questa gestione delle attività e anche per tenere traccia del progetto, una volta implementato il cambiamento, i documenti tornano utili per essere in grado di trasformarli in linee guida o casi di studio. Ci sono essenzialmente 9 documenti importanti che devono essere utilizzati in un progetto. Sono i seguenti:

  1. La proposta di progetto : dare il via al progetto è la proposta di progetto, che è completa e convincente, i dettagli all'interno di questo documento giustificano l'investimento necessario per andare avanti con il progetto.
  2. La Carta del progetto - Questo è il mandato che trasforma l'idea in un vero lavoro del project manager.
  3. Il piano di gestione del progetto : copre tutti i dettagli necessari sull'intero progetto, rendendo più semplice per il project manager esaminare le fasi e i piani.
  4. Registro delle azioni : è come un elenco di cose da fare per tutti i membri del team per le loro diverse attività in determinati giorni.
  5. Registro dei rischi - Simile al registro delle azioni, questo è un contatore del rischio, che include tutti i rischi a cui è sottoposto il progetto.
  6. Rapporti sullo stato - Questa è una raccolta di rapporti che indicano esattamente dove si trova il progetto nel momento attuale e quanto ancora ne rimane per raggiungere l'obiettivo del progetto.
  7. Budget : un documento numerico che contiene tutti gli account del budget previsto per il progetto. Sul piano finanziario, questo documento contiene tutte le figure importanti.
  8. Revisione delle lezioni apprese - Le lezioni apprese a tempo debito del progetto possono essere arruolate qui in modo che tali lezioni possano essere implementate in ulteriori fasi del progetto o di altri progetti all'interno dell'organizzazione.

Scopo del documento per i progetti

Odiamo sempre documentare tutto ciò che facciamo perché è tanto del testo da scrivere, coprire e leggere. Questo rende complicato per noi intraprendere e gestire progetti che ci vengono incontro.

Con così tanto testo e analisi, grafici e diagrammi che fanno il giro, mantenendo i documenti risolto il problema ed è facile per i project manager mantenere la capacità di tracciamento del progetto.

I project manager esperti assicurano che i loro progetti abbiano modelli standard conservati per l'archiviazione dei loro documenti. I modelli di progetto riusciti possono essere riutilizzati di tanto in tanto da un progetto all'altro.

Con i modelli, i manager possono benissimo concentrarsi sulla propria responsabilità principale di gestione dell'intero progetto piuttosto che dedicarsi a scartoffie pesanti, all'accumulazione e alla segregazione dei dati.

In ciascuna delle seguenti fasi è possibile trovare la documentazione come parte fondamentale di un progetto che va di pari passo con l'elemento di comunicazione di un progetto:

  1. Iniziazione : rapporto di fattibilità, proposta di progetto, carta del progetto
  2. Pianificazione : specifica dei requisiti, documento di progettazione, piano di gestione del progetto
  3. Esecuzione : registro delle azioni, registro dei problemi, rapporti sullo stato
  4. Controllo : documento di prova, gestione delle modifiche
  5. Chiusura : documento tecnico, documento di funzione, revisione della lezione appresa, documento di consegna

Con tutte le basi chiare e lo scopo della documentazione di fronte a te, ora puoi entrare nei dettagli che ci dicono che cosa sono esattamente una carta del progetto e una proposta di progetto e cosa li distingue.

Che cos'è una Carta del progetto?

Una Carta del progetto, nota come documento di definizione del progetto o riferimento per un documento di autorità, è una dichiarazione che indica chiaramente l'ambito, gli obiettivi, gli obiettivi e i team coinvolti nel progetto.

Nel delineare gli obiettivi del progetto, una carta del progetto fornisce le seguenti funzioni principali:

  • Una delimitazione preliminare dei ruoli e delle responsabilità che ogni individuo svolge durante gli atti di un progetto
  • Identificazione delle principali parti interessate o proprietari di progetti e sponsor del progetto
  • Delineare i compiti e i ruoli assunti da un project manager

Una Carta del Progetto è il più delle volte un breve documento utilizzato allo scopo di fare riferimento ai compiti che devono essere contrassegnati per ruoli diversi all'interno dei regni del progetto. Sono estratti di documenti dettagliati, come la proposta di progetto. È debitamente considerata una best practice standard del settore.

Oltre alla delimitazione dei ruoli e delle responsabilità di un singolo progetto, una carta del progetto è un documento di riferimento per i seguenti scopi:

  • Scopo o ragioni per intraprendere il progetto
  • Problema mirato a essere risolto
  • Obiettivi che il progetto mira a raggiungere
  • Vincoli del progetto
  • Modi e mezzi per raggiungere la soluzione
  • Identità del team e parti interessate del progetto
  • Articoli che rientrano nell'ambito e nell'ambito
  • Stima del rischio sul progetto
  • Vantaggi che il progetto porterà
  • Panoramica di alto livello del bilancio

Questi scopi sono componenti dettagliati della carta del progetto e possono avere tutti o pochi di questi elementi. La carta del progetto rimane il documento principale e principale per tutto il ciclo di vita del progetto e investe un certo livello di leva finanziaria e potere per il project manager, che è il proprietario di questo documento.

Una carta del progetto cambia di rado e deve essere rivista a intervalli frequenti dal project manager, al fine di tenere traccia se l'obiettivo è stato seguito e se c'è qualche deviazione corrente dal piano.

La carta del progetto viene redatta dopo l'approvazione della proposta di progetto e subito prima della definizione dell'ambito del progetto. Segue l'ordine naturale delle approvazioni e la gerarchia delle approvazioni di bilancio.

