In che modo ERP può migliorare la produttività e i profitti aziendali?

ERP (Enterprise Resource Planning): un'organizzazione grande o piccola è divisa in più dipartimenti in base alle funzioni. Amministrazione, finanza, marketing, vendite, servizio clienti, pubbliche relazioni, inventario, logistica, produzione, risorse umane, esportazioni sono alcuni dei dipartimenti. Nel processo aziendale convenzionale, ogni dipartimento ha funzionato come scomparti a tenuta stagna con poca interazione tra di loro su base in tempo reale. Ogni informazione o dato deve essere recuperato dal dipartimento interessato tramite telefono, e-mail o messaggistica. Oltre ad essere dispendioso in termini di tempo e ingombrante, porterà anche alla duplicazione dei dati.

Con l'introduzione di Enterprise Resource Planning (ERP), i processi aziendali sono diventati più facili consentendo l'integrazione di varie funzioni all'interno dell'organizzazione e la disponibilità dei dati su base in tempo reale, aiutando nel rapido processo decisionale.

La pianificazione delle risorse aziendali non è un semplice software ma un'enorme architettura software che integra tutti i dipartimenti dell'organizzazione e li aiuta a comunicare tra loro.

In che modo aiuterà il tuo business ERP (Enterprise Resource Planning)

Ecco le caratteristiche di ERP che aiuta le aziende a migliorare la propria produttività:

1. Sono sistemi centralizzati, non decentralizzati

Nell'amministrazione e nella pianificazione del governo, il decentramento può essere positivo in determinate situazioni in cui dovrebbero esserci informazioni sui bisogni e sui requisiti a livello locale di panchayat. Nel mondo degli affari, se il flusso di informazioni è decentralizzato, i decisori non avranno idea dell'intero quadro in qualsiasi momento. Ci sarà un intervallo di tempo - recupero di informazioni tramite e-mail, lettere o telefono. In un settore competitivo, può avere un impatto sulle prospettive di crescita delle imprese in quanto non possono rispondere rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato e alla domanda dei consumatori.

Vediamo cosa succede in un sistema decentralizzato: quando il reparto vendite riceve un ordine cliente di grandi dimensioni, verifica con il reparto inventario la disponibilità del prodotto. Se non è disponibile, devono avvicinarsi al reparto di produzione per produrre di più. Il team di produzione deve mettersi in contatto con l'inventario per conoscere lo stock di semilavorati e conservare le materie prime. Potrebbe essere necessario ordinare nuovi lotti di materie prime. E se non hanno consultato il dipartimento finanziario prima di effettuare l'ordine, i pagamenti ai fornitori potrebbero essere ritardati. A questo punto, il consumatore potrebbe essere partito e andare dal concorrente. Ciò porta a un'enorme perdita di affari, quote di mercato e valore del marchio.

2. Condividono un database centrale

In un'organizzazione esistono diversi tipi di dati, dati dei consumatori, dati dei dipendenti, dati di produzione, dati di inventario, dati finanziari. Tutte le aziende utilizzano database per creare, archiviare e gestire i dati. I sistemi ERP avanzati come SAP possono funzionare con qualsiasi database, qualsiasi piattaforma e con qualsiasi sistema operativo. Alcuni database sono interconnessi, ad es. i dati dei dipendenti sono condivisi da risorse umane, finanza e amministrazione ma nei sistemi ERP ogni divisione non mantiene un elenco di dipendenti ma li recupera dal dipartimento risorse umane. Pertanto, si evita la duplicazione dei dati. Allo stesso modo, il database dei consumatori è condiviso da finanza, vendite e distribuzione, marketing e pubbliche relazioni. Ma non vi è alcun duplicato di dati poiché tutti i reparti recuperano i dati dal server centrale o dal database. Database centrale consente di economizzare sui costi di manutenzione del database.

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3. È facile da usare e coinvolge tutti gli stakeholder

La pianificazione delle risorse aziendali non è un sistema sofisticato che è solo per programmatori, manager, responsabili delle decisioni o tecnici di un'organizzazione. Il sistema riconosce l'importanza dell'impiegato più giovane e hanno un ruolo di utenti finali. Sono le persone che inseriscono i dati, ad es. nel reparto vendite, l'addetto alle vendite inserisce i dati dei clienti come nome, ID e-mail, età, indirizzo, numero di cellulare e dettagli di acquisto per creare l'ordine di vendita e successivamente la fattura. L'azienda ha anche bisogno dell'aiuto di consulenti funzionali che capiscono i vari processi aziendali con un'organizzazione - come Finanza, Risorse umane, Contabilità, Inventario … ..e aiuto nello sviluppo di moduli. Definiscono i requisiti, i parametri e quali sono tutti i tipi di dati, il tipo di autorizzazioni richieste. La configurazione di codifica e back-end viene eseguita da consulenti tecnici esperti in BASIS, ABAP e HANA.

