"Una comunicazione è la chiave per una forte relazione promossa dalla mutua società e comprensione E il piano di comunicazione è uno strumento per esso".
sviluppare un piano di comunicazione efficace - Noi come esseri umani siamo guidati dalla comunicazione che è una fonte della nostra vita e delle nostre attività, così come le iniziative delle organizzazioni e le loro prolifiche creazioni, strategie o ideologie che vogliono presentare al loro pubblico o all'interno circoli aziendali o non aziendali.
Questa intensità di progetto spinge queste organizzazioni ad adottare i piani di comunicazione che parlerebbero volutamente di loro e delle loro proposte e schemi tematici.
Cos'è un piano di comunicazione e perché è così imperativo?
Un piano di comunicazione è un documento scritto orientato strategicamente che presenta gli obiettivi e gli scopi dell'azienda e le loro attività o progetti in corso.
Possiamo anche affermare che si tratta di un pezzo informativo che spiega agli stakeholder e al team interessato quali sono gli obiettivi dell'azienda e i suoi piani futuri.
I seguenti componenti costituiscono un piano di comunicazione:
- Scopi e obiettivi
- Processo e piano d'azione
- Elenco delle parti interessate o di un team coinvolto nei progetti
- Scoprire le persone a cui dovrebbe essere indirizzato il piano di comunicazione?
- Come valuterete i profitti previsti?
Una comunicazione può essere in qualsiasi forma sotto forma di media elettronici di report, pubblicazioni stampate, materiale per conferenze, sondaggi, strumenti di marketing o di vendita, discorsi, ecc. Per consentire ai responsabili del progetto o a un team di gestione di pianificare il proprio progetto secondo le aspettative dell'azienda e realizzare i loro obiettivi mirati.
Possono impostare lo standard e il tono di comunicazione desiderati per impostare un determinato ritmo del progetto e un flusso di lavoro coerente. Aiuta anche i pianificatori del progetto a stabilire le proprie priorità e utilizzare le risorse in modo ottimale.
Come pertinente è un piano di comunicazione altrettanto importante è il modo di svilupparlo, che è insinuato dalle esigenze delle entità aziendali.
Suggerimenti per sviluppare un piano di comunicazione di grande impatto!
Studia l'andamento della comunicazione e controlla la tua ricerca:
Scopri la tendenza della comunicazione nella tua organizzazione. Alcune organizzazioni stanno assumendo aziende per capire cosa sta succedendo, ma queste spese potrebbero essere un onere per il budget della tua azienda.
Quindi puoi fare un po 'di risparmio studiando te stesso come comunicano gli altri nell'organizzazione, il modo in cui interagiscono e realizzano le loro attività operative quotidiane e stanno ottenendo risultati concreti?
Per ottenere le risposte, è necessario fissare un appuntamento e fare un po 'di brainstorming con i membri del personale e il manager e trovare i risultati o eventuali inconvenienti o problemi che potrebbero ostacolare il loro processo di comunicazione.
Seleziona la persona che avrebbe preso l'iniziativa
Prima dell'inizio del processo effettivo, è indispensabile trovare un portavoce che inizi il processo di comunicazione e formuli il piano di comunicazione. Dovrebbe soddisfare i seguenti criteri:
- Dovrebbe essere sempre pronto a collaborare, coordinarsi con gli altri membri del team e del personale e stabilire i piani e gli obiettivi di comunicazione.
- Dovrebbe essere in grado di allocare il tempo e il personale per soddisfare le esigenze di comunicazione.
- Avere la capacità di decidere il sistema di comunicazione richiesto e la sua efficacia e impatto che potrebbe avere.
- Dovrebbe coinvolgere il valutatore e altri nel generare e rivedere le diverse strategie comunicative e piani di comunicazione.
- Avere la capacità di generare molte idee creative per una corretta attuazione del piano di comunicazione,
Sviluppa la comunicazione e la fiducia tra i tuoi colleghi e la tua comunità
Dovresti mantenere una forte comunicazione e fiducia e gestire le aspettative delle persone interessate, in particolare dei partner nei tuoi sforzi. Questo crea un ambiente sicuro e riduce tutte le possibilità di rischi o voci.
Le informazioni corrette e tempestive possono aiutare le comunità a partecipare a una partecipazione attiva ai programmi, ottenere feedback e avere un coinvolgimento significativo e comprendere i vantaggi che possono ottenere dal programma.
