Che cos'è Microsoft Project o MS project online gratis?

MS project online gratuito è una suite di strumenti che aiutano nella gestione efficiente e corretta di progetti e portafogli. Ha vari usi che vanno da settori come l'edilizia, la vendita al dettaglio, la finanza, l'assistenza sanitaria, solo per citarne alcuni. Non molti di noi hanno davvero familiarità con MS Project forse perché non viene fornito con il solito MS Office che installiamo sui nostri computer o laptop. Sebbene sconosciuto alla maggior parte degli studenti, in realtà è un software di gestione dei progetti molto popolare sviluppato da Microsoft.

Per molte persone, imparare a usare MS Project equivale a imparare le basi della gestione del progetto allo stesso tempo e, in un certo senso, vanno di pari passo. In poche parole, la gestione del progetto significa pianificare, organizzare e gestire le risorse in modo tale da ridurre al minimo le perdite e raggiungere un determinato obiettivo.

Forse sei appena stato promosso e ti è stato consegnato un progetto importante, lungo e complesso che richiederà un'ampia pianificazione con cinquanta diversi elementi coinvolti. cosa fai? Acquisisci familiarità con il progetto MS online gratuitamente! Questa applicazione è progettata principalmente per assistere le persone nello sviluppo di piani, nell'ordinamento delle risorse e nell'assegnazione di attività, nel monitoraggio dei progressi e nella gestione di molte cose, inclusi budget annuali e altri. Il progetto MS crea pianificazioni di percorsi con un componente aggiuntivo anche di terze parti. Detto questo, l'utilizzo di MS Project non è scienza missilistica. Devi sapere solo alcune cose prima di intraprendere un viaggio verso l'esperienza di MS Project. A) Devi sapere come installare e avviare MS Project Software sul tuo computer o laptop e B) Devi avere un progetto a portata di mano che devi analizzare e semplificare.

Una delle cose più elementari che uno deve imparare se si prevede di utilizzare il progetto MS online gratuitamente su base giornaliera e professionale, è necessario sapere come creare un piano di progetto. Ora, come nel caso di un nuovo software, puoi trascorrere mesi e anni a navigare e investigare su ogni angolo o tentativo o cercare di scoprire cose per te, oppure puoi essere intelligente e fare le tue ricerche in anticipo. Preferisco fare quest'ultimo. Ora che sei qui e stai leggendo, suppongo che tu voglia imparare le basi del Progetto MS e acquisire le competenze di base che lo riguardano. La verità è che è un po 'come ogni altro programma Microsoft; hai bisogno di conoscere ogni singola funzione di MS PowerPoint per creare una buona presentazione? No. Esattamente la stessa cosa! È possibile eseguire piani di progetto di grandi dimensioni e di successo conoscendo le basi.

Quindi, senza ulteriori indugi, immergiamoci nelle basi del progetto MS online gratuitamente e vediamo come possiamo fare un buon piano di progetto MS.

  1. Cominciamo con quello che ti serve.

Ovviamente, avrai bisogno di MS Project che puoi acquistare dal sito Web come edizione Standard o Professional. L'edizione Professional ha funzionalità molto più complesse, quindi se sei un principiante al progetto MS online gratuitamente, dovrebbe bastare un'edizione Standard. Dopo aver installato questo programma, molto probabilmente lo troverai sul desktop o nel menu di avvio.

  1. Crea un progetto di esempio.

O se hai già un progetto su cui stai lavorando, allora usalo. Solo per l'ipotesi, suppongo che stiamo sviluppando un semplice programma che legge nuovi account cliente da un database CRM (Customer Relationship Management). Abbastanza facile? Giusto. È un progetto molto semplice e molto utile se lavori con un'azienda. Lascia che ti dia alcuni punti chiave dei dati.

  1. Nome del progetto
  2. Preparazione del progetto
  3. Progetto di lancio
  4. Progresso
  5. Test del piano
  6. Posizionamento

Questo è abbastanza da seguire, e tengo sempre presente queste fasi di pianificazione di un esempio di progetto di sei ms mentre faccio un piano di progetto. Certo, questo non è tutto. Ci sono una dozzina di compiti sottostanti in ciascuno di questi che verranno portati alla luce ulteriormente nell'articolo.

