PMO - Ordine o caos? La maggior parte di noi preferirebbe un po 'di entrambi, ma l'ordine nella maggior parte dei casi può essere un vantaggio per qualsiasi progetto. Con molte entità che si incontrano, c'è anche la possibilità di una confusione che potrebbe non essere il modo migliore per condurre la tua attività o gestire i tuoi progetti.
In un'organizzazione, ci sono molti progetti nel lavoro che avvantaggiano un modo di vivere. Questi progetti nascono da un'esigenza che sorge ed è responsabilità dei responsabili del programma e dei project manager essere organizzati in modo tale da risolvere i problemi a portata di mano con facilità e semplicità, affinché tutti possano beneficiarne.
I progetti sono un sottoinsieme di un programma e con più progetti che si svolgono in momenti diversi, in successione, tutti allo scopo di avvicinare il programma agli obiettivi dell'azienda e agli obiettivi di progresso. Per far fronte a tutte queste cose che accadono contemporaneamente o in momenti diversi, i project manager e i project manager devono essere cauti e organizzare un PMO o un Project Management Office. Questo PMO sarà l'organismo organizzatore che aiuta in ogni progetto intrapreso e in ogni programma affrontato. In questo articolo impareremo tutto ciò che devi sapere su un PMO.
Che cos'è un PMO?
Un PMO ( Project Management Office ) può essere perfettamente descritto come un'entità centralizzata all'interno di una particolare organizzazione che è responsabile della definizione degli standard, del mantenimento della disciplina, della fornitura di un organo di governance e dell'applicazione del giusto insieme di responsabilità verso la gestione e la direzione dei progetti in modo chiaro, modo conciso e coerente.
La standardizzazione e la disciplina sono importanti caratteristiche chiave necessarie all'interno di un'organizzazione, che mira a realizzare più progetti. Questi progetti sono intrapresi dall'organizzazione al fine di cambiare o migliorare sistemi o processi. Con un PMO, potresti toccare un organismo organizzatore che ti aiuta a trarre vantaggio dalla provvina
g standard organizzativi per tutti i progetti e il programma intrapreso. Ciò includerebbe una formazione coerente fornita ai team di progetto e a molti project manager che gestiscono il progetto secondo gli standard di gestione del progetto proposti.
Con un numero crescente di progetti, un PMO risulta utile in quanto implementa un approccio coerente alla gestione dei progetti. Questo corpus centralizzato di standard e procedure è responsabile dei diversi aspetti coinvolti nella gestione del progetto e delle metodologie utilizzate. Sono responsabili di ogni progetto mantenendo un certo livello di aderenza quando si tratta di qualità, assistenza clienti e quantità.
Un PMO può essere costituito da un gruppo di individui dedicati a guidare e stabilire gli standard o anche una singola persona, a seconda del programma e della portata dei progetti. Con il passare del tempo, con l'aumentare delle dimensioni e delle capacità delle aziende, le organizzazioni vengono a conoscenza della necessità di avere questo sforzo dedicato e concentrato per garantire che i loro sistemi e processi possano resistere e contenere le crescenti richieste ed espansioni.
l'ufficio di gestione dei progetti può essere di diversi tipi e deve soddisfare i bisogni dichiarati dall'organizzazione, nel suo sforzo di far aderire i progetti agli standard e alle norme. Se un PMO è impostato con un obiettivo chiaro in mente, con solide basi e supporto da parte degli sponsor e con un approccio perfetto al modello di business, può essere un motore di creazione di valore e di eccellenza del progetto per l'azienda.
Portare in primo piano la gestione dei progetti è un'ottima idea. Puoi avere la standardizzazione e puoi persino monitorare una serie di norme per il tuo team di progetto e altri membri associati al progetto. Quindi, perché un PMO? Esaminiamo i principali vantaggi tracciati quando utilizziamo un PMO:
- Consegnare un progetto non potrebbe mai essere più facile ; con coerenza ed efficienza prevedibili puoi garantire il successo
- Stabilire una base per le iniziative della tua azienda e gestire contemporaneamente un portafoglio organizzativo
- Incoraggiare la trasparenza e rendicontazione finanziaria efficiente al fine di incoraggiare la leadership
- Allineare la strategia aziendale agli investimenti in modo da misurare il livello di successo
- Migliorare la soddisfazione del cliente e la produttività dei dipendenti per migliorare le prestazioni aziendali
- Implementazione di pratiche standard, in accordo con le migliori pratiche seguite in tutto il mondo
- Garantire risparmi a lungo termine e utile sul capitale investito ( ROI ) per tutta la formazione e il tutoraggio
Cosa compone un PMO?
Un PMO è fondamentalmente composto da 3 componenti o sfaccettature diverse e varie che contribuiscono all'efficacia del PMO all'interno delle mura delle organizzazioni. Queste sfaccettature sono fortemente interdipendenti l'una dall'altra e il successo del PMO si basa davvero su questi 3 pilastri della forza. Queste sfaccettature sono le seguenti:
- Funzionale
- Strutturale
- Disciplinare
Ogni componente è molto diverso l'uno dall'altro e si integra a vicenda in modo tale da far emergere lo scopo del PMO proprio di fronte all'azienda e al management. In questa sezione, daremo uno sguardo a ciascuno dei componenti e li capiremo. Una volta fatto, siamo pronti e pronti per iniziare e iniziare con il nostro stesso PMO.
