Piano di gestione del rischio del progetto - Dicono che "Precauzione è meglio che curare" e questo è vero in ogni ambito della vita. Sia che sia il momento in cui sei il proprietario di un progetto o che stai studiando per un esame, adottare misure correttive all'inizio del tuo lavoro può aiutarti a ottenere un vantaggio così come evitare gli incidenti e gli eventi catastrofici in seguito, quando sei profondamente coinvolto nell'impegno. Questo è lo stesso nel caso dei progetti al giorno d'oggi, dove è necessario prendere alcune misure prima di proseguire con il progetto al fine di risparmiare sui rischi, il che può buttare via completamente i tuoi piani.

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I piani di gestione del rischio del progetto sono questi mapping pensati che possono identificare, anticipare e impiegare soluzioni nel caso in cui il progetto si imbattesse in problemi / problemi. Un buon piano di gestione del rischio del progetto può affrontare problemi imprevisti che si presentano, poiché il pianificatore ha preso in considerazione tutti i possibili scenari che possono andare storti durante l'esecuzione del progetto. La lotta antincendio non è sempre il modo migliore e può causare danni dannosi a ulteriori fasi del progetto.

Un eccellente piano di gestione del rischio del progetto può ridurre il livello di problemi che interessano il progetto di circa l'80% - 90%, il che rappresenta un buon intervallo. Il 20% - 10% può sempre essere la percentuale di rischio marginale non considerata. In questo articolo, esaminerai i piani di gestione del rischio del progetto e come sviluppare un piano ben ponderato per il tuo progetto.

Che cos'è il rischio?

Wikipedia definisce il rischio di essere …

"… il potenziale di guadagnare o perdere qualcosa di valore."

Con questa definizione, mi viene subito in mente che un rischio può ripagare in due modi diversi: puoi guadagnare magnanimamente da esso o cadere in perdita. Ma normalmente percepiamo sempre il rischio nella connotazione più negativa e prevediamo sempre di mitigare questo rischio negativo che prevediamo. Cosa succede quando il rischio che corre paga? Una completa comprensione del rischio a cui è sottoposto il tuo progetto ti farà persino pianificare un improvviso successo che richiederebbe molto controllo e gestione.

In poche parole, Wikipedia definisce anche il rischio come "un'interazione involontaria con l'incertezza" . Nel caso dei progetti e della gestione dei progetti, il rischio è quel fattore che rappresenta una potenziale minaccia per il completamento con successo del progetto, nei tempi previsti. Un rischio può verificarsi in qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto e può influire negativamente sull'intero funzionamento del progetto, portandolo a deviare dal piano proposto.

Questi effetti negativi possono rappresentare una minaccia costante o momentanea al tempo, al budget, alle risorse o persino alla qualità conferita al progetto. Un progetto è sempre in uno stato di rischio e la gestione del rischio del progetto contribuisce a identificare e intraprendere azioni contro questi rischi al momento giusto, nel modo giusto. Il controllo e la gestione dei livelli di rischio e di incertezza sono ciò che un piano di gestione del rischio di progetto cercherà e tratteremo questi aspetti nelle sezioni seguenti.

Che cos'è un piano di gestione dei rischi di progetto?

Dopo aver affrontato rapidamente il rischio e la sua gestione, risulta essenziale per qualsiasi progetto in linea includere un piano per gestire i rischi previsti per quel progetto. Tutti i progetti presentano una percentuale di rischio al passaggio del mouse ed è sempre necessario disporre di un piano di gestione del rischio del progetto a portata di mano.

Un piano di gestione del rischio di progetto è fondamentalmente un documento di istruzioni passo-passo, che identifica e anticipa scenari che possono mettere a rischio il progetto e trovare modi e mezzi per risolverlo. Il piano di gestione dei rischi di progetto riassume l'approccio di gestione dei rischi di progetto adottato dal responsabile del progetto e dal team, e questo piano di gestione dei rischi di progetto fa di solito parte del piano aziendale del progetto, creato all'inizio del progetto.

Il piano di gestione dei rischi del progetto conterrebbe in ogni momento i seguenti attributi ed elementi:

  • Processo : questo è l'intero processo che verrà adottato al fine di identificare, analizzare, valutare e mitigare i rischi durante l'intero ciclo di vita del progetto.
  • Budget : esiste sempre un rischio sui costi del progetto, poiché quando il progetto inizia, ci sono inevitabilmente delle modifiche man mano che il progetto procede. Il metodo per gestire tale cambiamento deve essere elaborato nel piano di gestione del rischio del progetto.
  • Struttura di suddivisione del lavoro - Le strategie coinvolte nella gestione del rischio del progetto devono essere trasferite alla WBS. Come e quando deve essere incluso nel piano di gestione dei rischi del progetto.
  • Registro dei rischi - La frequenza di revisione del registro dei rischi deve essere inclusa nel piano di gestione dei rischi del progetto.
  • Ruoli e responsabilità - Quando il progetto si imbatte in un problema con rischi ad esso associati, il piano informerà il membro del progetto di chi è responsabile di quale scenario.
  • Struttura dei rapporti - È la stessa cosa dei ruoli e delle responsabilità, ma elabora brevemente la struttura dei rapporti nella situazione in cui si trova un rischio e nelle cui mani devono essere prese le decisioni.
  • Categorie di rischio - Il rischio deve essere accuratamente classificato e previsto per una corretta organizzazione delle informazioni.