Definire gli obiettivi e gli obiettivi
Dopo tutte le informazioni fornite dalla società, stabilire obiettivi e traguardi del piano di comunicazione e cosa si desidera raggiungere. I tuoi obiettivi evocano gli obiettivi dell'azienda che include
- I tuoi servizi verso l'azienda,
- Quanto bene puoi creare impatto
- Come puoi centralizzare la tua rete di comunicazione
- Costruisci il lavoro di squadra
- Migliora la consegna del prodotto
- A quale livello il tuo piano di comunicazione sta creando un impatto sugli stakeholder, sui media e sul governo.
Gli obiettivi sono le risorse necessarie, umane o meccaniche, il processo che viene adottato per il progetto, il tipo di prodotti o servizi che l'azienda intende produrre o promuovere e i tipi di miglioramenti necessari negli attuali processi o funzionamento.
Scopri i potenziali destinatari / lettori del tuo piano di comunicazione
Devi scoprire il potenziale pubblico che le tue associazioni potrebbero contattare o tentare di influenzarti. Questi pubblici sono i tuoi consumatori, membri, associazioni interessate, educatori, industriali, media ecc.
Ciò includerebbe il tuo studio e la tua ricerca sulle persone che potrebbero avere un impatto diretto sui progetti in corso o sulle attività e scoprire i gruppi che fanno parte dell'organizzazione o di un estraneo ma che sono collegati al progetto.
Ciò ti consentirebbe di stabilire le priorità del tuo pubblico di destinazione e di prendere una decisione migliore.
Attività da inserire prima o dopo l'implementazione del piano di comunicazione
È necessario esprimere un giudizio sul tipo di informazioni e attività necessarie per condividere le informazioni. Formare gruppi o comunità diversi, condurre revisioni diverse e valutare i processi.
Partecipa alla riunione della comunità ogni mese e crea un forum in cui le persone interessate possano conversare o condividere un problema. È anche molto importante condividere le tue ricerche o i risultati con i valutatori ed eseguire sondaggi.
Progetta i tuoi punti chiave
Trova e progetta i punti o i messaggi importanti che desideri consegnare. Ti aiuterebbe a filtrare i fatti o le informazioni non necessari e fornire ciò che è meglio, preciso ed efficace.
Ciò ti aiuterebbe anche a comprendere le esigenze e le aspettative delle persone e il tipo di domande che possono porre. Inoltre, ti aiuta a capire in che modo il programma e il progetto possono influire sulla comunità o sullo stato.
Quando si decide sul messaggio, comprendere e valutare la situazione in cui è implicito il processo di comunicazione e lo stato d'animo del pubblico, la lingua in cui il messaggio deve essere trasmesso, il tipo di messaggio da trasmettere e la progettazione generale.
Il messaggio dovrebbe essere redatto tenendo presente il tipo di pubblico. Importante anche se il pubblico è giovane, vecchio o bambino, e quindi inquadra il messaggio di conseguenza.
Come affermato da James Thurbe, “La precisione della comunicazione è importante, più importante che mai, nella nostra era di equilibri di innesco di capelli, quando una parola falsa o incompresa può creare tanto disastro quanto un improvviso atto sconsiderato.
Valuta la sensibilità del pubblico
Scopri l'umore delle persone e determina come le persone dovrebbero reagire all'umore e alla sensibilità della situazione. Nessun messaggio dovrebbe contenere parole o dichiarazioni che dimostrino mancanza di rispetto nei confronti di qualsiasi lingua, cultura, religione o fede delle persone.
Scopri qual è lo stato d'animo generale del pubblico e mantenere un corretto equilibrio comunicativo, mantenendo il tono positivo aiuterà a raggiungere più persone anziché diffondere la negatività che può innescare paura o rabbia.
linguaggio
Conosci la lingua che parla il tuo pubblico e se la lingua che usi è formale o informale, semplice o sofisticata. Semplicemente se stai contattando le persone, devi scrivere e usare la lingua delle altre persone per dignitari o mondo aziendale, è richiesto un linguaggio sofisticato.
La situazione potrebbe sorgere nel decidere se scegliere una lingua informale o formale. A volte un linguaggio troppo formale può far sentire agli ascoltatori che non stai parlando con loro.
Il linguaggio usato dovrebbe essere un piano di comunicazione e diretto che mostra ciò che volevi dire e sentire.
Trova la modalità di comunicazione
Pensa alla migliore modalità di supporto per la comunicazione, che può essere elettronica o cartacea o verbale. Questi supporti possono variare da opuscoli, volantini, copertine, siti Web, carte, televisione ecc.
Discutere le idee con il team manageriale e gli altri membri del personale e venire fuori con l'idea che sarebbe davvero ottenere successo. Il mezzo necessario per la comunicazione dipende anche dal pubblico preso di mira durante il processo di comunicazione.