Una carta di progetto efficiente è quella che si adatta a una pagina della dimensione A3, per fattibilità e facile comprensione e tracciabilità. Altre carte del progetto possono essere redatte anche su documenti di elaborazione testi.

Quindi, se hai bisogno di sapere come sembrerebbe il progetto da un livello elevato o da una vista aerea, puoi dare un'occhiata a una carta del progetto.

Che cos'è una proposta di progetto?

Una proposta tecnica o proposta di progetto è un documento molto persuasivo che mira a convincere un gruppo di stakeholder, personale del top management e investitori della probabilità che il progetto risolva il problema dato.

Questo è di nuovo un documento semplice ma dettagliato che possiede i seguenti obiettivi al suo interno:

  • Identifica il lavoro che deve essere eseguito
  • Spiega la causa del progetto e ciò che mira a risolvere
  • Convince e persuade i lettori che il team è pronto e pronto per il progetto e sono in grado di guidarlo fino al suo completamento con successo
  • Spiega il piano di gestione e quanto sia sofisticato
  • Assicura il pannello della disponibilità delle risorse impiegate per completare il progetto entro il budget indicato e il tempo assegnato

Suggerimento n. 1 : per fare tutto questo ed essere in grado di mettere il tuo punto di vista davanti al pannello, è necessario assicurarsi che la proposta ottenga un punteggio di 10 su 10 per quanto riguarda il suo aspetto.

I professionisti del panel devono essere attratti a credere alla necessità del progetto e hanno bisogno di un motivo sufficiente per incassare i loro soldi su di esso. Un tono professionale deve essere mantenuto in ogni momento e il documento deve essere facilmente accessibile.

Suggerimento n. 2 : a parte l'aspetto, il secondo elemento più importante di una proposta di progetto è la sua idea. Una proposta forte è dettagliata in modo sistematico e ha un chiaro piano d'azione che il progetto supervisionerà.

Più tecnicamente solida è la tua proposta, migliore è per l'organizzazione. Il backup di dati e contenuti con fatti e cifre può aiutarti a migliorare la tua proposta.

Il progetto deve essere allineato agli obiettivi stabiliti dall'organizzazione al fine di soddisfare completamente le sue esigenze. Risolvere un problema fuori bordo dalla direzione in cui l'azienda è diretta può essere completamente inutile.

Cosa è necessario includere in una proposta di progetto

A differenza della carta del progetto, che è un estratto principalmente della proposta di progetto o della dichiarazione di lavoro, una proposta di progetto è un documento altamente dettagliato, tralasciando la verbosità. Il formato normalmente consiste in un layout e una tipografia, che comporta.

Il layout da una prospettiva deve includere l'uso di illustrazioni grafiche. Questi possono essere uno dei seguenti elementi:

  • grafici
  • Grafici
  • fotografie
  • Disegni
  • diagrammi

Queste illustrazioni sono in realtà fatti e cifre messi insieme in un modo molto più compilato e di facile comprensione. La descrizione di ciascuna illustrazione dovrebbe essere alla base e dovrebbe catturare le sfumature importanti che la grafica sta rappresentando. Ciò renderà più facile la lettura e dovrebbe incoraggiare il gruppo di esperti a credere che il progetto sia, dopo tutto, ben ponderato.

L'uso delle tabelle può anche migliorare la leggibilità e la chiarezza del testo e indirizzare il lettore a prendere una decisione informata e chiara, rapidamente.

La tipografia includerebbe titoli ordinati e dovrebbe mantenere un buon flusso verso il contenuto. I contenuti fuori posto non serviranno allo scopo del progetto e potrebbero portare a rifiutare o ripetere la proposta di progetto.

Differenza tra una Carta del progetto e una proposta di progetto (300)

Una volta che la proposta di progetto è stata sanzionata e approvata, si dice che il progetto è ufficiale e può essere avviato immediatamente o come prescritto nella proposta. Questo è quando il project manager è officiato e la carta del progetto viene redatta.

La tabella seguente mostra i ruoli della carta del progetto rispetto a quelli di una proposta di progetto. Si noti che questo elenco non è esaustivo e può avere molte più proprietà arruolate dalle spiegazioni fornite sopra:

Punti da ricordare

  • La documentazione è un aspetto chiave di qualsiasi progetto, sia tecnico che di qualsiasi altro settore, e deve essere rispettato ai fini dell'amministrazione e dello stato del progetto.
  • Ogni fase o fase del progetto prevede l'esecuzione di almeno una documentazione.
  • Manager efficienti ed esperti mantengono con sé modelli da utilizzare in diversi progetti. I modelli di un progetto di successo possono essere utilizzati in un progetto corrente per aumentare l'efficienza e la fiducia riscossa nei processi.
  • Esistono, in effetti, 9 documenti di progetto essenziali che devono far parte di un progetto per il suo regolare funzionamento e tracciabilità.
  • La verbosità dovrebbe essere limitata nei documenti di progetto in quanto dovrebbero essere direzionali e utilizzati principalmente allo scopo di aggiornare o registrare eventi e risultati.
  • La carta del progetto e la proposta di progetto sono documenti distintivi utilizzati in un ciclo di vita del progetto e devono far parte di un progetto. Esse rientrano nella categoria dei documenti principali.
  • Una carta del progetto non può essere sanzionata prima dell'approvazione per la proposta di progetto.
  • Il budget dovrebbe essere parte di entrambi i documenti in quanto è il fattore trainante dell'idea imprenditoriale verso il progetto.

Spero che ora sia tutto pronto e funzionante con le tue conoscenze sui documenti e, soprattutto, con gli usi di una carta del progetto e una proposta di progetto. Continua a cercare in questo spazio per ulteriori informazioni sulla gestione del progetto e sulla produttività.

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