  1. Avvia il progetto MS online gratuitamente e scatta nelle fasi del progetto

Naturalmente, è necessario avviare il progetto MS online gratuitamente. Si apre come una cartella di lavoro non è davvero difficile da usare. Il prossimo passo sarebbe per le fasi del progetto che abbiamo appena elencato sopra (Nome del progetto, Prep, ecc. E così via).

Corsi consigliati

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  1. Digitare le attività dettagliate in ciascuna fase.

Dopo aver inserito le fasi desiderate, sarà necessario compilare le attività dettagliate al di sotto di ciascuna fase. Ad esempio, in Prep gratuito online del progetto MS, è possibile aggiungere "Raccogli documentazione" ed "Estrai informazioni di contatto". Per un esempio più semplice, permettimi di analizzarlo per te. È possibile inserire attività come "Richiama artisti" - Nome degli artisti e così via. La domanda che si pone ora è come si ottengono questi passaggi del piano gratuito online di MS Project? Tutto quello che devi fare è suddividere le attività più grandi in attività più piccole e più semplici. Decomporre un'attività in attività secondarie. Abbattilo, ma non esagerare e rischiare di esagerare.

Un'ulteriore cosa che puoi fare è, durante la creazione di un piano di progetto, puoi creare un intervallo di tempo per la creazione del prodotto, un intervallo di tempo per la revisione e un tempo per la firma. Questo ti aiuterà a risparmiare tempo ed è comunque una pratica abbastanza standard.

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  1. Assegna tempo

Dovresti sempre assegnare periodi di tempo a ciascuna attività che hai inserito. Pensa al tempo che risparmierai. Per un momento, ignora la prima colonna nel riquadro delle attività e inserisci i dati nelle colonne Durata. Ad esempio, stai pianificando un concerto. Potrebbe andare come segue:

  1. Ring up artist - 3 giorni
  2. Finalizza artisti e spettacoli - 2 giorni
  3. Chiama l'auditorium - 3 giorni
  4. Conferma e paga in anticipo all'auditorium - 2 giorni
  5. Prenota spazi pubblicitari sui giornali - 12 giorni
  6. Stampa e vendi biglietti - 25 giorni
  7. Installa alloggio - 4 giorni
  8. Organizza l'organizzazione del viaggio - 3 giorni

Quando premi Invio nello slot Durata attività, puoi vedere una barra blu che appare sulla destra che indica graficamente la durata. Questa barra delle applicazioni e la raccolta di queste barre è chiamata diagramma di Gantt. Denominare questo progetto MS online gratuitamente come Concert 1.0.

  1. Assegna risorse

Cosa fai se non sei l'unica persona che lavora a questo progetto? (Quale sarà l'80% delle volte). Pertanto, in qualità di Project Manager, devi assegnare tu stesso queste attività. Quello che puoi fare è digitare il nome della persona che dovrebbe svolgere l'attività nella scheda Risorse nominate. Puoi digitare le iniziali del nome della persona come Nita Shetty come NS, oppure se hai un intero team in quell'attività, puoi digitare il Team A, ad esempio.

  1. Immettere la data di inizio del progetto e le dipendenze delle attività

Quindi yay, ci sei quasi. Bene, non del tutto, ma a metà strada. Ti starai chiedendo perché tutte le attività iniziano nella stessa data. È di default, quindi non preoccuparti troppo. Quindi, come Project Manager, sei occupato fino alla fine di giugno e vorresti iniziare questo nuovo progetto solo il 1 agosto. Per fare ciò, è possibile fare clic su Progetto nella barra dei menu in alto e fare clic su Informazioni sul progetto dalle opzioni nel menu a discesa. Il riposo è facile. La finestra Informazioni sul progetto dovrebbe apparire come mostrato qui. Per ora, ignora tutti gli altri campi in questa finestra e guarda solo il primo campo che dice "Data di inizio". Cambia questa data di inizio al 1 agosto e fai clic su "OK". E quasi immediatamente noterai che questa finestra si chiude e tutte le barre di Gantt sul tuo progetto sono state spostate alla data di inizio del 1 agosto.