4. La pianificazione delle risorse aziendali è personalizzabile e adattabile

Il sistema ERP non è una soluzione software che consente all'organizzazione di adattare i propri processi aziendali per confermare al proprio sistema, ma il sistema ERP può essere personalizzato in base alle esigenze dell'azienda indipendentemente dai sistemi operativi, dai sistemi di database utilizzati. Le soluzioni ERP non sono solo per le grandi organizzazioni. Ora è disponibile anche per le piccole e medie imprese. Inoltre, i sistemi ERP possono essere implementati in modo modulare, il che significa che un'organizzazione non deve sostenere ingenti costi iniziali se presenta vincoli finanziari.

L'implementazione è al centro delle soluzioni ERP e il successo risiede nella comprensione dei processi aziendali che di solito viene effettuata da consulenti funzionali disponibili internamente o esternalizzati. Quando i requisiti dell'azienda, del software e dell'integrazione dei server non corrispondono, si dice che ci sono lacune nell'implementazione che vengono risolte dai consulenti tecnici specializzati in BASIS o ABAP.

5. ERP sfrutta il cloud e la mobilità

Molte aziende ritengono che l'implementazione di ERP in loco sia costosa, occupando più spazio e integrandosi nell'organizzazione. Fortunatamente, ci sono fornitori di servizi cloud che consentono l'archiviazione totale o parziale di dati, software e la piattaforma per eseguirlo. Ciò consente alle aziende che dispongono di dati critici che devono essere protetti di essere conservate nei propri server mentre svolgono attività più generiche nella piattaforma cloud. I sistemi ERP sono anche implementabili sul cellulare, in modo che venditori, dirigenti di marketing possano aggiornare le informazioni in tempo reale consentendo una risposta più rapida da parte dei responsabili delle decisioni nella sede centrale dell'azienda.

Con il cloud è emerso Software-as-a –Service (SaaS), Platform-as –a - service (PaaS) e diversi pacchetti pay-per-use che hanno drasticamente ridotto i tempi di implementazione richiesti nei tradizionali modelli in loco e ridotto drasticamente costi di implementazione ERP.

6. Tutti gli stakeholder avvertono la differenza con ERP

L'uso dei sistemi ERP non solo avvantaggia i dipendenti e l'organizzazione, ma anche i consumatori. Al giorno d'oggi, le organizzazioni apprezzano la fedeltà dei clienti e molto spesso devono solo comunicare al proprio numero di cellulare di ottenere un bonus fedeltà, ricevere fatture più rapidamente nel negozio al dettaglio e rimanere informati sugli sconti e le offerte dell'azienda.

È una situazione vantaggiosa sia per il cliente che per l'azienda. Coloro che non richiedono una fattura stampata ricevono una fattura elettronica in tempo reale grazie ai sistemi ERP. Un cliente bancario ottiene denaro in qualsiasi momento della giornata o è in grado di depositare denaro presso i distributori automatici (CDM) 24/7 grazie a ERP. In un ospedale guidato da ERP, non è necessario portare con sé i dati precedenti ogni volta che vengono salvati nel database dei pazienti.

Quando effettuano una visita di controllo, è sufficiente la carta d'identità o il numero dell'ospedale. Il foglio del caso si apre nel terminale del medico appena prima di entrare nella stanza di consulenza e anche le successive radiografie o rapporti sul sangue verranno presto aggiornati sul database dei pazienti. Una volta terminata la diagnosi, il paziente deve solo spostarsi in farmacia e comunicare nuovamente il numero dell'ospedale per ottenere le medicine prescritte.

7. Integrazione con la gestione delle relazioni con i clienti

Il netto vantaggio organizzativo di ERP risiede nella completa comprensione del cliente fin dal momento in cui è un potenziale cliente, assistenza post vendita, feedback, abitudini di acquisto, acquisti ripetuti. Se CRM ed ERP sono integrati, un cliente che chiama il call center per tenere traccia di un ordine riceverà le informazioni desiderate a portata di mano. Avranno accesso all'inventario, i dettagli di spedizione e la probabile data di consegna.

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8. ERP Migliora l'efficienza tra i reparti

Man mano che ERP integra ciascun reparto in un database centrale, migliora il controllo di finanza, marketing, produzione e inventario. I dati provengono da vendite, finanza e varie unità aziendali con diversi insiemi di numeri, ERP li integra fornendo un'istantanea per la valutazione da parte del CEO. I formati e le procedure di reporting possono essere personalizzati per ciascuna organizzazione, consentendo la collaborazione e la discussione tra i dipartimenti. I processi di produzione possono essere semplificati utilizzando le funzionalità di automazione di ERP, il controllo dell'inventario è migliore attraverso il sistema centralizzato e il cliente è curato nell'intero ciclo di vita del prodotto, che si tratti di cinque o sette anni.