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Funzionale
Stabilire l'aspetto funzionale del PMO è un'iniziazione importante che può aumentare il modo in cui il tuo PMO risulta essere. Il ruolo o la portata del PMO devono essere misurati e definiti all'interno dell'organizzazione per avviare il processo. L'ordine viene mantenuto per l'intero set funzionale del PMO e deve rispettare i livelli funzionali mantenuti. L'immagine successiva ti darà un'idea di cosa sono esattamente i livelli funzionali di un PMO e come l'ordine è mantenuto e necessario per l'aspetto funzionale.
Per definizione, un PMO è un'entità che definisce gli standard, che è un organo di governance al fine di mantenere l'unità di gestione delle consegne, oltre ad essere il sistema di supporto strategico per la direzione e i membri del team di progetto all'interno dell'organizzazione.
Esiste un ordine progressivo gestito dal PMO. Ogni livello dipende dal livello esterno di esso. Tutto questo al microscopio della strategia implementata dall'organizzazione.
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Strutturale
Ciò costituisce la base qualitativa del PMO e il modo in cui influenza gli elementi di un progetto o di un'organizzazione: persone, processo e sistemi / strumenti.
- Persone - Le persone all'interno di un sistema PMO sono la sua unità di leadership e il personale che lavora per mettere su un bel progetto al fine di raggiungere l'obiettivo aziendale.
- Processo : il processo è costituito dalle SOP basate sulle discipline gestite dal PMO. I processi dovrebbero essere pratici e in linea con il flusso di lavoro dell'intera organizzazione. Adattabilità e scalabilità e un riscontro da parte delle persone all'interno dell'organizzazione sono anche gli aspetti a cui è necessario conformarsi durante la creazione di questo aspetto dell'ufficio.
- Sistema / Strumenti : gli strumenti devono essere personalizzati in base alla disponibilità delle risorse e al set di conoscenze dei suoi utenti. I sistemi dovrebbero essere progettati in modo tale da comprendere i seguenti elementi:
- Tutte le informazioni richieste in formati precisi e in tempo reale
- Discipline del PMO da istituire
- Dovrebbero disporre di meccanismi di segnalazione per garantire un processo decisionale efficiente in ogni momento
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Disciplinare
L'ufficio di gestione dei progetti dovrebbe essere istituito per affrontare i seguenti quadranti di gestione aziendale, quando si tratta di eseguire progetti o programmi all'interno dell'organizzazione:
- Gestione della comunicazione - Comunicazione a 360 ° per tutti i partner
- Gestione delle parti interessate
- Rapporti e metriche
- Gestione delle risorse - Importante per l'esecuzione del progetto
- Gestione del personale
- Gestione del fornitore
- Approvvigionamento e gestione patrimoniale
- Gestione del cambiamento - Affrontare i problemi e risolvere gli scenari di rischio con il cambiamento
- Gestione dell'ambito
- Gestione dei rischi e dei problemi
- Gestione della formazione e dello sviluppo
- Gestione dell'esecuzione: tempi e costi sono aspetti critici per qualsiasi azienda
- Gestione dei percorsi critici
- Gestione finanziaria
Installazione ed esecuzione di un PMO
La creazione di un PMO non riguarda solo la finalizzazione di una serie di criteri e l'avvio del lavoro di implementazione. Proprio come un'implementazione del progetto, un PMO ha bisogno dello stesso livello di valutazione, analisi, documentazione e pianificazione per iniziare le cose. Ho annotato i 6 migliori passaggi di cui avrai bisogno per impostare ed eseguire un PMO che risponderà a tutte le tue esigenze in una scena di gestione del progetto, con la tua organizzazione e i tuoi progetti. Facciamo un salto!
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Passaggio 1: annotare una valutazione
Comprendere l'interno e l'esterno delle tue esigenze e il tuo obiettivo di creare un PMO è la chiave per creare ed eventualmente eseguire un PMO. La valutazione è necessaria quando si tratta di istituire un PMO. Dovresti esaminare e misurare lo stato corrente dell'organizzazione di gestione del progetto e verificare lo scenario target desiderato in cui l'azienda vorrebbe trovarsi.
Ai fini dell'esecuzione di questa valutazione, ti suggerisco di utilizzare la valutazione OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) di PMI dell'ufficio di gestione del progetto che ti aiuterà a valutare il livello a cui si trova l'organizzazione rispetto allo stato attuale del PMO residente al suo interno.
Questo passaggio esaminerà le aree funzionali che sarebbero governate e regolate dal PMO e le lacune tra la tua azienda e le esigenze del PMO. Consulta la sezione Disciplinare di questo articolo per conoscere i diversi quadranti del paradigma di gestione aziendale. Attraverso un attento esame di queste aree, il PMO può essere collocato nel livello di maturità appropriato.