Sviluppo di un piano di gestione dei rischi di progetto

Il piano di gestione dei rischi del progetto definisce in modo efficace il "come" quando si tratta di processi e strutturazione del rischio durante l'intero ciclo di vita del progetto. Comprenderà inoltre quanto segue:

  • Rapporto di analisi o anticipazione dei rischi probabili
  • Soluzioni o strategie di mitigazione che variano da rischi ad alto impatto a rischi a basso impatto

Tutto ciò con un obiettivo in mente: evitare che il progetto affronti il ​​deragliamento .

Vi sono 6 passaggi di base che devono essere seguiti per sviluppare un piano di gestione del rischio del progetto completo e di successo. Sono i seguenti:

  1. Identificazione del rischio e creazione di un registro dei rischi

Prima di pensare a come gestire e mitigare i rischi, è importante conoscerli e identificarli correttamente. Se si perde un rischio durante l'identificazione di possibili minacce, si sta mettendo a rischio il progetto e il suo completamento stesso.

Per essere in grado di identificare completamente tutti i rischi, è possibile adottare il metodo di prima definizione delle categorie in cui tali rischi possono rientrare, ad esempio in rischi di progetto, rischi aziendali, rischi aziendali, rischi di bilancio, rischi di sistema, rischi per le persone, rischi per obiettivi aziendali, e altro ancora. Questi possono essere ulteriormente suddivisi in categorie più precise per una facile identificazione. Un altro metodo di categorizzazione può essere in termini di rischio esterno o interno. Il metodo PEST è anche ampiamente utilizzato nel settore: divisione basata su fattori chimici, conici, oculari e tecnologici.

Utilizzare una sessione di brainstorming con i membri del team di progetto, gli esperti in materia e le parti interessate per ottenere una panoramica delle categorie e una corretta identificazione dei rischi. Le PMI possono essere dirigenti da una prospettiva esterna che guarda al progetto.

Tutti i rischi identificati sono dettagliati nel Registro dei rischi e un livello è allegato a ciascun rischio definito. Questi livelli si basano sulla probabile insorgenza del rischio nel corso del ciclo di vita del progetto e sulla sua gravità. Il registro dei rischi contiene le seguenti informazioni su ciascun rischio associato al progetto e attraversa tutte le fasi della gestione dei rischi del progetto:

  • Identificazione univoca
  • Breve descrizione
  • Livello di impatto sul progetto
  • Possibile frequenza di occorrenza
  • Individui responsabili della gestione del rischio
  • Piano di mitigazione
  • Budget assegnato

  1. Analisi e valutazione dei rischi

Dopo aver identificato i rischi associati al progetto, il passaggio successivo consiste nell'analizzare e valutare ciascun rischio per determinarne l'effetto sul corretto completamento del progetto. I rischi devono essere analizzati e valutati considerando i seguenti 2 criteri:

  • Probabilità
  • Livello di impatto

I project manager sono invitati a valutare ciascun rischio elencato nel registro dei rischi sulla base di un tasso di occorrenza basso, moderato e alto probabile e di una gravità di impatto basso, moderato e elevato. Possono creare una matrice per tracciare queste valutazioni in modo da ottenere un'idea salutare dei rischi e della loro influenza sul progetto.

Questa classificazione e valutazione delle matrici possono essere successivamente utilizzate per stabilire le priorità dei diversi tipi di rischi e consentire al responsabile del progetto di mettere in atto misure nell'ambito del piano di gestione dei rischi del progetto. I voti assegnati ai rischi del progetto possono essere sia in gradi che in voti numerici, secondo quanto ritenuto confortevole dal team di progetto e dall'organizzazione.

  1. Identificazione dei trigger di rischio

Dividi ampiamente il tuo team in sottogruppi che si prenderanno cura di ogni rischio, nel caso in cui si verifichino come hai previsto. Questi sottogruppi dovranno studiare i loro rischi in un senso più profondo e riconoscere i fattori scatenanti di questi rischi e segnali di avvertimento, che possono dire al team di progetto che il loro progetto è in pericolo.

