Gestione delle parti interessate del progetto -
Una parte della nostra definizione di animali sociali deriva dal fatto che il progresso della nostra civiltà e società dipende dalle nostre interazioni reciproche. Comunichiamo tra loro attraverso un mezzo linguistico chiamato lingua e questo costituisce il ponte tra la comprensione e la risposta a diverse situazioni e scenari.
Anche quando si tratta del nostro posto di lavoro, ci si aspetta che la nostra etica del lavoro ci imponga di rimanere in un rapporto cordiale e positivo con le persone con cui interagiamo al fine di ottenere un vantaggio nel raggiungere l'obiettivo e l'obiettivo comuni dell'azienda.
Nel mondo del project management, un project manager è l'unica persona che gestisce e gestisce un progetto e le persone coinvolte in quel progetto. Quindi, diventa un fattore essenziale per questo individuo essere in grado di costruire un forte legame con tutti gli stakeholder attraverso la comunicazione. Questo articolo affronterà questa domanda che ti è appena venuta in mente, come esattamente costruire una relazione positiva con tutti gli stakeholder chiave del progetto.
Cos'è la gestione delle parti interessate del progetto?
Le parti interessate sono le persone coinvolte nel progetto e direttamente o indirettamente impegnate negli atti del progetto. La gestione di queste parti interessate del progetto può essere suddivisa in due categorie principali:
- Gestione delle parti interessate del progetto esterno: queste parti interessate esterne possono influenzare o essere influenzate da come procede il progetto, ma non sono direttamente coinvolte nell'azienda all'interno dell'organizzazione. Questi includono comunità, media, pubblico, altri gruppi pubblici e altro ancora.
- Gestione interna degli stakeholder del progetto : questi stakeholder sono direttamente coinvolti nelle transazioni intraprese dall'azienda e in un momento o nell'altro sono in possesso o associati al prodotto o servizio (o parte del prodotto o servizio) reso dall'organizzazione. La gestione delle parti interessate del progetto comprende dipendenti, clienti, fornitori, fornitori, azionisti e altro ancora.
La gestione delle parti interessate del progetto di cui sei circondato può essere descritta come due gruppi: uno direttamente coinvolto nel progetto ed è presente nel comitato direttivo del progetto e l'altro che non è un decisore chiave ma deve essere avvisato dell'avanzamento del il progetto e come sta procedendo secondo il piano di progetto commerciale iniziale definito. Diamo un'occhiata più da vicino alla gestione di queste parti interessate del progetto e al modo in cui il loro coinvolgimento modella il flusso del progetto.
Per il buon funzionamento del progetto, nel corso degli anni, è diventato essenziale stabilire una linea di comunicazione dedicata da parte del responsabile del progetto con le parti interessate sia interne che esterne. Questa linea di comunicazione ha portato a molti successi e la mancata comunicazione a questi principali soggetti interessati del progetto in modo tempestivo e preciso ha portato al fallimento del progetto stesso.
Tutte le parti interessate sono giocatori chiave in questo gioco e dovrebbe avere lo stesso livello di priorità.
Tipi di gestione delle parti interessate del progetto
Dato che ora abbiamo classificato la gestione delle parti interessate del progetto in parti interessate interne ed esterne dell'organizzazione, possiamo ulteriormente esaminare i tipi di gestione delle parti interessate del progetto esistenti in base al loro livello di coinvolgimento direttamente o indirettamente all'interno del progetto.
- Persone che influenzano positivamente l'intero progetto ma che non sono direttamente coinvolte nel funzionamento del progetto e del piano di progetto. Questi tipi di gestione delle parti interessate del progetto includono senior e top manager, fornitori e il dipartimento delle finanze dell'organizzazione
- Le persone che sono interessate da una qualsiasi delle azioni intraprese all'interno della premessa di un'organizzazione. Sono direttamente interessati e sono anche strumentali per attuare le modifiche che vengono adottate. Includono dipendenti e clienti.
- Persone interessate al successo dell'organizzazione, in particolare in termini di rendimenti e entrate guadagnati grazie ai profitti. Questi stakeholder chiave del progetto influenzano questi programmi di cambiamento, i prodotti e i servizi dell'organizzazione in misura tale da conoscere i benefici che ne derivano dalle attività. Questi stakeholder chiave del progetto includono persone che possiedono azioni nel business.
In qualità di project manager, la tua responsabilità sarà quella di collegare i punti e comunicare in modo efficiente con tutti questi tipi di stakeholder chiave del progetto in modo da garantire coesione all'interno del progetto e farla funzionare con successo. Questa comunicazione efficace assicurerà che il progetto venga eseguito sulla strada giusta per tutto il suo ciclo di vita e che tutti i partecipanti al progetto siano costantemente aggiornati sui progressi.
Cosa vogliono sapere questi responsabili delle parti interessate del progetto?