9. Vantaggi sia per le start-up che per le imprese tradizionali

Molte grandi aziende che gestivano sistemi legacy e database incapaci di comunicare tra loro iniziarono lentamente a passare alla piattaforma ERP negli anni '90 e 2000, il processo continua ancora. Poiché i sistemi ERP avanzati sono tutti neutrali rispetto a piattaforma, sistema operativo e database, anche il database dei sistemi legacy può essere integrato nell'ERP.

Per le start-up, hanno il vantaggio di iniziare con implementazioni ERP più piccole che possono essere ridimensionate man mano che l'organizzazione cresce.

10. ERP è noto per dare un ROI positivo in un anno

L'implementazione di ERP può richiedere da uno a tre anni in uno scenario convenzionale, ma con il calcolo basato su cloud il tempo è scaduto. Secondo i sondaggi, le aziende che si sono concentrate sul ritorno sull'investimento (ROI) all'inizio dell'implementazione dell'ERP potrebbero vedere risultati significativi accadere dopo un anno. Potrebbe essere sotto forma di riduzione dei costi, miglioramento della qualità, soddisfazione del cliente, riduzione del numero di dipendenti, riassegnazione e miglioramento della quota di mercato.

Oltre ai sistemi ERP proprietari come SAP, Oracle e Microsoft, sono emerse alcune piattaforme open source che rendono i fornitori di soluzioni più economici e più facili da lavorare. Odoo, ERP Next, Dolibarr e Opentaps sono i popolari pacakge open source. Queste sono applicazioni web che possono essere scaricate, installate e utilizzate dalle aziende. Esse svolgono la maggior parte delle attività di un ERP convenzionale, comprese le funzioni di fatturazione, inventario, contabilità, produzione, acquisto e gestione dei progetti.

Conclusione

Alcune aziende come Nestlé hanno avuto una brutta esperienza nell'implementazione del software ERP SAP, ma ciò non diminuisce il valore di ERP nell'industria, secondo gli analisti. Il problema con l'implementazione di Nestlé era incentrato sul passaggio da un sistema altamente decentralizzato a un ERP centralizzato con gli stakeholder non adeguatamente informati e coinvolti nelle procedure.

Inoltre, c'è stata la fretta di completare il processo prima della scadenza Y2K e questo ha causato problemi con l'integrazione dei moduli. Proprio come ci sono vantaggi nell'implementazione di ERP, un sistema ERP difettoso può portare a costi sommersi, interruzione delle funzioni aziendali esistenti e perdita di fiducia dei dipendenti.

Tuttavia, i sistemi ERP sono sicuri garantendo la riservatezza dei dati, impedendo l'uso o la condivisione non autorizzati dei dati all'interno dell'azienda e all'esterno. È in grado di integrarsi con la divisione e-commerce dell'azienda. Anche le società di e-commerce di puro gioco devono disporre di solidi sistemi ERP nel back-end per fornire un buon servizio clienti e ottimizzare la produzione, la commercializzazione e la consegna delle merci.

A meno che i dipendenti non siano adeguatamente informati e formati sul funzionamento con i sistemi ERP, i processi di implementazione potrebbero non essere fluidi.

Molte aziende implementate da ERP sono alla ricerca di persone esperte nel software ERP al livello base stesso, ma non molte sono disponibili. Il gap di conoscenza viene colmato con l'introduzione di programmi di e-learning da parte di aziende come SAP, che aiuta sia gli studenti che le persone del settore ad apprendere e acquisire competenze ERP.

Secondo gli analisti, i costi di gestione potrebbero essere ridotti da elevati costi iniziali che potrebbero essere un freno all'attuazione dell'ERP. Il sistema è robusto per far fronte a qualsiasi minaccia interna, ma la maggior parte dei sistemi è vulnerabile agli attacchi esterni che compromettono i dati dei clienti.

Tuttavia, i vantaggi prevalgono sugli svantaggi soprattutto in un'operazione competitiva e multi-location in cui si trovano molte aziende. È inoltre idoneo prendersi cura delle imposte e riferire la conformità di vari regolatori. Può gestire più valute, simboli e sistemi di pagamento online offline.

Si prevede che il mercato globale del software ERP crescerà ad un tasso di crescita annuale composto del 7, 2% dal 2014-2020 con dimensioni del mercato che si espanderanno a $ 41, 69 miliardi. ERP è entrato in quasi tutti i settori verticali con una maggiore attività nel settore aerospaziale e della difesa. Le implementazioni ERP locali continuerebbero ad avere una quota di mercato maggiore rispetto alle applicazioni basate su cloud. Il settore è diventato flessibile con i fornitori che forniscono SaaS e implementazioni locali secondo i requisiti o le richieste del settore. Inoltre, i fornitori di ERP si stanno adattando alla domanda di una maggiore integrazione con le piattaforme dei social media e apportando opportune modifiche alle interfacce.

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