Suggerimento : come prassi standard, documentare 3 trigger per ciascun rischio assegnato nel registro dei rischi.

In questa fase, il project manager può determinare i ruoli e le responsabilità che ciascun team e i membri del team assumono di fronte a uno scenario di rischio. Il potere autorevole è dato alle persone nella gestione e nella liquidazione dei budget per ogni rischio e sono responsabili della creazione di idee e di un piano per tali idee, con il project manager al seguito.

I ruoli e le responsabilità possono essere distribuiti in base al dipartimento, al titolo di lavoro o all'esperienza della persona o del team. Cerca di includere anche tutte le parti interessate del progetto per ottenere le loro conoscenze e competenze sul piano di gestione del rischio del progetto. Queste persone possono anche contribuire fortemente all'identificazione di questi fattori di rischio che possono essere arruolati in seguito nel piano di gestione del rischio del progetto.

  1. Brainstorming per idee di soluzione

Ogni squadra ora assume i propri rischi e fa brainstorming in idee che sottomettono le minacce. Queste dovrebbero essere misure preventive o piani di emergenza adottati dal team all'inizio del progetto, per ridurre o eliminare gli effetti che questi rischi hanno sul completamento del progetto. Il team dovrebbe pensare di sfruttare le opportunità che si presentano, come indicato nel piano di progetto nella fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto.

Le opportunità sono spesso i rischi positivi nel progetto e, più spesso, queste opportunità possono infatti neutralizzare i rischi negativi su cui ci concentriamo. I project manager dovrebbero sollecitare il team di gestione del rischio del progetto, attraverso le modalità del piano di gestione del rischio del progetto, a prestare molta attenzione anche alle opportunità di mitigare i rischi.

Sulla base delle idee collettive che provengono dai vari dipartimenti e menti che hanno lavorato su di esso, il project manager deve quindi prendere una decisione in merito alla definizione di un piano d'azione (POA) per le soluzioni. Questo è ciò di cui discuteremo nel prossimo passaggio, ovvero la creazione di un piano!

  1. Creare un piano

Vengono identificati i rischi, vengono prese in considerazione le possibili soluzioni o misure, ciò che resta da creare è un piano d'azione per questi. Questo piano d'azione è l'unità fondamentale del piano di gestione dei rischi del progetto e, per un project manager che possiede questo piano, dovrà documentare tutte le possibili soluzioni a tutti i diversi rischi identificati nel progetto. Questi piani sono sostanzialmente strategie di mitigazione del rischio in atto per tenere a bada i rischi.

Queste strategie di mitigazione del rischio ridurranno le possibilità di realizzazione del rischio o ridurranno l'impatto del rischio a portata di mano. Queste strategie di mitigazione del rischio nascono dalle idee scaturite dalla sessione di brainstorming. Esistono due tipi di strategie di mitigazione. Sono i seguenti:

  • Preventivo : questo tipo di strategia risponde alla domanda: "cosa dovresti fare ora?" Questa strategia è progettata in modo tale da ridurre la probabilità del rischio o la gravità del rischio prima ancora che il rischio venga realizzato.
  • Imprevisto : si tratta di azioni pianificate in caso di realizzazione del rischio. In breve, risponde alla domanda: "cosa si dovrebbe fare se …?"

Il responsabile del progetto dovrà prima occuparsi dei rischi che hanno la massima priorità e i loro piani di mitigazione devono essere realizzati prima dell'inizio del progetto o secondo il piano d'azione. I rischi con una priorità inferiore possono essere risolti in un secondo momento, ma non possono essere ignorati o trascurati.

Il registro dei rischi deve registrare e documentare tutti i rischi, i cessionari ai rischi, il piano d'azione da attuare e i costi associati a tali rischi.

  1. Monitoraggio e revisione dei rischi

Mentre il progetto procede secondo il piano di progetto, affianca il piano di gestione dei rischi del progetto, occupandosi di tutti i rischi che il progetto potrebbe incontrare sulla sua strada per il completamento. Poiché tutti i proventi del piano di gestione dei rischi del progetto sono documentati nel registro dei rischi, è importante rivedere questo documento a intervalli di tempo regolari. Considera il periodo di revisione quindicinale.

Ma perché monitorare e rivedere? Man mano che il progetto avanza, esiste una buona probabilità che il progetto possa incontrare o realizzare molti più rischi o che i rischi previsti nel registro possano richiedere una modifica.

La gestione del rischio del progetto è un processo iterativo e deve essere perfettamente integrato nella gestione dell'intero progetto. Dovrebbe essere strettamente integrato al quadro di gestione delle problematiche poiché le problematiche irrisolte riescono lentamente a diventare potenziali rischi.

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Sviluppo dell'imprenditorialità