Questa è una domanda che tutti i project manager dovrebbero porsi e trovare risposte soddisfacenti. È importante sapere che cosa devono sapere in ogni momento questi dirigenti del progetto. Indipendentemente dal fatto che stiano lavorando direttamente sul proiettore, vogliono solo conoscere lo stato e i progressi del progetto, in quanto buon project manager, è importante comprendere correttamente ciò che vogliono sapere e, di conseguenza, preparare il proprio piano di comunicazione per soddisfare le esigenze chiave degli stakeholder del progetto.
- Gli stakeholder chiave del progetto vogliono sapere cosa c'è dentro per loro - Le persone non vedono l'ora di rimanere motivate una volta che sanno cosa c'è dentro per loro. Una volta che i benefici del loro coinvolgimento e del progetto, nel complesso, sono noti a loro, è come una spinta in più per loro di ottenere un maggiore senso di responsabilità verso il progetto e contribuire di conseguenza.
- Gli stakeholder chiave del progetto vogliono sapere cosa c'è dentro per l'organizzazione - Le persone vorrebbero saperne di più sul quadro generale e non vedono l'ora di quali benefici riceverà l'organizzazione. Dopotutto, se la società avanza, si gonfiano così le opportunità nella partecipazione più ampia.
- Le principali parti interessate del progetto vogliono fidarsi di te - Una linea di comunicazione costante tra te e la gestione delle parti interessate del progetto può essere un grande fattore per infondere fiducia nella relazione. Le parti interessate devono sapere che possono contare su di te per il lavoro che ti hanno affidato. Il comfort è molto importante.
- Gli stakeholder chiave del progetto vogliono sapere che sei impegnato - La comunicazione è un ottimo mezzo per mostrare la tua dedizione e il tuo impegno verso il progetto che stai conducendo. Una volta che il management delle parti interessate del progetto sa che sei impegnato, sarà in grado di vedere il progetto già come un grande successo e di essere certo che i tuoi occhi attenti guideranno e progrediranno costantemente nel ciclo di vita del progetto.
- Gli stakeholder chiave del progetto vogliono vedere che sei capace - Quando comunichi efficacemente l'avanzamento del progetto o un'attività da completare; mostra una grande quantità di capacità e calibro per le parti interessate chiave del progetto e i membri del team. Il fatto che tu sia in grado di guidare il progetto può avere un grande e profondo effetto sul modo in cui questi stessi stakeholder del progetto contribuiscono al progetto e rendono il loro impegno.
Definire una relazione positiva
Se vogliamo mantenere una relazione positiva con questi stakeholder chiave del progetto che sono una parte cruciale ed eminente dei nostri progetti, è meglio per noi capire e definire chiaramente cosa significa una relazione positiva. E, no, rimanere positivi non fa parte dell'elenco della gestione delle parti interessate del progetto. Quindi, tuffiamoci in testa e arriviamo a definire cosa significa per noi una relazione positiva. Le seguenti caratteristiche secondo me descrivono e definiscono perfettamente una relazione positiva necessaria mentre lavori al tuo progetto:
- Fiducia - Che si tratti della tua relazione personale o di quella professionale, la fiducia è un fattore chiave che può essere il punto di svolta per avere una relazione di successo e apprezzata con le parti interessate. La fiducia può essere un legame potente, che mette insieme il team di progetto e le parti interessate chiave del progetto per ambienti di lavoro e di comunicazione più efficienti ed efficaci. Con fiducia arriva il fatto che puoi portare le tue idee sul tavolo senza essere disturbato da nulla.
- Comunicazione aperta ed efficace - In uno scenario di ufficio, sei costantemente in modalità di comunicazione, tramite e-mail o messaggi istantanei o una semplice conversazione faccia a faccia. Più la comunicazione acquisirai più le relazioni, ma migliore e più efficace la comunicazione, più positiva sarebbe la relazione.
- Consentire la diversità - La positività nelle relazioni può indurre le persone ad abbracciare la variazione e la diversità causate da altre persone. Possono venire con opinioni, pensieri e idee diverse. Con le loro diverse prospettive, il tuo progetto può trarre grandi benefici e ti attaccherai a una relazione positiva.
- Preoccupazione reciproca e rispetto - Lavorare in gruppo e in gruppo può essere davvero difficile. È possibile imbattersi in individui con cui è difficile essere presenti ma che hanno in mente il quadro più ampio dell'organizzazione e che si basano su una preoccupazione reciproca e rispetto reciproco e all'interno di un progetto, le parti interessate possono consentire l'innovazione e il buon funzionamento del progetto all'interno Il gruppo.
- Mindfulness - Essere consapevoli delle tue azioni e parole può metterti in contatto con le parti interessate del progetto come un individuo responsabile e responsabile che può essere mescolato con. Ciò può migliorare la tua posizione di project manager e aiutarti a fare le cose. L'autoconsapevolezza può farti risparmiare il problema delle vibrazioni negative che ti circondano sul posto di lavoro.
Suggerimenti per coinvolgere positivamente la gestione delle parti interessate del progetto
- Cerca non solo di costruire una relazione positiva con la gestione degli stakeholder del progetto, ma anche di stabilire una relazione forte che duri attraverso i punti chiave delle decisioni. Sforzati di coinvolgerli costantemente nella strategia e nell'approccio adottato.