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Passaggio 2: elencare le raccomandazioni
Ora hai valutato dove si trova l'organizzazione del tuo ufficio di gestione del progetto e dove deve intervenire il PMO, il tuo prossimo passo è quello di elencare attentamente le raccomandazioni su come colmare le lacune con processi, persone o sistemi e combinazioni e permutazioni di tali . Queste raccomandazioni potrebbero includere:
- Avere recensioni gate per un migliore processo decisionale
- Tieni traccia dei progressi dei tuoi progetti e, di conseguenza, fai conoscere i rischi a questi project manager
- Assicurare la qualità ai progetti per verificare l'aderenza alle metodologie di gestione del progetto che sono state stabilite
- Formare, guidare e istruire nuovi project manager nei diversi processi e sistemi di gestione del progetto messi in atto per le standardizzazioni
- Collabora e assicurati che tutti i passaggi e i metodi necessari siano ben documentati per il riutilizzo
Resta in costante contatto con i dipendenti che lavorano all'interno dell'organizzazione e chiedi loro un feedback frequente e sarai in grado di scoprire i punti deboli, nonché i punti di forza dei processi e dei sistemi messi in atto durante l'esecuzione di ciascun progetto.
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Passaggio 3: creazione di un piano di esecuzione
Hai le aree che richiedono riempitivi permanenti, hai la raccomandazione e il livello a cui si trovano. Ora arriva la parte in cui si interviene e si progetta un piano di implementazione per dare il via alle cose. Hai consigli di natura tattica, mentre alcuni hanno bisogno di un'organizzazione più approfondita; sono chiamate raccomandazioni strategiche. Inizia con quelli tattici e proprio come i progetti, mantieni i requisiti di tempo, costi e risorse al fine di sviluppare un piano di implementazione.
Ricevi un buy-in dal tuo team di gestione quando proponi il piano di esecuzione che ti sei prefissato di raggiungere, tenendo conto di tutte le esigenze che richiedono priorità. Tieni presente anche la visione strategica dell'azienda e come è collocata. Il top management ama vedere un manager dedicato e influente, pronto a percorrere il miglio.
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Passaggio 4: implementazione del piano di esecuzione
Motori a … piede sull'accelerazione … mappa in mano … tutto ciò che resta da fare è rilasciare la frizione! Ingrandisci un fantastico PMO di fronte a te! Anche se suona come un gioco da ragazzi quando si fa riferimento a una macchina da corsa, ma l'esecuzione di un PMO richiede diligenza e duro lavoro, con una sfumatura di una prospettiva unica da raggiungere. Dirigiti verso i piani tattici stabiliti e raccogli quelle "vittorie" sotto le tue ali. Con questa spinta, sei pronto a conquistare il miglio successivo.
Mostra il valore che il PMO ha tenuto per te ad ogni vittoria, e tieni sempre presente l'obiettivo a portata di mano, mantenendo un occhio severo per non deviare affatto dal piano. Il PMO deve aiutare le persone con i loro progetti in modo da conformarsi allo standard dell'azienda. Con queste brevi vittorie, puoi stabilire la fiducia in molte cose in cui un PMO può trasformarsi.
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Passaggio 5: comunicazione dell'aggiornamento a intervalli frequenti
La comunicazione è un fattore straordinario nella nostra vita che rende i trasferimenti di conoscenza e informazioni così convenienti, se utilizzati in modo efficace. Nel caso della creazione e della convalida delle mosse di un PMO, la comunicazione è una componente cruciale per il suo successo e la sua attuazione significativa. Perché un PMO duri, il quadro di comunicazione deve essere solido e dovrebbe rivolgersi a tutti gli interessati.
Mentre ci dirigiamo verso i piani tattici e i loro completamenti fino ai cambiamenti strategici, dobbiamo essere in grado di comunicare completamente ogni aggiornamento in modo sistematico. Ciò garantirà e potenzierà la comunicazione durante tutto e aggiornerà le parti interessate necessarie dei progressi che il PMO sta facendo e quanto sia appropriata l'implementazione del PMO per l'organizzazione.
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Step 6 - Stop. Orologio. Fix. Ripetere
Il miglioramento continuo è il modo migliore per un progetto o qualsiasi impresa di crescere e maturare nei sistemi e nei processi che vorremmo che fossero. Il tuo PMO avrebbe formulato raccomandazioni a breve ea lungo termine. Questi dovrebbero essere rivisti frequentemente, principalmente su base annuale, per fare piani e cogliere opportunità da essi. Con ogni revisione, piano e implementazione, il tuo PMO cresce e anche l'organizzazione dell'ufficio di gestione dei progetti nella sua implementazione di progetti e programmi.
Il tuo PMO non è un'entità stagnante. Si evolve e il modo in cui si evolve è un processo iterativo. Rivedi ogni opportunità o rischio incontrato e rivedi il modo in cui il processo sta producendo valore. Una volta fatto, sarai in grado di trovare spazi vuoti che devono essere riempiti, fino a raggiungere la perfezione.