  1. Fornire una sequenza logica ms esempio di progetto.

Questo è un dato di fatto. Ma come si fa a farlo? Lascia che ti mostri. Questa attività viene eseguita utilizzando "Dipendenze attività" o "Relazioni di precedenza". Ora ti starai chiedendo cosa sia una "dipendenza dalle attività". Una dipendenza attività è una connessione tra un'attività e un'altra. Ad esempio, se la data di fine e di inizio dell'attività 1 cambia, cambia anche quella dell'attività 2. Esistono una dozzina di modi in cui è possibile fornire questa istruzione di dipendenza. Qui lo faremo semplicemente collegando i compiti con i grafici. L'uso della logica è consigliato qui: sappiamo che possiamo finalizzare gli artisti solo dopo averli chiamati. Per indicarlo, possiamo

  1. Sul diagramma di Gantt, posiziona il mouse sulla barra delle attività della prima attività finché il cursore del mouse non si trasforma in una freccia a 4 direzioni.
  2. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse e trascinare il puntatore del mouse sulla seconda attività, che si desidera collegare. Rilascia il pulsante del mouse. Ciò creerà una linea di collegamento dalla data di fine della prima attività alla data di inizio della seconda attività.
  3. Ripetere questo passaggio con tutte le attività (attività 1, attività 2 e attività 3 …) e collegarle tra loro.
  4. Potrebbero essere presenti alcune attività che potrebbero non seguire la sequenza, ad esempio, l'attività 7 di stampa e vendita dei biglietti non deve attendere il completamento dell'attività precedente, quindi è possibile collegare l'attività 7 all'attività 5. Vedi il mio punto?
  5. Le ultime due attività sono attività amministrative e possono essere eseguite non appena gli artisti sono confermati, quindi è possibile collegarle direttamente dopo l'attività

Ricorda, questa è roba potente. Puoi creare questo tipo di dipendenza ovunque nel tuo progetto. Quindi, se una data cambia, tutto ciò che la riguarda viene aggiornato automaticamente!

Può essere prudente ricordare che tutti questi compiti riguardano determinati presupposti che abbiamo fatto e che si tratta sostanzialmente di situazioni idealistiche.

  1. Rivedi le date del progetto.

Questo è un passaggio piuttosto importante. Dopo aver scritto le dipendenze delle attività nel piano gratuito online del progetto MS, è necessario rivedere le date del traguardo del progetto. Devi impostare date realistiche affinché il tuo progetto abbia successo. Ad esempio, una delle cose più importanti da controllare è l'inizio generale del progetto e una data di fine. Questo rispetta la tua scadenza? Sarai in grado di iniziare a lavorare alla data di inizio? Dovrai anche controllare le attività in-task per assicurarti che tutto vada bene.

  1. Rivedi il diagramma di Gantt

Prima di finalizzare il progetto, l'ultima e ultima cosa che devi fare è rivedere il diagramma di Gantt. Per fare ciò, puoi andare nel menu Visualizza e selezionare Tracciamento Gantt. Se utilizzi un PC Windows, puoi premere 'Ctrl' mentre muovi la rotellina del mouse su e giù. Ciò ti consentirà di ingrandire e rimpicciolire facilmente il diagramma di Gantt.

Un'altra cosa che puoi fare è stampare il diagramma di Gantt su un foglio di grandi dimensioni e incollarlo sulla scrivania in modo che tu possa davvero essere consapevole di tutte le scadenze e seguirlo in modo efficiente!

Questo è quanto. Alla fine, spero che questo articolo ti abbia dato una spiccata comprensione per la creazione di un piano di progetto semplice e funzionale in MS Project online gratuitamente. Se sei un principiante, ti suggerirei di iniziare con semplici piani gratuiti online per MS Project e di apprendere funzionalità avanzate in seguito. Tutto ciò che devi sapere per creare un piano gratuito online di MS Project completamente funzionale è spiegato sopra in dettaglio esplicito!

In realtà, la mia opinione è che la maggior parte delle volte, tutto ciò che serve è un semplice piano. I piani complicati raramente tendono a risolversi e si aggiungono al programma già stressato. Se ti trovi a fare troppo affidamento su funzionalità avanzate, probabilmente stai esagerando o analizzando le cose!

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Quindi, ecco alcuni articoli che ti aiuteranno a ottenere maggiori dettagli sul progetto MS, sul progetto ms online gratuitamente, sull'esempio del progetto ms e anche sul piano di progetto ms, quindi basta passare attraverso quello che è riportato di seguito.

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