- Condividi la tua visione e stai assumendo il progetto e l'obiettivo che intende raggiungere.
- Chiedi consigli costanti e aiuto da persone che sono già dalla parte più brillante delle cose quando si tratta del progetto e di tutti i suoi compiti.
- Fissare un programma di incontri regolare per incontrarsi direttamente con i diversi tipi di gestione delle parti interessate del progetto e investire tempo nella consulenza e nel presentare il proprio punto di vista alle parti interessate chiave del progetto resistenti, al fine di indurli a cercare il quadro generale e comprendere tutto ciò che progetto sta per.
- Preparare un piano di comunicazione e ottenere un accordo con tutte le principali parti interessate del progetto su di esso.
- La comunicazione dovrebbe essere semplice ma efficace.
- Per rafforzare la loro fiducia in te, mostra loro l'approccio strutturato al piano di progetto fin dall'inizio del progetto.
- Comunicare rischi e problemi e non creare improvvisamente una situazione di sorpresa o tensione. Ciò minaccerà la loro partecipazione al progetto e ti impedirà di assumere la guida con fiducia.
Utilizzando un piano di comunicazione
Ora hai sentito parlare del piano di comunicazione un paio di volte in questo articolo. Mentre alcuni potrebbero sapere tutto a riguardo e alcuni potrebbero averlo sentito per la prima volta. Offrendo il vantaggio ai giovani e in erba responsabili di progetto là fuori, ora otterrai una breve lezione su cosa sia un piano di comunicazione e come dovresti procedere con esso.
Cos'è un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione, in poche parole, facilita una comunicazione efficiente ed efficace tra voi, come project manager, e le varie parti interessate con cui avrete a che fare durante il progetto. Questo piano sarà una guida completa che ti guiderà attraverso tutte le comunicazioni che avranno luogo e con quale frequenza.
Quando stabilisci il piano di comunicazione, dovrai prendere il buy-in da:
- Sponsor del progetto
- Gestione delle parti interessate del progetto
Elementi di un piano di comunicazione
Affinché un piano di comunicazione valido e di successo attecchisca, dovrai prendere i seguenti 4 elementi del piano:
- Obiettivi di comunicazione
- Metodo e frequenza di comunicazione
- Tipo di stakeholder (pubblico target)
- Elementi chiave impiegati nella comunicazione
Sviluppare un piano di comunicazione
Questo compito può essere facilmente svolto a condizione che tu abbia tutta la strategia di comunicazione chiara e chiara nella tua mente. Una volta che conosci e realizzi ciò che deve essere fatto, detto e messo in atto, puoi essere sicuro di sviluppare un piano di comunicazione che non fallirà. Nella tabella seguente sono indicate le strategie ideali e consigliate da intraprendere per scolpire e scolpire con cura un buon piano di comunicazione al fine di costruire una relazione positiva con la gestione delle parti interessate del progetto.
| Punti di messa a fuoco | Domande |
| Obiettivi di comunicazione | Cosa vuoi ottenere con il tuo piano di comunicazione per il tuo progetto?
Questi obiettivi sono in linea con gli obiettivi del tuo progetto? |
| Fascia degli ascoltatori | Chi ha bisogno di questo tipo di comunicazione?
Cosa c'è dentro per loro? |
| Metodo di comunicazione | Qual è il tuo target di riferimento a suo agio come modalità di comunicazione? |
| Una frequenza di comunicazione | Con quale frequenza desideri che i tuoi stakeholder vengano aggiornati? |
| Scopo della comunicazione con diversi tipi di stakeholder | Perché vuoi comunicare questa informazione a questo tipo di stakeholder? |
| Elementi chiave nella comunicazione | Che cosa hai bisogno di sapere esattamente?
Cosa direste loro come project manager? |
| Maestro di comunicazione | Chi dovrebbe consegnare la comunicazione che hai pianificato?
Quale membro del team è abbastanza responsabile da rendere tale comunicazione? Diverse parti interessate hanno bisogno di diversi comunicatori? |
| Fonti di informazione | Qual è la tua fonte di informazione per poter comunicare?
Quali dati e informazioni utilizzerai? Qual è la necessità di questa particolare informazione per questo particolare stakeholder? |
| Metriche di successo | Come faccio a sapere se il mio piano di comunicazione funziona?
Cosa lo ritiene un piano di comunicazione di successo? Devo tenere una riunione di valutazione del piano di comunicazione? |
Articoli consigliati
Questa è stata una guida per una linea di comunicazione costante tra te e la gestione delle parti interessate del progetto può essere un grande fattore per infondere fiducia nella relazione. Questi sono i seguenti link esterni relativi agli stakeholder del progetto.
- Guida straordinaria sulle tecniche di gestione dei progetti
- Reporting efficiente sulla gestione dei progetti
- I 7 principali strumenti di gestione dei progetti open source importanti