È necessario assicurarsi che la modalità di comunicazione scelta venga trasmessa tempestivamente ai dipartimenti o alle persone interessate, ad esempio, alcuni potrebbero richiedere una presentazione in PowerPoint mentre la stampa potrebbe aver bisogno di un'intervista a un capo del team di progetto.
La corretta decisione presa sulla scelta dei media comporta il successo nel modello di comunicazione e una struttura scelta. È necessario assicurarsi che i membri del team di valutazione siano a proprio agio con i diversi tipi di tipi di comunicazione.
Dati i vari tipi, è fondamentale che i membri del team di valutazione siano a proprio agio con il tipo di comunicazione che si sta utilizzando o sottintendendo.
Il tipo di strumenti o supporto nel piano di comunicazione include:
- Riepilogo delle riunioni
- Rapporti sullo stato
- Lettere di notizie
- indagini
- Pagina Web Internet / Intranet
- Riunioni di piccoli gruppi ecc
Trova i fattori che possono influenzare il metodo di comunicazione
Lavora sui diversi fattori o motivi che possono influire sui metodi di comunicazione selezionati, osserva la situazione e il caso locali e scopri il tipo di canali di comunicazione disponibili nella comunità e il tipo di attività che possono essere incorporate.
Devi anche scoprire il tipo di pubblico - la loro religione, cultura, fascia di età, rapporto sessuale, se sono alfabetizzati o analfabeti e più di giovani o sposati. Il più importante di tutti come è possibile raggiungere queste persone.
Un fattore molto importante che generalmente le persone ignorano è l'entità del rischio connesso alla diffusione del messaggio di comunicazione alle persone. Un altro aspetto se il processo di comunicazione potrebbe essere un modo a due o uno, ad esempio se un programma ha richiesto un feedback o no?
Installa Matrix
L'idea migliore è quella di avere una matrice con il piano di comunicazione relativo al progetto specifico, come la revisione degli incontri, l'impostazione del messaggio di stato.
Spiega il tema del progetto, quali sono i punti chiave della discussione, come il progetto viene consegnato, come sono i destinatari e le responsabilità che condividono. Questo può aiutare a stabilire le aspettative e a stabilire i limiti per il piano di comunicazione.
Questo processo porterebbe alla conversione della matrice in un pezzo informativo, un grafico che potrebbe essere condiviso e utilizzato da chiunque stia lavorando al progetto.
Imposta una pianificazione temporale
Una volta individuati i tuoi obiettivi e obiettivi, organizza tutti i dati in un formato di un calendario e menziona i riassunti dei progetti da coprire o delle attività che devono essere eseguite secondo la priorità e separa logicamente ogni attività secondo la settimana, il mese.
Analizza il risultato
Crea un metodo per ottenere un risultato, il processo di valutazione dovrebbe essere il rapporto mensile, la presentazione o la riunione del personale, il rapporto del dipartimento, i briefing di un dirigente del personale.
L'analisi o la valutazione dipendono dal numero di volte in cui è necessario presentare i risultati. La situazione potrebbe presentarsi quando devi presentare i risultati prima del team interessato anche prima che il processo di valutazione finisca.
Dovresti anche scoprire quando diversi componenti potrebbero voler rivedere il processo dei risultati.
Risorse necessarie
È imperativo scoprire il bilancio stimato e i risultati previsti dalle spese. Calcola il costo in questione e come guadagnerai dall'investimento.
Scopri gli ostacoli o le emergenze previsti
Come detto sopra, il processo di comunicazione coinvolge molti paradigmi e molti percorsi, in cui ostacoli o emergenze possono eruttare le funzionalità.
Il caso peggiore può accadere quando un comunicato stampa o un volantino viene stampato e l'indirizzo e-mail e di comunicazione viene stampato in modo errato o cancellato, o quando viene scritta erroneamente una parola critica e importante, un giornalista potrebbe ottenere informazioni errate.
Un disastro può accadere quando un'organizzazione per te alla quale stai dedicando le tue abilità nega di darti credito. Questi tipi di problemi dovevano essere anticipati prima che il piano di comunicazione e le soluzioni alternative trovassero per superare e correggere questi problemi.
Conclusione
Il piano di comunicazione è un portavoce dei sogni dell'organizzazione che deve essere strategicamente disegnato con occhi su piccoli dettagli. È meglio preparare un piano di comunicazione tre o quattro giorni prima del programma e valutare lo stesso accuratamente.
Un piano di comunicazione ben documentato faciliterà l'intero processo e porterà l'ordine in attività diversificate che potresti svolgere.
Prima fonte di immagini: pixabay.com
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